La configuración de tu cuenta de correo electrónico con Zoho CRM a través de la configuración IMAP ha sido actualizada y se está lanzando de manera gradual. Para aquellas organizaciones que tienen la nueva actualización, haz clic aquí para obtener más información.

Política de Limpieza

Como parte de las políticas de limpieza de correo electrónico y retención de datos de Zoho CRM, la sincronización IMAP o POP3 se pausará y cualquier dato de configuración de correo electrónico almacenado en los sistemas de Zoho CRM será eliminado en los siguientes casos:

1. Cuando no se han enviado correos electrónicos desde Zoho CRM por un usuario durante al menos tres meses, y además el usuario no ha hecho clic, abierto o interactuado con ningún correo electrónico entrante enviado a la dirección de correo electrónico configurada del usuario desde dentro de Zoho CRM, durante al menos 6 meses.
   
2. Ha pasado al menos un mes desde que expiró la licencia paga de Zoho CRM del usuario.
   
3. Ha pasado al menos un mes desde que expiró la prueba gratuita de Zoho CRM del usuario.
   

Nota: Todos los datos de email eliminados pueden recuperarse una vez que los usuarios vuelvan a configurar la conexión de su bandeja de entrada de email.

Permiso requerido
Los usuarios que tienen permiso para integrar correos electrónicos pueden configurar la integración de IMAP.

Configurar cuenta de IMAP

Para agregar una de las cuentas de IMAP

1. En Zoho CRM, ve a Configuración > Canales > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico.
   
2. En la página Correo electrónico, elige uno de los servicios populares de correo electrónico.
   
   
3. Haz clic en IMAP.
   
4. En la ventana emergente de inicio de sesión, introduce la dirección de correo electrónico y, luego, haz clic en Siguiente.
   
   Haz clic en Crear cuenta, si no tienes una.
   
   
   
5. Introduce la contraseña y haz clic en Permitir para permitir que Zoho acceda a tu cuenta.
   En caso de que hayas habilitado la autenticación de dos factores para tu cuenta de correo electrónico, debes ingresar la contraseña específica de la aplicación para la configuración de IMAP y no tu contraseña de correo electrónico habitual.
   
6. Haz clic en Continuar.
   
7. Haz clic en el enlace Agregar para agregar más direcciones “De”, si es necesario.
   
8. Haz clic en Detalles del servidor para ver la configuración del servidor de entrada y salida.
   Los detalles del servidor se completan automáticamente cuando se selecciona una de las integraciones populares de IMAP.
9. Elige la configuración de uso compartido de correo electrónico. Consulta también Configuración del uso compartido de correo electrónico.
   

Nota

• Después de configurar la cuenta de IMAP, recibirás una confirmación por correo electrónico cuando se sincronicen los correos electrónicos.
  
• Si tu servidor SMTP no admite que se guarde una copia de los correos electrónicos enviados, puedes marcar la opción Almacenar mensajes enviados en el servidor, que almacenará la copia de los correos electrónicos enviados en su buzón.
  
  

Generar una contraseña específica para la aplicación

La autenticación de dos factores (TFA, por sus siglas en inglés), un servicio proporcionado por todos los clientes principales, ofrece una capa de seguridad adicional para el buzón de correo del usuario. Cuando la TFA está activada para una cuenta de correo electrónico, el acceso a la cuenta requiere más que tan solo un nombre de usuario y una contraseña: se envía un código de acceso único al número de teléfono celular registrado del titular de la cuenta de correo electrónico. Esto hace que sea más difícil que alguien obtenga acceso no autorizado a una cuenta de correo electrónico.

Si la cuenta de correo electrónico que deseas configurar en Zoho CRM tiene el servicio de autenticación de dos factores activado, entonces, debes ingresar la contraseña específica de la aplicación de la cuenta de correo electrónico para la configuración de IMAP y NO la contraseña habitual de la cuenta de correo electrónico. A continuación, se incluyen las instrucciones para generar la contraseña específica de la aplicación para varios clientes populares de correo electrónico.

Para una cuenta de Zoho Mail

Si deseas configurar su cuenta de Zoho Mail mediante IMAP en Zoho CRM y tienes el servicio de TFA habilitado en ella, sigue las instrucciones que se presentan a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Zoho Mail.

1. Inicia sesión en su cuenta de Zoho
   
2. Ve a Seguridad > Contraseñas de la aplicación.
   
3. Haz clic en Generar nueva contraseña.
   
   
4. En la ventana emergente Contraseñas específicas de la aplicación, introduce el nombre de la aplicación y haz clic en Generar.
   
   
5. Copia la contraseña específica de la aplicación. 
   La contraseña no se volverá a mostrar.
   
   
6. Puedes eliminar cualquier contraseña si ya no usas la aplicación o eliminar el acceso a la aplicación.
   

Para una cuenta de Gmail

Si deseas configurar su cuenta de Gmail mediante IMAP en Zoho CRM, y tienes el servicio de TFA habilitado para ello, sigue las instrucciones que se presentan a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Gmail.

1. Entra a tu cuenta de Google
   
2. Visita la página “Contraseñas de aplicaciones”.
   
3. En la lista desplegable Seleccionar aplicación, elige Otra.
   
4. Introduce un nombre personalizado, por ejemplo, IMAP para Zoho CRM. 
   
5. Haz clic en Generar.
   
6. Copia y pega la contraseña única específica de la aplicación generada en el cuadro de texto “Contraseña” para la configuración de IMAP en Zoho CRM. Puedes revocar cualquier contraseña si ya no utilizas el dispositivo o eliminar el acceso a la aplicación.
   

Para una cuenta de Outlook

Si deseas configurar su cuenta de Outlook a través de IMAP en Zoho CRM, y tienes el servicio de TFA habilitado para ello, sigue las instrucciones que se presentan a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Outlook.

1. Inicia sesión en tu cuenta de Outlook usando este enlace.
   
2. En “Contraseñas de aplicaciones”, haz clic en Crear una nueva contraseña de aplicación. 
   
3. Copia y pega la contraseña específica de la aplicación única generada en el cuadro de texto de Contraseña de configuración de IMAP en Zoho CRM.
   

Para una cuenta de Office 365

Si deseas configurar su cuenta de Office 365 a través de IMAP en Zoho CRM, y tienes el servicio de autenticación de varios factores habilitado para ello, sigue las instrucciones que se presentan a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Office 365.

Nota

• Para generar una contraseña específica de la aplicación para su cuenta de Office 365, el administrador debe habilitar la autenticación de varios factores en su cuenta.
  Consulta también: Cómo configurar la autenticación de varios factores para Office 365.
• La primera vez que generes una contraseña específica de la aplicación, se te pedirá que introduzcas tu número de teléfono para realizar la verificación. Las instancias subsiguientes de generación de contraseña específica de la aplicación para Office 365 no requieren la verificación del número de teléfono.
  

Para generar una contraseña específica de la aplicación para Office 365

1. Inicia sesión en su cuenta de Office 365.
   
2. Ve a Configuración > Verificación adicional de seguridad.
   
3. Haz clic en la subsección, como se muestra en la siguiente imagen.
   
4. Haz clic en la opción Contraseñas de aplicaciones.
   
5. En la ventana emergente Crear contraseña de aplicación, introduce el ID de la contraseña.
   Esto es para que recuerdes por qué lo creaste.
   
6. Haz clic en Siguiente.
   
7. Se muestra tu contraseña de la aplicación.
   
   Copia y pega la contraseña única específica de la aplicación generada en el cuadro de texto “Contraseña” para la configuración de IMAP en Zoho CRM.

Para una cuenta de Correo Yahoo

Si deseas configurar su cuenta de Yahoo a través de IMAP en Zoho CRM, y tienes el servicio de TFA habilitado para ello, sigue las instrucciones que se presentan a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Yahoo.

1. Entra a tu cuenta de Correo Yahoo.
   
2. Ve a Configuración > Información de la cuenta.
   
3. En la página Información de la cuenta, selecciona Seguridad de la cuenta.
   
4. En Verificación de dos pasos, haz clic en Generar contraseña de aplicación. 
   
   Para generar la contraseña específica de la aplicación, debe estar activada la verificación de dos pasos.
5. En la lista desplegable Seleccionar aplicación, selecciona “Otra” y escribe el nombre de la aplicación. Por ejemplo, IMAP para Zoho CRM.
   
6. Haz clic en Generar.
   
7. Copia y pega la contraseña específica de la aplicación única generada en el cuadro de texto de Contraseña de configuración de IMAP en Zoho CRM.
   

Configurar cuenta personalizada de IMAP

Para agregar cuentas personalizadas de IMAP

1. En Zoho CRM, ve a Configuración > Canales > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico y haz clic en Otro correo electrónico.
   
2. En la página Otro correo electrónico, haz clic en IMAP en Integraciones personalizadas de correo electrónico.
   
   
3. En la página Integración de IMAP, indica los detalles pertinentes.
   
   • Introduce el nombre del servidor de entrada, el puerto, la dirección de correo electrónico y la contraseña.
     
   • Introduce el nombre del servidor de salida, el puerto, la dirección de correo electrónico y la contraseña.
     
   • Haz clic en Continuar.
     
4. Si es el mismo servidor para ambas opciones, selecciona la casilla de verificación Usar las mismas credenciales para el servidor de salida.
   
5. Haz clic en el enlace Agregar para agregar más direcciones “De”, si es necesario.
   
6. Haz clic en Detalles del servidor para ver la configuración del servidor de entrada y salida.
   Los detalles del servidor se completan automáticamente cuando se selecciona una de las integraciones populares de IMAP.
7. Selecciona Permisos de uso compartido de correo electrónico.
   

Ver correos electrónicos

Cuando la cuenta de IMAP está configurada, los correos enviados y recibidos estarán asociados a los clientes potenciales o contactos de Zoho CRM, en la lista de correos relacionados. Estos incluyen los correos electrónicos enviados a las direcciones de correo principales y a las secundarias de los clientes potenciales/contactos. Los correos electrónicos de la lista de relacionados pueden estar ordenados según los usuarios que han compartido su cuenta de correo electrónico mientras configuraban su cuenta de IMAP. Puedes seleccionar Todos en la lista desplegable o el usuario específico para ver el correo electrónico. Ten en cuenta que la opción para ver todos los mensajes de correo electrónico solo se admite en la configuración de IMAP.

Cuando se configura IMAP, los correos electrónicos enviados o recibidos desde la dirección de correo electrónico configurada se sincronizarán y almacenarán en tu cuenta de Zoho CRM. Todos estos correos electrónicos se eliminarán al desactivar IMAP, excepto los correos electrónicos de MS Outlook y los servidores de correo electrónico (estos correos electrónicos se conservarán).

Para ver los correos electrónicos de los clientes potenciales o contactos

1. Ve al módulo Clientes potenciales/Contactos.
   
2. Haz clic en un registro del módulo.
   
3. En la lista relacionada Correos electrónicos, selecciona el usuario compartido IMAP deseado en el campo de la lista de selección.
   Se muestran los correos electrónicos enviados a través de IMAP.
   

CONSULTA TAMBIÉN

Configuración de una cuenta de POP3

Gestión de usuarios en el complemento de Zoho Mail

Agregar detalles de Zoho Mail

MailMagnet