ワークフロー

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Biginのワークフローでは、指定した条件が満たされたときに繰り返し行う処理を自動化し、ビジネスプロセスを効率化できます。データが特定の条件を満たすと、活動の割り当て、メールの送信、項目の更新、担当者の変更、データの作成、データへのタグの追加を自動で実行できます。

日々の業務が忙しいと、見込み客へのフォローアップやデータのステータスの更新を忘れてしまいがちです。ワークフローを活用すると、こうした処理を手動で行う時間を節約し、人為的なミスのリスクを減らせます。

たとえば、営業担当者が、商品に関心を示した顧客へのフォローアップを忘れてしまうことがあります。そのような場合は、新しい連絡先の作成時にメール通知を自動送信し、顧客への対応を担当者に促すフォローアップメールの送信を予約するワークフロールールを作成できます。

ワークフローは、繰り返し行うタスクの自動化だけでなく、定期的なメールでのフォローアップ、タスクの割り当て、データのステージの更新など、標準的な業務手順の実施にも役立ちます。これにより、ビジネスプロセスを大幅に改善できます。

利用可能なプラン

ワークフローは、すべてのプランで利用できます。

注：

決済連携が有効な場合、［パイプライン］タブのワークフローを設定する際に、決済関連の選択肢が追加で表示されます。詳細は、ワークフローを使用した支払い用リンクの自動化をご覧ください。

ワークフローの設定

ワークフローは、実行タイミング、条件、処理の3つの要素で構成されます。

実行タイミング

データに対してワークフローを実行するタイミングを指定する必要があります。次の2種類の実行タイミングを利用できます：

データの操作に基づく実行：データに対する次の操作をきっかけにワークフローを実行できます：

作成。

編集。

作成または編集。

日付項目の値に基づく実行：選択した日付項目の値に基づいてワークフローを実行できます。たとえば、パイプラインのデータが15日を超えて動きのない状態になっている場合に、割り当てられているユーザーがフォローアップするためのタスクを作成できます。「日付／時間」は、プレミアとBigin 360でのみ利用できます。

条件

ワークフローを適用するデータを指定する必要があります。

特定の条件に一致するデータ：ワークフローは、特定の条件に一致するデータにのみ適用されます。たとえば、郵送先の国がイギリスのデータなどです。
すべてのデータ：ワークフローは、タブ内のすべてのデータに適用されます。

条件パターンの編集

ワークフローに複数の条件がある場合は、条件を組み合わせるパターンを指定できます。

条件パターンとは

条件パターンでは、ANDとORを使用した単純な論理演算によって、ワークフローを適用するデータを決定します。

追加したすべての条件が真の場合にワークフロールールを実行するには、AND演算子を使用します。
いずれか1つの条件が真の場合にワークフロールールを実行するには、OR演算子を使用します。
ANDとORの両方の条件を組み合わせて、独自の論理式を作成できます。

処理

処理では、適用対象のデータに対してワークフローが実際に何を行うかを定めます。条件に一致するデータに対して自動実行する処理として、次の種類のうち少なくとも1つを指定する必要があります：

すぐに実行する処理：ワークフローの実行時に、処理がすぐに実行されます。利用できる処理は、メール通知、タスクの作成、項目の更新、関連データを作成する処理、データを作成する処理、タグの追加または削除です。
時間基準の処理：ワークフローの実行後、指定した時間が経過すると処理が実行されます。利用できる処理は、メール通知、タスクの作成、項目の更新、タグの追加または削除です。

ワークフローの作成

ワークフローは、次の4つの手順で作成します：

基本情報を入力します。
実行タイミングを指定します。
条件を指定します。
処理を指定します。

基本情報の入力

［設定］→［ワークフロー］の順に移動します。
［+新しいワークフロー］をクリックします。
［新しいワークフローを作成する］ポップアップで、次の操作を行います：

ドロップダウンから、ワークフロールールを作成するタブを選択します。パイプラインタブの場合は、対象のチームパイプラインを選択します。
［ルール名］を入力します。
ワークフロールールの説明を入力します。

［次へ］をクリックします。

実行タイミングの指定

次の実行タイミングのいずれかを選択します：

データの操作

［データの操作］タブをクリックします。
ワークフローを実行するタイミングとして、次のいずれかを選択します：

［作成］
［編集］

データの編集時に常にワークフローを繰り返し実行する場合は、チェックボックスを選択します。
いずれかの項目が更新されたときに実行するか、特定の項目が更新されたときにのみ実行するかを選択します。特定の項目の更新に基づく実行は、プレミアとBigin 360のプランでのみ利用できます。
条件を指定することで、指定した項目が設定した条件を満たすように更新された場合にのみ、ワークフローを実行することもできます。

［作成または編集］

データの編集時に常にワークフローを繰り返し実行する場合は、チェックボックスを選択します。

日付／時間：

［日付／時間］タブをクリックします。
次の情報を入力して、ルールを実行するタイミングを指定します：

ワークフローの実行基準となる日付項目を選択します。
実行日を選択します。項目の日付にワークフローを実行するか、その日付の何日、何週、何か月前または後に実行するかを指定します。
実行時刻を選択します。項目の時刻に実行するか、ワークフローを実行する時刻を入力します。

［繰り返し］ドロップダウンリストから、［毎月］、［毎年］、［繰り返さない］のいずれかを選択します。
［次へ］をクリックします。

条件の指定

次のいずれかを選択します：

［特定の条件に一致するデータ］

条件を指定します。
条件を追加するには、［+］をクリックします。

［すべてのデータ］

［次へ］をクリックします。

注：

1つのワークフロールールに追加できる条件は、最大5件です。
条件が複数ある場合は、条件パターンを編集できます。

処理の指定

［即時処理］または［予約処理］を選択します。
予約処理を選択した場合は、ワークフローが実行された後、何時間後、何日後、または何分後に処理を実行するかを入力します。
処理を選択してください。

メール通知を設定するには

［+ メール通知］をクリックします。
［メール通知の作成］ウィンドウで、次のように設定します：

［名前］を入力します。
ドロップダウンリストから［メールの受信者］を選択します。
タブに関連付けられているユーザーが表示され、タブに関連付けられているルックアップ項目も追加できます。
受信者を追加する場合や、［メールの受信者］ドロップダウンに表示されない受信者にメールを送信する場合は、［追加の受信者］項目にメールアドレスをコンマで区切って入力します。
一括メール送信を選択すると、受信者同士に互いのメールアドレスが表示されないようにすることもできます。
ドロップダウンリストから［メールテンプレート］を選択するか、新しいテンプレートを作成し、［保存する］をクリックします。

注：

メール通知の受信者としてユーザーを選択した場合、メールはnotifications@bigin.comから送信されます。この送信元メールアドレスはシステムで定義されており、変更できません。

項目を更新するには

［+ 項目を更新］をクリックします。
［名前］を入力します。
ドロップダウンから［タブ］を選択します。
［更新］ドロップダウンから更新する項目を選択し、更新後の値を入力します。
差し込み項目の機能を利用すると、動的な値を使用して、ワークフロールール内で項目を自動的に更新できます。
［保存する］をクリックします。

データに担当者を割り当てるには

［+ 担当者を割り当てる］をクリックします。
担当者を割り当てるデータを選択します。
役職、ユーザー、ユーザーの項目に基づいて担当者を割り当てることができます。［ユーザーの項目］から差し込み項目を選択します。すべてのデータはラウンドロビン方式で順番に割り当てられます。
ログイン状況に基づいてユーザーを割り当てるには、［オンラインのユーザーのみに割り当てる］にチェックを入れます。
担当者にメール通知を送信するには、［担当者にメールで通知する］にチェックを入れます。
［保存する］をクリックします。

データを作成するには

たとえば、新規の連絡先を追加するたびに、新規の商談を自動的に作成したいとします。これは、ワークフローの［データを作成する］処理を使用すると実現できます。この機能では、あるタブで更新が行われたときに別のタブにデータを自動的に作成でき、Biginでのタスクを簡素化できます。この自動化処理を設定すると、毎回手動で作成することなく、いずれかのタブにデータを自動的に作成するワークフローを構築できます。データを作成する処理を設定するには、次の手順を実行します。

［データを作成する］をクリックし、データを作成するタブを選択します。
必要な詳細情報を入力し、［保存する］をクリックします。
#を使用して項目を差し込むと、選択済みの項目に基づいてデータを自動入力できます。

メモ

ワークフローごとに追加できる「データを作成する」処理は1つのみです。この制限により、自動化処理の目的を明確に保ち、ワークフロー内での重複や競合を防ぎます。
「データを作成する」処理に対応しているのは、組織、連絡先、商品、タスク、予定タブで作成したワークフローのみです。パイプラインタブでは、関連データを使用できます。
ワークフローによる1日あたりのデータ作成件数の上限

Bigin 360：50,000件のデータ
プレミアプラン：50,000件のデータ
エクスプレスプラン：10,000件のデータ
無料プラン：100件のデータ
試用版：100件のデータ

試用版アカウントでは、1日あたりの上限は組織ごとに100件のデータです。
「データを作成する」処理で、選択リスト項目に統合項目を使用し、値を動的に選択できるようになりました。
統合後の値が有効な選択肢と一致しない場合は、選択リストの初期設定の値が使用されます。

活動を作成するには

タスクを作成する

「タスクを作成する」処理では、「#」記号を使用して統合項目を挿入できます。ドロップダウンメニューからタスクの担当者を選択し、優先度と期限を指定します。説明項目では、#記号を使用して統合項目を挿入します。次に、［保存する］ボタンをクリックしてタスクの作成を完了します。

予定を作成する

「予定を作成する」処理は、パイプライン、連絡先、組織などの各種タブに対応しています。

通話を予約する

ワークフローの一環として通話の予約が必要な場合は、「通話を予約する」処理が役立ちます。この処理は連絡先タブ専用で、連絡先との通話を手間なく自動で予約できます。

メモ：これらの処理は、次のプランに対応しています：エクスプレス、プレミア、Bigin 360、Zoho One。

タグを追加するには

［+ タグ］、［タグを追加する］の順にクリックします。
「タグを追加する」ポップアップで、データに追加するタグを入力します。
複数のタグを追加する場合は、コンマで区切ります。
既存のタグをここで指定したタグで上書きする場合は、チェックボックスを有効にします。
［保存する］をクリックします。

タグを削除するには

+［タグ］、［タグを削除する］の順にクリックします。
「タグを削除する」ポップアップで、削除する既存のタグを選択し、［削除する］をクリックします。