La recherche intelligente

La recherche intelligente



Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont besoin d'un système de gestion des fichiers pour stocker et suivre les nombreux documents générés chaque jour. La gestion des documents a fait un long chemin depuis les systèmes de classement sur papier jusqu'à la gestion électronique des documents qui utilise les technologies de stockage modernes pour gérer les différents types de supports, comme les textes, les vidéos et même les enregistrements vocaux.
Un système de gestion de fichiers efficace est essentiel à la fluidité de toute activité commerciale. Surtout dans les espaces de travail complexes et collaboratifs d'aujourd'hui, la vitesse et le volume de la production et du partage de documents sont sans précédent. Par conséquent, les systèmes de gestion des documents d'une entreprise doivent également évoluer au même rythme.
L'un des principaux défis de la gestion de fichiers est de pouvoir rechercher les bons documents à tout moment. Fouiller parmi un ensemble de documents en constante augmentation est une opération complexe. Il doit être possible de trouver le document en question, de déterminer son statut, les modifications qui y ont été apportées, s'il a été autorisé ou non, s'il a été partagé avec d'autres parties prenantes, etc.
 
Découvrons comment la fonction de recherche intelligente de Zoho WorkDrive vous aide à rechercher des documents dans tous les dossiers, qu'il s'agisse de dossiers personnels ou de dossiers d'équipe.
 
Dans Zoho WorkDrive, il est possible de rechercher un document par différents moyens
  • Depuis le nom du document
  • Depuis des mots-clés utilisés dans le document
  • Effectuez la recherche en utilisant des mots clés, les 20 premières correspondances trouvées pour le mot-clé apparaîtront ci-dessous. Faites défiler pour voir les dossiers d'équipe, les dossiers et les fichiers trouvés pour la recherche.



Ce que comprennent les correspondances

  • Les fichiers et dossiers dont le nom de fichier, de dossier ou d'auteur correspondent au mot-clé sont affichés.
  • Les dossiers d'équipe dont le nom du dossier d'équipe ou le nom de l'utilisateur qui a créé le dossier d'équipe correspond au mot-clé seront également affichés.
  • L'onglet "Afficher tous les résultats" en bas des résultats de recherche montre tous les résultats pour ce mot-clé particulier dans tous les fichiers et dossiers.

Ce que comprennent tous les résultats

  • Les fichiers dont le contenu correspond à l'ensemble du mot-clé seront également répertoriés ici. Ces résultats ne seront pas affichés comme des correspondances lorsque vous tapez des mots-clés dans la barre de recherche. Tous les documents, présentations, feuilles de calcul, fichiers PDF ou fichiers texte (y compris les fichiers zip) seront recherchés pour toute correspondance de mots-clés dans leur contenu.
  • Les fichiers dont le texte de l'image correspond à l'ensemble du mot-clé seront répertoriés.
  • Les fichiers dont les objets images correspondent à l'ensemble du mot-clé seront répertoriés.
  • Rajoutez des filtres en haut des résultats de recherche pour définir plus précisément votre recherche. 

Tout emplacement : filtrez les résultats en fonction de leur emplacement parmi : Mes dossiers, Partagé avec moi et Dossiers d'équipe. Pour choisir un dossier d'équipe, sélectionnez d'abord l'équipe, puis un dossier d'équipe dans celle-ci.
Tous les types de fichiers : filtrez les résultats en fonction des dossiers et du type de fichier : documents, feuilles de calcul, présentations, images, vidéos, etc.
Toutes les dates : filtrez les résultats en fonction des filtres de date : Aujourd'hui, Hier, 7 derniers jours, Mois dernier, ou définissez une date personnalisée.

Rechercher dans un dossier

  • Vous pouvez trouver rapidement vos fichiers en effectuant une recherche directement dans un dossier d'équipe particulier, dans Mes dossiers ou dans un sous-dossier de ces dossiers.
  • Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
  • Pour un dossier d'équipe, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom du dossier d'équipe en haut à gauche et sélectionnez "Rechercher" dans <nom du dossier d'équipe>.

Recherche de texte dans les images - Reconnaissance optique de caractères ( ROC)

Cette fonction permet d'extraire du texte de toutes vos images, c'est-à-dire des fichiers d'images ainsi que des documents dans lesquels des images ont été ajoutées. Les textes seront extraits des images et convertis en métadonnées consultables grâce à la méthode de reconnaissance optique de caractères (ROC).
 
Par exemple, si vous cherchez le mot "voiture", la fonction de reconnaissance optique de caractères récupérera toutes les images et tous les documents où le mot "voiture" apparaît dans les images.

Bon à savoir

  • Seuls les textes imprimés dans des images peuvent être recherchés dans WorkDrive (les textes manuels ne sont pas pris en charge).
  • Les textes dans les images ne peuvent pas être recherchés en utilisant l'option Finder.
Limitations de l'OCR
  • Pour les fichiers PDF, seules les 20 premières images des 10 premières pages seront indexées pour la recherche OCR.
  • Pour les formats de fichiers docx et pptx, seules 20 images seront indexées pour la recherche OCR.
 
L'équipe Zoho France


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                                    Can I add new subscribers to my email list (hosted in FloDesk) when they check a box and add their email address on a Zoho form?
                                  • Zoho CRM Android app updates: Kiosk and multiple file upload support for subforms

                                    Hello everyone, We've rolled out new enhancements to the Zoho CRM Android app to bring better mobile CRM experience and efficiency. Let's take a quick look at what's new: Kiosk Multiple file uploads for subforms Kiosk Kiosk is a no-code tool in Zoho CRM
                                  • Alerts for mentions in comments

                                    We are testing the use of Writer internally and found that when a user is mentioned in a comment, there is no email alert for the mention. Is this something that's configurable, and if so, where can we enable this option?
                                  • Subform Disabled Fields Should Remain Disabled on Edit/View

                                    Currently, when we disable a subform field using on user input or on add new row, it works perfectly during the initial data entry. However, when the record is saved and reopened for viewing or editing, these disabled fields become editable again. This
                                  • Is it really true that I can't set the default 'deposit to' account in 2025?

                                    I've been using Books for 7 years and the default account has never been a problem. I usually manually reconcile invoices and have never had a thought about which account. It has always been my account. However, I recently noticed that for the past 4
                                  • Standard Payment Term is not pulled from account to quotation

                                    Hey Team There seems to be something off. I do have "Net 30" as my default payment term in Zoho Books for my customers. If, from the customer overview or quote section, I create a new Quotation, the payment terms field stays blank and doesn't get the
                                  • OAuth integration issues

                                    I'm experiencing persistent OAuth errors when trying to connect Make with Zoho API. I've tried multiple approaches but keep encountering the following issues: First error: 'Invalid Redirect Uri - Redirect URI passed does not match with the one configured'
                                  • Zoho Mail Android app update: Manage folders

                                    Hello everyone! In the latest version(v2.9) of the Zoho Mail Android app update, we have brought in support for an option to manage folders. You can now create, edit, and delete folders from within the mobile app. You can also manage folders for the POP
                                  • Shortcut to fill a range of cells

                                    Good evening: I'm writing because I haven't been able to find a feature that allows you to select a range of cells, type in one of them, and then use a key combination to type in all of them. In Excel, the keyboard shortcut is Ctrl+Enter. I haven't found
                                  • Get Zoho Mail API working (including DRE Connector, Oauth Token, ZUID, ZOID & ACCOUNT_ID)

                                    Disclaimer: I’m not a professional coder! Do you need to use Zoho Mail API? Me too. It lets you do all sorts of things — like reading the complete header of an email, or forwarding an email with its attachments — which is what I wanted to do. But setting
                                  • Revenue Deferrals

                                    Does ZOHO books and subscriptions handle Revenue Deferrals?   
                                  • Can I make a website open inside Zoho whenever I log in?

                                    Hi Zoho Team, Every day, I check a few websites for updates, for example, Rojgar--result, where I see the latest government job results and notifications. I was wondering if there’s any option in Zoho to make a website like that open inside Zoho whenever
                                  • Zoho Analytics & SQL Server - Live connect

                                    Below are the steps I did Created a fresh database and table in my own virtual server Created a new data source connection with live connect I was able to select the tables and created the data source successfully I am getting the error when I try to
                                  • Kaizen #214 - Workflow APIs - Part 2

                                    Welcome back to another week of Kaizen! Last week, we discussed how Zylker Cloud Services used the Workflow APIs to discover and audit all the automations in their CRM, listing every workflow, checking triggers, and understanding their automation limits.
                                  • Playback and Management Enhancements for Zoho Quartz Recordings

                                    Hello Zoho Team, We hope you're all doing well. We would like to submit a feature request related to Zoho Quartz, the tool used to record and share browser sessions with Zoho Support. 🎯 Current Functionality As of now, Zoho Quartz allows users to record
                                  • Zoho CRM Community Digest - September P1 | 2025

                                    Hello Everyone! September's Here! Before we jump into product updates, and community highlights, here's a quick spotlight! Zoho has launched a Professional Sales Rep Certification course on Coursera, tailored for sales professionals to strengthen their
                                  • Upload my theme.

                                    Hello. I would like to upload my own theme, this one: https://themeforest.net/item/panagea-travel-and-tours-listings-template/21957086 Is it compatible and where I upload it? If not I will hire a developer, what do I have to ask when I search for one?
                                  • Explore the Redesigned Quotes Module in Zoho Billing

                                    Dear users, We’re excited to introduce a refreshed look for the Quotes details page in Zoho Billing! This update brings you a more efficient user interface experience without changing your existing workflow. We've enhanced layouts with organized tabs,
                                  • Product Updates in Zoho Workplace applications | September 2025

                                    Hello Workplace Community, Let’s take a look at the new features and enhancements that went live across all Workplace applications this September. Zoho Mail Attach email as EML file in Compose Effortlessly attach emails as EML file in Compose by simply
                                  • 🤝 Rencontres, partage et inspiration au Zoho Community Meetup de novembre

                                    Chers utilisateurs, Bonne nouvelle 🎉 : notre Meetup Zoho Community approche, et nous serions ravis de vous y voir ! 📍 Toulouse : le 25 novembre 📍 Lyon : le 27 novembre (🎯 Il ne reste que quelques places !) Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé,
                                  • Need Help Mapping GST Registration Number Field Between Zoho Books & Zoho CRM + Slow Sync Issues

                                    am facing an issue with field mapping between Zoho Books and Zoho CRM. I want to map the GST Registration Number field from the Customer module in Zoho Books to a custom GST field inside the Accounts module in Zoho CRM. However, I am getting a warning
                                  • Notification received when self-assigning tickets

                                    When I assign tickets in Zoho Desk the relevant agent gets a notification email. When assigning myself a ticket in Zoho Desk, I get a notification email. Now, as I am the person who assigned the ticket to myself, getting a notification in this regard
                                  • Nouveauté dans Zoho Writer - Création de documents et de modèles assistée par l'IA

                                    Zia, l’assistant IA de Zoho Writer, soutient les utilisateurs dans l’amélioration de leur écriture et la création de contenus : correction orthographique et grammaticale en temps réel, suggestions adaptées au contexte, détection du plagiat, révisions
                                  • Session Expired

                                    I constantly get "Session Expired" and need to relogin or close and open the application again. This gets really frustrating during the day. Is this something that can be solved? This really makes me want to leave the app as it is no go to need to reopen
                                  • Integrate your Outlook/ Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API

                                    Hello folks, In addition to the existing IMAP and POP options, you can now integrate your Outlook/Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API. Why did we add this option? Microsoft Graph API offers a single endpoint to access data from across Microsoft’s
                                  • Disable Buttons for Users with Profiles without permission

                                    Hey, I've noticed that users without permission of setting up things in the marketplace, can still see the icon: On a click, you see this: It would be way better, if they couldn't see this menu icon at all. (Aside from the fact that it completely misplaced
                                  • Mapping a new Ticket in Zoho Desk to an Account or Deal in Zoho CRM manually

                                    Is there any way for me to map an existing ticket in Zoho desk to an account or Deal within Zoho CRM? Sometimes people use different email to put in a ticket than the one that we have in the CRM, but it's still the same person. We would like to be able
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                                    いつもありがとうございます。 弊社では、Zoho Oneを契約し、CRMを軸として、見込み客の管理から商談、その後の受注や請求の管理、サポート業務(Desk)、業務データのレポーティング(Analytics)などを行っております。 Zohoサービス自体には、Ziaというツールが搭載されているかと存じますが、それ以外の外部の生成AIツールと連携した活用などもできるのでしょうか?具体的には、CopilotなどがZohoに登録されているデータや情報を見て、対話型で必要なデータを提示してくれたり、商談や蓄積されたメモなどを分析してユーザが知見を得られるような活用ができないか、と考えております。
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