外部カレンダーへの同期の理解

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要点

外部カレンダー（iCalendarフィード）への同期は、公開済みレポートのデータを自動的に外部カレンダーへエクスポートし、リアルタイムで更新・各プラットフォーム間でシームレスに同期されることを保証します。

メモ：外部カレンダーへの同期は公開済みレポートのみに適用されます。

利用可能条件

外部カレンダーへの同期は、Creatorの有料プランでのみ利用可能です。
スーパー管理者、管理者、開発者のみが「外部カレンダーへの同期」を有効にできます。

1. Zoho Creator における iCalendar フィード

外部カレンダーへの同期を利用すると、アプリの公開済みレポートをZohoカレンダー、Googleカレンダー、Outlook、Appleカレンダーなどの外部カレンダーと連携できます。これはカレンダー同期の標準形式であるiCalフィードを使って行われます。一度リンクを確立すると、アプリ内のデータ変更が自動的に外部カレンダーへ反映されます。

仕組み

操作で同期が有効になると、そのレポート専用のiCalフィードURLが作成されます。
このURLは、.icsファイルに対応した任意のカレンダーアプリに貼り付けて利用できます。
その後、Zoho Creatorアプリのレポートで処理が追加または更新されるたびに、外部カレンダーが同期されます。

1.1. 動作方法を見る

1.2. 利用ケース

スタッフシフトの自動同期

ある医療機関では、複数のクリニックでスタッフのシフトスケジュール管理にZoho Creatorアプリを活用しています。各部署ごとに、医師や看護師の週ごとのシフト割当を表示するレポートを保持しています。スタッフは常に最新のスケジュールを把握する必要がありますが、アプリで手動確認したり、更新情報を共有する運用では、特に直前の変更時に混乱や遅延が発生しやすくなります。この自動同期により、スケジュールがリアルタイムで更新され、スタッフは手動での確認や遅延なく、常に最新情報を把握できます。

管理者は外部カレンダーと同期オプションを有効にし、iCal フィードURLを公開済みレポートのスタッフメンバーと共有します。これにより、スタッフはGoogle カレンダーやOutlookを使ってレポートのカレンダーにサブスクリプション管理ができるようになります。

その結果、スタッフはリアルタイム更新を自身のカレンダーで直接受け取ることができます。Zoho Creatorレポートでシフト交換や時間の編集などが行われた場合、その変更は自動的にスタッフのカレンダーにも反映されます。これにより、混乱が解消され、手動での連絡なしで業務効率が向上します。

1.3. ナビゲーションガイド

公開済みのレポートの有効な方法に移動します。レポート画面右上のハンバーガーアイコン（三本線）を探し、クリックしてドロップダウンメニューを開きます。そこで外部カレンダーと同期を選択します。

1.4. 前提条件

レポートを外部カレンダーと正常に同期するには、下記の前提条件が満たされていることを確認してください。

公開済みレポート
同期したいレポートは公開済みである必要があります。レポートの公開方法を参照してください。
アプリで同期が有効
外部カレンダーと同期のトグルが、公開済みレポートの操作設定で有効になっている必要があります。外部カレンダーとの同期の有効化手順を参照してください。
対応カレンダーアプリケーション
ユーザーはiCalフィードのサブスクリプションまたは.icsファイル形式をサポートするカレンダーアプリケーションを使用する必要があります。

1.5. iCalフィードURL形式

Zoho Creatorのレポート用iCalフィードURLは、以下の構造になります。

https://creatorapp.zohopublic.com/ / /icalfeed/ / ? =<値>& =<値>

URLの構成要素

差し込み項目	説明
	アプリケーションが作成された組織のリンク名。リンク名の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート: Delugeスクリプトのシステム変数 Zoho.adminuser を使用
	印刷またはエクスポートするデータが格納されているアプリケーションのリンク名。リンク名の取得方法： CreatorレポートのURL - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート: Delugeスクリプトのシステム変数 Zoho.appname を使用
	印刷またはエクスポートするデータを含むレポートのリンク名。 CreatorレポートのURLからリンク名を取得します - https://creatorapp.zohopublic.com/ / /#レポート:
(適用対象: 公開済みレポートのみ)	パーマリンク内のレポートリンク名の後に続く英数字の文字列です。これは、レポート公開後に取得できるURLの最後のパス部分となります。 Creatorレポートのパーマリンクからprivate_keyを取得できます： https://creatorapp.zohopublic.com/ / /レポート-perma/ / 例として、以下のパーマリンクの場合、https://creatorapp.zohopublic.com/portiaorg/順番-management/レポート-perma/Orders_Report/Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ、 'Kf96ZkqG85MBOHMbQsQKCdGPygrRZAhZjGebZjJ' がprivate_keyとなります。
=<値>	iCalプロパティ（レポート項目にマッピング）です。プロパティ：iCal項目（例：DTSTART、概要、説明）値：該当するレポート項目のに対応する値です。各データのiCalプロパティには、その項目に保存されている値が反映されます。

メモ: iCal プロパティ ICAL-DTSTART は入力必須です。

1.6. 項目とプロパティのマッピング

次の iCal プロパティを、以下の形式で URL のクエリパラメーターとして追加できます。

ICAL- =

各プロパティの値は、レポート内で該当する項目のに対応します。頻度データの場合は、その項目に保存されている値で iCal プロパティが設定されます。

プロパティ名	許可されている項目タイプ	必須要件	説明／例
DTSTART	日付、日付-時間	必須	イベント開始時刻
DTEND	日付、日付-時間	任意	イベント終了時刻
概要	テキスト	任意	イベント件名
主催者	テキスト	任意	イベント主催者
作成	日付・時刻	任意	データ作成日
クラス	テキスト	任意	アクセスレベル：公開する、非公開、またはCONFIDENTIAL
説明	テキスト	任意	イベント詳細
最終更新	日付・時刻	任意	最終更新タイムスタンプ
場所	テキスト	任意	イベント場所
優先度	整数	任意	優先度の値
ステータス	テキスト	任意	Event ステータス: TENTATIVE、CONFIRMED、またはキャンセル済み

整数項目種類には、Auto_Numberと番号項目が含まれます。

テキスト項目種類には、名前、メール、住所、Single折れ線グラフ、Multi折れ線グラフ、ドロップダウン、ラジオ、Multi選択する、チェックボックス、ユーザー、Decision箱、リッチテキスト、時間、数式、予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出が含まれます。

メモ: 有効な項目が次の値と一致しない場合、その項目に対応するプロパティはカレンダー出力でスキップされます。

1.7. iCalカレンダーに名前を割り当てる

初期設定では、iCalカレンダーはレポートの名前を使用します。下記の形式を利用して、個別の名前を割り当てることでカスタマイズが可能です。

1.7.1. 形式:

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=<calendar_name>

1.7.2. 例:

例えば、学校が異なるクラスごとに複数のカレンダーを管理している場合、担当教員はリンク編集時に各カレンダーへ個別の名前を割り当てることで、学年ごとの区別が容易になります。

ICAL-ZC_CAL_NAME_VAR=Grade_5

これによりカレンダー間の明確な区別が可能となります。

1.8. iCalプロパティ値の手動設定

iCalプロパティに対して値を手動で設定したい場合は、URLのクエリストリングを用いて、以下の手順に従ってください。

1.8.1. 形式:

ICAL-ZC_SET- =<値>

1.8.2. 例:

例えば、この構文を利用してクラスプロパティを「公開する」に設定すると、カレンダーフィードへアクセス権を持つすべてのユーザーにレポート内の全エントリーが表示されます。

ICAL-ZC_SET-クラス=公開する

これにより、レポート内のすべての行のiCalプロパティ「クラス」が「公開する」に設定されます。

メモ:

独自の日付および日付-時間項目の値は、アプリケーションで設定された日付の形式に従う必要があります。
DTSTARTおよびDTENDの値は、ICAL-ZC_SETを使用して手動で設定することはできません。項目のマッピングによってのみ割り当てられます。

1.9. 全日イベントと時間指定イベントの処理

レポートに全日イベントと時間指定イベントの両方が含まれている場合、以下の手順に従ってください。

1. フォームにテキスト項目を追加し、公開済みレポートに関連付けます。この項目にはイベントが全日かどうかを保存します。

真：全日イベントの場合
無効または空欄のまま：時間指定イベントの場合

2. iCalフィードのURLに以下のクエリ文字列を追加します。

ICAL-ZC_FULL_DAY_EVENT_VAR=

ここで、は手順1で作成した項目のリンク名です。

2. ポイントとメモ

すべてのレポートタイプは外部カレンダーへの同期でサポートされていますが、ピボットチャートおよびピボットテーブルレポートは除きます。
場合によっては、生成されるiCal URLが長くなりすぎてカレンダーアプリで読み込めないことがあります。その際は、外部のURL短縮ツールを使用し、短縮したURLをカレンダーアプリに追加してください。
エクスポートの上限は1リクエストにつき50,000件のデータです。
レポートがこの上限を超える場合は、レポートに表示されている上位50,000件のみエクスポートされます。
ICSファイルをコピーするには、iCalフィードURLをブラウザのアドレスバーに貼り付けます。表示された.icsの内容を手動でコピーできます。
GoogleカレンダーやZohoカレンダーを含む外部アプリケーションは、Zoho Creatorから取得したデータを定期的に同期します。
URLで設定された項目に変更が加えられると、同期は停止されます。これには、フォームから項目を削除、項目のリンク名を変更、レポート内での項目削除、またはマスキング付き暗号化の有効化が含まれます。同期の中断を防ぐため、事前に変更内容を確認し計画することをお勧めします。