Zoho Projects - Rapports

Zoho Projects - Rapports



Suite à l'article précédent, nous continuons la découverte des différents modules dans Zoho Projects. Dans cet article, découvrons les variétés de données en termes de diagrammes de Gantt et de rapports pour les tâches, les bugs et les feuilles de temps afin de vous aider à mesurer efficacement la productivité et la progression du travail.

Intérêt

  • Garder la trace de toutes les tâches d'un projet.
  • Gérer les activités qui se chevauchent et la surcharge des ressources.
  • Gérer les dépendances des tâches.
Les différents types de rapports disponibles dans Zoho Projects comprennent :
  • Les diagrammes de Gantt
  • L'utilisation des ressources
  • Planifié contre réel
  • Les rapports de projet
  • Les rapports de tâche
  • Les rapports de feuilles de temps

Les diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle du déroulement du projet. Il affiche des informations sur la progression, le propriétaire, le statut de la tâche et d'autres données liées à cette tâche. Dans Zoho Projects, vous pouvez visualiser le diagramme de Gantt par deux moyens :


Gantt des jalons : Les jalons, les listes de tâches et les tâches sont affichés en fonction de leur hiérarchie dans le projet. Les jalons sont représentés par un panneau, les listes de tâches par des barres horizontales noires et les tâches de différentes couleurs par des barres de Gantt horizontales.

Que pouvez-vous faire avec le Gantt des jalons ?

  • Modifiez n'importe quelle tâche dans le jalon de Gantt lui-même.
  • Faites défiler l'écran vers la droite pour afficher d'autres détails sur les tâches, comme le pourcentage d'achèvement, la durée, la date de début, la date de fin, le propriétaire et la priorité. Vous pouvez également voir le pourcentage d'achèvement des jalons et des listes de tâches.

  • Définissez la dépendance entre les tâches.

  • Sur l'axe vertical, les jours fériés sont affichés en rouge et les week-ends en bleu.
  • Pour accéder au jalon de Gantt à travers les projets, naviguez vers Accueil >> Rapports >> Jalon de Gantt. Dans cette section, vous pouvez consulter les jalons de Gantts pour tous les projets de votre entreprise. Si vous souhaitez afficher les résultats d'un projet spécifique ou d'un ensemble spécifique de projets, cliquez dans le coin en haut à droite pour filtrer les données en fonction du projet.
Gantt chronologique : Les barres de Gantt sont affichées en fonction de l'ordre de la date de début dans le projet. Les tâches et sous-tâches sont représentées par des barres de Gantt horizontales dans des couleurs différentes.

Personnaliser le diagramme de Gantt

Vous pouvez personnaliser les colonnes de Gantt depuis le bouton "Personnaliser colonne". Vous pouvez réorganiser l'ordre des colonnes ou même activer ou désactiver les champs à partir de ce bouton.


Pour personnaliser la couleur de la barre des tâches, survolez une barre de tâches, cliquez sur l'icône de personnalisation des couleurs et sélectionnez la couleur. La couleur de la barre est modifiée.


Tableau d'utilisation des ressources

Le graphique d'utilisation des ressources montre visuellement le travail réparti en heures et en pourcentage. Le temps d'inactivité est reflété. Lorsqu'une ressource est surchargée, vous pouvez la reprogrammer soit vers une autre ressource, soit vers un autre jour avec des heures de travail disponibles. Vous pouvez ajouter directement des tâches sur le graphique pour tout usager sélectionné.

Attribuer les tâches à partir du tableau d’utilisation des ressources

  • Allez dans "Rapports"
  • Sélectionnez "Utilisation des ressources" dans la liste déroulante du graphique.
  • Cliquez sur la barre de planification des tâches dans le graphique pour ouvrir la fenêtre pop-up "Attribuer un utilisateur".
  • Sélectionnez les heures de travail standards ou flexibles dans la fenêtre pop-up "Attribuer un utilisateur".
  • Remplissez les détails demandés.
  • Cliquez sur "Soumettre" pour mettre à jour le propriétaire de la tâche.


Heures planifiées vs. réelles pour les tâches

Planifié vs Réel est une fonctionnalité qui indique la progression du travail de l'utilisateur en fonction de la différence entre ses heures planifiées et ses heures réelles. Vous pouvez visionner à la fois le total des heures planifiées d'un utilisateur et les heures réelles passées par l'utilisateur dans un projet. La différence entre les heures planifiées et les heures réelles indique la progression de l'utilisateur du projet.


Rapports de tâche

La vue des rapports de tâches fournit une vue consolidée de toutes les tâches d'un projet en fonction de leur statut, de leur jalon, de leur priorité, de leur propriétaire et de leur pourcentage d'achèvement.
Avantages
  • Obtenir le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement.
  • Visualiser les tâches de chaque utilisateur en fonction du pourcentage d'achèvement.
  • Créer des rapports sur mesure en comparant deux critères et en générant un rapport sur les tâches.
Types de rapports de tâches

      Les rapports de base

Les rapports de base vous donnent le nombre de tâches par rapport à cinq critères différents : statut, priorité, balises, propriétaire, ou pourcentage de réalisation.
  1. Statut - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches basé sur le statut des tâches.
  2. Propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du propriétaire.
  3. Priorité - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction de la priorité des tâches.
  4. Pourcentage de réalisation - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement des tâches.
  5. Balises - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction des balises.
  6. Projet - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches dans chaque projet.

      Les rapports avancés

Les rapports avancés vous donnent le nombre de tâches par propriétaire selon le statut, la priorité ou la réalisation. Vous pouvez également créer des rapports de tâches personnalisés basés sur différents critères.
  1.  Owner-wise Task Status - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du statut défini par le propriétaire.
  2. Achèvement des tâches par le propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement défini par le propriétaire.
  3. Priorité de la tâche par le propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction de la priorité définie par le propriétaire.
  4. Rapport de tâche personnalisé - Rapport généré pour visualiser le nombre de tâches en comparant deux critères quelconques.
Vous pouvez changer le type de graphique à partir de la liste déroulante dans le coin supérieur droit. Cliquez pour personnaliser vos critères de filtrage et obtenir les résultats en conséquence.


Rapports sur les problèmes

Les rapports sur les problèmes donnent un aperçu détaillé de l'état des problèmes. Les problèmes peuvent être analysés en fonction de nombreux paramètres.

Rapports de base

Les rapports de base montrent l'état des problèmes en utilisant les paramètres les plus courants tels que le statut, la gravité, la balise, le rapporteur, renvoi à l'échelon supérieur, etc

Rapports avancés

Les rapports avancés répondent à des questions telles que "Combien de problèmes un propriétaire a-t-il à chaque étape ?" ou "Combien de problèmes ont été remontés et à quel niveau ?".


Rapports sur les feuilles de temps

Les rapports sur les feuilles de temps vous aident à suivre les heures enregistrées pour les tâches et les problèmes. Les rapports avancés montrent les heures approuvées, rejetées et en attente pour chaque utilisateur. Le rapport sur les feuilles de temps facturables et non facturables montre, bien entendu, combien d'heures sont facturables et non facturables par utilisateur.

Nous continuerons d'en découvrir dans nos prochains articles. En attendant, n'hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

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                                    I'm running an event and have three different ticket types. Add on Event + Main Event - Early bird Main Event only - Early bird Add on Event only - Early bird And Standard class - shown but not available until early bird finishes Add on Event + Main Event
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                                  • Simplified Call Logging

                                    Our organization would like to start logging calls in our CRM; however, with 13 fields that can't be removed, our team is finding it extremely cumbersome. For our use case, we only need to record that a call happened theirfor would only need the following
                                  • Adding Folders in Android App

                                    Is it possible to create a new email folder within the Zoho Mail Android app?  Or can this only be done from the desktop version of Zoho Mail? Cheers!
                                  • Schedule Exports for Regular Project Updates

                                    Tracking project data often means exporting data at regular intervals. Instead of manually exporting data every time, users can schedule exports for Phases, Tasks, and Tasks in Zoho Projects. These exports can be set to run once, daily, weekly, or monthly
                                  • Question about custom fields using Pivot Tables.

                                    I have created a pivot table showing annual revenue of a client and how much payment that client is paying my company. Is there a way using pivot table to add an additional field that subtracts those to fields / shows me a percentage of that difference?
                                  • Request for Light/Dark Mode

                                    Would love the ability to switch between Light and Dark mode similar to Zoho CRM. https://help.zoho.com/portal/en/community/topic/introducing-dark-mode-light-mode-a-new-look-for-your-crm
                                  • Signature field is showing black

                                    Hello, When customer signed the service form, it is showing as below picture Phone model: iPhone 16 Pro We tried delete and install application, but it not solved. This has on phone of a few person. There is any advice to solve this?
                                  • Journey Email - Ignored Contacts

                                    I have a journey setup which simply sends a string of emails over time. For some reason I am getting large amounts of the contacts who enter the first email being ignored and I can't find anywhere in reports or audit logs why these contacts are not
                                  • Involved account types are not applicable when create journals

                                    { "journal_date": "2016-01-31", "reference_number": "20160131", "notes": "SimplePay Payroll", "line_items": [{ "account_id": "538624000000035003", "description": "Net Pay", "amount": 26690.09, "debit_or_credit": "credit" }, { "account_id": "538624000000000403", "description": "Gross", "amount": 32000, "debit_or_credit": "debit" }, { "account_id": "538624000000000427", "description": "CPP", "amount": 1295.64, "debit_or_credit": "debit" }, { "account_id": "538624000000000376", "description":
                                  • Zoho Books - Include Payment Terms as a Custom View filter

                                    It would be great if you could created a custom view based on Payment Terms. This would be really handy for seeing a list of customers who have credit terms. A workaround is not required. I could do something with a creditor checkbox, but it would be
                                  • How to update changed purchase account of item in invoice

                                    I have selected the wrong purchase account for various articles and created invoices. I had to adjust the purchase account in the article afterwards, but the old purchase account is still posted in the transaction-journal of the invoice. To adjust the
                                  • Help - Zoho CRM notification on mobile (IOS/Android)

                                    Hello Community! Can I get the IOS/Andoid CRM app to notify me of events, calls, etc. due as I can with MANY other apps?   I am running the free Zoho I would like this to be native to the Zoho CRM app. I do not want to write a sep. mobile app
                                  • Zoho Books Idea - Include another field in Bank Details for Address

                                    Hi Books team, Currently use the Description field in the Bank Details to store the bank's address. This works fine but it would be great if you could add another field for Bank Address, so that other notes about the bank account could be stored in the
                                  • Reverse payment on accidentally closed invoice.

                                    An invoice was closed accidentally with the full payment added. However, only partial payment was paid. How can I reopen the invoice and reverse this to update it to show partial payment?
                                  • a question about the COQL API v8

                                    When I specify eight or more values in a WHERE IN clause and execute it, an error occurs. Is there a limit to the number of values that can be specified in a WHERE IN clause? ↓Error select * FROM Vendors WHERE (id in (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)) ↓Success
                                  • Zoho Books Idea - Bank Details Button on Banking

                                    Hi Books team, Sometimes I'm asked to share bank details with a customer or a colleague. So I go to the Banking Module, find the correct bank account, click Setting > Edit, then copy and paste the bank details. Wouldn't it be great if there was a button
                                  • JS SDK 8.0 – TypeError: Cannot read properties of undefined (reading 'getCacheStore') with sample code

                                    Hello Zoho Support Team, I’m integrating the Zoho CRM JavaScript SDK v8.0 and I’m getting the error below when running your official sample. I tested directly from: https://github.com/zoho/zohocrm-javascript-sdk-8.0/blob/main/samples/create_records_sample/create_records.js
                                  • Function #55: Convert multiple quotes to single SO using Custom Button

                                    Hello everyone, and welcome back to our series! In Zoho Books, after a quote is accepted by your customer, it can be converted into a sales order or an invoice. Often, a customer might have multiple quotes, and for easier billing or upon the customer's
                                  • Zoho One - Syncing Merchants and Vendors Between Zoho Expense and Zoho Books

                                    Hi, I'm exploring the features of Zoho One under the trial subscription and have encountered an issue with syncing Merchant information between Zoho Expense and Zoho Books. While utilizing Zoho Expense to capture receipts, I noticed that when I submit
                                  • Rich Text For Notes in Zoho CRM

                                    Hello everyone, As you know, notes are essential for recording information and ensuring smooth communication across your records. With our latest update, you can now use Rich Text formatting to organize and structure your notes more efficiently. By using
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                                    Hello I need help solving this problem if possible. We have Deals come into the CRM via Live Transfer which have the field properties: Stage = New Channel = Inbound Some of them don't get answered so we want these to automatically go into our Outbound
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                                  • Client Customer

                                    I purchased a customer user license, but we cannot see the project I added in the customer account. I would like to ask for support on what we should do.
                                  • Add Ability to Use Zoho Finance Tags

                                    For Zoho Finance (Books and Inventory), the current actions do not allow us to affect the tags associated with the entities in question (customers, vendors, items, etc.). Please consider adding this functionality into the actions.
                                  • Embeded Signing doesn't work on Safari Browser

                                    We have implemented Zoho Sign in our website by using embeded signing, It works perfectly on Chrome. But it fails on Safari, We get stuck on Zoho Sign Page during redirection from Zoho Sign to our website after signing the document, Please let us know
                                  • Dataprep Webhook Limits and Cannot update column with Dataprep

                                    I have two problems : 1 - I am using Airflow to trigger my pipeline, and when I tested it, it worked fine a couple of times. However, after that, I received an error: {"code":429,"message":"Request rate limited"}. I didn’t send too many requests — maybe
                                  • Power of Automation :: Automatic removal of project users once the project status is changed.

                                    A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate complex tasks and
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