CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint

CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint



Bonjour à tous, 

Découvrons comment créer un Blueprint en 3 étapes :

1. Saisir les informations de base
2. Définir le flux du processus
3. Configurer les paramètres de transition




ETAPE 1 : SAISIR LES INFORMATIONS DE BASE

  • Allez dans les Paramètres > Gestion de Processus > Blueprint
  • Cliquez sur Créer un Blueprint
  • Dans la fenêtre choisissez le nom, module, la disposition et la zone pour lesquels le processus est créé



Dans notre scénario, puisque le processus est le suivi des transactions, choisissons le module Deals, le modèle standard et le champ Statut.
Spécifiez des critères pour que les enregistrements entrent dans un processus, le cas échéant. Par exemple, le montant est >5000.
Si vous n'entrez pas de critères, tous les enregistrements créés dans le modèle entreront dans le processus. Cliquez sur Suivant.


ETAPE 2 : DEFINIR LE FLUX DU PROCESSUS

Dans l'éditeur Blueprint , faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus en les connectant avec des nœuds.

Créez des transitions en cliquant sur le bouton + entre deux états.
(Pour supprimer une transition, il suffit de faire un clic droit sur la ligne de transition et de cliquer sur Supprimer la transition).





Que signifie le déroulement du processus ci-dessus ?
Il s'agit d'une représentation graphique du processus de suivi des transactions suivi par Zylker. Les transactions qui entrent dans ce processus passent par toutes les étapes dans l'ordre indiqué sur l'image.
  • Les boutons blancs représentent les états du plan directeur (étapes de l'opération).
  • Les boutons verts représentent les transitions (conditions requises pour compléter chaque étape).
Chaque transition que vous configurez est affichée sous forme de bouton (en bleu ci-dessous) sur la page de détails de l'enregistrement.



Pour compléter une transition, cliquez sur le bouton et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre popup qui s'affiche. Si vous réussissez la transition, vous passerez à l'état suivant du Blueprint.
Le bouton bleu Contrat perdu s'appelle une transition courante et apparaît dans tous les états du Blueprint.




ETAPE 3 : LA TRANSITION

"La transition" désigne le changement d'état dans un processus. C'est le lien entre deux états, où les conditions du changement sont clairement définies. Une transition se compose de trois parties : avant, pendant et après.

Par exemple, examinons la transition entre les états "Qualifié" et "Négocié". Dans l'exemple de Zylker, un représentant commercial de Zylker doit saisir le pourcentage de remise et la date de clôture pour compléter la transition. Selon la politique de Zylker, la remise pour un produit ne peut être supérieure à 25%.
Dès que la transition de négociation est exécutée, une notification par courriel doit être envoyée automatiquement au responsable du représentant commercial pour l'informer de la soumission de la transaction.
Voyons comment nous pouvons prendre en compte tous ces points dans le Blueprint.

Avant la transition

Spécifiez les personnes responsables de la transition. Par exemple en choisissant le propriétaire de l'enregistrement, seul lui (et les personnes hiérarchiquement supérieures) sera en mesure de visualiser la Transition.

Définissez les critères qui dictent le moment où cette transition doit être disponible.
Exemple de critères : "La démonstration du produit est terminée". Dans ce cas, la transition ne sera affichée aux enregistrements que lorsque le champ Démonstration du produit sera mis à jour et sera Terminé.

Si vous n'avez pas de telles conditions, vous pouvez ignorer la section sur les critères. Dans ce cas, la transition sera immédiatement visible sur tous les enregistrements.




Pendant la transition

Cette section guide les responsables de la transition dans la réalisation d'une étape particulière d'un processus en les invitant à saisir des champs spécifiques, des notes, des pièces jointes et d'autres informations en fonction du contexte. Par exemple, dans le processus de suivi de l'affaire, les représentants commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de remise, des notes et de joindre quelques documents de vente conformément à la politique de l'organisation. Dans un tel cas, tous ces détails peuvent être mandatés dans la section Pendant la transition de la transition de négociation.

Vous pouvez ensuite personnaliser les différents champs selon votre besoin.




Après la transition

Définissez les actions qui seront automatisées à la fin de la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section.



Transition commune : une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.

Par exemple, dans un processus de suivi d'une affaire, vous savez généralement si vous avez gagné ou perdu une affaire après que l'enregistrement soit passé par plusieurs étapes telles que la qualification, la négociation, l'approbation de la remise, etc. La transaction perdue est donc une transition qui n'est disponible que vers la fin du processus. Mais supposons qu'un client ne montre aucun intérêt et que vous souhaitiez abandonner une affaire à l'étape de la qualification elle-même. Dans ce cas, vous devez être en mesure d'exécuter la transition "Contrat Perdu" à ce moment précis - plutôt que de passer par toutes les étapes intermédiaires.

Pour que cela soit possible, vous devez faire de l'abandon de l'accord une transition commune en cochant la case comme indiqué dans l'image suivante. Une fois que vous l'aurez fait, vous verrez la transition "Contrat Perdu" sur tous les états.





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                                  • Showing description in timesheet and timelogs.

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                                    There is a roundabout way to open a URL in blueprints after a save event. By using the 'onBeforeMandatoryFormSave' in Client Script, you can open an external URL. Now, the problem is, this is designed to be run BEFORE the blueprint is saved, not after,
                                  • MTD SA in the UK

                                    Hello ID 20106048857 The Inland Revenue have confirmed that this tax account is registered as Cash Basis In Settings>Profile I have set ‘Report Basis’ as “Cash" However, I see on Zoho on Settings>Taxes>Income Tax that the ‘Tax Basis’ is marked ‘Accrual'
                                  • Migrate file from Single File Upload to Multi File Upload

                                    Dears, I have created a new field Multi File Upload to replace the old Single File Upload field. I'd like to ask you guys what is the best way to migrate the files to the new field?
                                  • Open "Live Chat" from a hyperlink?

                                    Hi, I often write paragraphs and text on our company website, and usually say you can get in touch with us via live chat. Can the chat window be triggered to pop open without clicking the chat graphic in the bottom window, and use it in a hyperlink? ie:
                                  • Zoho Sites search box

                                    Is there a Search box that can be added to a Zoho site? It would be for searching within the site only.
                                  • What stops me from packaging and shipping an order when the inventory is negative?

                                    It seems if the inventory value is negative, that Zoho Inventory should not allow me to create a Package and Ship it.   But, there seems to be nothing to stop me from doing that other than when I go to physically package the item and realize that there is no stock. There also seems to be nothing on the screen that even indicates to me that I should not package and ship.  To me this is the fundamental point of an inventory system.  Am I doing something wrong?   
                                  • Conditional formatting based on another field

                                    Hi I have two fields on my form stage 1 complete and stage 1 deadline.  I am trying to setup conditional formatting so that if stage 1 complete is after stage 1 deadline the record is highlighted in red. I need both stage 1 complete and stage 1 deadline
                                  • Is there API Doc for Zoho Survey?

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                                  • Using IMAP configuration for shared email inboxes

                                    Our customer service team utilizes shared email boxes to allow multiple people to view and handle incoming customer requests. For example, the customer sends an email to info@xxxx.com and multiple people can view it and handle the request. How can I configure
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                                    Hi, it just two day when i am using zoho mail for my business domain, today i was sending email and found that message "The sending IP (136.143.188.15) is listed on https://spamrl.com as a source of spam" I hope to know how this will affect the delivery
                                  • Changing a Single-Line Text field into a Multi-line Field without losing data

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                                    Hello everyone! In the latest version of the Bigin iOS(v1.11.9) and macOS(1.8.9) app, we have brought in support for an option to link email to pipeline records. This helps you to view emails specific to a deal, especially when a contact is associated
                                  • Bigin Android app update: Custom buttons and widgets

                                    Hello everyone! We are excited to introduce custom buttons and widgets on the Bigin Android app. Widgets: A widget is a customizable UI component in Bigin that improves efficiency and user experience. It lets businesses embed components, streamline interactions,
                                  • Biometric Access Support on Zoho Vault Desktop App

                                    Is there any plans to add biometric authentication (fingerprint, face recognition) for Vault desktop apps (Windows/macOS) to enhance security and ease of access. I would love to hear other members view on this
                                  • Zoho Sheet for Desktop

                                    Does Zoho plans to develop a Desktop version of Sheet that installs on the computer like was done with Writer?
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