予算設定

予算設定

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プロジェクト予算の設定は、プロジェクト作業を開始する前に重要です。これは、プロジェクト費用の算出方法のルールを決める作業と考えてください。一度ここで設定すると、Zoho Sprintsのすべてのプロジェクトに自動的に適用されるため、毎回設定する手間が省けます。これにより運用が一貫し、将来的な時間の節約にもつながります。

予算設定へのアクセス

初期状態では、予算管理機能は無効になっています。以下の手順で予算設定を有効にしてください：
  1. 右上隅のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定内の予算設定を選択します。
  3. 予算管理の横にある有効にするラジオボタンをクリックしてオンにします。


設定が完了すると、プロジェクト全体で初期値の予算設定を行い、プロジェクトの費用や売上を算出できます。

売上予算  

予算設定で売上予算オプションを有効にすることで、実際の費用からプロジェクトの売上を算出できます。有効化すると、プロジェクトの売上が自動的に計算されます。
  1. 右上隅のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定内の予算設定を選択します。
  3. 売上予算の横にある有効にするラジオボタンをクリックします。


予算タイプ

法人によって予算の算出方法は異なります。Zoho Sprintsでは、4種類の予算タイプが利用可能です。必要に応じて、いずれかの予算タイプをプロジェクト用に選択できます。ここで選択した予算の種類がプロジェクトの初期値となりますが、プロジェクト作成時に設定に応じて変更することも可能です。
 
プロジェクト予算のタイプは以下の通りです：
  1. プロジェクトの合計：プロジェクトの総費用に基づいて予算を算出します。
  2. プロジェクト時間：プロジェクトに費やした時間数で予算を算出します。
  3. リリース金額：リリースの総費用に基づいて予算を算出します。
  4. リリース時間：リリースに費やした時間数で予算を算出します。

予算の種類を選択

  1. 右上隅のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定の予算設定を選択します。
  3. 予算の種類項目の横にあるドロップダウンをクリックし、種類を選択します。  

課金方法

プロジェクトのユーザーは、プロジェクトで作業した合計時間やプロジェクト内での役割などのパラメーターに基づいて、月給制で支払われる必要があります。そのため、請求方法の選択が必須となります。
 
5つの請求方法があり、これらを使ってユーザーに請求書を発行できます：
  1. プロジェクト時間：プロジェクトに記録された作業時間に対して請求します。ユーザーの作業時間を設定し、費用および予算を算出します。
  2. 商品の種類：各商品の種類ごとに記録された作業時間に対して請求します。毎時単価とユーザーの作業時間を設定し、予算を算出します。
  3. ユーザー：各ユーザーごとに記録された作業時間に対して請求します。毎時単価とユーザーの作業時間を設定し、予算を算出します。
  4. 権限：各ユーザー権限ごとに記録された作業時間に対して請求します。毎時単価とユーザーの作業時間を設定し、予算を算出します。
  5. 役割：各ユーザー役割ごとに記録された作業時間に対して請求します。毎時単価とユーザーの作業時間を設定し、予算を算出します。
Notes
メモ：
 ユーザーの作業時間とは、各ユーザーがプロジェクトで作業する予定または見積もりの時間を指します。

請求方法を選択する

  1. 右上のギアアイコン をクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定の下にある予算設定を選択します。
  3. 請求方法項目の横にあるドロップダウンをクリックし、方法を選択します。 

予算設定内で請求方法を選択すると、プロジェクト作成時に請求方法項目に選択された値が自動入力されます。ただし、プロジェクトの状況に応じて後から変更することも可能です。

計画値超過

計画した予算内でプロジェクトを完了できるとは限りません。プロジェクト完了のために予算を追加する必要がある場合もあります。そのような場合、実際の予算が計画予算を超えた際に通知を受け取ることができます。たとえば、実際の予算が計画予算の2%を超えた場合に通知を受けたい場合があります。予算が計画値の2%を超えると、自動的にメールが送信されます。

計画値超過割合（%）の設定

  1. 右上のギアアイコン をクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定の下にある予算設定を選択します。
  3. 計画値超過項目に割合（%）を入力します。

予算しきい値

計画予算の超過を防ぐために、予算の使用が計画値に近づいた際に通知を発動するしきい値割合（%）を設定できます。たとえば、プロジェクト予算が$100,000の場合、$80,000に到達した時点で通知を受け取りたい場合、しきい値割合を80%に設定します。

予算しきい値の設定  

  1. 右上隅のギアアイコン をクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定の下にある予算 設定を選択します。
  3. 予算 Threshold 項目にしきい値の割合（%）を入力します。

予算進捗割合（%）

プロジェクトの進捗を正確に測定するために、各プロジェクトごとにカスタムステータスごとの完了割合（%）を定義します。プロジェクト内の各カスタムステータスに標準化された割合（%）の値を設定することで、すべてのプロジェクトで一貫した進捗計算が可能になります。
 
例：プロジェクト担当者の場合、プロジェクトの進捗状況を割合（%）で把握したいことがあります。現在プロジェクトがテスト段階にあるとき、各ステータスに割合（%）を設定しておけば、どれだけ完了し、どれだけ残っているかを正確に確認できます。
 
カスタム ステータス
Completion 割合（%）
未開始
0%
計画中
10%
設計フェーズ
25%
開発中
50%
テスト中
75%
最終確認
90%
完了
100%

この方法により、各プロジェクト ステータスが実際の進捗を反映し、プロジェクトの割合（%）をより簡単に把握できます。

下記のスクリーンショットのように、カスタム ステータスハイパーリンクをクリックして、カスタムステータスの割合（%）を設定します。

　

その他の設定

工数表のステータス項目をプロジェクトの予算計算時に考慮するよう選択します。

　

予算の通貨

組織の初期設定通貨は、組織のデータセンター（US、AU、EUなど）に基づき自動的に決定されます。初期設定通貨に加えて通貨を追加することも可能です。Zoho Sprintsは185種類の通貨に対応しています。

通貨を追加する

  1. 右上のギアアイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Workspace 設定内の予算設定を選択します。
  3. + 通貨ボタンをクリックし、通貨ドロップダウン項目から通貨を選択します。
  4. 記号を追加し、為替レートを入力します。
  5. 必要に応じて、記号・小数・表示形式・為替レートをカスタマイズします。
  6. 追加するをクリックします。
　
組織に基準通貨を設定することが不可欠です。この通貨が組織の初期設定通貨となります。基準通貨の記号・小数・表示形式は編集できますが、一度設定した基準通貨は削除できません。予算作成時、この通貨が自動入力されますが、必要に応じてプロジェクト作成フォームで変更可能です。
　
Notes
メモ: 組織に新しく通貨を追加すると、プロジェクト作成フォームの通貨ドロップダウン項目には、追加済みの通貨のみが表示されます。