メール管理の理解

メール管理の理解

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1. 概要

メール管理では、アプリケーションからの送信メールに使用するメールチャネルの設定、認証済み送信元アドレスの指定、ドメイン認証を行えます。これにより、メールの到達率が向上し、受信側のメールサーバーで正規のメールとして認識されやすくなります。
メール管理には、アプリケーションからのメール送信方法をカスタマイズするための、主に2つの設定項目があります。
  1. 送信メールチャネル - Creatorアプリケーションがメールの送信に使用するサービスを指定します。Creatorでは、次の複数のメール配信オプションを利用できます。
    1. Creator組み込み – 設定不要ですぐに使用できます。
    2. ZeptoMail – Zohoのトランザクションメール専用サービスです。
    3. 外部ESP – Gmail、Microsoft 365、Microsoft Outlookなどの外部メールサービスプロバイダーです。
    4. カスタムSMTP – 独自のメールインフラストラクチャを接続し、配信を全面的に管理できます。
      メールチャネルの設定方法をご確認ください。
  2. 送信元メール - 送信元メールとは、受信者がアプリケーションからのメールを受信した際に表示される差出人アドレスです。送信元アドレスを追加して認証することで、認識されているアドレスからメールを送信できます。有効なメールチャネルによっては、追加の設定が必要です。たとえば、接続先のメールサービスで送信元アドレスをエイリアスとして追加するか、認証する必要があります。送信元メールの設定方法をご確認ください。

1.1 メール配信の流れ

Zoho Creatorでは、アカウントに設定されたメールチャネルを通じてメールが送信されます。初期設定では組み込みメールチャネルが有効ですが、要件に応じて、サポートされている別のメールチャネルに切り替えることができます。各チャネルは、使用前に設定が必要です。チャネルを設定して有効にすると、送信元メールアドレスからメールが送信されます。
送信元メールアドレスは、まずCreatorの［送信元メール］タブで追加する必要があります。追加後の手順はチャネルによって異なります。組み込みメールではドメインを認証し、ZeptoMailでは連携の設定時に認証します。また、GmailまたはMicrosoft OutlookのアカウントやSMTPサーバーでは、アドレスをエイリアスとして追加します。
情報：エイリアスメールとは、メインアカウントに関連付けられた追加のアドレスです。別のアカウントを作成せずに、異なるアドレスからメールを送信できます。
これらのメール設定は、以下のセクションに記載されているケースを含め、Creatorアカウントから実行されるすべての送信メールに適用されます。
  1. ワークフローのメールを送信処理：フォームのワークフロー、スケジュール、承認、決済ワークフローで処理として設定されたカスタムメールを送信します。
  2. Delugeのメール送信タスク：抽出済みレポート、ファイルアップロード項目の値、データテンプレートなどを添付し、指定した受信者にメールを送信します。
  3. フォーム送信時のメール通知：ユーザーがフォームからデータを送信すると、自動的にメール通知を送信します。
  4. ポータルのメール通知（組み込みメールチャネルのみ）：差出人アドレスと返信先アドレスとして設定された送信元メールを使用して、ポータルユーザーにOTP、更新情報、通知を送信し、アクセス状況や活動について知らせます。

2. 操作ガイド

Creatorの管理者ダッシュボードで、左側のメニューにある［管理］から［運用］を選択すると、ソリューションの各種管理機能が表示されます。
［アプリケーション］から［メール管理］を選択すると、［送信メールチャネル］タブと［送信元メール］タブがあるダッシュボードが開きます。

3. 送信メールチャネル

送信メールチャネルでは、Creatorアカウントからのメール配信に使用するメールサービスを指定します。要件に応じて、組み込みサービスの使用、外部プロバイダーとの接続、カスタムサーバーの設定が可能です。
Notes
メモ：一度に有効にできるチャネルは1つのみで、すべての送信メールはそのチャネルを経由します。

チャネル
説明
組み込みメール
Creatorの組み込みメールサービスを使用すると、追加の設定を行わずにメールを送信できます。組み込みサービスの使用中に、送信元メールアドレスの認証やドメイン認証を行うことで、メールの到達率を向上できます。
アプリケーションやポータルの通知、ワークフローメールをすぐに利用し始める場合に適しています。
ZeptoMail
大量のトランザクションメールを送信するには、ZeptoMailをメールチャネルとして設定します。メールのパフォーマンスをより詳細に把握、管理できるよう、メール追跡、配信ログ、Webhook通知、バウンスアドレス管理が用意されています。
Notes
メモ：ドメインでDMARCが有効になっている場合、または認証時にDMARCが無効になっていた場合、送信元メールアドレスは未認証としてインポートされます。ZeptoMailでこれらのアドレスを有効にするには、ドメインをZeptoMailで認証する必要があります。連携後に追加されたアドレスにも同じ要件が適用されます。また、送信元メールの設定が有効な場合は、ZeptoMailにも追加する必要があります。
拡張性と信頼性に優れたトランザクションメール配信を必要とする組織に適しています。
  1. Microsoft 365
  2. Microsoft Outlook
  3. Gmail
OAuth2認証を使用し、メールプロバイダーを通じてメールを送信します。使用する前に、エイリアスアドレスを送信元として設定する必要があります。Microsoft 365、Microsoft Outlook、またはGmailで送信元メールアドレスをエイリアスメールとして追加する方法をご確認ください。

業務上の連絡に既存のMicrosoft 365、Microsoft Outlook、またはGmailアカウントを使用する組織に適しています。
カスタムSMTP
SMTPを使用して、独自のメールインフラストラクチャや外部プロバイダーなど、任意の外部メールサーバーに接続してメールを送信します。認証なし、Basic認証、OAuth2認証に対応しています。

独自のメールインフラストラクチャを運用している組織や、Creatorの送信メールチャネルにない特定のSMTPサーバーを経由する必要がある組織に最適です。

3.1. 組み込みメールチャネル

組み込みメールチャネルは、メール送信用に用意されたZoho Creator標準のメールサービスです。このチャネルから送信されるメールは、送信元のドメインが認証されていない限り、Zoho Creatorの共有ドメイン（有料アカウントではnotifications@mailer.zohocreatormail.com、試用アカウントではnotifications@trial.zohocreatormail.com）を経由します。

独自ドメインのアドレスからメールを送信し、受信側のサーバーで正規のメールとして認識されるようにするには、独自ドメイン認証を設定します。送信元メールアドレスを指定しても、対応するドメインが認証されるまではCreatorの共有ドメインを経由してメールが送信されます。

このチャネルを有効にする場合は、到達率を向上させ、組織のドメイン情報を使用してメールを送信するために、送信元ドメインの認証を推奨します。

ドメイン認証
認証を行わない場合、メールの内容や送信元の正当性にかかわらず、迷惑メールに振り分けられる可能性があります。ドメイン認証により、受信者側のメールサービスプロバイダーはメールが正規の送信元から送られたことを確認できます。これにより、送信者と受信者を迷惑メール、なりすまし、フィッシングから保護し、受信トレイへの到達率を向上できます。

Zoho Creatorアカウントに送信者メールアドレスを追加するたびに、そのドメインは［組み込みメール］チャネルに「認証保留」ステータスで自動的に表示されます。認証を完了するには、ドメインのSPFおよびDKIMレコードを設定します。これら2つのレコードは、それぞれ異なる検証の役割を担います。
  1. SPF：メールが信頼できるサービスから送信され、送信者情報が変更されていないことを検証します。
  2. DKIM：送信者ドメインの管理者が設定した、承認済みサービスからメールが生成されたことを検証します。

4. 送信者メールアドレス

Zoho Creatorの送信者メールアドレスとは、Creatorアプリケーションから送信するメールの「差出人」アドレスです。スーパー管理者やログイン中のユーザーのメールアドレス以外に、別の任意のメールアドレスを使用してZoho Creatorアプリからメールを送信できます。これらのカスタムメールアドレスは、［送信者メールアドレス］タブから追加できます。認証手続きが完了すると、カスタムメールアドレスをアプリからのメール送信に使用できるようになります。

5. 利用例

ジルカー病院では、予約、検査報告書、請求、サポートに関する患者向けメールを、すべて1つのアドレス（notifications@zylkerhospital.com）から送信しています。そのため、患者は送信元の部門を判別しにくく、汎用的なアドレスによってブランドの信頼性も低下しています。

メール管理機能を使用して、ジルカーはappointments@zylkerhospital.comやbilling@zylkerhospital.comなどの専用送信者アドレスを設定し、関連するワークフローやDelugeスクリプトに関連付けます。予約確認など大量のトランザクションメールは、ZeptoMailを有効なメールチャネルに設定することで、ZeptoMail経由で送信できます。送信者の本人確認と患者からの信頼向上のため、すべての送信者アドレスに対してzylkerhospital.comのドメイン認証を設定します。

6. 注意事項

  1. 一度に有効にできるメールチャネルは1つだけです。新しいチャネルを有効にすると、Zoho Creatorアカウントから今後送信されるすべてのメールに適用されます。
  2. ZeptoMail経由でメールを送信するには、メール通知で使用するすべての送信者メールアドレスのドメインをZeptoMailで認証する必要があります。
  3. 外部サービスのチャネルまたはカスタムSMTP設定の認証が無効になると、メール通知の送信に失敗します。
  4. 有効なメールチャネルの設定が削除された場合でもメール配信を継続できるよう、［組み込みメール］が予備のチャネルとして使用されます。
  5. Gmail、Outlook、またはカスタムSMTPチャネルを使用する場合、Creatorに追加した送信者メールアドレスを、関連するメールサーバーアカウントのエイリアスメールアドレスとして設定する必要があります。
  1. 送信メールチャネルの管理
  2. 送信者メールアドレスの管理