スケジュールワークフローのデータアクセスアクションの設定

スケジュールワークフローのデータアクセスアクションの設定

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このページの内容

Zoho Creatorのスケジュールワークフローでデータアクセスアクションを設定し、アプリケーション内の任意のフォームで新しいデータを追加したり、既存のデータを変更または削除したりする方法について説明します。操作を始める前に、フォームワークフローの仕組みとその作成方法を十分に理解していることを確認してください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. スケジュールワークフローのデータアクセスアクション

Zoho Creatorのスケジュールワークフローにおけるデータアクセスアクションを使用すると、ユーザーが操作することなく、指定した時刻にデータの作成、変更、削除を自動で実行できます。これらのアクションは、固定の日時、またはフォームの日時項目の値に基づいて設定されたスケジュールワークフローによって実行されるため、アプリケーション全体のデータを効率的に自動管理できます。

対象フォームの項目に定義済みの値または動的な値を関連付けて新しいデータを追加したり、定義した条件に基づいて既存のデータを更新したり、特定の条件を満たすデータを削除したりできます。追加または更新アクションを実行する際は、フォーム項目、システム項目、Zoho変数を使用して、項目の値を動的に入力できます。次の表は、フォーム項目に動的な値を割り当てる際に使用できるZoho変数とシステム項目の一覧です。

変数 置き換えられる値
${zoho.adminuserid} アプリケーション管理者のメールアドレス
${zoho.loginuserid} ログイン中のユーザーのメールアドレス
${Added_Time} データの追加日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられた一意の番号
${Modified_Time} データの更新日時
${Modified_User} データを更新したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを更新したユーザーのIPアドレス

フォームスケジュールでは、'${<fieldLinkName>}'形式でフォーム項目の値を指定することもできます。たとえば、フォームに「従業員名」という項目がある場合、本文に変数'${Employee_name}'を指定すると、ユーザーが実際に入力したデータに自動的に置き換えられます。

Notesメモ。
-カスタムスケジュールでは、変数${zoho.adminuserid}と${zoho.loginuserid}のみ使用できます。
- フォーム項目の値を動的に挿入できるのは、フォームスケジュールのみです。
- データアクセスアクションでは、次の種類の項目に値を設定できません。
  1. 基本項目：複数選択、チェックボックス。
  2. 高度な項目：決定ボックス、画像、音声、動画、ファイルのアップロード、QRコード／バーコード、自動番号、数式、署名、サブフォーム。
  3. 特殊項目：メモの追加、ユーザー、連携、AR。
  4. AI項目：予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。

スケジュールワークフローで設定できるデータアクセスアクションは次のとおりです。

  1. データの追加：指定したフォームに、定義済みの値または動的な値を使用して新しいデータを作成します。
  2. データの更新：定義済みの値または動的な値を使用して、指定した条件を満たす既存のデータの値を変更します。
  3. データの削除：定義した条件に従って、フォーム内の1件以上のデータを削除します。

1.1. データの追加

スケジュールワークフローのデータ追加アクションを使用すると、コードを記述することなく、指定した日時にアプリケーション内の任意のフォームで新しいデータを作成できます。スクリプトを必要とするDelugeのデータ追加タスクとは異なり、このアクションは対象フォームを選択し、その項目に定義済みの値または動的な値（対応するシステム項目、Zoho変数、またはスケジュールに関連付けられたフォームの項目）を関連付けることで、UIから直接設定できます。定期的なデータ入力の自動化、定期レポートの生成、予約した申請の送信、日時に基づく取引ログの管理に役立ちます。

フォームベースのスケジュールでは、スケジュールの実行対象となるデータを制御するための条件を定義できます。新しいデータは、指定した条件を満たす場合にのみ作成されます。データを正常に作成するには、対象フォームのすべての必須項目を関連付ける必要があります。

例：Zoho Creatorの給与管理アプリケーションでは、従業員ごとに「給与明細」フォームへ新しいデータを自動作成するように、月次スケジュールワークフローを設定できます。データ追加アクションでは、従業員フォームの従業員ID、給与計算月、基本給などの項目を関連付けることで、手動操作なしで給与明細データを適切なタイミングで生成できます。

1.1.1. データ追加アクションの設定

  1. データの追加アクションに対応するスケジュールワークフローの種類に基づいて、スケジュールワークフローを作成します。
  1. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加画面が右側から表示されます。
  1. フォームベースのスケジュールワークフローでは、スケジュール処理を実行するデータを指定する条件を設定できます。
    1. 初期設定では［常に］に設定されているため、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を設定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
  1. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの追加］処理を選択します。
  1. データを追加するフォームを選択します。
  1. ［項目を選択］ドロップダウンから項目を選択してフォームの項目を関連付け、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、あらかじめ設定した値または動的な値を割り当てます。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン（+）を、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（）をクリックします。
  1. ［保存］をクリックします。
  1. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. データの更新

データの更新処理を使用すると、コードを記述せずに、アプリ内の任意のフォームにある既存のデータをスケジュールに従って変更できます。スクリプトの記述が必要なDelugeのデータ更新タスクとは異なり、この定義済み処理は画面上で直接設定できます。

スケジュールワークフローでこの処理を設定するには、対象のフォームを選択し、更新するデータを特定する条件を設定して、あらかじめ設定した値または動的な値（システム項目、Zoho変数、スケジュールの実行元となるフォームの項目）を項目に関連付けます。設定で値を関連付けた項目のみが更新され、それ以外の項目は変更されません。

フォームベースのスケジュールでは、スケジュールを実行するデータを指定する条件も設定できます。指定した条件を満たす場合にのみ、データが更新されます。

例：プロジェクト管理アプリでは、期限を過ぎたすべてのプロジェクトタスクを更新するカスタムスケジュールを、毎日午前0時に実行するよう設定できます。データの更新処理により、これらのタスクはタスクフォームで自動的に期限超過として設定されるため、プロジェクト管理者は未完了の作業を常に最新の状態で確認できます。

1.2.1. データの更新処理の設定

  1. ［データの更新］処理を設定するため、サポートされているスケジュールワークフローの種類に基づいてスケジュールワークフローを作成します。
  1. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
  1. フォームベースのスケジュールワークフローでは、スケジュール処理を実行するデータを指定する条件を設定できます。
    1. 初期設定では［常に］に設定されているため、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を設定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。

  1. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの更新］処理を選択します。
  1. データを更新するフォームを選択します。
  1. 更新するデータを抽出するための条件を設定します。
  1. ［項目を選択］ドロップダウンから項目を選択してフォームの項目を関連付け、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、あらかじめ設定した値または動的な値を割り当てます。データを正常に変更するには、すべての必須項目に値を入力する必要があります。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン（+）を、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（）をクリックします。
  1. ［保存］をクリックします。
  1. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. データの削除

データの削除処理を使用すると、スクリプトを記述せずに、指定した日時にアプリ内の任意のフォームからデータを自動的に削除できます。スクリプトの記述が必要なDelugeのデータ削除タスクとは異なり、この定義済み処理は画面上で直接設定できます。

スケジュールワークフローでこの処理を設定するには、対象のフォームを選択し、削除するデータを特定する条件を設定します。これにより、関係のないデータを保護しながら、対象のデータのみを削除できます。

フォームベースのスケジュールでは、スケジュールを実行するデータを絞り込む条件も設定できます。データは、指定した条件を満たす場合にのみ削除されます。

例：イベント管理アプリケーションでは、カスタムスケジュールを毎週実行し、「今後のイベント」フォームから過去のイベントのデータを削除するように設定できます。データの削除処理では、イベント日が現在の日付より前のデータが削除されるため、レポートを整理し、参加者にとって適切な内容に保つことができます。

1.3.1 データの削除処理の設定

  1. データの削除処理を設定するため、対応している種類のスケジュールワークフローを作成します。
  1. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。新しい処理を追加画面が右側から表示されます。
  1. フォームベースのスケジュールワークフローでは、スケジュール処理を実行するデータを絞り込む条件を設定できます。
    1. 初期設定では［常時］に設定されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。
    2. 特定のデータに対してのみ処理を実行するには、条件に応じて実行する設定を選択し、必要な条件を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
  1. 処理の種類として［データアクセス］を選択し、［データの削除］処理を選択します。
  1. データを削除するフォームを選択します。
  1. 削除するデータを特定するための条件を設定します。
  1. ［保存］をクリックします。
  1. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. スケジュールワークフローの処理
  2. スケジュールワークフローでの連携処理の設定
  3. スケジュールワークフローでのDelugeスクリプトの設定
  4. スケジュールワークフローでの通知処理の設定

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スケジュールワークフローでのデータアクセス処理の設定について確認する前に、スケジュールワークフローの仕組みと設定方法を理解しておいてください。