BiginとZoho Writer:テンプレートのマージ

BiginとZoho Writer:テンプレートのマージ

お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。


Biginを使用するすべてのビジネスは、請求書、見積書、その他のビジネス文書を提供する必要がありますが、毎回手動で提供するのは手間がかかります。その代わり、BiginユーザーはZoho Writerのマージテンプレートを使用して、必要な時に文書を再作成する手間を省くことができます。

マージテンプレートの構成要素 

データソースの選択 

このコンポーネントを使用すると、Zoho Writerと統合する他のアプリケーションを選択することができます。ここでは、Biginを選択します。組織アカウントとそれに対応するモジュール/パイプラインを選択します。

特定の顧客にのみドキュメントを送信したい場合は、顧客ごとにフィルタを作成することもできます。

フィールドの管理

ここでは、ビジネス文書に追加する必要があるフィールドを選択できます。必要に応じて、ここで利用可能なフィールドを変更することもできます。フィールドは2つのカテゴリに分類されます:
  1. メインフィールド:パイプライン、連絡先、会社モジュールで利用可能なすべてのフィールドがここで利用できます。また、組織やユーザーに関連する情報も含めることができます。
  2. サブフォーム:製品またはサービスモジュールのすべてのフィールドがサブフォームタブで利用できます。関連リストの詳細も表示されます。
上記に挙げたフィールド以外にも、いくつかの高度なフィールドを追加することもできます。

ドキュメントのプレビュー 

このコンポーネントを使用すると、作成したドキュメントのクイックプレビューと顧客の詳細のダイナミックな表示を取得できます。
                                                                              


ここでは、ドキュメントをプレビューするだけでなく、プレビューページから直接ダウンロードやメール送信もできます。

マージするタイミング 

マージは、特定の時間にトリガーされるか、スケジュールされることがあります。

出力の選択 

このコンポーネントを使用すると、出力方法を定義することができます。Zoho Writerでは、6種類の異なる出力方法が提供されています:
  1. 新しいドキュメントとしてマージ:マージは最初に一致するレコードで実行されます。
  2. 個別ファイルとしてマージして保存する: C作成したドキュメントは、ワークドライブフォルダに個別のファイルとして保存されます。ワークドライブフォルダがない場合は、必要に応じて作成することができます。ファイル名は選択したフィールドに基づいて動的に作成することができます。

  3. メールのマージと送信:
    これにより、関連するすべてのメールアドレスにメールが送信されます。メールはインラインコンテンツとして含めることも、添付ファイルとして送信することもできます。

  4. マージして署名収集のために送信する: これを実行するためには、ユーザーはZoho Signアカウントを持っている必要があります。これは、文書が送信される前に承認(署名)される必要がある場合に適用されます。署名者の詳細情報の順序は適宜変更できます。

  5. マージとカスタム関数の呼び出し:デフォルトの設定に加えて、ユーザーはカスタム関数を作成することもできます。

  6. マージしてフォームとして送信する:ドキュメントはフォームとして送信されます。
マージが完了すると、ログを表示することができます。また、マージの完了を確認するメールも受け取ります。
注意: 特定の顧客にのみマージドキュメントを送信したい場合は、データソースタブでフィルタを適用することができます。

マージテンプレートの作成 

  1. こちらへアクセスしてください:writer.zoho.com。
  2. クリックしてください +新規作成ボタンを。自動化テンプレートのセクションで、マージテンプレート > スクラッチから作成/ PDF上に作成を選択してください。

  3. 必要な文脈を持つ希望のドキュメントを作成します。請求書、見積書、法的契約書などを作成できます。
  4. ドキュメントの左パネルに移動し、自動化に移動し、
    データソースのセクションで、Biginを選択し、
    希望のモジュール/パイプラインを選択します。

  5. 管理フィールドセクションで、メインフィールドタブに移動し、テンプレートに追加したいフィールドをクリックします。他のモジュールからもここでフィールドを見つけることができます。

  6. 製品の詳細(製品、リスト価格、数量、合計など)をリストするには、サブフォームタブに移動します。これらのフィールドは、パイプラインモジュールの製品関連リストから取得されます。

  7. ドキュメントが送信された際の表示方法を確認するには、プレビューマージをクリックしてください。
  8. マージのタイミングセクションで、適切なオプションを選択します。
  9. 出力の選択セクションでは、いくつかのオプションがあります。希望のオプションを選択してください。
  10. 設定を保存するか、必要に応じてマージの実行をクリックしてください

シナリオ

例えば、車を販売する会社を経営しているとしましょう。Zoho Writerでは、請求書や契約書、サービス見積書、証明書などを作成し、マージフィールドを使用して顧客固有の詳細情報(名前、住所、請求書の日付、金額など)を含め、Biginのフィールドとドキュメントのフィールドをマッピングすることができます。この方法を使用すると、新たに情報を手動で追加することなく、単一の標準テンプレートを使用して、各顧客に対してパーソナライズされたドキュメントを送信することができます。これにより、時間と手間を節約するだけでなく、ドキュメントの一貫性と正確性も確保されます。


ノート
  1. 各マージには1つのクレジットが消費されます。例えば、ファイルをマージして5人の顧客にメールで送信する場合、5つのクレジットが差し引かれます。
  2. 必要に応じて、追加のマージを購入することもできます。Zoho Writer > ユーザーパネル > マージ制限 > 追加のマージ制限の購入に移動してください。


    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • アカウントの設定 - 概要

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Biginでアカウントを作成すると、組織に関する詳細を追加し、CEO、COO、マネージャーなどの組織が従う役割を追加し、ユーザーが割り当てられた機能にアクセスできるプロファイルを作成することができます。 アカウントの設定を完了するために、以下の4つのステージを進めてください: 役割 ...
                                  • Zoho Meeting との統合

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 営業に関しては、デモ、交渉、または議論などのために、複数の連絡先とのミーティングが必要です。適切な時間や場所を特定し、会議室を予約する必要があります。これは常に簡単ではなく、ミーティングの設定には多くの時間がかかります。 ...
                                  • Zoho CRM との統合

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Biginは使いやすく、パイプラインに特化したCRMで、ビジネスのパイプラインを簡単に管理するのに役立ちます。一方、Zoho CRMは、顧客関係を完全にサポートするソリューションであり、セールスプロセスを終端まで管理するのに役立ちます。 Zoho ...
                                  • Zoho Desk との統合

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Zoho Deskとは何ですか? Zoho ...
                                  • Bigin-Zoho Projects統合

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Bigin-Zoho プロジェクト の統合により、それぞれの pipelines, contacts、およびcompanies を Bigin内で関連付けることで、Zoho プロジェクトの追跡と管理を効率的に行うことができます。 この統合によってできること: プロジェクト作成: ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.