ワークフロー

ワークフロー

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Biginのワークフローは、特定の基準が満たされたときに繰り返しのプロセスを自動化することで、あなたの法人プロセスを効率化します。特定の条件が満たされたデータに対してタスクが自動的に割り当てられ、メールが送信され、項目が更新され、タグが追加されます。
 
多忙な仕事の日ではユーザーは見込み客への追跡やデータステータスの更新を忘れてしまうかもしれません。ワークフローは、これらの処理を手動で行うのに必要な時間を節約し、人間によるエラーのリスクを減らすのに役立ちます。

例えば、営業担当者が自社の商品に興味を持っている顧客へのフォローアップを忘れることがあります。そのような場合、新規の連絡先が作成されたときに自動的にメール通知を送信し、担当者が顧客との関わりを思い出すためのフォローアップメールをスケジュールするワークフロールールを作成できます。

ワークフローは反復するタスクを自動化するだけでなく、通常のメールフォローアップ、タスクの割り当て、データステージの更新といった標準的なプラクティスを実装するのにも役立ち、あなたの法人プロセスを大幅に改善します。

Info
利用可能性


ワークフローの設定

ワークフローはトリガー、条件、そして行動の3つの要素で構成されています。

トリガー

ワークフローがどのデータに対して実行されるべきかを指定する必要があります。2つのタイプのトリガーが利用可能です:
  1. データの行動に基づくトリガー:データが以下の条件に該当する時にワークフローを実行:
  1. 作成された時。
  2. 編集された時。
  3. 作成または編集された時。
  1. 日付項目の値に基づくトリガー:選択した日付項目の値に基づいてワークフローを実行できます。例えば、パイプラインデータが15日以上無効の場合、該当ユーザーがフォローアップタスクを作成するようにすることができます。

条件

ワークフローが適用されるべきデータを指定する必要があります。
  1. 特定の条件に一致するデータ:特定の条件に一致するデータにのみワークフローが適用されます。例えば、郵便国がイギリスのデータ。
  2. すべてのデータ:タブ内のすべてのデータにワークフローが適用されます。
基準パターンの編集
ワークフローが複数の基準を持つ場合、それらの基準に従うべきパターンを指定できます。

基準パターンとは何ですか?
基準パターンは、ANDやORといった論理演算を使用して、どのデータがワークフローの適用対象となるかを決定する基準をどのように使用するかを定めます。
  1. 基準すべてが真である必要がある場合は、AND演算子を使用します。
  2. 基準のうち1つだけが真であればよい場合は、OR演算子を使用します。
  3. AND条件とOR条件の両方を組み合わせて、独自の論理式を作成します。

操作

操作は、ワークフローが適用対象となるデータに対して何をするかを定めます。基準を満たすデータに対して自動化される以下のタイプの操作を少なくとも1つ指定する必要があります:
  1. 即時操作:ワークフローが実行されるとすぐに操作が実行されます。利用可能な即時操作には、メール通知の作成、タスクの作成、項目の更新、関連データの作成、データ操作の作成、及びタグの追加や削除があります。
  2. スケジュールされた操作:ワークフローが実行された後の指定した時間間隔で操作が実行されます。利用可能なスケジュールされた操作には、メール通知の作成、タスクの作成、項目の更新があります。

ワークフローの作成

ワークフローを作成するには4つのステップがあります:
  1. 基本情報を入力します。
  2. トリガーを指定します。
  3. 条件を指定します。
  4. 操作を指定します。

基本情報を入力します

  1. 設定へ移動し、次にワークフローをクリックします。
  2. 新規のワークフロー作成します。
  3. 新規ワークフロー作成のポップアップで、ワークフロールールを作成するタブをドロップダウンから選択します。パイプラインタブの場合は、希望のチームパイプラインを選択します。
    1. ルール名を入力します。
    2. ワークフロールールについて説明を入力します。


  4. 次に進んでトリガーを指定します。以下のトリガーから一つ選択してください:

データ操作の指定

をクリック

データ操作について 

  1. タブ。以下の中から一つを選択してワークフローをトリガーします:作成
  2. 編集
    1. データを編集するごとにワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスを選択します。
    2. 任意の項目が変更されたときか、特定の項目が変更されたときだけにワークフローを有効にするかを決定します。
      1. 作成または編集
      2. データを編集する度にワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスをクリックしてください。

    3. 日付/時間に基づいて:
      1. をクリック

日付/時間に基づいて

  1. タブ。次の情報を入力して、ルールがアクティベートされるタイミングを決定します:ワークフローがアクティベートされるかどうかを決定する日付項目を選択します。
  2. 実行日付を選択します: 項目内の日付でワークフローを実行するか、作動すべきワークフローの日付、週、または月の後に日数を指定します。
    1. 実行時間を選択します: 項目内の時間で実行するか、ワークフローを実行する時間を入力します。
    2. 毎月、毎年、または「Never」を選択します(
    3. 繰り返し
  3. ドロップダウンリスト。をクリックします
  4. .条件を指定します下記のうち一つを選択します:
特定の条件を満たすデータ
  1. 基準を指定します。
    1. 追加するには、[+]をクリックしてください その他の基準。
      1. すべてのデータ
      2. 次へをクリックします。
    2. メモ:
  2. あなたは1つのワークフロールールに対して最大5つの基準を追加することができます。
Notes
  1. 基準が1つ以上ある場合、基準パターンを編集できます。
  1. アクションを指定します。
  2. 選択します。

即時操作または予定操作。

  1. 予定操作を選択した場合、ワークフローが有効化された後に操作を実行する時間、日、または分の数を入力します。操作を選択します。
    メール通知を設定するためには
  2. クリックします。

+ メール通知の設定.

  1. 作成 メール 通知ウィンドウで:以下の項目を
  2. 入力します: 名前.
    1. 選択するメール受取人
    2. 差出人のドロップダウンリスト.関連人物: タブに表示されます。追加の受取人へのメールアドレスを
      入力します
    3. コンマで区切られた項目を送信する、メールの宛先、または メール受取人のドロップダウンに表示されない受取人に。メールテンプレートを選択する
    4. 差出人のドロップダウンリスト、あるいは新規テンプレートを作成し、保存をクリックします。項目を更新するにはクリックします

+ 項目の更新.

  1. 名前を入力します。
  2. タブを選択します。
  3. ドロップダウンから差出人を選択し、更新する項目を選択して差出人を更新します。
  4. ドロップダウンから値を入力し、更新する項目を選択します。保存 をクリックします。
  5. .データに担当者を割り当てるにはクリック

+ 担当者を割り当てます。

  1. 担当者を割り当てたいデータを選択します。役割、ユーザー、ユーザー項目に基づいてオーナーを割り当てることができます。マージされた項目をユーザー項目から選択します。すべてのデータはルービンローソン方式で割り当てられます。
  2. 担当者にメールで通知するには、メールボックスの通知担当者をチェックします。
  3. 保存をクリックします。
  4. 接続済みデータを作成するために
  5. 接続済みデータを使用して、一つのチームパイプラインから別のチームパイプラインに自動的にデータを転送します。一つのチームパイプラインのデータが所望のステージに達すると、別のチームパイプラインにデータを自動作成して、次のセットの法人活動を捕捉することができます。詳細情報は

ここ

.クリック + 作成 接続済み データ. 子チームパイプラインを選択します。
    1. 作成 接続済み データポップアップ内では、親チームパイプラインの項目 差出人を子チームパイプラインの項目 差出人にマッピングする必要があります。子パイプラインに関連するその他の詳細、例えば、子チームパイプラインで作成されるデータのデータ担当者、データが作成されたときに割り当てられるステージ、終了日、その他の関連詳細を指定します。
    2. 保存をクリックします。
    3. データを作成するには
    4. 新規の連絡先を追加する度に、自動的に新規の商談を作成したいと仮定します。これをワークフロー内のデータ操作機能を使用して実現することができます。この機能により、他のタブで更新が行われたときに1つのタブ内で自動的にデータを生成することが可能になり、Bigin内のタスクをシンプルにします。この自動化を設定することで、手動でデータを生成することなく、任意のタブで自動的にデータを生成するワークフローを確立することができます。データ操作を作成するには、

クリックして下さい

'データを作成'
  1. そして、データを作成する必要があるタブを選択します。必要な詳細を入力し、'保存'をクリックします。メモ
  2. ワークフローごとに'データの作成'操作を1つだけ追加できます。 この制限により、自動化がまとまっていて、ワークフロー内で冗長性や競合が生じないようになっています。
組織、連絡先、タスク、および処理タブではワークフローを作成することができますが、データの作成操作はサポートしています。 Pipelinesタブでは、接続済みデータを使用できます。
  1. 日々のワークフローデータ作成の上限
  2. プレミアエディション:
  3. 50,000 データ
    1. エクスプレスエディション: 10,000 データ
    2. 無料エディション: 100 データ
    3. 試用版:100 データ
    4. 試用取引先の場合、組織ごとにデータの日次上限が100に設定されています。 アクティビティの作成
  1. タスクの作成

タスク作成操作では、merge項目を「#」を使って取り入れることができます。

'#'
記号. が次の後に、タスクの担当者を選択し、希望の優先度を選び、期限を設定します。その後、'保存'ボタンをクリックしてタスクの作成を完了します。イベント作成イベント作成操作は、Pipelines、連絡先、組織など、さまざまなサポートされているタブと互換性があります。

.
通話スケジューリングワークフロー内で通話をスケジュールする必要がある人々にとって、通話スケジューリング操作は革新的です。それは特に

連絡先タブ
を用いて、あなたの連絡先との電話通話を自動的にスケジューリングできます。メモ: 以下のエディションは、これらの操作と互換性があります: Express、Premier、Zoho One。

Notes
タグの追加 クリック

+ タグ

  1. 追加するタグの後に、データに追加するタグを追加するタグに入力します。
  2. ポップアップ。追加のタグを追加するには、コンマを使用して区切ります。指定されたタグで既存のタグを上書きしたい場合は、チェックボックスを有効にします。クリック
  3. 保存
  4. タグの削除 + クリック
     

タグ

  1. 削除するタグの後に。削除するタグ
  2. ポップアップで、削除したいタグを選択し、クリック削除するワークフロールールにその他の操作を追加する操作が追加された後に、クリック

+ 新規操作

さらなる操作を追加するために。メモ:

Notes
インスタント操作スケジュールされた操作

ワークフローあたりのインスタント処理は最大3つまで追加できます。
ワークフローあたりのスケジュールされた処理は最大5つまで追加できます。
利用可能な処理には、メール通知、項目の更新、タスク、タグの追加または削除が含まれます。
利用可能な処理には、メール通知、項目の更新、タスクが含まれます。
各インスタント操作は、最大3つのメール通知、3つのタスク、および3つの項目更新で構成できます。
各スケジュールされた操作は、最大3つのメール通知、3つのタスク、および3つの項目更新で構成できます。
${LOC_219}$
${LOC_220}$


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