見積書の電子署名、送信、変換方法

見積書の電子署名、送信、変換方法

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顧客の見積書を管理することは、商談を成立させるうえで非常に重要です。Zoho Sign と Zoho Books の連携を利用すると、顧客は自分のデバイスから見積書に電子署名でき、対応時間を短縮し、業務効率を向上させることができます。

Zoho Sign と Zoho Books を使用して見積書に電子署名するための事前設定手順

  1. Zoho Sign アプリケーション内で、ユーザー権限と電子署名を設定します。
  2. Zoho Books ダッシュボードから、設定アイコンをクリックします。
  3. カスタマイズの下にある PDF テンプレートをクリックします。
  4. テンプレートで 見積書をクリックします。
  5. 見積書用に保存されている PDF テンプレートが右側に表示されます。対象のテンプレートの 編集をクリックします。
  6. その他の詳細をクリックし、署名チェックボックスをオンにして、署名ウィザードで署名を設定します。
  7. 保存をクリックします。

Zoho Sign と Zoho Books を使用して見積書に電子署名する手順

  1. 新規見積書を作成する場合は、すべての詳細を入力し、画面下部の操作メニューから 保存して署名をクリックします。
  2. または、左側のナビゲーションパネルの営業内にある見積書タブから作成済みの見積書を開き、見積書に署名をクリックします。
  3. ポップアップで 見積書に署名をクリックし、署名プレビューで署名内容を確定します。
  4. 電子署名された見積書を確認し、見積書を送信をクリックします。
     

顧客に見積書へ電子署名してもらう手順

  1. Zoho Books ダッシュボードから、設定アイコンをクリックします。
  2. 営業の下で 見積書をクリックします。
  3. 処理ボタンから 各種設定をクリックします。
  4. 公開リンクから、顧客が見積書を承認または却下できるようにするチェックボックスをオンにします。
  5. 保存をクリックします。
  6. 以後、見積書が顧客に送信されると、顧客にメール通知が届きます。顧客は見積書を表示をクリックし、続けて承認をクリックします。
  7. 顧客は署名を入力、描画、またはアップロードし、自分のメールアドレスを入力するよう求められます。その後、署名して承認をクリックして署名を完了します。見積書タブで見積書を開き、顧客によって署名されていることを確認できます。



承認済み見積書を自動的に請求書へ変換する手順

  1. Zoho Sign ダッシュボードから、設定アイコンをクリックします。
  2. 営業の下で 見積書をクリックします。
  3. 「承認済み見積書を自動的に請求書に変換しますか？」オプションに移動します。
  4. 見積書を自動的に請求書に変換し、下書きとして保存したい場合は、はい。請求書を下書きとして作成を選択します。
  5. また、見積書を自動的に作成・署名し、顧客に送信したい場合は、はい。作成して署名し、送信を選択します。
  6. 保存をクリックします。