フォームワークフローの通知アクションの設定

フォームワークフローの通知アクションの設定

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このページの概要

フォームワークフローの通知処理と、メール、SMS、プッシュ通知による通知の送信、完了メッセージの表示、URLへのユーザーのリダイレクトを設定する方法について説明します。続行する前に、フォームワークフローについて十分に理解し、その作成方法を確認してください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. フォームワークフローの通知処理

フォームワークフローの通知処理を使用すると、特定のデータやフォームのイベントに応じてユーザーとリアルタイムでやり取りし、フォーム内でのユーザー操作にすばやく対応できます。定義したワークフロー条件に基づいて、通知の自動送信、メッセージの表示、ユーザーのリダイレクトを実行できます。

フォームワークフローで設定できる通知処理は次のとおりです。

  1. メールの送信：指定した受信者にメールを送信します。
  2. SMSの送信：携帯電話番号にテキストメッセージを送信します。
  3. プッシュ通知の送信：ユーザーにプッシュ通知を送信します。
  4. 完了メッセージの表示：フォームの送信後にトーストメッセージを表示します。
  5. URLへのリダイレクト：送信後、ユーザーを指定したWebページにリダイレクトします。

Zoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、通知メッセージに動的な値を含めることもできます。通知が送信されると、これらのプレースホルダーは現在のデータの対応する値に自動的に置き換えられます。次の表に、通知への動的な値の挿入に使用できるZoho変数とシステム項目を示します。

変数 置き換えられる値
${zoho.adminuserid} アプリケーション管理者のメールアドレス
${zoho.loginuserid} ログイン中のユーザーのメールアドレス
${Added_Time} データの追加日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられた一意の番号
${Modified_Time} データの更新日時
${Modified_User} データを更新したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを更新したユーザーのIPアドレス


通知へのフォーム項目の値の挿入

上記の項目に加えて、'${<fieldLinkName>}'の形式を使用すると、フォーム項目の値をメッセージに挿入してカスタマイズできます。たとえば、フォームに［従業員名］という項目がある場合、本文に変数「${Employee_name}」を挿入すると、ユーザーが実際に入力した値に自動的に置き換えられます。

1.1. メールの送信

Notesメモ：メールの到達率を向上させるため、メール処理ポリシーを更新しました。公開ドメインまたは認証されていない独自ドメインのメールアドレスは、メール送信処理やタスクの送信元アドレスとして使用できなくなりました。これらのアドレスを使用している既存のメールは、該当するドメインが認証されるまで、Zohoの認証済みドメインに自動的に置き換えられ、経路が変更されます。

メール送信処理を使用すると、コードを記述せずにカスタマイズしたメールを送信できます。これは、UI上でメール送信処理を設定する方法であり、Delugeのメール送信タスクに相当します。新しいデータが送信されたとき、または既存のデータが更新、削除されたときにメールを送信できます。

メール通知は、［送信元］、［宛先］、［メッセージ］などの項目で構成されます。これらの項目には、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を動的に挿入できます。メッセージ項目にはテキストエディターとHTMLエディターが用意されているため、HTMLタグを使用してテキストの書式を設定できます。たとえば、テキストを<strong>タグ</strong>で囲むとメール内で太字になり、<em>タグ</em>で囲むと斜体になります。

使用例：Zoho CreatorのIT資産要求アプリケーションで、従業員が「資産要求」フォームから新しいハードウェアまたはソフトウェアを要求すると、メール送信処理が実行され、IT部門に通知されます。これにより、ITチームは要求をすぐに把握し、迅速に対応できます。メールには、従業員名、要求された製品、緊急度など、フォームの主要な情報が動的に挿入されます。

1.1.1. メール送信処理の設定

  1. フォームワークフローを作成し、［メールを送信］アクションを設定するための対応するデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックし、ワークフローに新しいアクションブロックを作成します。新しいアクションを追加画面が右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、ブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細はこちらをご参照ください。

  4. アクションの種類として［通知］を選択します。
  5. ［メールを送信］アクションを選択します。
  6. メールを送信ページで次の項目を指定し、ワークフローのメール送信アクションを設定します。
    1. ［差出人］：メールの送信元となるメールアドレスを選択します。次の中から選択できます。
      1. 管理者やログイン中のユーザーのメールアドレスなどのZoho変数
      2. ワークフローを設定しているフォームのメール項目
      3. Zoho Creatorアカウントのメール管理セクションに登録されている認証済みメールアドレス
      4. ［+ 新しいメールアドレスを追加］を選択し、ポップアップにメールアドレスを入力して、そのアドレス宛てに送信された認証コードを入力することで、新しいメールアドレスを追加して認証することもできます。認証が完了すると、そのメールアドレスがアカウントの認証済みメールアドレス一覧に表示されます。
Notesメモ：選択した差出人アドレスが認証されていない場合、メールはZoho Creatorの標準ドメインから送信されます。詳細はこちら
  1. ［宛先］：メールの送信先となるメールアドレスを選択します。1件以上のメールアドレスを直接入力することも、Zoho変数、システム項目、フォーム項目などの動的な値（管理者やログイン中のユーザーのメールアドレスなど）を使用することもできます。
    1. 各リンクをクリックして項目を表示し、CC、BCC、返信先のアドレスを指定することもできます。
  2. ［件名］：メールの件名を入力します。［項目を挿入］を選択すると、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を件名に含めることができます。
  3. ［メッセージ］：メッセージの内容を入力します。件名と同様に、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、メールを受信者に合わせてカスタマイズできます。
  4. ［ユーザーが送信したデータを含める］：ユーザーが送信したフォームデータを、メール本文内またはPDFの添付ファイルとして含めるには、このチェックボックスを選択します。データは、詳細表示テンプレートまたはカスタムデータテンプレートを使用してメールで送信されます。有効にすると、追加の設定が表示されます。
    1. データテンプレートを選択します。フォーム用に作成したカスタムデータテンプレートが一覧表示されます。利用できるテンプレートがない場合は、標準テンプレートを選択してデータを表示できます。
    2. フォームデータをメール本文内に表示するか、PDFの添付ファイルとして送信するかを選択します。
  5. ［コンテンツの種類］：使用するコンテンツの種類を選択します。
    1. ［HTML（初期設定）］– HTMLタグを反映せず、入力したとおりのメッセージを受信者に表示します。出力にはタグも表示されます。
      例：メッセージが<p>Hello world</p>の場合、<p>Hello world</p>.として送信されます。
    2. ［書式なしテキスト］– HTMLタグを表示せず、メッセージの内容を受信者に表示します。タグは非表示になり、テキストのみが表示されます。
Notesメモ：メッセージにHTMLタグが含まれており、そのタグを反映する場合は、コンテンツの種類を［書式なしテキスト］に設定します。

例：メッセージが<p>Hello world</p>の場合、Hello world.
として送信されます。

  1. ［保存］をクリックします。
  2. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. SMSの送信

SMS送信アクションを使用すると、フォームの電話番号項目または数値項目に保存されている電話番号宛てに、カスタマイズしたテキストメッセージを送信できます。外部のSMSサービスプロバイダーと連携することで、コードを記述せずにSMSを送信できます。画面上でSMS送信アクションを設定でき、DelugeのSMS送信タスクの代替手段として利用できます。

このアクションにより、ユーザーの携帯電話にSMSを即時送信できるため、迅速な対応と円滑なコミュニケーションに役立ちます。SMSには、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を含めることができ、受信者や状況に応じて各メッセージをカスタマイズできます。

このアクションを使用するには、対応しているSMSサービスプロバイダーのいずれかでアカウントを作成しておく必要があります。対応しているプロバイダーは次のとおりです。

  1. Twilio
  2. Clickatell
  3. Screen Magic
  4. ClockWorkSMS
  5. Hoiio
ユースケース：イベント管理アプリケーションで、参加者が「イベント登録」フォームから登録すると、SMS送信アクションによって確認メッセージが送信されます。メッセージには参加者の名前、イベント名、会場の詳細が含まれ、登録確認と簡易的な参照情報の両方として使用できます。

1.2.1. SMS送信アクションの設定

  1. フォームワークフローを作成する際に、［SMSを送信］アクションの設定に対応しているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。［新しいアクションを追加］画面が右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロック内に新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択します。
  5. ［SMSを送信］アクションを選択します。
  6. 対応しているサービスとの接続をすでに作成している場合は、SMSサービスへの接続に使用する接続を選択します。
  7. 追加アイコン（）をクリックし、SMSサービス用の新しい接続を作成して認証します。
  8. 接続の追加ポップアップで、使用するSMSサービスを選択します。
  9. 接続を作成して認証します。
Notesメモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証］ボタンをクリックして認証します。
 
  1. SMSの送信先として、［宛先］項目のドロップダウンから、任意の番号またはフォーム内の電話番号項目を選択します。
  2. ［メッセージ］項目に、送信するメッセージを入力します。
  3. ［項目を挿入］をクリックして、メッセージの内容に対応しているフォーム項目、システム項目、Zoho変数を追加します。
  4. ［保存］をクリックします。
  5. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. プッシュ通知の送信

通知を使用すると、ユーザーに最新情報を適切なタイミングで提供できます。Zoho Creatorでは、データへのコメントやブループリントのアクションなど、特定の操作によって初期設定で通知が送信されます。また、スクリプトを記述することなく、UIから直接通知を送信するようにフォームワークフローを設定できます。これは、Delugeのプッシュ通知送信タスクに代わる機能です。通知を設定する際は、受信者、タイトル、メッセージ、およびユーザーが通知をクリックしたときに移動するレポートを指定する必要があります。また、タイトル項目とメッセージ項目には、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を動的に含めることもできます。これらの通知は、Webとモバイルの両方に配信されます。

  1. Webユーザーは、ベルアイコン（）からアクセスできる通知パネルで通知を確認できます。
  2. モバイルユーザーは、アプリを開いていない場合、アプリがバックグラウンドで実行されている場合、または端末がロックされている場合でも、プッシュ通知を受信できます。

通知を受信するためのアクセス要件

受信者がワークフローによって送信された通知を受信するには、対象のデータへのアクセス権が必要です。次の条件を満たす必要があります。

  1. レポートへのアクセス権がない場合：ユーザーには、通知に関連付けられたレポートへのアクセス権が必要です。これは、アプリケーションの［アプリケーション設定］タブにある［ユーザー権限］で設定できます。
  2. フィルター済みレポートに対象データが表示されない場合：レポートにフィルターが適用されている場合、条件を満たすデータのみが表示されます。ユーザーが関連する通知を受信するには、対象のデータがレポートに表示されている必要があります。
  3. 対象データへのアクセス権がない場合：アプリケーションに追加されたユーザーは、初期設定では自身が追加したデータにのみアクセスでき、そのデータに関連する通知のみを受信します。
    1. 役職階層が有効になっている場合、受信者は、階層と割り当てられたデータの所有者に基づき、アクセス権のあるデータに関する通知を受信します。
    2. すべてのユーザーが追加したすべてのデータに関する通知を受信できるようにするには、［アプリケーション設定］タブで、ユーザーに「すべて表示」権限を割り当てる必要があります。
Notesメモ：初期設定では、アプリケーションの開発者（環境が無効な場合）と管理者は、アプリケーション、レポート、データにアクセスできます。
  1. アプリの追加先となる環境：開発者は本番環境から通知を受信できませんが、開発環境やステージング環境でアプリケーションをテストする際は、開発者または管理者が通知を受信するように設定できます。これにより、各アクションで事前設定された受信者に不要な通知が大量に送信されるのを防ぐことができます。この設定は、開発環境とステージング環境の設定から行えます。
活用例：在庫管理アプリケーションで、商品の在庫数があらかじめ設定した発注点を下回ると、通知の送信アクションが実行され、調達担当者に通知されます。通知には商品名、現在の数量、倉庫の場所が記載され、担当者は在庫レポートに移動できます。これにより、適切なタイミングで在庫を補充し、在庫切れを防止できます。

1.3.1. プッシュ通知の送信アクションの設定

  1. ［通知を送信］アクションを設定するため、フォームのワークフローを作成し、対応しているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加画面が右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロック内に新しいアクションを作成するには、ブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択します。
  5. ［通知を送信］アクションを選択します。
  6. ワークフローで通知の送信アクションを設定するには、通知を送信ページで次の項目を指定します。
    1. ［ユーザーの選択基準］：通知の受信者を選択する方法を指定します。
      1. ［ユーザーリスト］：Zoho Creatorアカウント内のすべてのユーザーの一覧から選択したユーザーに通知を送信します。受信者として1人または複数のユーザーを選択できます。
      2. ［ユーザー項目］：フォームで選択したユーザー項目に保存されているユーザーに通知を送信します。フォームに設定されているユーザー項目のほか、管理者ユーザー、ログインユーザー、追加したユーザー、最終更新ユーザーなどのシステム項目も選択できます。
    2. ［宛先］：前の手順での選択に基づき、通知の送信先となるユーザー、またはユーザー情報を含むフォーム項目を選択します。
      1. 以下の画像では、前の手順で［ユーザー項目］を選択しているため、フォームで使用できるユーザー項目が表示されています。ユーザー項目を選択すると、その項目に保存されているユーザーにプッシュ通知が送信されます。
        前の手順で［ユーザーリスト］を選択した場合は、Zoho Creatorアカウント内のすべてのユーザーが表示され、通知を受信するユーザーを1人または複数選択できます。
    3. ［タイトル］：通知のタイトルを入力します。［項目を挿入］をクリックすると、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を挿入してカスタマイズできます。
Notesメモ：タイトルは最大200文字まで入力できます。

  1. ［メッセージ］：メッセージの内容を入力します。タイトルと同様に、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を追加して通知をカスタマイズできます。
Notesメモ：メッセージは最大500文字まで入力できます。

  1. ［表示］：通知に関連付けるレポートを選択します。ユーザーが通知をクリックすると、選択したレポートが開きます。ワークフローで定義したフォームアクションと条件が適用され、レポートが絞り込まれます。
  1. ［保存］をクリックします。
  2. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.4. 成功メッセージの表示

成功メッセージの表示アクションは、フォームが送信されたとき、またはデータが削除されたときに、カスタムメッセージをユーザーに表示するために使用します。初期設定では、Zoho Creatorに「データが正常に追加されました」および「データが正常に削除されました」というメッセージが表示されます。ただし、成功メッセージの表示アクションを使用すると、スクリプトを記述せずに画面上でカスタムの成功メッセージを設定できます。これは、Delugeの成功メッセージタスクに代わるノーコードの方法です。

メッセージに、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を追加すると、ユーザーの入力内容に応じたメッセージを表示できます。このアクションを設定すると、フォームのプロパティで設定されている成功メッセージよりも優先されます。

活用例：休暇管理アプリケーションで、従業員が「休暇申請」フォームから休暇申請を送信した際に、成功メッセージの表示アクションを使用して、個別の確認メッセージを表示できます。たとえば、「${Start_Date}から${End_Date}までの休暇申請が承認のために送信されました」というメッセージを表示できます。このメッセージにはフォーム項目からデータが動的に挿入されるため、ユーザーにとってより適切で分かりやすい確認内容になります。

1.4.1. 成功メッセージの表示アクションの設定

  1. フォームワークフローを作成する際に、成功メッセージを表示アクションを設定するため、対応しているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加画面が右側からスライドして表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件付き］を選択し、必要な条件または基準を定義します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択します。
  5. ［成功メッセージを表示］アクションを選択します。

    Notesメモ：このメッセージは、フォームのプロパティで設定されている成功メッセージを上書きします。
  1. 表示するメッセージを入力します。［項目を挿入］をクリックすると、Zoho変数やフォーム項目を含めることもできます。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.5. URLへのリダイレクト

URLへのリダイレクトアクションを使用すると、フォームでのユーザー操作に基づいて、ユーザーを特定のURLに移動できます。このアクションは、対応するデータイベントとフォームイベントを選択して作成したフォームワークフローから実行されます。URLには、外部のWebサイト、またはアプリケーション内の別のフォーム、レポート、ページを指定できます。

初期設定では、このアクションはすべてのデータに対して実行されますが、条件を設定することで、特定の場合にのみ実行できます。また、対応するZoho変数やフォーム項目の値を含めてURLを動的にカスタマイズし、状況やユーザーに応じたリダイレクトを行うこともできます。このアクションは、DelugeのopenUrlタスクに代わるノーコード機能です。

使用例：顧客フィードバックアプリケーションでユーザーがフィードバックフォームを送信すると、URLへのリダイレクトアクションによってお礼ページに移動します。URLは、ユーザー名やチケットIDなどのフォーム項目の値をクエリーパラメーターとして渡すことでカスタマイズされます。これにより、送信後にユーザーごとに最適化された確認画面を表示できます。

1.5.1 URLへのリダイレクトアクションの設定

  1. フォームワークフローを作成する際に、URLへのリダイレクトアクションを設定するため、対応しているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加画面が右側からスライドして表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件付き］を選択し、必要な条件または基準を定義します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択します。
  5. ［URLへのリダイレクト］アクションを選択します。
  6. ユーザーのリダイレクト先URLの［種類］を選択します。
  7. 前の手順での選択内容に応じて、この項目でWebサイトのURLを設定するか、アプリケーション内のフォーム、レポート、またはページのURLを選択できます。
    Notesセキュリティに関するヒント：リダイレクト先のURLが有効かつ安全で、https://で始まっていることを確認してください。悪意のあるリダイレクトからユーザーを保護するため、未確認のURLやユーザーが生成したURLは使用しないでください。
    1. URLの［種類］として［Webサイト］を選択した場合、［項目を挿入］をクリックすると、URLとともに対応するシステム項目、Zoho変数、フォーム項目をクエリーパラメーターとして含めることができます。
    Notesメモ：Webサイトの項目にはレポートまたはフォームのURLを指定できます。クエリーパラメーターを追加すると、リダイレクト先のレポートを絞り込んだり、フォームに値を自動入力したりできます。
  8. URLを開くウィンドウを選択します。
  1. ［保存］をクリックします。
  2. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. フォームワークフローのアクション
  2. フォームワークフローの項目ルールの設定
  3. フォームワークフローのデータアクセスアクションの設定
  4. フォームワークフローの連携の設定
  5. フォームワークフローのDelugeスクリプトの設定
前の手順
前の手順
フォームワークフローの通知アクションの設定について学ぶ前に、フォームワークフローの仕組みと設定方法を理解しておいてください。