外部カレンダーへの同期の理解

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要点まとめ

外部カレンダーへの同期（iCalendarフィード）は、データを自動的に外部カレンダーへエクスポートし、公開済みレポートのリアルタイム更新およびプラットフォーム間のシームレスな同期を実現します。

メモ: 外部カレンダーへの同期は、公開済みレポートのみに適用されます。

利用可能性

外部カレンダーへの同期は、Creatorの有料プランでのみ利用できます。
スーパー管理者、管理者、および開発者のみが「外部カレンダーへの同期」を有効にできます。

1. Zoho CreatorのiCalendarフィード

外部カレンダーへの同期を利用すると、公開済みレポートからアプリをZohoカレンダー、Googleカレンダー、Outlook、Appleカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携できます。これは、カレンダーデータ同期のスタンダード形式であるiCalフィードを使用して行われます。一度リンクを設定すると、アプリのデータ変更が外部カレンダーに自動で反映されます。

仕組み

操作で同期が有効になると、そのレポート専用のiCalフィードURLが作成されます。
このURLは、.icsファイルに対応した任意のカレンダーアプリケーションに貼り付けて利用できます。
Zoho Creatorアプリケーションのレポートで処理が追加または更新されるたびに、外部カレンダーが同期されます。

1.1. 動作イメージを見る

1.2. ユースケース

スタッフのシフトを自動同期

医療機関が、Zoho Creatorアプリで複数クリニックのスタッフスケジュールを管理しています。各部署ごとに、医師や看護師の週ごとのシフト割り当てを表示するレポートを保持しています。スタッフは自分のスケジュールを常に把握しておく必要がありますが、アプリで都度確認したり、更新情報を配布したりすると、特に直前の変更時に混乱や遅れが生じます。自動化により、スタッフは手動での確認や遅延なく、リアルタイムでスケジュールを把握できます。

管理者は外部カレンダーと同期オプションを有効にし、iCalフィードURLを公開済みレポートのスタッフメンバーと共有します。これにより、スタッフはGoogleカレンダーやOutlookを利用して、レポートのカレンダーをサブスクリプション管理できるようになります。

その結果、スタッフメンバーはリアルタイム更新を自身のカレンダー上で直接受け取ることができます。Zoho Creatorレポート上で、シフト交換や時間の編集などの変更が行われた場合も、自動的にスタッフメンバーのカレンダーに反映されます。これにより混乱が解消され、手動での連絡を必要とせずに業務効率が向上します。

1。3. ナビゲーションガイド

公開済みレポートの有効方法に移動します。レポート画面右上にあるハンバーガーアイコン（三本線）を探してください。アイコンをクリックしてドロップダウンメニューを開き、ドロップダウンから外部カレンダーと同期を選択します。

1。4. 前提条件

レポートを外部カレンダーと正常に同期するためには、以下の前提条件を満たしていることを確認してください。

公開済みレポート
同期したいレポートが公開済みである必要があります。レポートを公開する方法をご参照ください。
アプリで同期が有効
外部カレンダーと同期のトグルが、Operations 公開済みレポート設定で有効になっている必要があります。外部カレンダーと同期を有効にする方法をご覧ください。
対応カレンダーアプリケーション
ユーザーはiCalフィードサブスクリプションまたは.icsファイル形式をサポートするカレンダーアプリケーションを使用する必要があります。

1。5. iCalフィードURL形式

Zoho Creatorのレポート用iCalフィードURLは以下の構造です。

https://creatorapp。zohopublic。com/ / /icalfeed/ / ? =<値>& =<値>

URLの構成要素

差し込み項目	説明
	アプリケーションが作成された組織のリンク名前です（対象のレポートが含まれています）。リンク名前の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp。zohopublic。com/ / /#レポート: Delugeスクリプトのシステム変数 Zoho.adminuser を使用
	データを印刷またはエクスポートするアプリケーションのリンク名前です。リンク名前の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp。zohopublic。com/ / /#レポート: Delugeスクリプトのシステム変数 Zoho.appname を使用
	データを印刷またはエクスポートするレポートのリンク名前です。 CreatorレポートのURLからリンク名前を取得します - https://creatorapp。zohopublic。com/ / /#レポート:
(適用対象公開済みレポートのみ)	パーマリンク内のレポートリンク名前の後に続く英数字の文字列です。これは、レポートを公開した後に取得できるURLの最後のパス部分になります。 Creatorレポートのパーマリンクからprivate_keyを取得します： https://creatorapp。zohopublic。com/ / /レポート-perma/ / 例えば、以下のパーマリンクの場合、https://creatorapp。zohopublic。com/portiaorg/順番-management/レポート-perma/Orders_Report/Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ、 'Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ' がprivate_keyです。
=<値>	これはiCalプロパティ（レポート項目にマッピング）です。プロパティ: iCal項目（例：DTSTART、概要、説明）値: 値は対象項目のレポート内の該当項目の値を指します。各データごとに、iCalプロパティにはその項目に保存された値が反映されます。

メモ: iCalプロパティ ICAL-DTSTART は入力必須です。

1.6. 項目とプロパティのマッピング

次のiCalプロパティを、以下の形式でURLのクエリパラメーターとして追加できます:

ICAL- =

各プロパティの値は、レポート内の対応する項目のに対応します。頻度データの場合、iCalプロパティにはその項目に保存されている値が設定されます。

プロパティ名	許可される項目タイプ	要件	説明／例
DTSTART	日付、日付-時間	必須	イベント開始時間
DTEND	日付、日付-時間	任意	イベント終了時間
概要	テキスト	任意	イベント件名
主催者	テキスト	任意	イベント主催者
作成	日付・時刻	任意	データ作成日
クラス	テキスト	任意	アクセス権限：公開、非公開、またはCONFIDENTIAL
説明	テキスト	任意	イベント詳細
最終更新	日付・時刻	任意	最終更新タイムスタンプ
場所	テキスト	任意	イベント場所
優先度	整数	任意	優先度の値
ステータス	テキスト	任意	Eventステータス: TENTATIVE、CONFIRMED、またはキャンセル済み

整数項目種類には、Auto_Numberと番号項目が含まれます。

テキスト項目種類には、名前、メール、住所、Single折れ線グラフ、Multi折れ線グラフ、ドロップダウン、ラジオ、Multi選択する、チェックボックス、Decision箱、ユーザー、リッチテキスト、時間、Formula、Prediction、Keyword Extraction、Sentiment Analysis、OCR、Object Detectionが含まれます。

メモ: 有効な項目が対応するプロパティにマッピングされていない場合、そのプロパティはカレンダー出力でスキップされます。

1.7. iCalカレンダーに名前を付ける

初期設定では、iCalカレンダーはレポートの名前を使用します。下記の形式を利用して、個別の名前を割り当ててカスタマイズできます。

1.7.1. 形式:

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=<calendar_name>

1.7.2. 例:

例えば、学校で異なるクラスごとに複数のカレンダーを管理している場合、教師はリンク編集時に各カレンダーへ固有の名前を割り当てることができます。これにより、学年ごとの区別が簡単になります。

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=Grade_5

こうすることでカレンダー間の明確な区分が保証されます。

1.8. iCalプロパティ値を手動で割り当てる

iCalプロパティに値を手動で設定したい場合は、URLのクエリ文字列を使用して以下の手順に従ってください。

1.8.1. 形式:

ICAL-ZC_SET- =<値>

1.8.2. 例:

例えば、この構文を使用してクラスプロパティを「公開する」に設定すると、カレンダーフィードへアクセス可能なすべてのユーザーがレポートエントリーを閲覧できるようになります。

ICAL-ZC_SET-クラス=公開する

これにより、レポート内のすべての行に対してiCalプロパティ「クラス」が公開するに設定されます。

メモ:

独自の日付および日付-時間項目の値は、アプリケーションで設定された日付の形式に従う必要があります。
DTSTART および DTEND の値は ICAL-ZC_SET で手動設定できません。項目のマッピングによってのみ割り当てられます。

1.9. 全日イベントと時刻指定イベントの処理

レポートに全日イベントと時刻指定イベントの両方が含まれている場合、以下の手順に従ってください。

1. 公開済みレポートに関連付けられたフォームにテキスト項目を追加します。この項目はイベントが全日かどうかを記録します。

真：全日イベントの場合
無効または空欄：時刻指定イベントの場合

2. 下記のクエリ文字列を iCal フィード URL に追加します。

ICAL-ZC_FULL_DAY_EVENT_VAR=

は、手順1で作成した項目のリンク名です。

2. メモすべきポイント

すべてのレポートタイプが外部カレンダーへの同期でサポートされていますが、ピボットチャートおよびピボットテーブルレポートは除きます。
場合によっては、生成されるiCal URLがカレンダーアプリで読み取れないほど長くなることがあります。その際は、外部のURL短縮ツールを使用し、短縮したURLをカレンダーアプリに追加してください。
エクスポートの上限は1リクエストにつき50,000件のデータです。
レポートがこの上限を超える場合、レポートに表示された上位50,000件のみがエクスポートされます。
ICSファイルをコピーするには、iCalフィードURLをブラウザのアドレスバーに貼り付けます。.icsの内容が表示されるので、手動でコピーできます。
Google カレンダーや Zoho カレンダーを含む外部アプリケーションは、Zoho Creatorから取得したデータを定期的に同期します。
URLで設定した項目に変更が加えられた場合、同期は停止されます。これにはフォームから項目を削除すること、項目のリンク名を変更すること、レポート内の項目の削除、またはマスキング付き暗号化の有効化が含まれます。同期プロセスの中断を避けるため、こうした変更は事前に確認し、計画することを推奨します。