ワークフロー

ワークフロー

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Biginのワークフローでは、特定の条件を満たしたときに繰り返し行う処理を自動化し、業務プロセスを効率化できます。データが特定の条件を満たしたときに、活動の割り当て、メールの送信、項目の更新、担当者の変更、データの作成、データへのタグの追加を自動で実行できます。
 
忙しい業務中は、見込み客へのフォローアップやデータのステータス更新を忘れてしまうことがあります。ワークフローを使用すると、これらの処理を手動で行う時間を削減し、人為的なミスのリスクも減らせます。

たとえば、営業担当者が製品に関心を示した顧客へのフォローアップを忘れてしまうことがあります。このような場合、新しい連絡先が作成されたときにメール通知を自動送信し、担当者に顧客への対応を促すフォローアップメールを予約するワークフロールールを作成できます。

繰り返し行うタスクの自動化に加えて、ワークフローは定期的なメールでのフォローアップ、タスクの割り当て、データのステージ更新などの標準的な運用の実施にも役立ち、業務プロセスを大幅に改善できます。
                                  

利用可否
  1. ワークフローはすべてのエディションで利用できます。

Notes
メモ：
Payments連携が有効になっている場合、［パイプライン］タブのワークフローを設定する際に、決済関連の追加オプションが表示されます。詳細については、ワークフローによる決済リンクの自動化を参照してください。

ワークフローの設定

ワークフローは、トリガー、条件、処理の3つの要素で構成されます。

トリガー

データに対してワークフローを実行するタイミングを指定する必要があります。利用できるトリガーには次の2種類があります。
  1. データの操作に基づいて実行：データが次の状態になったときにワークフローを実行できます。
  1. 作成されたとき。
  2. 編集されたとき。
  3. 作成または編集されたとき。
  1. 日付項目の値に基づいて実行：選択した日付項目の値に基づいてワークフローを実行できます。たとえば、パイプラインデータが15日を超えて非アクティブな場合に、割り当てられたユーザーにフォローアップタスクを作成できます。日時による実行は、PremierおよびBigin 360でのみ利用できます。

条件

ワークフローを適用するデータを指定する必要があります。
  1. 特定の条件に一致するデータ：ワークフローは、特定の条件に一致するデータにのみ適用されます。たとえば、郵送先の国が英国のデータなどです。
  2. すべてのデータ：ワークフローは、タブ内のすべてのデータに適用されます。
条件パターンの編集
ワークフローに複数の条件がある場合、それらの条件に適用するパターンを指定できます。

条件パターンとは
条件パターンでは、ANDとORを使用した簡単な論理演算により、ワークフローをどのデータに適用するかを条件に基づいて判定します。
  1. 追加したすべての条件が真の場合にワークフロールールを実行するには、AND演算子を使用します。
  2. いずれか1つの条件が真の場合にワークフロールールを実行するには、OR演算子を使用します。
  3. AND条件とOR条件を組み合わせて、独自の論理式を作成します。

処理

処理では、ワークフローを適用するデータに対して実際に何を行うかを決定します。条件を満たすデータに対して自動化する処理として、次のいずれかを少なくとも1つ指定する必要があります。
  1. 即時処理：ワークフローが実行されると、処理がすぐに実行されます。利用できる即時処理は、メール通知、タスクの作成、項目の更新、関連データの作成、データ作成処理、タグの追加または削除です。
  2. スケジュール処理：ワークフローが実行されてから指定した時間が経過した後に、処理が実行されます。利用できるスケジュール処理は、メール通知、タスクの作成、項目の更新、タグの追加または削除です。

ワークフローの作成

ワークフローの作成には、次の4つの手順があります。
  1. 基本情報を入力します。
  2. トリガーを指定します。
  3. 条件を指定します。
  4. 処理を指定します。

基本情報の入力

  1. ［設定］、［ワークフロー］の順に移動します。
  2. ［+新しいワークフロー］をクリックします。
  3. 新しいワークフローの作成ポップアップで、次の操作を行います。
    1. ドロップダウンから、ワークフロールールを作成するタブを選択します。パイプラインタブの場合は、目的のチームパイプラインを選択します。
    2. ［ルール名］を入力します。
    3. ワークフロールールの説明を入力します。

  4. ［次へ］をクリックします。

トリガーの指定

次のいずれかのトリガーを選択します。

データの操作時 

  1. ［データの操作時］タブをクリックします。
  2. ワークフローを実行するタイミングとして、次のいずれかを選択します。
    1. ［作成］
    2. ［編集］
      1. データが編集されるたびにワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスを選択します。
      2. いずれかの項目が変更されたときにワークフローを実行するか、特定の項目が変更されたときにのみ実行するかを選択します。特定の項目の変更は、PremierおよびBigin360エディションでのみ利用できます。
      3. 指定した項目が変更され、設定した条件を満たした場合にのみワークフローを実行するように、条件を指定することもできます。


    3. ［作成または編集］
      1. データが編集されるたびにワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスを選択します。

日時

  1. ［日時］タブをクリックします。
  2. ルールを実行するタイミングを指定するため、次の詳細を入力します。
    1. ワークフローを実行するかどうかを決定する日付項目を選択します。
    2. 実行日として、項目の日付にワークフローを実行するか、その日付の何日、何週間、または何か月前／後にワークフローを実行するかを指定します。
    3. 実行時間として、項目の時刻に実行するか、ワークフローを実行する時刻を入力します。
  3. ［繰り返し］ドロップダウンリストから、［毎月］、［毎年］、［なし］のいずれかを選択します。
  4. ［次へ］をクリックします。
条件の指定
  1. 次のいずれかを選択します。
    1. ［特定の条件に一致するデータ］
      1. 条件を指定します。
      2. 条件を追加するには、［+］をクリックします。
    2. ［すべてのデータ］
  2. ［次へ］をクリックします。
メモ：
  1. ワークフロールールには最大5件の条件を追加できます。
  2. 条件が複数ある場合は、条件パターンを編集できます。

アクションの指定

  1. ［即時アクション］または［予約アクション］を選択します。
    ［予約アクション］を選択した場合は、ワークフローがトリガーされてからアクションを実行するまでの時間を、時間、日、分のいずれかで入力します。
  2. アクションを選択します。

メール通知を設定するには

  1. ［+ メール通知］をクリックします。
  2. ［メール通知の作成］画面で設定します。
    1. ［名前］を入力します。
    2. ドロップダウンから［メール受信者］を選択します。
      タブに関連付けられているユーザーが一覧表示されます。      タブに関連付けられているルックアップ項目を追加することもできます。
    3. より多くの受信者や、［メール受信者］ドロップダウンに表示されない受信者にメールを送信するには、［追加受信者］項目にメールアドレスをカンマ区切りで入力します。
    4. メールを一括メールとして送信し、受信者同士が互いのメールアドレスを確認できないようにすることもできます。
    5. ドロップダウンから［メールテンプレート］を選択するか、新しいテンプレートを作成し、［保存］をクリックします。


メモ：

  1. メール通知の受信者としてユーザーが選択されている場合、メールはnotifications@bigin.comから送信されます。この送信者アドレスはシステムで定義されており、変更できません。

項目を更新するには

  1. ［+ 項目の更新］をクリックします。
  2. ［名前］を入力します。
  3. ドロップダウンから［タブ］を選択します。
  4. ［更新］ドロップダウンから更新する項目を選択し、項目に設定する値を入力します。
  5. 差し込み項目の機能を使用すると、動的な値でワークフロールール内の項目を自動的に更新できます。
  6. ［保存］をクリックします。

データに担当者を割り当てるには

  1. ［+ 担当者の割り当て］をクリックします。
  2. 担当者を割り当てるデータを選択します。
  3. 役職、ユーザー、ユーザー項目に基づいて担当者を割り当てることができます。ユーザー項目から差し込み項目を選択します。すべてのデータはラウンドロビン方式で割り当てられます。

  4. ユーザーのログイン状態に基づいて割り当てるには、［オンラインのユーザーにのみ割り当てる］のチェックボックスを選択します。

  5. 担当者にメール通知を送信するには、［担当者にメールで通知］のチェックボックスを選択します。
  6. ［保存］をクリックします。


関連データを作成するには

あるチームパイプラインでデータが指定のステージに到達したときに、次の一連のビジネス活動を管理する別のチームパイプラインにデータを自動的に作成できます。詳細はこちら
    1. ［+ 関連データの作成］をクリックします。
    2. 子チームパイプラインを選択します。
    3. ［関連データの作成］ポップアップで、親チームパイプラインの項目を子チームパイプラインの項目に関連付ける必要があります。子チームパイプラインで作成されるデータの担当者、作成時に割り当てるステージ、完了予定日、その他の関連情報など、子パイプラインに関する詳細を指定します。
    4. ［保存］をクリックします。

データを作成するには

たとえば、新しい連絡先を追加するたびに、新しい商談を自動的に作成したいとします。これは、ワークフローのデータ作成アクション機能を使用して実現できます。この機能により、あるタブで更新が行われたときに別のタブでデータを自動生成でき、Biginでの作業を効率化できます。この自動化を設定すると、毎回手動で作成しなくても、任意のタブでデータを自動生成するワークフローを構築できます。データ作成アクションを作成するには、
  1. ［データの作成］をクリックし、データを作成するタブを選択します。
  2. 必要な詳細を入力し、［保存］をクリックします。
  3. #を使用して項目を差し込み、選択した項目に基づいてデータを自動入力できます。

メモ
  1. ワークフローごとに追加できる［データの作成］処理は1件のみです。この制限により、自動化の目的が明確になり、ワークフロー内で重複や競合が発生するのを防げます。
  2. ［データの作成］処理は、［会社］、［連絡先］、［商品］、［タスク］、［予定］の各タブで作成されたワークフローでのみ使用できます。［パイプライン］タブでは、関連データを使用できます。
  3. ワークフローによる1日のデータ作成上限
    1. Bigin 360：50,000件のデータ
    2. Premierプラン：50,000件のデータ
    3. Expressプラン：10,000件のデータ
    4. 無料プラン：100件のデータ
    5. 試用版：100件のデータ
  1. 試用版アカウントの場合、1日の上限は組織あたり100件のデータです。
  2. ［データの作成］処理では、動的な値の選択のために、選択リスト項目で差し込み項目を使用できるようになりました。
  3. 差し込み値が有効な選択肢と一致しない場合、デフォルトの選択リスト値が使用されます。

活動を作成するには

タスクの作成
［タスクの作成］処理では、「#」記号を使用して差し込み項目を組み込めます。ドロップダウンメニューからタスクの担当者を選択し、優先度を選択して、期限を指定します。説明項目では、#記号を使用して差し込み項目を使用できます。次に、［保存］ボタンをクリックして、タスクの作成処理を完了します。

予定の作成
［予定の作成］処理は、［パイプライン］、［連絡先］、［会社］など、対応しているさまざまなタブで使用できます。

通話の予約
ワークフローの一環として通話を予約する必要がある場合、［通話の予約］処理が便利です。この処理は［連絡先］タブ専用に設計されており、連絡先との電話を手間なく自動で予約できます。

メモ：これらの処理は、Express、Premier、Bigin 360、Zoho Oneで利用できます。

タグを追加するには

  1. ［+ タグ］をクリックし、次に［タグを追加］をクリックします。
  2. タグの追加ポップアップで、データに追加するタグを入力します。
    複数のタグを追加する場合は、カンマで区切ります。
  3. 既存のタグをこちらで指定したタグで上書きする場合は、チェックボックスを有効にします。
  4. ［保存］をクリックします。
     

タグを削除するには

  1. ［+タグ］をクリックし、次に［タグを削除］をクリックします。
  2. タグの削除ポップアップで、削除する既存のタグを選択し、［削除］をクリックします。

ワークフロールールに処理を追加するには

処理を追加した後、［+ 新しい処理］をクリックし、他の処理を追加します。

メモ。

即時処理
スケジュール処理
ワークフローごとに追加できる即時処理は最大1件です。
ワークフローごとに追加できるスケジュール処理は最大5件です。
利用可能な処理：メール通知、項目の更新、タスク、タグの追加／削除
利用可能な処理：メール通知、項目の更新、タスク、タグの追加／削除。
各即時処理には、メール通知、タスク、項目の更新をそれぞれ最大3件含められます。また、1件の即時処理で最大5件のタグを追加できます。
各スケジュール処理には、メール通知、タスク、項目の更新をそれぞれ最大3件含められます。また、1件の即時処理で最大5件のタグを追加できます。

ワークフロー表示のカスタマイズ

ワークフローのメインページから、タブごとにワークフロールールを簡単に並べ替えられます。［ルールの並べ替え］ボタンをクリックし、対象のタブを選択して、必要に応じてルールを並べ替え、［保存］をクリックすると、変更が適用されます。


ワークフローのランディングページに新しく追加された検索バーを使用して、ワークフローをすばやく検索できるようになりました。

Biginでは、各アカウントのプランとユーザーライセンス数に基づき、アカウントごとに1日に送信できる自動化メール数に上限があります。自動化によってメールが送信されるたびに、メール件数が右上に表示されます。