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La nouvelle ère du travail a redéfini notre façon d'opérer et de faire affaires. À mesure que de nouveaux modes de fonctionnement se généralisent, les organisations adoptent avec enthousiasme les espaces de co-working, le télétravail, le travail en déplacement et le travail à distance comme alternatives aux environnements de travail traditionnels.
Aujourd'hui, il n'est plus obligatoire d'être au bureau pour collaborer avec vos collègues, assurer le suivi de vos prospects ou mener des visioconférences avec vos clients. Grâce à Internet et au stockage des données en cloud, vous pouvez travailler efficacement de n'importe où sans perte de productivité.
Cette évolution de l'environnement de travail porte notre attention sur les responsables et les managers qui doivent désormais se préparer à mettre en place de meilleures méthodes de coordination avec leurs équipes réparties dans différents lieux, fuseaux horaires et horaires de travail. Parallèlement, l'accent doit aussi rester mis sur l'approfondissement de la relation de votre organisation avec ses clients et la consolidation des liens avec votre nouvelle base clients.
Si la communication numérique est le seul moyen de rester connecté, il vaut la peine d'investir dans des technologies qui promettent d'améliorer vos compétences en gestion à distance.
Nous avons compilé une liste de fonctionnalités de Zoho CRM qui aideront les entreprises d'aujourd'hui :
- Collaboration d'équipe et partage des données
- Hébergement de réunions virtuelles
- Intégrations de Zoho CRM avec d'autres services
- Processus automatisés qui guident votre équipe
- Accès rapide aux données clients et commerciales
- Tenez des réunions de direction perspicaces et pilotées par les données
- Autonomisez vos clients avec des solutions en libre-service
Collaboration d'équipe et partage des données
Partagez les données CRM via Zoho Cliq : CRM peut être intégré à l'application de messagerie instantanée Zoho Cliq. Les utilisateurs de CRM peuvent l'utiliser pour partager des enregistrements, des rapports et des tableaux de bord. Les managers peuvent configurer les Workflow Rules, les rappels d'activité et les notifications d'anomalie pour les membres de leur équipe via Cliq. Les notifications par e-mail peuvent passer inaperçues pendant un certain temps, mais les notifications instantanées garantissent une action rapide. Les membres de l'équipe peuvent également discuter, partager l'écran et passer des appels audio ou vidéo avec leurs collègues depuis l'interface Zoho Cliq pour des discussions en tête-à-tête.
Envoyez des messages instantanés via CRM Feeds : Feeds est un outil de collaboration intégré qui permet aux utilisateurs de CRM de communiquer avec d'autres utilisateurs ou des personnes ayant différents rôles, appartenant à différents groupes et territoires. Si des groupes sont créés pour différentes équipes, comme le marketing, la vente ou le support, l'utilisateur peut alors poster directement des messages au groupe pour une attention rapide des membres concernés.
Par exemple, si un manager discute de sa proposition commerciale avec un groupe de parties prenantes, il peut partager son tableau de bord commercial en utilisant l'extension MS Teams. Les managers peuvent même partager les enregistrements CRM en utilisant l'outil d'extension de message.
Partagez les enregistrements via Slack : Il s'agit d'un autre outil de collaboration instantanée qui peut être utilisé pour partager des enregistrements, transmettre des messages, lancer une discussion et partager des rapports ou des tableaux de bord. Les membres de votre équipe peuvent recevoir des notifications de workflow et d'anomalie ainsi que des rappels d'activité via Slack. Votre équipe peut rester sur ses lieux de travail et suivre les discussions importantes par le biais d'un canal commun.
Partagez les données via Google Drive : Les équipes commerciales peuvent synchroniser leurs comptes CRM avec leurs comptes Google Drive et partager facilement des pièces jointes, des dossiers et des fichiers avec des parties prenantes, des partenaires ou des clients. Cette extension crée un dossier pour chaque nouveau lead, compte ou deal créé dans le compte Google Drive, où un utilisateur de CRM peut télécharger des pièces jointes, des dossiers ou des fichiers et accorder l'accès à d'autres personnes.
Découvrez d'autres
extensions qui peuvent vous aider dans le partage de données.
Hébergement de réunions virtuelles
Rester connecté avec les équipes à distance est un excellent moyen de rester informé du travail de chacun et de maintenir l'esprit d'équipe. C'est la même chose sur le front commercial. Héberger des réunions virtuelles, des sessions de formation ou des démonstrations de produits peut aider à maintenir l'engagement des clients.
Outils de vidéoconférence : Zoho CRM s'intègre à des fournisseurs de réunions en ligne populaires comme BlueJeans, GoToMeeting, Join.me, TeamViewer et
Zoho Meeting. Les réunions peuvent être créées depuis votre compte CRM. Les commerciaux peuvent inviter des prospects, enregistrer la réunion, suivre le nombre de participants et même démarrer la réunion à partir d'un enregistrement CRM.
L'application Zoho Meeting peut être utilisée pour héberger des réunions d'équipe et tenir des discussions en face-à-face avec les membres de votre équipe pour obtenir les mises à jour d'état du projet et les plannings de travail.
Connectez-vous via des webinaires : Préparer une campagne marketing implique de jongler entre plusieurs activités, et avec des personnes travaillant de différents endroits, cela peut être un véritable défi. En intégrant Zoho Webinar avec CRM, les équipes commerciales peuvent créer des webinaires à partir du module Campaigns, inviter les leads ou contacts intéressés, créer des sondages et consulter les discussions des participants dans les enregistrements de campagne.
Les webinaires constituent une excellente plateforme offrant une synchronisation bidirectionnelle, permettant aux commerciaux d'ajouter les clients intéressés à CRM en tant que leads. Le statut de votre service de webinaire et le statut des membres peuvent être maintenus sans changer de plateforme.
Gérez les événements et la logistique dans CRM : La coordination d'un événement nécessite une collaboration entre plusieurs équipes pour rassembler des informations sur les participants, les lieux, les tickets et bien d'autres détails. Simplifiez le stockage de toutes les informations en un seul endroit pour votre équipe commerciale et synchronisez votre outil de gestion d'événements avec CRM.
L'intégration de Zoho Backstage avec CRM permet aux organisateurs de capturer des détails tels que le nombre de tickets vendus, le nombre de participants enregistrés, les coordonnées des sponsors, des conférenciers et des organisateurs, ainsi que la trésorerie de l'événement dans les campagnes CRM.
Les invitations pour un événement Backstage peuvent être envoyées depuis CRM, et les statistiques de performance peuvent être consultées dans les campagnes CRM. De plus, votre équipe commerciale recevra une notification dans CRM chaque fois qu'un ticket est acheté ou annulé, ou qu'un événement est enregistré, ce qui leur permet de prendre des mesures rapides.
Autonomisez votre équipe en intégrant Zoho CRM avec d'autres services
La productivité de votre équipe doit s'aligner avec les objectifs commerciaux de l'entreprise, qui peuvent aller de la réalisation d'objectifs à long terme à l'accomplissement d'actions au niveau de l'équipe. En tant que leaders commerciaux, il est important de décomposer ces objectifs en éléments plus petits, mesurables et actionnables qui se traduisent facilement par les activités quotidiennes de votre personnel.
Synchronisez les services de téléphonie avec CRM : De l'explication d'un coût supplémentaire figurant sur une facture à la planification de réunions d'intégration avec un client, il est essentiel de consigner toute information échangée par téléphone dans un référentiel commun que d'autres utilisateurs peuvent consulter et utiliser pour prendre des décisions.
Grâce à l'intégration de Zoho CRM avec des services de téléphonie populaires tels que Twilio, RingCentral, Jive et bien d'autres, les commerciaux peuvent émettre et recevoir des appels depuis CRM. Tous les appels entrants et sortants sont automatiquement enregistrés dans le module Appels. Une fois l'appel terminé, les commerciaux peuvent prendre des notes, créer des activités de suivi ou transférer un client à un autre département. Ils peuvent également définir des rappels pour les appels à venir ou ajouter un appel de suivi.
Recevez des signaux à chaque point de contact client : Un moyen efficace d'augmenter votre base de clients est de surveiller chaque point de contact et d'engager rapidement les prospects intéressés. Plus tôt les leads qualifiés sont transmis à votre équipe marketing, plus rapidement ils peuvent avancer dans le processus de vente.
Cependant, lorsque les équipes commerciales travaillent à partir de différents lieux et fuseaux horaires, il y a plus de risques de négliger la correspondance client. Vous pouvez combler cette lacune en intégrant SalesSignals à votre compte CRM, de sorte que vos commerciaux soient notifiés chaque fois qu'un client visite votre site web, ouvre un e-mail ou mentionne la marque de votre entreprise sur les réseaux sociaux.
Groupez les e-mails selon le contexte commercial : Facilitez la recherche d'e-mails pour les commerciaux en les catégorisant selon le contexte commercial. Utilisez SalesInbox pour regrouper les e-mails par transactions ouvertes, collègues, leads et contacts afin de prioriser vos réponses et de déterminer vos prochaines actions.
Hub centralisé pour les e-mails provenant de différents services : En utilisant vos données client stockées dans CRM, il est facile de compiler une base de données commune contenant à la fois vos données d'e-mail et vos données commerciales. Zoho CRM offre des intégrations avec plusieurs applications de messagerie, telles que
Gmail,
Zoho Mail,
MS Outlook, et
MailMagnet. Cette intégration permet aux commerciaux d'envoyer et de recevoir des e-mails depuis CRM et d'y accéder facilement à partir de la liste associée.
Intégrez-vous avec les réseaux sociaux : Votre équipe est à distance, tout comme vos clients, mais cela ne devrait pas changer leur façon de communiquer. Outre l'e-mail, les réseaux sociaux tels que X (Twitter), Facebook et LinkedIn sont des plateformes populaires où les clients peuvent exprimer leur intérêt. Zoho CRM offre des intégrations avec les réseaux sociaux, permettant aux commerciaux d'ajouter directement les prospects intéressés en tant que leads ou contacts dans CRM. Un lead ou un contact peut être ajouté à partir de mentions, de likes, de tweets ou de retweets.
Capturez les leads à partir des visites du site web : Un autre moyen d'engager vos clients est le chat en direct sur les pages web de votre entreprise. Intégrez SalesIQ à CRM pour capturer les détails des visiteurs directement dans CRM. Les représentants du support peuvent ajouter les visiteurs intéressés en tant que leads ou contacts directement à partir de la fenêtre de chat.
Configurez des processus qui orientent votre équipe
Voici quelques outils qui peuvent être utilisés pour établir des directives pour les différents processus qui aideront votre personnel à distance à maintenir la cohérence et la précision.
Créez des directives pour vos processus métier : De la génération de leads, à la conversion, au suivi des transactions — dans tout processus, il y a des étapes cohérentes à suivre du début à la fin. En créant des directives dans CRM à l'aide de Blueprints, vous pouvez vous assurer que votre personnel reste concentré sur ses tâches et que les nouveaux membres de l'équipe respectent vos processus.
Configurez les activités répétitives pour qu'elles se produisent automatiquement : Les activités effectuées pour tous les nouveaux clients, comme l'envoi d'e-mails d'accusé de réception, la mise à jour des statuts d'enregistrement et la création de Task, peuvent être automatisées en configurant une macro. Tout ce qu'un commercial doit faire est de sélectionner les enregistrements CRM et appuyer sur le bouton, et votre Workflow Rules s'exécutera automatiquement.
Configurez les rappels d'activité : Si vous planifiez un événement auquel doivent assister des membres travaillant dans différents fuseaux horaires, vous devez vous assurer que chacun a défini le rappel à la bonne heure. Un événement configuré à l'heure PST aura lieu à une heure différente de celle de l'IST. Pour éviter toute confusion, il est préférable de configurer les rappels lors de la création de l'événement dans CRM. Un rappel peut être configuré pour un appel, une Task ou un événement par e-mail, et une notification contextuelle s'affichera dans CRM.
Laissez les Workflow Rules automatiser les activités : Configurez les Workflow Rules pour vous assurer que, peu importe d'où travaillent vos équipes, elles suivent le protocole. Si le premier e-mail de suivi doit être envoyé dans les deux jours à un nouveau prospect, la meilleure façon de s'assurer que le bon e-mail est envoyé au bon moment est de configurer un Workflow Rules qui se déclenche automatiquement lorsque les conditions sont remplies.
Accès rapide à vos données client et commerciales
CRM est un centre d'information contenant les détails de vente, les notes des commerciaux, les exigences du projet, les documents, les propositions, les e-mails et bien d'autres choses. Mais votre équipe commerciale est-elle équipée pour extraire rapidement les bonnes informations de votre base de données ? Ou est-ce plutôt comme chercher une aiguille dans une botte de foin ?
Voici quelques outils pour aider votre personnel à localiser les bonnes informations en un rien de temps.
Utilisez les vues de listes standard pour catégoriser les enregistrements sous Favoris, « Créés par moi », « Partagés avec moi », Vues publiques et Vues d'autres utilisateurs.
Créez des vues personnalisées en utilisant des critères tels que des montants d'affaires supérieurs à 20 000 $, des affaires avec des PME ou des affaires dont le statut du prospect est « contacté ». Tous les enregistrements qui satisfont aux critères seront filtrés et listés ensemble sous Créé par moi.
Utilisez les vues Kanban basées sur des cartes pour organiser les données en catégories définies par l'utilisateur, comme les prospects filtrés par statut ou les données de ventes filtrées par étape.
Recherchez des enregistrements en utilisant des filtres avancés :Les filtres de recherche peuvent être utilisés pour extraire tous les enregistrements qui correspondent à un ensemble de critères, comme le tri des demandes provenant de Californie ou la recherche exclusive de propriétés locatives. Utilisez les filtres avancés pour spécifier plus de détails, comme la recherche d'enregistrements de propriétés locatives qui ont des affaires ouvertes et des activités en retard. Ceci récupérera uniquement les enregistrements qui correspondent aux trois critères spécifiques. Vos représentants peuvent enregistrer jusqu'à cinq filtres avancés pour trouver rapidement vos enregistrements importants.
CRM Mobile :À mesure que la main-d'œuvre s'éloigne du bureau, il est important de déléguer l'accès aux données clients, analyses métier, détails des projets et autres informations connexes à tout moment.
Les applications mobiles Zoho CRM et Analytics aident vos équipes à maîtriser leurs activités quotidiennes, à rester informées des insights commerciaux et à collaborer avec leurs pairs en travaillant à distance.
Permettez aux représentants de se signaler à distance chaque fois qu'ils rencontrent des clients. Leurs responsables seront notifiés lorsqu'une prise de contact est effectuée pour aider à suivre leurs rendez-vous.
L'application mobile affiche tous les prospects ou contacts proches de la localisation actuelle du représentant, ce qui lui permet de prendre rapidement rendez-vous avec eux.
Interroger Zia :Vos représentants peuvent discuter avec Zia et obtenir rapidement de l'aide pour trouver ce qu'ils cherchent. Tous les enregistrements pertinents s'afficheront en un rien de temps. Ils peuvent demander s'il y a des affaires en attente ce mois-ci, des inscriptions qui approchent de la date limite, des prospects qui n'ont pas été contactés, et bien d'autres choses.
Menez des réunions de direction pertinentes et basées sur les données
Les réunions commerciales sont un élément important de la gestion de vos équipes de vente. Assurez-vous que vos réunions sont productives et orientées vers les résultats en préparant des rapports et des tableaux de bord qui mettent en évidence l'ordre du jour.
Avec Zoho CRM, vous pouvez préparer des rapports et des tableaux de bord avec une variété de composants analytiques importants.
Rapports :Utilisez les rapports standard de Zoho CRM avec des métriques prédéfinies, telles que les affaires conclues ce mois-ci, les ventes par source de prospect, les rapports de statut des appels, et bien d'autres. Vous pouvez également générer des rapports personnalisés en définissant vos propres métriques. Par exemple, un rapport d'activité commerciale programmée peut donner un aperçu du territoire de chaque représentant commercial et de ses activités programmées. Définissez des objectifs clairs pour vos collaborateurs afin de rationaliser leur travail et de dégager du temps pour une vente de qualité.
Tableau de bord :Un graphique ou un histogramme de l'activité commerciale du mois est souvent plus facile à comprendre qu'une longue liste de nombres écrasants. Créez des tableaux de bord en utilisant une variété de composants analytiques tels que les KPI, les comparateurs, les indicateurs de cible, et bien d'autres. Utilisez les détecteurs d'anomalies pour isoler toute aberration dans vos tendances métier, et définissez des notifications afin que les représentants pertinents soient notifiés des anomalies. Un tableau de bord de performance que les travailleurs à distance peuvent consulter à tout moment peut favoriser une saine concurrence et les maintenir motivés pour conclure davantage d'affaires.
Offrez à vos clients des solutions en libre-service
C'est peut-être le bon moment pour ouvrir une partie de votre CRM et donner aux clients la possibilité de soumettre leurs données directement.
Zoho CRM prend en charge le portail et la réservation de calendrier qui vous permettent d'étendre l'accès CRM aux clients.
- Permettez aux responsables de stock de consulter votre inventaire et de mettre à jour les informations de stock directement dans le CRM, ou autorisez les partenaires commerciaux à afficher les affaires à forte valeur en accédant au module Affaires à tout moment.
- Les administrateurs scolaires peuvent permettre aux inscrits de remplir et soumettre des demandes via des portails. Les parents peuvent consulter les rapports de performance de leur enfant, les frais de semestre ou les informations de curriculum dans un portail étudiant, plutôt que d'attendre un e-mail de l'administration scolaire.
- Les clients peuvent signaler des réclamations ou déclarer des produits défectueux en remplissant un formulaire. Vos représentants peuvent consulter et mettre à jour le statut de la réclamation dans un portail que le client peut consulter et utiliser pour rester informé.
Les portails peuvent vous aider à réduire les dépendances et à prévenir les erreurs involontaires causées par les saisies en masse.
Permettez aux clients de réserver des réunions au moment qui leur convient :Au lieu de passer un appel téléphonique ou d'envoyer un e-mail pour demander le meilleur moment pour une réunion, donnez à vos clients la possibilité de réserver des réunions au moment de leur choix. Partagez votre lien de réservation de calendrier avec les clients via les réseaux sociaux, SMS ou e-mail, intégré à votre site Web ou inclus dans votre signature e-mail.
Ils peuvent sélectionner la date et l'heure de la réunion et recevoir un e-mail une fois la réservation terminée. Si nécessaire, ils peuvent reprogrammer ou même annuler la réunion à partir de l'e-mail. Vous pouvez créer un groupe d'experts produits ou d'assistants techniques, et tenir une réunion où vos clients peuvent partager les problèmes directement et discuter des meilleures façons de résoudre les problèmes.
Zoho CRM vous souhaite le meilleur pour améliorer les compétences de gestion à distance de votre organisation avec l'aide de ces fonctionnalités.