BiginとZoho Writer：テンプレートのマージ
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Biginを使用するすべてのビジネスは、請求書、見積書、その他のビジネス文書を提供する必要がありますが、毎回手動で提供するのは手間がかかります。その代わり、BiginユーザーはZoho Writerのマージテンプレートを使用して、必要な時に文書を再作成する手間を省くことができます。
マージテンプレートの構成要素
データソースの選択
このコンポーネントを使用すると、Zoho Writerと統合する他のアプリケーションを選択することができます。ここでは、Biginを選択します。組織アカウントとそれに対応するモジュール/パイプラインを選択します。
特定の顧客にのみドキュメントを送信したい場合は、顧客ごとにフィルタを作成することもできます。
フィールドの管理
ここでは、ビジネス文書に追加する必要があるフィールドを選択できます。必要に応じて、ここで利用可能なフィールドを変更することもできます。フィールドは2つのカテゴリに分類されます：
- メインフィールド：パイプライン、連絡先、会社モジュールで利用可能なすべてのフィールドがここで利用できます。また、組織やユーザーに関連する情報も含めることができます。
- サブフォーム：製品またはサービスモジュールのすべてのフィールドがサブフォームタブで利用できます。関連リストの詳細も表示されます。
上記に挙げたフィールド以外にも、いくつかの高度なフィールドを追加することもできます。
ドキュメントのプレビュー
このコンポーネントを使用すると、作成したドキュメントのクイックプレビューと顧客の詳細のダイナミックな表示を取得できます。
ここでは、ドキュメントをプレビューするだけでなく、プレビューページから直接ダウンロードやメール送信もできます。
マージするタイミング
マージは、特定の時間にトリガーされるか、スケジュールされることがあります。
出力の選択
このコンポーネントを使用すると、出力方法を定義することができます。Zoho Writerでは、6種類の異なる出力方法が提供されています：
- 新しいドキュメントとしてマージ：マージは最初に一致するレコードで実行されます。
- 個別ファイルとしてマージして保存する: C作成したドキュメントは、ワークドライブフォルダに個別のファイルとして保存されます。ワークドライブフォルダがない場合は、必要に応じて作成することができます。ファイル名は選択したフィールドに基づいて動的に作成することができます。
-
メールのマージと送信:
これにより、関連するすべてのメールアドレスにメールが送信されます。メールはインラインコンテンツとして含めることも、添付ファイルとして送信することもできます。
- マージして署名収集のために送信する： これを実行するためには、ユーザーはZoho Signアカウントを持っている必要があります。これは、文書が送信される前に承認（署名）される必要がある場合に適用されます。署名者の詳細情報の順序は適宜変更できます。
- マージとカスタム関数の呼び出し：デフォルトの設定に加えて、ユーザーはカスタム関数を作成することもできます。
- マージしてフォームとして送信する：ドキュメントはフォームとして送信されます。
マージが完了すると、ログを表示することができます。また、マージの完了を確認するメールも受け取ります。
注意: 特定の顧客にのみマージドキュメントを送信したい場合は、データソースタブでフィルタを適用することができます。
マージテンプレートの作成
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クリックしてください +新規作成ボタンを。自動化テンプレートのセクションで、マージテンプレート > スクラッチから作成/ PDF上に作成を選択してください。
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必要な文脈を持つ希望のドキュメントを作成します。請求書、見積書、法的契約書などを作成できます。
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ドキュメントの左パネルに移動し、自動化に移動し、
データソースのセクションで、Biginを選択し、
希望のモジュール/パイプラインを選択します。
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管理フィールドセクションで、メインフィールドタブに移動し、テンプレートに追加したいフィールドをクリックします。他のモジュールからもここでフィールドを見つけることができます。
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製品の詳細（製品、リスト価格、数量、合計など）をリストするには、サブフォームタブに移動します。これらのフィールドは、パイプラインモジュールの製品関連リストから取得されます。
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ドキュメントが送信された際の表示方法を確認するには、プレビューマージをクリックしてください。
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マージのタイミングセクションで、適切なオプションを選択します。
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出力の選択セクションでは、いくつかのオプションがあります。希望のオプションを選択してください。
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設定を保存するか、必要に応じてマージの実行をクリックしてください。
シナリオ
例えば、車を販売する会社を経営しているとしましょう。Zoho Writerでは、請求書や契約書、サービス見積書、証明書などを作成し、マージフィールドを使用して顧客固有の詳細情報（名前、住所、請求書の日付、金額など）を含め、Biginのフィールドとドキュメントのフィールドをマッピングすることができます。この方法を使用すると、新たに情報を手動で追加することなく、単一の標準テンプレートを使用して、各顧客に対してパーソナライズされたドキュメントを送信することができます。これにより、時間と手間を節約するだけでなく、ドキュメントの一貫性と正確性も確保されます。
ノート
- 各マージには1つのクレジットが消費されます。例えば、ファイルをマージして5人の顧客にメールで送信する場合、5つのクレジットが差し引かれます。
- 必要に応じて、追加のマージを購入することもできます。Zoho Writer > ユーザーパネル > マージ制限 > 追加のマージ制限の購入に移動してください。
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