【開催報告】 東京 ユーザー交流会 2024/6/14(金) Zoho One をほぼワンオペで活用! 〜メールマーケから請求管理まで〜

【開催報告】 東京 ユーザー交流会 2024/6/14(金) Zoho One をほぼワンオペで活用! 〜メールマーケから請求管理まで〜

皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。

6/14(金)に、東京 ユーザー交流会を開催しました。本投稿では、その様子をお届けします。
当日の事例セッション資料に加え、大阪・名古屋・東京の3会場共通で使用したZoho セッションの資料もこちらに共有しますので、参加できなかった皆さまもご参照ください。





今回は、ストーバー・ジャパン株式会社 安達さんによるZoho One の事例セッションのほか、「Zoho サービス同士の連携」をテーマに参加者同士でZoho の連携方法を共有し合うグループワークを行いました。登壇いただいた安達さん、そして参加いただいたZoho ユーザーの皆さん、ありがとうございました!




事例セッション Zoho One をほぼワンオペで活用!〜メールマーケから請求管理まで〜
ドイツに本社を置く、減速機という機械部品の販売を行うストーバー・ジャパン株式会社の安達さんが、メールマーケティングから請求管理までの領域におけるZoho One の活用方法について解説しました。


・Zoho One 利用全体イメージ:
2019年10月からZoho CRM / Books を導入し、現在はサイト構築、メールマーケティングからバックオフィス領域まで、幅広くZoho サービスを利用しています。
コミュニケーション関連のサービスは、ドイツ本社に合わせて、Microsoft Teams やMicrosoft Office を利用しています。


1. Webサイト構築: Zoho Sites
日本支社独自のウェブサイトを、1名で約5日間で構築しました。他のZoho サービス同様に、ドラッグ&ドロップで直感的に構築することができたため、本来注力すべきコンテンツ作成に十分な時間を割くことができました。








2. メールマガジンの配信: Zoho Campaigns
Zoho Sites と同様にこちらも直感的で、設定の完了後はスムーズに運用が開始できました。送信するメールの型や内容については配信ごとに大幅な変更を行うわけではないため、テンプレート機能を利用し、一度メールを作成すれば更新すべき内容の差し替え程度で配信できる点が魅力的だと思います。


3. 顧客・商談・タスク管理: Zoho CRM
Zoho CRM とOutlook を連携しており、商談タブ内でメールやりとりを閲覧できるようにしています。これにより社内メンバーの退職や部署異動などに対応できるようになり、顧客対応品質の安定化を図っています。
 




 

名刺の取り込みはCard Scanner を利用しています。モバイルアプリであるため、移動先でも利用できる点が便利です。ただ、要望が2点あります。まず、私自身iPhone を使用しているのですが、しばしばアプリが落ちることがあるので、安定化を希望します。2点目が、住所の読み込みについて、CRMにインポートすることを前提としてほしいです。CRMと同様に都道府県や市町村など分けて読み込んでほしいです。

将来的には、CRM とOne Note の連携も検討しています。商談中のメモをOne Noteに書き込んでいるため、商談タブに関連付けて管理できるようになればより業務効率化が図れるのではと感じています。
 

4. 顧客・商品登録、見積書作成、受注書・発注書作成: Zoho Books
Books については、顧客、商品登録を行なっているのですが、CRMではなくBooksで行なっている理由は特になく、単純にBooksを先に立ち上げたためです。国際輸送費を原価の中に入れ込んで管理でき、レポートで純粋な原価と分けて閲覧もできるところが気に入っています。
こちらも1点要望として、添付ファイルをもう少し増やせるようになるとより良くなると感じています。
(製品図面の添付など、案件に対して書類の数が多いため)


  

5. 在庫・発送管理:Zoho Inventory
マーケットプレイスで提供されている拡張機能を用いてAftership とZoho Inventory を連携し、佐川急便などの運送会社を登録すると、出荷ステータスをInventory の画面上で確認できるので、一元管理が可能になりました。
  

6. 与実管理、本社へのレポート:Zoho Analytics
陸揚げ費用と製品原価の分割をAnalytics 上で実現しています。
 

7. ファイルサーバー: Zoho WorkDrive
会社の固定サーバーにアクセスする必要がないため、テレワークや外出先でもアクセスが可能です。
メール添付ではなく、URLを外部共有することでで大容量データを共有できる点が魅力的だと感じています。




 










安達さん資料:



Zoho セッション 使ってますか? Zoho CRM の便利な自動化機能

Zoho CRM の入力の手間を減らす助けとなる「自動化」に役立つ機能とメンテナンスのコツについて、CRM マーケティング担当の松井が解説しました。
新機能「キオスク」の紹介に加え、他の機能との違いについても紹介していきます。


・フォーム機能
メルマガ登録や、カタログダウンロードなどのフォームとして使うことで、リード情報の登録を自動化します。
   

・ワークフロー
CRMの定型作業を自動化に役立ちます。項目の更新、メール送信、担当割り当てなどの処理に活用することができます。
   
  

・2024年の新機能:キオスク
Zoho CRM 上に特定の処理を行う専用画面を作成することができます。キオスクでは、タブを横断した処理についても可能です。

  

・キオスクと他の自動化機能との違い
ウィザード:膨大なデータ入力フォームをわかりやすく分割することができます。入力支援用の機能であるため、紹介先データの検索やデータの一時保存は不可。
キオスクは入力支援に加え、ワークフローのような機能を含んでいます。









ブループリント:単一タブ内のプロセス管理が可能です。
一方キオスクは、タブを横断してプロセスを誘導することができます。また、ステージやステータス以外の要素を入れることも可能です。









コマンドセンター:ビジネスモデルの全体像を見える化する機能。
キオスクは部分的な業務プロセスの処理に特化しています。


活用イメージについては、以下のスライドにまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

キオスク参考資料:


松井さん資料:



グループワーク どんなサービスと連携していますか? Zoho 連携事例を共有し合おう!
Zoho CRM と連携している他のサービスの紹介と、それによってどのようなことを実現しているのかを共有していただきました。
 
共有内容 一部抜粋:
Zoho CRM + Money Forwardクラウド 請求書:商談・受注管理までをCRMで行い、Money Forward上で見積もり・請求管理を行う。
Zoho CRM + Zoho Campaigns : 自社SaaSに新規アカウント登録>CRMのメール構文解析>CRMのカスタムタブ>Campaigns のリストに追加され、ステップメールを送っている。

最後に
参加者の方々からフィードバックいただいた、本イベントで学んだことを紹介します。
・キオスク、ウィザードは事務担当の負荷軽減に役に立ちそうだと思いました。
・タブルックアップでタブを超えたデータの利用、キオスクなどの機能を用いて可視化や自動化を行いたいと思います。
・使用していない機能の説明が豊富で自社でも活用できそうな部分があったのでトライしてみたいです。
・実務に直結する内容が充実しており、いくつかすぐに真似できそうな事例がありました。

次回以降のユーザー交流会、Zoho ワークアウト(少人数制課題解決型ワークショップ)は、以下の通りの開催を予定しています。ワークアウトについては残席わずかとなりましたので、参加を希望される方はお早めに参加登録をお願いします。

8/2(金)18:00~ 福岡 ユーザー交流会
詳細、申し込みはこちら︎▷▷https://www.zohomeetups.com/Fukuoka2024/

6/27(木)14:00~16:00 Zoho ワークアウト(オンライン、定員5名)

今後取り扱ってほしいトピックや参加した感想などについて、本投稿のコメントにいただけると励みになりますのでぜひお願いします。
今後ともZoho コミュニティをよろしくお願いいたします!

ゾーホージャパン コミュニティチーム

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                                    We have recently integrated zoho with indeed. Prior to this our candidates came into the candidates tab via the zoho.resumes email address from indeed and it pulled through the candidates mobile number, and majority of the time a postcode. However since
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                                    Picture yourself at your favourite coffee shop, Bean & Brew. You come by every morning for your usual cappuccino, and occasionally you get an extra cold brew and a muffin or two in the afternoon. Interestingly, Bean & Brew has a new idea of offering a
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                                    When will you be able to offer Zoho Commerce in more languages? We sell in multiple markets and want to be able to offer a local version of our webshop. What does the roadmap look like?
                                  • Urgent Zoho Creator down!!!???

                                    Now my zoho creator faced this issue. Anyone has idea? Urgent!!!
                                  • The Social Wall: September 2025

                                    Hello everyone, As we step into the fall season, some major updates are on the horizon. Meanwhile, here are the exciting updates we rolled out this September. Approvals in iOS Managing approvals just got more seamless on mobile. With this update, the
                                  • Introducing Detailed View for Candidates in Vendor Portal

                                    We’ve added a new Details sub-tab inside the Vendor Portal to help vendors easily view complete candidate information after submission. With this update, vendors can now access all candidate details, from personal information to associated job openings,
                                  • Zoho One Down

                                    Zoho Team, Checking if when the services up - currently Zoho One is down
                                  • Weekly Tips : Customize your Zoho Mail Notifications

                                    In a professional context, email communication remains one of the most crucial channels for staying connected and managing workflows. Keeping track of your emails, task updates, or important announcements can be overwhelming—especially if you are juggling
                                  • How can I track which zoho users are actively using Zoho CRM

                                    I have several licenses of Zoho CRM. We now need to add a new user. I could purchase a new license, but before I do, I would like to see if any of our existing users are not actively using the license assigned to them. How can I determine the activity
                                  • Access to Detail View From HTML Snippet

                                    Zoho Creator displays a detail view that slides out from the right onClick of a record in a report. Am I able to access that detail view from an html snippet, e.g. click a record in a list and display the detail view? The zc_LoadIn dialog is a bit clunky,
                                  • Billing Management: #10 Solving Common Mistakes in Billing

                                    Over the past few weeks, we have explored different facets of billing, from the simplicity of traditional one-time billing to the evolving landscape of subscriptions, retainers, and usage-based models. We've unpacked how billing isn't just about sending
                                  • 【開催間近 - 10/17】東京 ユーザー交流会 Vol.3 参加登録 受付中!(参加無料)

                                    ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 10/17(金)に、東京・新橋で「東京 ユーザー交流会 Vol.3」を開催します! ZOHOLICSよりも小規模なイベントですので、「リアル開催はちょっと緊張する…」という方も、安心してご参加いただけます✨ 当日は、初公開の事例を2つご紹介予定です! なお、セッション映像のアーカイブ配信は予定していないため、会場にお越しいただいた方だけが、登壇者へ直接質問したり、リアルな声を聞いたりできる貴重な機会となっています。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
                                  • Loading CSS Stylesheets into HTML Snippet

                                    Combining html/css into a single snippet can grow quite large for a UI that has a lot of functionality/styling. To keep things tidy, are we able to pull files into an html snippet using a <link> tag? If so, what are some best practices?
                                  • Notes Attachments

                                    Two things it would be nice to have the attachment size the same as the attachments sections and it would be nice to be able to attach links like you can in the attachments section. Thank you
                                  • Canvas: empty images

                                    Hello. If I add an image field like contact photo in a Canvas design, and the field is empty, there is an ugly placeholder in its place. This doesn't happen in the standard view. In the standard view, if the contact photo is empty, nothing appears in
                                  • Google enhanced conversions not working

                                    Hi guys, I've connected Zoho CRM through Google Ads interface with the goal to setup the enhanced conversion tracking in Google Ads. I have to Zoho related conversion goals which you can see in the images below: For the conversion goal above I've setup
                                  • MS Teams Meeting to Zoho CRM

                                    Has anyone figured out a good way to push MS Teams meeting info on a trigger of "meeting end" to Zoho CRM? We're looking for a way to take attendees of a meeting and meeting duration and push it into Zoho CRM after the meeting has ended. If I can just
                                  • Font Size 11 - Zoho CRM Email Templates

                                    Our company communicates with our vendors exclusively using Calibri Font Size 11, as this is the standard formatting for professional emails. Since the CRM only allows for the selection of font sizes 10 & 12, we have been unable to utilize the CRM email
                                  • Calling Function via REST API with API Key gives 401 using Zoho Developer

                                    Hi, I created a couple of functions using the one month trial of Enterprise edition, which I was able to call using the API Key method from Postman and from an external site. Now that my trial has expired, I have created the same functions in the Developer
                                  • How do I move a section or element from one page to another in the NEW Zoho Sites UI

                                    I have a section on my home page with numerous elements within it and I'd like to move the entire section to a different page on my site so I don't have to recreate it from scratch.  Is there a way for me to do that easily? I could use a quick answer on this please.
                                  • Zoho Projects app update: Global Web Tabs support

                                    Hello everyone! In the latest version(v3.10.10) of the Zoho Projects app update, we have brought in support for Global Web Tabs. You can now access the web tabs across all the projects from the Home module of the app. Please update the app to the latest
                                  • Export as MP4 or GIF

                                    Hi, Just wondering if there's a way to export/convert a presentation to an MP4 video file or even a GIF. One use case would be to use the animation functionality to create social media graphics/charts/gifs/videos. Thanks for a great tool... Rgds Jon
                                  • Page Layout- Horizontal Rule

                                    When editing the layout of, for instance, the Potentials page, is there a way to insert a horizontal rule or white space in between fields?  I'd like to keep a group of fields in the same Section, but would like to create some seperation in order to further group together certain fields within the Section.  If this is not possible, does anybody have any other suggestions on how to create this same effect?   Thank you!
                                  • Zoho Books will discontinue support for older browser versions soon

                                    Hello users, Starting from May 15, 2024, Zoho Books will no longer support the following browser versions: Browsers Version Restrictions Firefox Browser Versions older than 100 Google Chrome Versions older than 100 Microsoft Edge Versions older than 100
                                  • Zoho Projects - Q3 Updates | 2025

                                    Hello Users, The final quarter of the year 2025 has begun, and we at Zoho Projects are all set with a plan. New targets to achieve and new milestones to reach, influenced by the lasting imprint of the past quarter. 2025's Q3 saw some new features and
                                  • Zoho Sheet - Printing - Page Breaks and Printing Customization

                                    I think the title is descriptive enough in that I cannot find help documentation on a simple task of adding in page brakes for separating pages on print. Thanks
                                  • Issue with Trident exe file

                                    Hello Team, Exe Setup file It's showing harmful for user pc please check and do needful. this message for developer team. Thanks Bhargav Purohit
                                  • Different languages for users

                                    Hello, Do you plan to enable individual users to select their languages for interface? Currently language can be changed for everyone - it looks like a settings for a whole portal, which is not good when you are working internationally. Best regards,
                                  • Transaction Locking with the dynamic date

                                    Is it possible to dynamically update dates on transaction locking. We want to lock transaction x days from today
                                  • Unable to change sales_order status form "not_invoiced" to "invoiced"

                                    I am automating process of creating of invoice from sales_orders by consolidated sales_orders of each customer and creating a single invoice per customer every month. I am doing this in workflow schedule custom function where i create invoice by getting
                                  • Apply Vendor Credits Automatically

                                    We are bulk importing Vendor credits in Zoho Books!!! Is there a way to apply vendor credits automatically to the first UNPAID bill of the Vendor?
                                  • Apply Vendor Credit Automatically

                                    Hello!!! Is there a way where in we can apply vendor credits automatically on the FIRST OUTSTANDING BILL of the vendor?? We have lots of VENDOR CREDITS ISSUES mostly!!! Applying it manually is a pain for us. Would be great if we have a way to apply the
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