ワークフロー

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Biginのワークフローは、特定の条件が一致した場合に繰り返し行われるアクションを自動化することで、ビジネスプロセスを効率化するのに役立ちます。特定の条件を満たすレコードに対して、自動的にタスクを割り当てたり、メールを送信したり、フィールドを更新したり、タグを追加したりすることができます。

忙しい仕事の日中、ユーザーは見込み客のフォローアップやレコードのステータス更新を忘れることがあります。ワークフローのおかげで、これらのアクションを手動で行う時間を節約し、人為的なミスのリスクを減らすことができます。

たとえば、営業担当者が製品に興味を示した顧客へのフォローアップを忘れることがあります。その場合、新しい連絡先が作成された際に自動的にメール通知を送信し、営業担当者に顧客との関係を深めるようにリマインドするためのフォローアップメールをスケジュールするワークフロールールを作成することができます。

繰り返しのタスクを自動化するだけでなく、ワークフローは定期的なメールの追跡、タスクの割り当て、レコードのステージの更新など、標準的な業務プラクティスの実装にも役立ちます。これにより、ビジネスプロセスが大幅に改善されます。

利用可能性

ワークフローの設定

ワークフローは、トリガー、条件、アクションの3つの要素で構成されています。

トリガー

レコードのワークフローがトリガーされるタイミングを指定する必要があります。利用可能なトリガーのタイプは2つあります：

レコードのアクションに基づいて実行する：ワークフローは、次の場合にトリガーされることがあります：

作成されました。

編集されました。

作成または編集されました。

日付フィールドの値に基づいて実行する：ワークフローは、選択した日付フィールドの値に基づいてトリガーされることがあります。たとえば、15日以上非アクティブな場合、割り当てられたユーザーにパイプラインレコードのフォローアップのためのタスクを作成することができます。

条件

ワークフローが適用されるレコードを指定する必要があります。

特定の条件に一致するレコード：ワークフローは特定の条件に一致するレコードにのみ適用されます。例えば、送付先の国がイギリスであるレコードなどです。
すべてのレコード：ワークフローはモジュール内のすべてのレコードに適用されます。

基準パターンの編集

ワークフローに複数の基準がある場合、それらの基準に従うパターンを指定することができます。

基準パターンとは何ですか？

基準パターンは、ANDとORを使用した単純な論理演算を使用して、ワークフローが適用されるレコードを決定するための基準の使用方法を決定します。

ワークフロールールをトリガーするために追加するすべての条件が真である必要がある場合は、AND演算子を使用します。
ワークフロールールをトリガーするために、複数の条件のうち1つだけが真である必要がある場合は、OR演算子を使用します。
独自の論理式を作成するために、AND条件とOR条件の組み合わせを使用します。

アクション

アクションは、ワークフローが適用されるレコードに対して実際に行う操作を決定します。条件を満たすレコードに対して自動化されるアクションのうち、少なくとも1つを指定する必要があります。

即時アクション： ワークフローが実行されるとすぐにアクションがトリガーされます。利用可能な即時アクションには、メール通知、タスクの作成、フィールドの更新、関連レコードの作成、レコードの作成アクション、タグの追加または削除があります。
スケジュールされたアクション： ワークフローが実行された後、指定された時間間隔でアクションがトリガーされます。利用可能なスケジュールされたアクションには、メール通知、タスクの作成、フィールドの更新があります。

ワークフローの作成

ワークフローを作成するには、4つのステップがあります：

基本情報を入力します。
トリガーを指定します。
条件を指定します。
アクションを指定します。

基本情報を入力する

［設定］に移動し、［ワークフロー］を選択してください。
［+新しいワークフロー］をクリックしてください。
［新しいワークフローの作成］ポップアップで以下の手順を実行してください。

ドロップダウンから、ワークフロールールを作成するモジュールを選択してください。パイプラインモジュールの場合は、希望するチームパイプラインを選択してください。
［ルール名］を入力してください。
ワークフロールールの説明を入力してください。

［次へ］をクリックしてください。

トリガーの指定

以下のトリガーのいずれかを選択してください：

レコードアクションについて

[レコードアクション]タブをクリックします。
以下のいずれかを選択して、ワークフローをトリガーします。

作成
編集

レコードが編集されるたびにワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスを選択します。
フィールドが変更された場合にのみワークフローをトリガーするか、特定のフィールドが変更された場合にのみワークフローをトリガーするかを選択します。

作成または編集

レコードが編集されるたびにワークフローを繰り返す場合は、チェックボックスを選択します。

日付/時間について：

[日付/時刻]タブをクリックします。
以下の詳細を入力して、ルールをトリガーするタイミングを指定します。

ワークフローのトリガーとなる日付フィールドを選択します。
実行日を選択します：フィールドの日付でワークフローを実行するか、日付の指定後の日数、週数、または月数でワークフローを実行するかを指定します。
実行時刻を選択します：フィールドの時刻で実行するか、ワークフローを実行する時刻を入力します。

[繰り返し]ドロップダウンリストから[毎月]、[毎年]、または[なし]を選択します。
[次へ]をクリックします。

条件の指定

以下のいずれかを選択してください：

特定の条件に一致するレコード

基準を指定してください。
+ をクリックして追加の基準を追加してください。

すべてのレコード

次へをクリックしてください。

注意:

ワークフロールールには最大5つの基準を追加できます。
複数の基準がある場合、基準パターンを編集できます。

アクションを指定する

インスタントアクションまたはスケジュールアクションを選択します。
スケジュールアクションを選択する場合は、ワークフローがトリガーされてからアクションを実行するまでの時間（時間、日数、または分数）を入力します。
アクションを選択します。

メール通知の設定方法

［+ メール通知］をクリックしてください。
［メール通知の作成］ウィンドウで以下の操作を行ってください：

［名前］を入力してください。
ドロップダウンリストから［メールの受信者］を選択してください。
モジュールに関連する人々がリストされます。
［追加の受信者］欄に、メールをさらに受け取る受信者や［メールの受信者］ドロップダウンに表示されない受信者のメールアドレスを、コンマで区切って入力してください。
ドロップダウンリストから［メールテンプレート］を選択するか、新しいテンプレートを作成して［保存］をクリックしてください。

タスクを作成する方法

+ タスクを作成をクリックしてください。
ワークフローの追加タスクウィンドウで以下の操作を行ってください。

タスク名を入力してください。
マージフィールドを含めるには、#を入力してください。
ドロップダウンからオーナーを選択してください。
ドロップダウンから優先度を選択してください。
期限日を選択し、保存をクリックしてください。

フィールドを更新するには

+フィールドを更新をクリックしてください。
名前を入力してください。
ドロップダウンからモジュールを選択してください。
ドロップダウンから更新するフィールドを選択し、フィールドの値を入力してください。
保存をクリックしてください。

Connected Recordsを使用して、1つのチームパイプラインから別のチームパイプラインにレコードを自動的に移動します。1つのチームパイプラインで目標のステージに達した場合、次の一連の業務活動をキャプチャするために、別のチームパイプラインに自動的にレコードを作成できます。詳細についてはこちらをご覧ください。

＋をクリックして関連レコードを作成します。
子チームパイプラインを選択します。
［関連レコードを作成］ポップアップで、
親チームパイプラインのフィールドと子チームパイプラインのフィールドをマッピングする必要があります。子パイプラインに関連する詳細を指定します。例えば、子チームパイプラインに作成されるレコードの所有者、作成時に割り当てられるステージ、クロージング日付、その他関連する詳細です。
［保存］をクリックします。

レコードの作成方法

新しい連絡先を追加するたびに自動的に新しい取引を作成したいとしましょう。ワークフローの「レコード作成アクション」機能を使用することで、これを実現することができます。この機能により、別のモジュールで更新が発生した際に、自動的に別のモジュールでレコードを生成することができます。これにより、Bigin内での作業が簡素化されます。この自動化を設定することで、手動でレコードを作成する必要なく、任意のモジュールでレコードを自動的に生成するワークフローを構築することができます。レコード作成アクションを作成するには、

[レコードの作成]をクリックし、レコードを作成する必要のあるモジュールを選択してください。
必要な詳細を入力し、[保存]をクリックしてください。

メモ

ワークフローごとに「レコードの作成」アクションは1つだけ追加できます。この制限により、自動化が焦点を絞り、ワークフロー内での重複や競合が生じないようになっています。

企業、連絡先、タスク、イベントモジュールで作成されたワークフローのみ、「レコードの作成」アクションがサポートされます。パイプラインモジュールでは、連携レコードを使用できます。

タグを追加する方法

［+ タグ］をクリックし、タグを追加をクリックします。
レコードに追加するタグをタグを追加ポップアップに入力します。
もっとタグを追加したい場合は、カンマで区切って入力してください。
既存のタグを上書きする場合は、チェックボックスを有効にします。
保存をクリックします。

タグを削除する方法

＋タグをクリックし、タグを削除をクリックします。
タグを削除のポップアップで、削除したい既存のタグを選択し、削除をクリックします。