メール管理の理解

メール管理の理解

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1. 概要

メール管理では、アプリケーションからの送信メールに使用するメールチャネルの設定、認証済み送信者アドレスの定義、ドメイン認証を行えます。これにより配信到達性が向上し、受信者側のメールサーバーが正当なメールとして認識しやすくなります。
メール管理には、アプリケーションからのメール送信方法をカスタマイズするために設定できる主な領域が2つあります。
  1. 送信メールチャネル- これらのチャネルでは、Creatorアプリケーションがメール送信に使用するサービスを定義します。Creatorでは、複数のメール配信オプションを利用できます。
    1. Creator組み込み– 設定不要ですぐに使用できます。
    2. ZeptoMail– Zohoのトランザクションメール専用サービスです。
    3. サードパーティESP– GmailやMicrosoft Outlookなどの外部メールサービスプロバイダーです。
    4. カスタムSMTP– 独自のメール基盤を接続し、配信を完全に管理できます。
      メールチャネルの設定方法を確認する
  2. 送信者メール- 送信者メールは、アプリケーションからメールを受信した相手に表示される「差出人」アドレスです。送信者アドレスを追加して認証することで、認識されたアドレスからメールが送信されるようにできます。有効なメールチャネルによっては、追加設定が必要な場合があります。たとえば、接続先のメールサービスで送信者アドレスをエイリアスとして追加したり、認証したりする必要があります。送信者メールの設定方法を確認する

1.1 メール配信フロー

Zoho Creatorは、アカウントに設定されたメールチャネルを通じて送信メールを配信します。初期設定では組み込みメールチャネルが有効になっていますが、要件に応じて別の対応メールチャネルに切り替えることができます。各チャネルは、使用前に設定が必要です。チャネルを設定して有効化すると、送信者メールアドレスから送信メールが配信されます。
送信者メールアドレスは、まずCreatorの[送信者メール]タブで追加する必要があります。追加後の手順はチャネルによって異なります。組み込みメールではドメインを認証し、ZeptoMailでは連携設定時に認証し、GmailまたはMicrosoft Outlookアカウント、またはSMTPサーバーではアドレスをエイリアスとして追加します。
情報:エイリアスメールとは、メインアカウントに関連付けられた追加アドレスです。別のアカウントを作成しなくても、別のアドレスからメールを送信できます。
これらのメール設定は、以下のセクションに記載されている状況を含め、Creatorアカウントから実行されるすべての送信メールに適用されます。
  1. メールを送信アクション(ワークフロー)フォームワークフロースケジュール承認決済ワークフローでアクションとして設定されたカスタムメールを送信します。
  2. Delugeのメール送信タスク:フィルター済みレポート、ファイルアップロード項目の値、データテンプレートなどの添付ファイルを含むメールを、指定した受信者に送信します。
  3. フォーム送信時のメール通知:ユーザーがフォームからエントリーを送信すると、メール通知を自動送信します。
  4. ポータルでのメール通知(組み込みメールチャネルのみ):差出人アドレスと返信先アドレスとして設定された送信者メールを使用して、OTP、更新情報、通知をポータルユーザーに送信し、アクセスやアクティビティに関する情報を共有します。

2. ナビゲーションガイド

Creatorの管理ダッシュボードで、左ペインの[管理]にある[操作]を選択すると、ソリューションの各種管理機能が表示されます。
[アプリケーション][メール管理]を選択すると、ダッシュボードが開き、[送信メールチャネル]タブと[送信者メール]タブが表示されます。

3. 送信メールチャネル

送信メールチャネルでは、Creatorアカウントからの送信メールの配信に使用するメールサービスを定義します。必要に応じて、組み込みサービスの使用、外部プロバイダーとの接続、カスタムサーバーの設定が可能です。
Notes
メモ:一度に有効にできるチャネルは1つだけで、すべての送信メールはそのチャネル経由で配信されます。

チャネル
説明
組み込みメール
追加設定なしで送信メールを送信するには、Creatorの組み込みメールサービスを使用します。組み込みサービスの使用中に、送信者メールアドレスの認証やドメイン認証を行うことで、メールの配信到達性を向上できます。
アプリケーション通知、ポータル通知、ワークフローメールをすばやく開始する場合に適しています。
ZeptoMail
大量のトランザクションメールを送信するメールチャネルとしてZeptoMailを設定します。メール追跡、配信ログ、Webhook通知、バウンスアドレス管理が含まれており、メールのパフォーマンスをより可視化し、管理できます。
Notes
メモ:ドメインでDMARCが有効になっている場合、または認証中にDMARCが無効だった場合、送信者メールアドレスは未認証としてインポートされます。ZeptoMailで有効にするには、ドメインがZeptoMailで認証されている必要があります。連携後に追加されたアドレスにも同じ要件が適用され、送信者メール設定が有効な場合はZeptoMailにも追加する必要があります。
拡張性と信頼性の高いトランザクションメール配信を必要とする組織に適しています。
  1. Microsoft Outlook
  2. Gmail
OAuth2認証を使用して、メールプロバイダー経由で送信メールを送信します。エイリアスアドレスは、使用前に送信者として設定する必要があります。送信者メールアドレスをエイリアスメールとしてGmailまたはMicrosoft Outlookに追加する方法を確認してください。

業務連絡に既存のMicrosoft OutlookまたはGmailアカウントを使用したい組織に適しています。
カスタムSMTP
SMTPを使用して、独自のメール基盤やサードパーティプロバイダーを含む任意の外部メールサーバーに接続し、送信メールを送信します。認証なし、Basic、OAuth2の認証方法に対応しています。

独自のメール基盤を運用している組織や、Creatorの送信メールチャネルとして利用できない特定のSMTPサーバー経由でのルーティングが必要な組織に最適です。

3.1. 組み込みメールチャネル

組み込みメールチャネルは、送信メールを送信するためのZoho Creator標準のメールサービスです。このチャネルを通じて送信されたメールは、送信者のドメインが認証されていない限り、Zoho Creatorの共有ドメイン(有料アカウントの場合はnotifications@mailer.zohocreatormail.com、試用アカウントの場合はnotifications@trial.zohocreatormail.com)経由で配信されます。

メールを独自ドメインのアドレスから送信し、受信者側のサーバーに認識されるようにするには、独自ドメイン認証を設定できます。なお、送信者メールアドレスを指定していても、対応するドメインが認証されるまでは、メールはCreatorの共有ドメイン経由で配信されます。

有効なチャネルとして設定する場合は、配信到達性を高め、組織のドメインの識別情報を使用してメールを送信するために、送信者ドメインの認証をおすすめします。

ドメイン認証
認証がない場合、内容や送信者の正当性にかかわらず、メールが迷惑メールに振り分けられる可能性があります。ドメイン認証により、受信者のメールサービスプロバイダーはメールが正当な送信元から送信されたことを確認できます。これにより、送信者と受信者を迷惑メール、なりすまし、フィッシングから保護し、受信トレイへの配信到達性を向上できます。

Zoho Creatorアカウントに送信者メールアドレスを追加するたびに、そのドメインは組み込みメールチャネルに「認証保留」ステータスで自動的に表示されます。認証を完了するには、ドメインのSPFとDKIMレコードを設定します。これら2つのレコードには、それぞれ異なる認証の役割があります。
  1. SPF:信頼できるサービスからメールが送信され、送信者の詳細が変更されていないことを検証します。
  2. DKIM:送信者ドメインの管理者が設定した承認済みサービスからメールが生成されたことを検証します。

4. 送信者メールアドレス

送信者メールアドレスとは、Zoho CreatorでCreatorアプリケーションから送信される送信メールに使用される「From」アドレスのことです。特権管理者のメールアドレスやログイン中ユーザーのメールアドレス以外に、Zoho Creatorアプリからメールを送信するための別の個別メールアドレスを使用できます。これらのカスタムメールアドレスは、[送信者メールアドレス]タブから追加できます。認証手順を完了すると、アプリからのメール送信にカスタムメールアドレスを使用できるようになります。

5. ユースケース

ジルカー病院では、予約、検査レポート、請求、サポートに関するメールを、単一のアドレスであるnotifications@zylkerhospital.comから送信しています。そのため、患者は送信元の部門を判別しにくく、汎用的なアドレスによってブランドの信頼性も低下します。

メール管理を使用して、ジルカーはappointments@zylkerhospital.combilling@zylkerhospital.comなどの専用の送信者メールアドレスを、関連するワークフローやDelugeスクリプトに関連付けて設定します。予約確認など、大量のトランザクションメールは、ZeptoMailを有効なメールチャネルとして設定することで、ZeptoMail経由で送信できます。zylkerhospital.comのドメイン認証をすべての送信者メールアドレスに対して設定することで、送信者の身元を検証し、患者からの信頼を高めます。

6. 留意事項

  1. 一度に有効にできるメールチャネルは1つだけです。新しいチャネルを有効にすると、Creatorアカウントから今後送信されるすべてのメールに影響します。
  2. ZeptoMail経由でメールを送信するには、メール通知で使用するすべての送信者メールアドレスのドメインをZeptoMailで認証する必要があります。
  3. サードパーティーチャネルまたはカスタムSMTP設定の認証が無効になると、メール通知は失敗します。
  4. 有効なメールチャネルの設定が削除された場合でもメール配信を継続できるように、組み込みメールがフォールバックとして使用されます。
  5. Gmail、Outlook、カスタムSMTPチャネルを使用する場合、Creatorで追加した送信者メールアドレスは、関連するメールサーバーアカウントのエイリアスメールとして設定する必要があります。
  1. 送信メールチャネルの管理
  2. 送信者メールアドレスの管理