外部カレンダー同期の仕組み

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概要

外部カレンダーへの同期（iCalendar フィード）は、公開済みレポートのデータを外部カレンダーに自動的にエクスポートし、リアルタイムで更新されるようにして、プラットフォーム間のシームレスな同期を実現します。

メモ: 外部カレンダーへの同期は、公開済みレポートにのみ適用されます。

利用可能範囲

外部カレンダーへの同期は、Creator の有料プランでのみ利用できます。
スーパー管理者、管理者、開発者のみが「外部カレンダーへの同期」を有効にできます。

1. Zoho Creator における iCalendar フィード

外部カレンダーへの同期を使用すると、アプリの公開済みレポートを Zoho カレンダー、Google カレンダー、Outlook、Apple カレンダーなどの外部カレンダーツールと連携できます。これは、カレンダーデータの同期用標準形式である iCal フィードを使用して行われます。一度リンクを確立すると、アプリ側のデータ変更が自動的に外部カレンダーに反映されます。

動作の仕組み

[操作]で同期を有効にすると、そのレポート専用のiCal フィード URLが作成されます。
この URL は、.ics ファイルに対応した任意のカレンダーアプリケーションに貼り付けて使用できます。
その後、Zoho Creator アプリケーションのレポートでレコードが追加または更新されるたびに、外部カレンダーが同期されます。

1。1. 動作イメージ

1。2. ユースケース

スタッフシフトの自動同期

ある医療機関では、複数のクリニックにまたがるスタッフのシフト管理に Zoho Creator アプリを使用しています。各部署は、医師や看護師の週次シフト割り当てを表示するレポートを保持しています。スタッフは常に最新のシフトを把握している必要がありますが、アプリを手動で確認したり、更新情報を配布したりすると、特に直前の変更が発生した場合に混乱や遅延が生じます。この機能により、スケジュールが自動化され、手動での追跡や遅延なしに、スタッフへリアルタイムで情報を共有できます。

管理者は[外部カレンダーへの同期]オプションを有効にし、公開済みレポートのiCal フィード URLをスタッフに共有します。スタッフは、Google カレンダーや Outlook からレポートのカレンダーを購読できるようになります。

その結果、スタッフは自分の個人カレンダー上でリアルタイム更新を直接受け取ることができます。Zoho Creator レポートでシフトの入れ替えや時間の変更などが行われると、自動的に更新され、各スタッフのカレンダーに反映されます。これにより、混乱が解消され、手動での連絡なしに業務効率が向上します。

1。3. ナビゲーションガイド

公開済みレポートの設定画面に移動します。レポート画面右上にあるハンバーガーアイコン（三本線）を探し、クリックしてドロップダウンメニューを開き、メニューから[Sync External Calendar]を選択します。

1。4. 前提条件

レポートを外部カレンダーと正常に同期するには、次の前提条件を満たしている必要があります。

公開済みレポート
同期したいレポートは公開済みである必要があります。レポートの公開方法については、レポートを公開するを参照してください。
アプリで同期が有効になっていること
外部カレンダーへの同期トグルが、公開済みレポートの [操作] 設定で有効になっている必要があります。外部カレンダーへの同期を有効にする方法については、外部カレンダーへの同期を有効にするを参照してください。
対応するカレンダーアプリケーション
ユーザーは、iCal フィードの購読または.ics ファイル形式に対応したカレンダーアプリケーションを使用する必要があります。

1。5. iCal フィード URL 形式

Zoho Creator のレポートに対する iCal フィード URL は、次の構造になります。

https://creatorapp.zohopublic.com/<org_namespace>/<app_link_name>/icalfeed/<report_link_name>/<private_key>?<property1>=<value>&<property2>=<value>

URL コンポーネント

プレースホルダー	説明
<org_namespace>	対象レポートを含むアプリケーションが作成されている組織のリンク名です。リンク名は次のいずれかの方法で取得できます。 Creator レポートの URL から取得 - https://creatorapp.zohopublic.com/<org_namespace>/<app_link_name>/#Report:<report_link_name> システム変数 Zoho.adminuser を使用した Deluge スクリプト
<app_link_name>	データを出力／エクスポートするアプリケーションのリンク名です。リンク名は次のいずれかの方法で取得できます。 Creator レポートの URL から取得 - https://creatorapp.zohopublic.com/<org_namespace>/<app_link_name>/#Report:<report_link_name> システム変数 Zoho.appname を使用した Deluge スクリプト
<report_link_name>	データを出力／エクスポートするレポートのリンク名です。 Creator レポートの URL からリンク名を取得します - https://creatorapp.zohopublic.com/<org_namespace>/<app_link_name>/#Report:<report_link_name>
<private_key>（公開済みレポートにのみ適用）	レポートリンク名の後に続く英数字の文字列で、パーマリンク内に含まれます。レポートを公開した後に取得できる URL の最後のパス部分です。 private_key は、Creator レポートのパーマリンクから取得します。 https://creatorapp.zohopublic.com/<org_namespace>/<app_link_name>/report-perma/<report_link_name>/<private_key> 例として、次のパーマリンクでは、https://creatorapp.zohopublic.com/portiaorg/order-management/report-perma/Orders_Report/Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ の「Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ」が private_key です。
<property_name>=<値>	これは、レポート項目にマッピングされる iCal プロパティです。プロパティ: iCal の項目（例: DTSTART、SUMMARY、DESCRIPTION など）値: 値は、レポート内の対応する項目の <field_link_name> を指します。各データに対して、iCal プロパティにはその項目に保存されている値が設定されます。

メモ: iCal プロパティ ICAL-DTSTART は必須です。

1。6. 項目とプロパティのマッピング

次の iCal プロパティを、以下の形式で URL のクエリパラメーターとして追加できます:

ICAL-<property_name>=<deluge_field_name>

各プロパティの値は、レポート内の対応する項目の <field_link_name> に対応します。頻度データの場合、その項目に保存されている値が iCal プロパティに設定されます。

プロパティ名	許可される項目タイプ	必須/任意	説明/例
DTSTART	日付, 日付-時間	必須	イベントの開始日時
DTEND	日付, 日付-時間	任意	イベントの終了日時
概要	テキスト	任意	イベント件名
ORGANIZER	テキスト	任意	イベントの主催者
作成	日付-時間	任意	データの作成日時
クラス	テキスト	任意	アクセスレベル: 公開, 非公開, CONFIDENTIAL
説明	テキスト	任意	イベントの詳細
LAST-更新済み	日付-時間	任意	最終更新のタイムスタンプ
場所	テキスト	任意	イベントの場所
優先度	整数	任意	優先度の値
ステータス	テキスト	任意	イベントステータス: TENTATIVE, CONFIRMED, キャンセル済み

整数 項目タイプには、Auto_Number と数値項目が含まれます。

テキスト項目タイプには、名前、メール、住所、単一行、複数行、ドロップダウン、ラジオ、複数選択、チェックボックス、判定ボックス、ユーザー、リッチテキスト、時間、数式、予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出が含まれます。

メモ: 有効な項目が、対応するプロパティにマッピングされている必要な値と一致しない場合、そのプロパティはカレンダー出力でスキップされます。

1。7. iCal カレンダーに名前を割り当てる

既定では、iCal カレンダー名にはレポート名が使用されます。以下の形式を使用して任意の名前を指定することで、これをカスタマイズできます。

1。7。1. 形式:

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=<Calendar_Name>

1。7。2. 例:

たとえば、学校でクラスごとに複数のカレンダーを管理している場合、教師はリンクを編集する際に各カレンダーに固有の名前を割り当てることで、学年ごとのカレンダーを区別しやすくできます。

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=Grade_5

これにより、カレンダー間の区別が明確になります。

1。8. iCal プロパティ値を手動で設定する

URL のクエリ文字列を使用して iCal プロパティの値を手動で設定する場合は、次の手順に従います。

1。8。1. 形式:

ICAL-ZC_SET-<property_name>=<値>

1。8。2. 例:

たとえば、この構文を使用してクラスプロパティを「公開」に設定し、カレンダーフィードへアクセスできるすべてのユーザーにレポートのすべてのレコードを表示させることができます:

ICAL-ZC_SET-クラス=公開

これにより、レポート内のすべての行について、iCal プロパティクラスが「公開」に設定されます。

メモ:

カスタム日付および日付-時間項目の値は、アプリケーションで設定されている日付形式に従う必要があります。
DTSTART と DTEND の値は ICAL-ZC_SET を使用して手動設定することはできません。これらは項目のマッピングによってのみ設定できます。

1。9. 終日イベントと時間指定イベントの扱い

レポートに終日イベントと時間指定イベントの両方が含まれる場合は、次の手順に従います。

1. 公開レポートに関連付けられているフォームにテキスト項目を追加します。この項目には、イベントが終日イベントかどうかを保存します:

true : 終日イベントの場合
false または空欄 : 時間指定イベントの場合

2. iCal フィード URL に次のクエリ文字列を追加します:

ICAL-ZC_FULL_DAY_EVENT_VAR=<field_link_name>

ここで、<field_link_name> は手順 1 で作成した項目のリンク名です。

2. 注意事項

外部カレンダーとの同期では、ピボットチャートレポートとピボットテーブルレポートを除き、すべてのレポートタイプがサポートされています。
場合によっては、生成される iCal URL が長くなりすぎて、カレンダーアプリケーションで読み取れないことがあります。その場合は、外部の URL 短縮ツールを使用し、短縮した URL をカレンダーアプリケーションに追加してください。
1 回のリクエストでエクスポートできる上限は 50,000 件のデータです。
レポートがこの上限を超える場合、レポートに表示されている先頭 50,000 件のみがエクスポートされます。
ICS ファイルをコピーするには、ブラウザのアドレスバーにiCal フィード URLを貼り付けます。表示された .ics の内容を手動でコピーできます。
Google カレンダーや Zoho カレンダーを含む外部アプリケーションは、Zoho Creator から取得したデータを定期的に同期します。
URL に設定されている項目に変更が加えられた場合、同期は停止します。これには、フォームから項目を削除する、項目のリンク名を変更する、レポート内の項目を削除する、マスキング付き暗号化を有効にするといった操作が含まれます。進行中の同期処理が中断されないよう、これらの変更は事前に確認・計画して行うことを推奨します。