Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents

Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents



Dans un monde de plus en plus orienté vers les données, les entreprises doivent non seulement gérer une masse croissante de données non structurées, mais aussi en extraire des informations stratégiques. L’intelligence de contenu répond à ce besoin en transformant ces données en insights exploitables grâce à l’IA, au machine learning et à l’automatisation. Elle permet d’analyser, d’organiser et de valoriser les contenus, tout en améliorant la collaboration et la prise de décision.
La mission de Zoho WorkDrive est d’accompagner les entreprises dans la valorisation de leurs données non structurées, en les transformant en informations ordonnées et exploitables. Cette approche permet de renforcer la capacité décisionnelle des organisations et de soutenir l’innovation.
WorkDrive 5.0 marque une avancée majeure dans cette direction. Cette nouvelle version, qui s’inscrit dans la continuité des avancées introduites par WorkDrive 4.0 pour le travail hybride, intègre des technologies d’intelligence artificielle, d’automatisation, de sécurité renforcée et d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elle vise à optimiser la gestion des contenus et à offrir aux équipes un environnement de travail plus performant, plus intelligent et plus sécurisé.

Automatisation du contenu

  • Automatisez vos workflows de contenu

L’automatisation des processus est un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Zoho WorkDrive intègre désormais un puissant concepteur de workflows permettant de modéliser, gérer et automatiser les tâches centrées sur le contenu. Cette automatisation élimine les relances manuelles, réduit les erreurs humaines, accélère la circulation des contenus et renforce la collaboration entre les équipes.
Remarque : la fonctionnalité Workflows de WorkDrive est désormais intégrée aux éditeurs de contenu Zoho (Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show) pour faciliter la collaboration documentaire et l’automatisation.
    • Activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs – La fonctionnalité Workflows sera automatiquement activée pour tous les nouveaux comptes, et progressivement déployée auprès des organisations existantes n’ayant pas encore utilisé les workflows de Zoho Writer.
    • Migration fluide pour les utilisateurs existants – Pour les entreprises utilisant déjà les workflows dans Zoho Writer, notre équipe assure actuellement la migration vers les workflows WorkDrive, garantissant une transition fluide et sans interruption.

Sécurité des données

  • Classification et protection des données sensibles (DLP)

Fini le temps où l’on devait vérifier manuellement chaque fichier ou dossier pour identifier les données sensibles et en limiter l’accès. Avec les politiques de prévention contre la perte de données (DLP) dans WorkDrive, vous disposez d’une solution intelligente pour protéger vos informations essentielles.
Ces politiques permettent de détecter et de sécuriser automatiquement des données sensibles telles que les informations personnelles, les données clients, les documents financiers ou la propriété intellectuelle.
Vous pouvez laisser WorkDrive appliquer les règles DLP automatiquement, ou choisir manuellement les données à protéger pour renforcer la sécurité.
Seuls les administrateurs ou super administrateurs peuvent configurer et gérer ces politiques depuis la Console d’administration.
  • Renforcez le contrôle d’accès au sein des dossiers d’équipe

Les dossiers d’équipe de WorkDrive sont des espaces collaboratifs sécurisés, conçus pour regrouper les membres d’une équipe, attribuer des rôles et travailler ensemble en temps réel. Par défaut, tous les membres ont accès à l’intégralité des fichiers et dossiers.
Pour un meilleur contrôle, WorkDrive permet désormais de personnaliser les droits d’accès au niveau des dossiers. Vous pouvez ainsi limiter l’accès de certains membres à des dossiers spécifiques, voire les masquer complètement.
  • Sécurisez vos contenus numériques

WorkDrive intègre désormais la fonctionnalité de filigrane !
Le filigrane est une méthode de protection qui consiste à apposer une marque, telle qu’un texte ou un logo, visible ou invisible, sur un fichier numérique. Cette technique permet d’identifier le propriétaire du contenu et d’éviter toute utilisation non autorisée.
WorkDrive vous permet maintenant d’ajouter un filigrane aux fichiers image. Cela vous aide à protéger vos droits de propriété intellectuelle, à renforcer la reconnaissance de votre marque et à garantir l’authenticité de vos contenus.
Nouveauté dans WorkDrive : le filigrane !
Le filigrane (ou watermark) est une technique de sécurité permettant d’apposer une marque visible ou invisible — comme un texte ou un logo — sur un contenu numérique afin d’en identifier le propriétaire et d’en empêcher l’utilisation non autorisée.
Vous pouvez désormais ajouter un filigrane aux fichiers image dans WorkDrive. Cette fonctionnalité permet de protéger la propriété intellectuelle, de renforcer la visibilité de votre marque et d’authentifier vos contenus.

Contenus intelligents et dynamiques

  • Transcription intelligente avec l’IA - Grâce à Zia, l’assistant intelligent de WorkDrive, les fichiers audio et vidéo peuvent désormais être transcrits automatiquement (en anglias) Cette technologie de reconnaissance vocale transforme la parole en texte, facilitant ainsi la recherche, la consultation et l’accessibilité des contenus. La transcription permet aux organisations de conserver une trace écrite de leurs réunions, webinaires et formations.
  • Elle est particulièrement utile pour les équipes de support client, qui peuvent créer des vidéos annotées avec sous-titres et commentaires, améliorant ainsi l’accessibilité des contenus et leur visibilité sur les moteurs de recherche (SEO). Cette fonctionnalité facilite également la réutilisation des contenus et accélère les modifications grâce à la recherche par texte.

Intégration

Un espace de stockage CRM centralisé grâce à WorkDrive

Zoho WorkDrive est désormais pleinement intégré à Zoho CRM, remplaçant l’ancien système fragmenté de stockage par un référentiel centralisé, intelligent et bien organisé.
Initialement, Zoho CRM utilisait le système de fichiers distribué de Zoho (ZFS). Aujourd’hui, grâce à l’évolution de WorkDrive en plateforme de gestion de contenu moderne, cette solution devient le choix naturel pour centraliser, structurer et optimiser la gestion documentaire au sein du CRM.

Avantages clés pour les utilisateurs de Zoho CRM

  • Stockage centralisé : les fichiers liés au CRM sont regroupés dans un dossier d’équipe structuré, facilitant la collaboration, le contrôle et l’accessibilité.
  • Permissions granulaires : les autorisations dans WorkDrive s’alignent sur les accès définis dans le CRM, renforçant la sécurité et simplifiant les processus de partage.
  • Synchronisation bidirectionnelle : les fichiers sont mis à jour en temps réel entre WorkDrive et Zoho CRM, assurant une parfaite cohérence des données.
  • Évolutivité et économies : les formules de stockage flexibles de WorkDrive réduisent la dépendance au stockage natif du CRM et permettent de maîtriser les coûts.
  • Gestion avancée des fichiers : possibilité de supprimer en masse, d’organiser les dossiers de manière hiérarchique et de partager avec des utilisateurs externes.
  • Migration fluide : les pièces jointes CRM seront transférées progressivement vers WorkDrive, garantissant une transition en douceur.

Intégration du contenu à la gestion de projet

Nous sommes ravis d’annoncer que Zoho WorkDrive est désormais inclus dans le pack Zoho Projects Plus. Cette plateforme avancée, alimentée par l’intelligence artificielle, vise à révolutionner la collaboration en gestion de projet. Elle permet aux équipes de piloter leurs projets efficacement, d’exploiter des analyses précises et de s’adapter aux modes de travail hybrides. Zoho Projects Plus combine quatre applications essentielles de Zoho pour une gestion complète :
  • Zoho Projects : gestion de projet traditionnelle
  • Zoho Sprints : gestion agile et itérative
  • Zoho Analytics : rapports, prévisions et visualisation des données
  • Zoho WorkDrive : stockage centralisé et collaboration optimisée

Extension WorkDrive pour Microsoft Outlook

Excellente nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Outlook ! Vous n’aurez plus besoin de télécharger manuellement vos pièces jointes depuis Outlook pour les transférer vers WorkDrive, ni l’inverse. Le nouvel add-in Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers WorkDrive et d’enregistrer vos pièces jointes directement dans WorkDrive, sans quitter Outlook.

Productivité

Conservation des versions

WorkDrive conserve automatiquement un historique des versions à chaque mise à jour d’un fichier. Cependant, stocker trop de versions peut rapidement utiliser un espace de stockage précieux, qui pourrait être dédié à d’autres documents importants. Grâce aux paramètres de conservation des versions, vous pouvez contrôler le nombre de versions sauvegardées, ce qui vous aide à optimiser l’espace de stockage et à maintenir une organisation efficace. Par exemple, dans une agence créative qui travaille régulièrement sur des fichiers de design et des vidéos volumineux, l’espace disponible peut se remplir très rapidement. En imposant une limite — comme garder uniquement les cinquante dernières versions — l’administrateur peut libérer automatiquement de l’espace tout en gardant les dernières mises à jour. Cette méthode permet de gérer efficacement le stockage et d’assurer une progression fluide des projets, sans encombrement dû aux versions anciennes.
Dans une équipe de design qui crée régulièrement des posts pour les réseaux sociaux, cartes de visite et illustrations, l’éditeur d’images intégré à WorkDrive facilite le travail collaboratif. Les membres peuvent annoter, surligner et ajuster les images directement sur la plateforme, sans avoir à changer d’application. Ce que cela apporte :
  • mise en avant rapide des éléments clés via flèches, cadres ou marqueurs.
  • ajout d’annotations et tags pour clarifier les choix de design ou signaler des points à revoir.
  • protection des données sensibles par floutage avant partage externe.
  • utilisation des calques pour organiser plusieurs annotations proprement.
  • recadrage, zoom et réarrangement rapides pour faciliter les échanges lors des revues.
L’outil intégré élimine le besoin d’un logiciel externe et fluidifie la collaboration en temps réel, tout en garantissant la sécurité des fichiers dans WorkDrive.

WorkDrive : la gestion de contenu repensée avec l’intelligence artificielles

  • IA avancée et apprentissage automatique : nous développons un modèle d’IA propriétaire capable d’analyser, catégoriser et taguer automatiquement les contenus. Cela inclut le traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse documentaire, la reconnaissance d’images ainsi que l’analyse prédictive permettant de révéler des insights à partir des données. Vous pouvez également intégrer des modèles d’IA tiers selon vos besoins spécifiques.
  • Recherche intelligente et découverte : WorkDrive offre des fonctionnalités de recherche puissantes grâce à un indexage piloté par l’IA et une recherche contextuelle, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les contenus pertinents.
  • Automatisation des workflows et intégration : vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme les processus d’approbation et intégrer WorkDrive de manière fluide avec d’autres applications métiers pour booster la productivité.
  • Sécurité des données et conformité : les entreprises bénéficient de mesures de sécurité avancées telles que la prévention de la perte de données (DLP), des contrôles d’accès intelligents, la détection d’anomalies et la gestion de la conformité, garantissant ainsi l’intégrité des données et le respect des réglementations.
  • Collaboration et personnalisation : WorkDrive propose des outils collaboratifs enrichis par des suggestions basées sur l’IA, une diffusion personnalisée des contenus et des recommandations contextuelles pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes.
  • Analyses et insights : nous travaillons à fournir des analyses avancées offrant des insights exploitables, aidant les équipes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure compréhension de l’usage, de l’engagement et de l’efficacité des contenus.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, WorkDrive permet aux organisations d’extraire des informations exploitables à partir de données non structurées en tirant parti de l’IA, de l’apprentissage automatique et de l’automatisation, le tout sur une plateforme sécurisée. L’avenir de la gestion de contenu réside dans des systèmes intelligents qui s’adaptent à vos besoins. Avec Zoho WorkDrive, votre équipe est prête à relever ce défi — efficacement, intelligemment et en collaboration.

L'équipe Zoho France

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            Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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                                    End user updates many records at once. Each have unique serial number. They want a confirmation box that says starting number, ending number and qty. Is there any way to do this? I been searching and asking support but seems like no great solution.
                                  • [Webinar] The Transformative Power of Gen BI

                                    Traditional decision-making tools are no longer enough. The integration of generative AI into business intelligence (BI) is proving to be a true game changer—enabling businesses to make faster, smarter, and better informed decisions. Early adopters of
                                  • Backorder process review - Automating Removal of Sales Order from "On Hold" When PO is Received

                                    Hello Zoho Inventory Team, Currently, sales orders in On Hold status are released only when the bill for the purchase order is created. In our workflow, it would be much more efficient if the sales order could automatically move out of On Hold as soon
                                  • How to access the saved Query using API?

                                    I have created a query in setting. Is it possible to access it from a API? What's the endpoint? I tried /v8/queries/important_deals but didnt' work.
                                  • création d'une base de données

                                    base de donnee d'un lycée
                                  • User Session variables to recall after form submit & redirect to menu

                                    Hey, Forgive me if this is a simple answer I have overlooked. I have built a big onboarding process for my SAAS platform which is built and managed by an external Dev team. I am hoping to embed my new creator app on the SAAS platform. I have a menu page
                                  • Zoho Writer Merge Template with data from Zoho Analytics Views

                                    Hello, Is there any way to pull information from Zoho Analytics and put it into a Merge Template? I am trying to create a bulk export of one report that filters on a field to create a single document for each of the filter fields.
                                  • Having to enter bill before stock shows as available.

                                    Hi, Am I right in thinking you must create a bill from the purchase order receipt before the goods are available for shipping?
                                  • Agent Availability Report

                                    From data to decisions: A deep dive into ticketing system reports Businesses need to track when their support agents check in and check out from work. This report, titled Agent Availability, is one of the static reports that helps managers track the number
                                  • Writing by Hand in "Write" Notes

                                    Hi there! I just downloaded this app a few moments ago, and I was wondering if there was a way to write things by hand in "Write" mode instead of just typing in the keyboard. It would make things a bit more efficient for me in this moment. Thanks!
                                  • AI-driven construction analytics using Zoho Projects Plus

                                    Construction projects thrive on timelines; if a project is completed on or before the expected time, it makes headlines, but if it gets delayed, the company’s credibility will be at risk. Such projects require precise planning and constant monitoring,
                                  • Canadian payroll

                                    Hello ZOHO, is any updates on when payroll for Canada will be available?
                                  • Unified customer view: Bringing product intelligence into your CRM data

                                    For businesses today, applications and digital interfaces are the main touch points in the customer journey. While Zoho CRM data already tells who your customers are and what they buy, Zoho Apptics tells you how they interact and engage with your product.
                                  • Zoho Creator SaaS app with multiple client AND multiple users

                                    I am close to finalizing a Zoho Creator app that will be used by different companies to manage sale info, and each company can have multiple users using the app. Things were going perfectly until I tried a search on a report. I use a database field in each table to separate the data for each company, which works great. BUT when I do a search, I get to see ALL the data. This means that Company A could easily see the data from Companies B and C via the built-in search. Is there a way to set up the
                                  • Project Change Orders and Additions

                                    We are in the process of migrating from QuickBooks Online to Zoho Books. We have Zoho One and like the ability to sync all of our data across everything. And I like that projects work in a way that's less dumb than QuickBooks. I'm trying to figure out
                                  • Track online, in-office, and client location meetings separately with the new meeting venue option

                                    Hello everyone! We’re excited to announce meeting enhancements in Zoho CRM that bring more clarity and structure to how meetings are categorized. You can now specify the meeting venue to clearly indicate whether a meeting is being held online, at the
                                  • Create custom rollup summary fields in Zoho CRM

                                    Hello everyone, In Zoho CRM, rollup summary fields have been essential tools for summarizing data across related records and enabling users to gain quick insights without having to jump across modules. Previously, only predefined summary functions were
                                  • Possible to send Zoom AI Companion transcripts and summaries to contacts in CRM?

                                    Title says it all. Is it possible to send Zoom AI Companion transcripts and summaries to contacts in Zoho CRM?
                                  • Introducing segments for targeted user engagement

                                    Hello everyone, We’re excited to announce Segments in Zoho Apptics, a new way to group users based on their behavior, preferences, and app activity. With Segments, you can deliver more meaningful, timely, and relevant experiences to your users. When combined
                                  • How do I edit the Calendar Invite notifications for Interviews in Recruit?

                                    I'm setting up the Zoho Recruit Interview Calendar system but there's some notifications I don't have any control over. I've turned off all Workflows and Automations related to the Calendar Scheduling and it seems that it's the notification that is sent
                                  • Posibility to add Emoticons on the Email Subject of Templates

                                    Hi I´ve tried to add Emoticons on the Subject line of Email templates, the emoticon image does show up before saving the template or if I add the Emoticon while sending an Individual email and placing it manually on the subject line. Emoticons also show
                                  • Clarity on extended contract status

                                    Clarity on “extended” status- How does Zoho “extend” a contract?  E.g. if client extends by 1 month, can the “end date” be adjusted accordingly in Zoho and tagged as “Extended” with a clear audit trail that also captures the client’s email? Note- Email
                                  • Customizing contract status

                                    Can we customize/add/remove status on Zoho contracts ourselves or does Zoho needs to do this? Context- There is a long list of status on Zoho but not all of them are relevant for us . There are few status which are missing and needs to be added. E.g-
                                  • Set Custom Business Calendars and Holidays for Global Teams

                                    Managing a project across diverse teams means accounting for more than just tasks and deadlines; it means acknowledging how and when each team actually works. Users might follow different working days or observe region-specific holidays that cannot be
                                  • [Integration edition] Deluge learning series - Integrations between Zoho apps and Third-party services with Deluge | 28 August 2025

                                    We’re excited to welcome you to the Deluge learning series: Integration edition! The Integration edition will run for three months: Session 1 – Integrating Zoho Apps with Deluge using inbuilt integration tasks Session 2 – Integrating Zoho Apps with Deluge
                                  • Critical Vulnerability in all major password manager plugins - is Zoho Vault affected?

                                    Hi Zoho, a security researcher found a critical clickjacking vulnerability in all major browser password managers: DOM-based Extension Clickjacking: Your Password Manager Data at Risk | Marek Tóth Is Zoho Vault affected as well? Apparently the Vault extension
                                  • Introducing SecureForms in Zoho Vault

                                    Hey everyone, Let’s face it—asking someone to send over a password or other sensitive data is rarely straightforward. You wait. You nudge. You follow up once, twice—maybe more. And when the information finally arrives, it shows up in the worst possible
                                  • Tables from ZohoSheets remove images when updated from source

                                    I have a few tables from a ZohoSheet in a ZohoWriter document that will remove the images in the cells when I refresh from the source. The source still has the images in the table when I go to refresh. After updating from the source, as you can see the
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                                    Hello ZOHO-CRM Team How I can change the eMail Template for Event-Invitations? I work with the German Version of the Free Version. I know how I can modify eMail alerts or Signature Templates, but where I can other eMails modify you send out? Thank you for your answer. Regards, Juerg
                                  • Inventory Adjustments

                                    Hi, How to transfer the material from one head to another ? Like materials purchased for manufacturing the laptop need to transfer from consumption inventory (Quantity of raw materials reduced) to destination inventory ( Quantity of Laptop increased)
                                  • Need Your Insights

                                    Hi Zoho, I'm confused why the flow only sends to one output. setVariable15 is from a list. It doesn't consider the 2nd entry. Any thoughts?
                                  • Map Dependency Fields - How can can I limit picklist values from a multi-select Parent field?

                                    I know the "Map Dependency Fields" feature doesn't allow a multi-select parent field. However, I need the functionality. Can I do it through a deluge function, and would it still support color coding picklists? We need the color coding for quick scanning
                                  • DYK 1 - Color Palette for Enhanced Visual Identification of Status

                                    Introducing the Did You Know series of posts. The goal of this series is to familiarize users with certain features or enhancements in Zoho Projects that may not be evident at first glance. The first post in this series deals with color palettes for indicating
                                  • Invalid field in the COQL query

                                    Dear Zoho Support! I believe that you already helped me with a similar problem a few years ago. One of my clients has a custom field named "LOB" in the "Deals" Module (see the field's metadata below). The COQL query using this field: : "select id, Deal_Name,
                                  • Automating Employee Birthday Notifications in Zoho Cliq

                                    Have you ever missed a birthday and felt like the office Grinch? Fear not, the Cliq Developer Platform has got your back! With Zoho Cliq's Schedulers, you can be the office party-cipant who never forgets a single cake, balloon, or awkward rendition of
                                  • Transferring domain registration to new registrar and switching email hosting at the same time?

                                    I need to transfer an existing domain uv cure adhesive that's currently with SiteGround to Porkbun. I also need to move the existing custom email addresses from SiteGround to Zoho Mail. I'm not sure if I should transfer the domain first and then tackle
                                  • Split deposits

                                    Can Zoho do split deposits. One deposit, two checks for two separate invoices from different customers. This is one of the most common tasks I can imaging. When I mark the two invoices paid, there are two deposits in bank register. When I try to match,
                                  • Feedback: Streamlining Note Management in Zoho Notebook

                                    Dear Team/Support, I would like to share some feedback regarding the note management system that could help improve usability and accessibility for users like myself. Notebook 1 (screenshot attached): Currently, the system does not allow selecting and
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