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ワークフローの設定

トリガー

1. データの操作に基づいて実行:以下の場合にワークフローを実行できます。
   

1. 作成時
   
2. 編集時
   
3. 作成または編集時
   

1. 日付項目の値に基づいて実行:選択した日付項目の値に応じてワークフローを実行できます。例えば、パイプラインデータが15日以上無効になっている場合、担当ユーザーにフォローアップタスクを作成することが可能です。日付/時間に基づくトリガーはPremierおよびBigin 360でのみ利用できます。
   
   

条件

1. 特定条件に一致するデータ:ワークフローは、特定の条件を満たすデータのみに適用されます。例えば、郵送先国がイギリスのデータなど。
   
2. すべてのデータ:タブ内のすべてのデータにワークフローが適用されます。

1. すべての条件が真である場合にワークフルールを発動させるには、AND演算子を使用します。
   
2. いずれか1つの条件が真であればワークフローのルールを発動させる場合は、OR演算子を使用します。
   
3. ANDとORの両方を組み合わせて、独自の論理式を作成することも可能です。
   

処理

1. 即時処理：ワークフローが実行された際に、操作が直ちに行われます。利用可能な即時処理には、メール通知、タスクの作成、項目の更新、接続済みデータの作成、データ操作の作成、タグの追加や削除があります。
   
2. スケジュール処理：ワークフロー実行後、指定した時間間隔で操作が実行されます。利用可能なスケジュール処理は、メール通知、タスクの作成、項目の更新、タグの追加および削除です。
   
   

ワークフローの作成

1. 基本情報の入力
   
2. トリガーの指定
   
3. 条件の指定
   
4. 操作の指定
   

基本情報の入力

1. 設定を開き、ワークフローを選択します。
   
2. +新規ワークフローをクリックします。
   
3. 新しく作成するワークフローのポップアップで：
   
1. ワークフロールールを作成するタブをドロップダウンから選択します。Pipelinesタブの場合は、該当するチームパイプラインを選択してください。
   
2. ルール名を入力します。
   
3. ワークフロールールの説明を入力してください。
   
   
4. 次へをクリックします。

トリガーを指定

データ操作時 

1. データ操作時タブをクリックします。
   
2. ワークフローのトリガー方法を以下から選択します：
   
1. 作成
   
2. 編集
   
1. データが編集されるたびにワークフローを繰り返し実行したい場合は、チェックボックスを選択してください。
   
2. ワークフローを、すべての項目が更新されたとき、または特定の項目のみが更新されたときにトリガーするか選択します。特定項目の変更によるトリガーは、PremierおよびBigin360エディションでのみ利用可能です。
   
3. 指定した項目が設定した条件を満たすように更新された場合のみ、ワークフローが実行されるように条件を指定することもできます。
   
   
   
3. 作成または編集
   
1. データが編集されるたびにワークフローを繰り返し実行したい場合は、チェックボックスを選択してください。
   
   

日付／時間でトリガー

1. 日付／時間でトリガータブをクリックします。
   
2. ルールを実行するタイミングを指定するため、以下の詳細を入力してください：
   
1. ワークフローが実行されるかどうかを判断する日付項目を選択します。
   
2. 実行日を選択：項目の中の日付でワークフローを実行するか、またはその日付の前後何日、何週間、何か月で実行するかを指定します。
   
3. 実行時刻を選択：項目中の時刻で実行するか、または任意の時刻を入力してください。
   
3. 繰り返しドロップダウンリストから毎月、毎年、または「しない」を選択します。
   
4. 次へをクリックします。
   

1. 以下のいずれかを選択します。
   
1. 特定の条件に一致するデータ
   
1. 条件を指定します。
   
2. 他の条件を追加する場合は、［+］をクリックします。
   
2. すべてのデータ
   
2. ［次へ］をクリックします。
   

メール通知を設定するには

1. 「+ メール通知」をクリックします。
   
2. 「作成 メール通知」ウィンドウで：
   
1. 名前を入力します。
   
2. ドロップダウンリストからメール受信者を選択します。
   「People 関連付け先」タブが表示されます。また、タブに関連付けられているルックアップ項目も追加可能です。
3. 追加受信者欄にメールアドレスをカンマ区切りで入力します。メール受信者ドロップダウンに表示されていない宛先や、その他の受信者にも送信できます。
   
4. ドロップダウンリストからメールテンプレートを選択するか、新しいテンプレートを作成して「保存」をクリックします。
   

項目を更新する方法

1. 「+ 更新する 項目」をクリックします。
   
2. 名前を入力します。
   
3. ドロップダウンからタブを選択します。
   
4. 更新する項目を「更新する」ドロップダウンから選択し、項目を更新する値を入力します。
   
5. 「保存」をクリックします。
   

データに担当者を割り当てる方法

1. 「+ Assign 担当者」をクリックします。
   
2. 担当者を割り当てたいデータを選択します。
   
3. ロール、ユーザー、ユーザー項目に基づいて担当者を割り当てることができます。ユーザー項目から統合された項目を選択してください。すべてのデータはラウンドロビン方式で割り当てられます。
   

4. Assign only to オンラインユーザーのチェックボックスをオンにすると、ログイン状況に基づいてユーザーに割り当てられます。

5. 「通知 担当者 via メール」のチェックボックスをオンにすると、担当者へメール通知が送信されます。
   
6. 「保存」をクリックします。
   

接続済みデータを作成する方法

1. 「+ 接続済みデータの作成」をクリックします。
   
2. 子チームパイプラインを選択します。
   
3. 「接続済みデータの作成」ポップアップで、親チームパイプラインの項目を子チームパイプラインの項目にマッピングします。子パイプラインに関連するその他の詳細（子チームパイプラインで作成されるデータの担当者、データを作成時に割り当てるステージ、終了日付、その他の関連情報など）を指定します。
   
4. 「保存」をクリックします。
   

データを作成するには

1. 「作成データ」をクリックし、データを作成したいタブを選択します。
   
2. 必要な詳細を入力し、「保存」をクリックします。
   
3. #を使用すると、選択した項目に基づいてデータを自動入力できます。
   
   

作成 Event 操作は、Pipelines、連絡先、組織など、対応しているさまざまなタブで利用できます。

ワークフローの一環として通話をスケジュールする必要がある方には、「通話をスケジュール」操作が非常に便利です。この操作は連絡先タブ専用に設計されており、連絡先の電話番号に対して自動的に通話をスケジュールできます。

タグを追加する方法

1. + Tags をクリックし、追加する Tags を選択します。
   
2. 追加する tags ポップアップで、データに追加したいタグを入力します。
   複数のタグを追加したい場合は、カンマで区切って入力してください。
3. 既存のタグをここで指定したタグで上書きしたい場合は、チェックボックスを有効にします。
   
4. 保存 をクリックします。
    

タグを削除する方法

1. +Tags をクリックし、削除する Tags を選択します。
   
2. 削除する tags ポップアップで、削除したい既存のタグを選択し、削除する をクリックします。
   
   

ワークフールールにその他の操作を追加する方法

操作を追加した後、+ 新規操作 をクリックし、さらに操作を追加できます。