外部カレンダーへの同期の理解

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要点

外部カレンダー（iCalendarフィード）への同期は、公開済みレポートのデータを自動的に外部カレンダーへエクスポートし、リアルタイムでの更新と各プラットフォーム間でのシームレスな同期を実現します。

メモ：外部カレンダーへの同期は、公開済みレポートのみに適用されます。

利用可能状況

外部カレンダーへの同期は、Creatorの有料プランでのみ利用可能です。
スーパー管理者、管理者、開発者のみが「外部カレンダーへの同期」を有効にできます。

1. Zoho Creator の iCalendar フィード

外部カレンダーへの同期を利用すると、アプリの公開済みレポートをZohoカレンダー、Googleカレンダー、Outlook、Appleカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携できます。これはカレンダー同期の標準形式であるiCalフィードを使って実現されます。一度リンクを確立すれば、アプリ内のデータ変更が外部カレンダーにも自動で反映されます。

仕組み

「操作」で同期を有効にすると、そのレポート専用のiCalフィードURLが作成されます。
このURLは、.icsファイルに対応したカレンダーアプリに貼り付けて利用できます。
その後、Zoho Creatorアプリのレポートで処理が追加または更新されるたびに、外部カレンダーが同期されます。

1.1. 動作方法を見る

1.2. ユースケース

スタッフのシフト自動同期

医療機関がZoho Creatorアプリを活用し、複数のクリニックでスタッフのスケジュール管理を行っています。各部署は、医師や看護師の週ごとのシフト割り当てを表示するレポートを管理しています。スタッフは自分のスケジュールを常に把握する必要がありますが、アプリで手動確認したり、変更通知を配布したりすると、混乱や遅延が生じやすく、特に直前の変更時に問題となります。自動化されたスケジュール管理により、スタッフは手動確認や遅延なく、リアルタイムで常に最新情報を取得できます。

管理者は外部カレンダーと同期オプションを有効にし、公開済みレポートのiCal フィードURLをスタッフメンバーと共有します。これにより、スタッフはGoogleカレンダーやOutlookを通じてレポートのカレンダーにサブスクリプション管理が可能となります。

その結果、スタッフはリアルタイム更新を自身のカレンダーで直接受け取ることができます。Zoho Creatorレポートで行われたシフトの交替や時間の編集などの変更は自動的に更新され、スタッフのカレンダーに反映されます。手動での連絡を必要とせず、混乱を防ぎ、業務効率の向上につながります。

1.3. ナビゲーションガイド

公開済みレポートの有効な方法に移動します。レポート画面右上のハンバーガーアイコン（三本線）を探します。アイコンをクリックしてドロップダウンメニューを開き、ドロップダウンから外部カレンダーと同期を選択します。

1.4. 前提条件

レポートを外部カレンダーと正常に同期するために、以下の前提条件を満たしていることを確認してください。

公開済みレポート
同期したいレポートは公開済みである必要があります。レポートの公開方法をご参照ください。
アプリで同期が有効
外部カレンダーと同期のトグルが、公開済みレポートの設定内の操作で有効になっている必要があります。外部カレンダーとの同期を有効にする方法を参照してください。
対応カレンダーアプリケーション
ユーザーはiCalフィードのサブスクリプションまたは.icsファイル形式をサポートするカレンダーアプリケーションを使用する必要があります。

1.5. iCal フィードURL形式

Zoho Creator のレポート用 iCal フィードURLは次の構造です。

https://creatorapp.zohopublic.com/ / /icalfeed/ / ? =<値>& =<値>

URLの構成要素

差し込み項目	説明
	アプリケーションが作成された対象レポートを保持している組織のリンク名前です。リンク名前の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート: Delugeスクリプトでシステム変数 Zoho.adminuser を使用
	データを印刷またはエクスポートするアプリケーションのリンク名前です。リンク名前の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート: Delugeスクリプトでシステム変数 Zoho.appname を使用
	データを印刷またはエクスポートするレポートのリンク名前です。 CreatorレポートのURLからリンク名前を取得します - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート:
(適用対象：公開済みレポートのみ)	パーマリンクのレポートリンク名前の後に続く英数字のセットです。レポートを公開した後に取得できるURLの最後のパス部分となります。 Creatorレポートのパーマリンクからprivate_keyを取得します： https://creatorapp.zohopublic.com/ / /レポート-perma/ / 例として、以下のパーマリンクの場合、https://creatorapp.zohopublic.com/portiaorg/順番-management/レポート-perma/Orders_Report/Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ, 'Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ' がprivate_keyとなります。
=<値>	これはiCalプロパティであり、レポート項目にマッピングされます。プロパティ：iCalの項目（例：DTSTART、概要、説明など）値：該当項目のレポート内のフィールドリンク名前を指します。各データについて、iCalプロパティにはその項目に保存されている値が設定されます。

メモ: iCalプロパティ ICAL-DTSTART は入力必須です。

1.6. 項目とプロパティのマッピング

次のiCalプロパティを、以下の形式でURLのクエリパラメーターとして付与できます:

ICAL- =

プロパティ名	対応可能な項目タイプ	必須条件	説明／例
DTSTART	日付、日付-時間	必須	イベント開始時刻
DTEND	日付、日付-時間	任意	イベント終了時刻
概要	テキスト	任意	イベント件名
主催者	テキスト	任意	イベント主催者
作成	日付・時刻	任意	データcreation日付
クラス	テキスト	任意	アクセスレベル：公開する、非公開、またはCONFIDENTIAL
説明	テキスト	任意	イベント詳細
最終更新	日付・時刻	任意	最終更新タイムスタンプ
場所	テキスト	任意	イベント場所
優先度	整数	任意	優先度の値
ステータス	テキスト	任意	Eventステータス：TENTATIVE、CONFIRMED、またはキャンセル済み

1.7. iCalプロパティ値の手動割り当て

iCalプロパティに値を手動で設定したい場合は、URLのクエリ文字列を使い、以下の手順に従ってください。

1.7.1. 形式：

ICAL-ZC_SET- =<値>

1.7.2. 例：

例えば、この構文を使ってクラスプロパティを「公開する」に設定し、カレンダーフィードへアクセスできるすべてのユーザーにレポートエントリーを公開できます。

ICAL-ZC_SET-クラス=公開する

これによりiCalプロパティ「クラス」が公開するに設定され、レポート内のすべての行が対象となります。

メモ：

独自の日付および日付-時間項目の値は、アプリケーションで設定されている日付の形式に従う必要があります。
DTSTARTとDTENDの値はICAL-ZC_SETで手動設定できません。これらは項目のマッピングによってのみ割り当て可能です。

1.8. 終日イベントと時間指定イベントの処理

レポートに終日イベントと時間指定イベントの両方が含まれる場合、次の手順に従ってください。

1. フォームにテキスト項目を追加し、公開済みレポートに関連付けます。使用できる項目タイプは、名前、メール、住所、Single_Line、Multi_Line、Drop_Down、Radio、Multi_Select、Checkbox、ユーザー、Decision_Box、またはRich_Textです。この項目はイベントが終日イベントかどうかを保存します。

真：終日イベントの場合
無効または空欄のまま：時間指定イベントの場合

2. iCalフィードURLの末尾に、以下のクエリ文字列を追加します。

ICAL-ZC_FULL_DAY_EVENT_VAR=

には、手順1で作成した項目のリンク名を指定します。

2. 注意事項

Sync to External Calendarでは、すべてのレポートタイプがサポートされていますが、ピボットチャートおよびピボットテーブルレポートは対象外です。
場合によっては、生成されるiCal URLがカレンダーアプリケーションで読み込めないほど長くなることがあります。その際は、外部のURL短縮ツールを使用し、短縮したURLをカレンダーアプリケーションに追加してください。
エクスポートできるデータの上限は、1リクエストあたり50,000件です。
レポートがこの上限を超える場合、レポートに表示されている最初の50,000件のみがエクスポートされます。
ICSファイルをコピーするには、iCalフィードのURLをブラウザのアドレスバーに貼り付けます。.icsの内容が表示されるので、それを手動でコピーできます。
Google カレンダーや Zoho カレンダーを含む外部アプリケーションは、Zoho Creatorから取得したデータを定期的に同期します。
URLで設定された項目に変更が加えられると、今後の同期は停止します。これには、フォームから項目を削除、項目のリンク名の変更、レポート内の項目削除、マスキング付き暗号化の有効化などが含まれます。同期処理に支障が出ないよう、事前にこれらの変更を確認し、計画的に実施してください。