Découvrons comment créer un Blueprint en 3 étapes :
1. Saisir les informations de base
2. Définir le flux du processus
3. Configurer les paramètres de transition
ETAPE 1 : SAISIR LES INFORMATIONS DE BASE
Allez dans les Paramètres > Gestion de Processus > Blueprint
Cliquez sur Créer un Blueprint
Dans la fenêtre choisissez le nom, module, la disposition et la zone pour lesquels le processus est créé
Dans notre scénario, puisque le processus est le suivi des transactions, choisissons le module Deals, le modèle standard et le champ Statut.
Spécifiez des critères pour que les enregistrements entrent dans un processus, le cas échéant. Par exemple, le montant est >5000.
Si vous n'entrez pas de critères, tous les enregistrements créés dans le modèle entreront dans le processus. Cliquez sur Suivant.
ETAPE 2 : DEFINIR LE FLUX DU PROCESSUS
Dans l'éditeur Blueprint , faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus en les connectant avec des nœuds.
Créez des transitions en cliquant sur le bouton + entre deux états.
(Pour supprimer une transition, il suffit de faire un clic droit sur la ligne de transition et de cliquer sur Supprimer la transition).
Que signifie le déroulement du processus ci-dessus ?
Il s'agit d'une représentation graphique du processus de suivi des transactions suivi par Zylker. Les transactions qui entrent dans ce processus passent par toutes les étapes dans l'ordre indiqué sur l'image.
Les boutons blancs représentent les états du plan directeur (étapes de l'opération).
Les boutons verts représentent les transitions (conditions requises pour compléter chaque étape).
Chaque transition que vous configurez est affichée sous forme de bouton (en bleu ci-dessous) sur la page de détails de l'enregistrement.
Pour compléter une transition, cliquez sur le bouton et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre popup qui s'affiche. Si vous réussissez la transition, vous passerez à l'état suivant du Blueprint.
Le bouton bleu Contrat perdu s'appelle une transition courante et apparaît dans tous les états du Blueprint.
ETAPE 3 : LA TRANSITION
"La transition" désigne le changement d'état dans un processus. C'est le lien entre deux états, où les conditions du changement sont clairement définies. Une transition se compose de trois parties : avant, pendant et après.
Par exemple, examinons la transition entre les états "Qualifié" et "Négocié". Dans l'exemple de Zylker, un représentant commercial de Zylker doit saisir le pourcentage de remise et la date de clôture pour compléter la transition. Selon la politique de Zylker, la remise pour un produit ne peut être supérieure à 25%.
Dès que la transition de négociation est exécutée, une notification par courriel doit être envoyée automatiquement au responsable du représentant commercial pour l'informer de la soumission de la transaction.
Voyons comment nous pouvons prendre en compte tous ces points dans le Blueprint.
Avant la transition
Spécifiez les personnes responsables de la transition. Par exemple en choisissant le propriétaire de l'enregistrement, seul lui (et les personnes hiérarchiquement supérieures) sera en mesure de visualiser la Transition.
Définissez les critères qui dictent le moment où cette transition doit être disponible.
Exemple de critères : "La démonstration du produit est terminée". Dans ce cas, la transition ne sera affichée aux enregistrements que lorsque le champ Démonstration du produit sera mis à jour et sera Terminé.
Si vous n'avez pas de telles conditions, vous pouvez ignorer la section sur les critères. Dans ce cas, la transition sera immédiatement visible sur tous les enregistrements.
Pendant la transition
Cette section guide les responsables de la transition dans la réalisation d'une étape particulière d'un processus en les invitant à saisir des champs spécifiques, des notes, des pièces jointes et d'autres informations en fonction du contexte. Par exemple, dans le processus de suivi de l'affaire, les représentants commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de remise, des notes et de joindre quelques documents de vente conformément à la politique de l'organisation. Dans un tel cas, tous ces détails peuvent être mandatés dans la section Pendant la transition de la transition de négociation.
Vous pouvez ensuite personnaliser les différents champs selon votre besoin.
Après la transition
Définissez les actions qui seront automatisées à la fin de la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section.
Transition commune : une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.
Par exemple, dans un processus de suivi d'une affaire, vous savez généralement si vous avez gagné ou perdu une affaire après que l'enregistrement soit passé par plusieurs étapes telles que la qualification, la négociation, l'approbation de la remise, etc. La transaction perdue est donc une transition qui n'est disponible que vers la fin du processus. Mais supposons qu'un client ne montre aucun intérêt et que vous souhaitiez abandonner une affaire à l'étape de la qualification elle-même. Dans ce cas, vous devez être en mesure d'exécuter la transition "Contrat Perdu" à ce moment précis - plutôt que de passer par toutes les étapes intermédiaires.
Pour que cela soit possible, vous devez faire de l'abandon de l'accord une transition commune en cochant la case comme indiqué dans l'image suivante. Une fois que vous l'aurez fait, vous verrez la transition "Contrat Perdu" sur tous les états.
Bonjour à tous, Au programme du jour : éviter les répétitions grâce à la fonction "en masse". Gagnez du temps sur ces actions simples pour vous concentrez sur votre entreprise. Allez dans le module concerné et cliquer sur les : (...) Suppression en
Bonjour à tous, Nous sommes ravis d'annoncer que les modèles d'email dans Zoho CRM sont désormais adaptés au design pour tous les ordinateurs et mobiles. Le responsive design désigne une méthode selon laquelle les pages sont conçues pour s'afficher
Bonjour à tous, Nous avons apporté quelques améliorations à la page d'accueil des utilisateurs et à l'onglet Tableau de bord, en voici un aperçu. Des composants supplémentaires dans la page d'accueil pour les nouveaux inscrits : Dans l'onglet Accueil,
Bonjour à tous, Voici le dernier volet de notre série sur les Blueprints : un glossaire pour comprendre tous les termes nécessaire à l'automatisation de votre process. État : fait référence à chaque étape de votre processus. Par exemple : qualification,
Bonjour à tous, Les tags sont des identifiants uniques qui peuvent être associés à différents enregistrements ce qui permet de rechercher, trier, catégoriser, filtrer et segmenter efficacement les enregistrements. Cette nouvelle amélioration a pour but
Dear Zoho Recruit Team, I hope you are doing well. We would like to request an enhancement to the Career Site URL structure in Zoho Recruit. In the old version of the career site, our URL was simply: 👉 https://jobs.domain.com However, after moving to
Suppose the following scenario, where a value in a lookup is deleted: 1. User has countries form 2. Form A has a lookup to countries form 3. User selects Italy in Form A and saves it with the Italy ID 4. Form A report shows Italy 5. Italy is inadvertently
Hi, Does anybody have same problem? Some of last notecards created on Android app (v. 6.6) doesn't show in desktop app (v. 3.5.5). I see these note cards but whith they appear with exclamation mark in yellow triangle (see screenshot) and when I try to
Is there a way to customize, other than the theme colour, the payment page that customers are taken to from invoices? I can't seem to find a way. I just don't like the formatting of the current page and would like to make it look better. I've looked at
In concept, Environments in ZC is a great idea. I think the flow is pretty smart when you compare it to GitHub, especially for a low code audience. However, in practice, I've found it to be unpredictable, and I've only used it a few times. Aside from
Hello Everyone, We are excited to announce that you can now check for duplicate entries in leads by comparing them with similar records in the Contacts Module. Previously, when you added a lead, only the converted leads were checked for duplicates. This
I'm using scheduler to invoke an interaction via http post with an external service. The schedule code uses a for-each loop that runs so fast my external application's log files get messed-up (they are named by date-time stamp). What I'm suggesting is
Integrating Zoho CRM forms with Elementor, the most popular page builder on Wordpress, would be great. I use it for our site, goenergylink.com, and I have had to use Zapier webhooks to be able to connect it with Elementor. The one issue I have run into
Some pictures that originally are in vertical position are displayed in horizontal after the upload. It seems that system rotates them by 90 degrees. How can I fix this issue?
Hi Zoho Social Team, How are you? We would like to request an enhancement in Zoho Social regarding the management of already published youtube videos. Currently, after publishing a youtube video through Zoho Social, there is no option to change its visibility
Hello Zoho Meeting Team, Hope you are doing well. We would like to request support for creating recurring meetings with no end date in Zoho Meeting. Currently, when scheduling a recurring meeting, Zoho Meeting requires us to select a specific end date.
My customer wants to open a URL at the end of a blueprint transition. Seems this isn't possible right now but it would be very useful. In this thread, https://help.zoho.com/portal/en/community/topic/openurl-not-working the Zoho agent said that it's logically
Hi - I am looking to add more dashboards and reports of Zoho Desk in analytics. I see there is a schedule to pull the data into analytics, but I'm wondering if there is an option to pull the data in real time instead of a specific interval?
Availability Editions: All DCs: All Release plan: Released for new signups in all DCs. It will be enabled for existing users in a phased manner in the upcoming months. Help documentation: Documents in Zoho CRM Manage folders in Documents tab Manage files
Hello everyone! We're happy to announce that Zoho Campaigns' What's New page has undergone a complete revamp. We've bid the old page adieu after a long time and have introduced a new, sleeker-looking page. Without further ado, let's dive into the main
Hi Zoho Social Team, How are you? While publishing YouTube videos through Zoho Social, we noticed that the platform currently does not allow selecting a playlist at the time of publishing. Instead, we can only add the video to a playlist after it has
Hello Creators! I'm Prakash, from the Creator product management team, and today I'm delighted to unveil our next set of features as part of Release Projection 2 for 2025. With thoughtful analysis and planning, we've curated powerful new capabilities
I would really like the ability to share form ownership among multiple users. It's frustrating to me that if a co-worker wants to make an edit to a form, I have to transfer ownership to them. It would be great if forms could act like google forms, where multiple people can edit a form and view responses.
Hello marketers, Welcome back to another post in Marketer’s Space! We’re in Q4, which means that you have endless opportunities to connect with your audience, starting with Halloween campaigns! In this post, we’ll show you how to design the perfect Halloween
Hello everyone, We are glad to support Zia native features and Zia generative AI features for our customers in China. From hereon, all AI-features in Desk will be accessible in China data center with the integration of DeepSeek generative AI model. DeepSeek
We have a contact ,module which then has a link to customer assets which in turn the asset has a multiple link to service visits. When we link assets to customers we choose by name and it brings over the associate email via the lookup. Great feature.
Having a hard time with the global search placement in the UI redesign. Surely I can't be the only one. Previously global search placement was perfect. A bar at the top/center of the page. Exactly where you would expect it to be. Since the new UI has
The goal of every support team is to provide great support, and to do so as fast as they can. To make this possible, it is important that agents spend their time judiciously, especially when they're dealing with a large number of tickets of varying urgency
Welcome to another week of Kaizen! If you have ever managed complex business processes, you know that Workflows are the quiet backbone of any well-run business process. They keep things moving; assigning owners, sending alerts, keeping deals on track,
Hi, How i can do hide the address bar with browser headline when i am working on the sheet, because i am using (freeze panes) which i want visible for full work. For your reference here i am attached the screen shot and marked yellow lines which really
Hi I am using Zoho Sheet on S Tab , is there any option to make all border of any cell at once. I think this is very basic which we are missing. This is available in mobile but not in tab or suggest if i am missing this function. And for Tab can you give
Think about the last time you ordered something online and saw that little note at the checkout, "Pay on Delivery" or "Pay later". It's simple, but it actually sets the tone. As a business owner, you know exactly when payment is expected. Now, imagine
First of, I love the Help Center which I've just decided to integrate into my website to replace its old-fashioned FAQs. So much more to achieve there now! Lots of new benefits to the site visitors and to me in terms of organizing and delivering all the
I want to change the Blueprint status of a workflow. The status is completed automatically when I added the record through API call. But I want to make it active, I don't see any options for this. Even if I draw transition from any stage , it is not visible
Greetings, I want to use Zoho with the french language portal, however the supplied translation is not very good (google translate). There are many basic mistakes on the main most important sections (my requests, submit a request). Is there a way for
This is a monthly series where we pick some common use cases that have been either discussed or most asked about in our community and explain how they can be achieved using one of the automation capabilities in Zoho Desk. Email is one of the most commonly
I uploaded a file recently from Sheets and it has top 2 rows frozen, with table headers in second row and each one is filterable. somehow my first 2 columns became unfiltered and no matter what I do I cannot reapply the filter?? also didn't realize they
We are absolutely thrilled to announce the release of Workflow APIs and Actions APIs in Zoho CRM’s v8 API suite! This powerful new set of endpoints gives developers unprecedented programmatic control over business automation. For years, Workflow Rules
I would like to suggest that you add the ability to reorder dashboards in the Analytics Module. I can see that this has been requested some time ago, the latest 9 years ago. I am not sure if this is a big or small endeavor, but such a small fix can go
Hi, I have a form I created called "Design Request form". It displays this way everywhere I look. However, in the URL, it shows up as "DesignJobRequestFormFINAL011325PROOFV1B" and I'm not sure why. I can't find where to fix this. Does anyone have any
A loyal customer might be praising your product in a forum. A frustrated user could be posting a harsh review on a public site. An excited partner may have left a comment on your campaign. A domain expert might be deconstructing your product. A prospect
I'm considering trying this product but am not sure how the temp count is used for billing purposes. For example, if we keep a large data base of 500 potential workers.....are we billed for that or only if they are assigned to a client at a given point