メール機能の概要

メール機能の概要

CRMとメールソフト(クライアント)を別々に使用する場合、顧客や営業活動に関する情報とメールがばらばらになるため、業務を効率的に進めることができません。これを回避するために、Zoho CRMではメールとの連携機能を利用できます。機能のメリットは、次の通りです。

  1. 顧客とのメールのやりとりをCRMデータに関連付けることができます。
    特定の顧客(見込み客や連絡先)とのメールを、Zoho CRMの顧客データに関連付け、まとめて管理できます。Zoho CRMの連絡先/見込み客のデータの詳細ページでは、該当のデータに関連付けられているメールを確認できます。顧客情報とともに過去のメールのやりとりを確認でき、これらの情報を顧客対応に活かすことができます。 

  2. CRMデータをもとに、メール対応に優先度を付けられます。
    Zoho CRMで受信したメールを、顧客や商談の情報をもとに分類して表示できます。メールに優先度を付け、重要顧客への対応漏れを防ぐことが可能です。また、メールを受信したときに、その差出人がZoho CRMに登録済みかどうかも簡単に識別できます(この機能は、営業担当者向けのメールサービス「Zoho SalesInbox」との連携を通じて提供されます)。

  3. Zoho CRMとメールソフトの画面を切り替える手間が不要です。
    顧客からのメールを確認した際に、関連する商談などの情報を更新する場合もあります。このような場合に、画面を切り替える必要はありません。Zoho CRMの画面内で、顧客情報の確認と、メールの返信やタスクの追加などの操作を効率的に行えます。 

CRMデータとメールを関連付けて整理しておくことで、顧客とのメールのやりとりをよりスムーズに行うことができます。Zoho CRMでは、さまざまな方法で顧客データとメールを関連付けて管理できます。Zoho CRMのメール機能の概要は、次の通りです。


標準のメール送信機能

Zoho CRMには、標準でメール送信機能が用意されています。メールアカウントを設定しなくても、見込み客や連絡先に対してメールを送信したり、送信メールを関連付けたりすることができます。

メールアカウントの設定(受信メールも含めた連携/Zoho Mail連携)

Zoho CRMでは、メールアカウントの情報を設定することで、Zoho CRM内のデータに受信メールも関連付けることができます(この機能は、Zohoのメールサービス「Zoho Mail」との連携により提供されています)。標準のメール送信機能では送信メールのみの関連付けが可能ですが、メールアカウントを設定すると、送信メールと受信メールの両方の関連付けが可能です。自社メールアドレスなどの独自のメールアカウントを設定することも可能です(POP3とIMAPの両方のプロトコルに対応)。また、他のユーザーにメールを共有することもできます(関連情報:Zoho Mailアドオンの概要

以下のいずれかの方式(プロトコル)を使用して、Zoho CRM内にメールアカウントを設定できます。

  • IMAP:メールはデバイス(端末)ではなくメールサーバーに保存されます。デバイスでは、必要な範囲のメールが読み込まれて表示されます。すべてのメールがサーバーで管理されるため、サーバーを経由して複数のデバイス間でメールを同期することが可能です。

  • POP3:メールはデバイス(端末)にダウンロードされて保存されます。また通常、サーバーのメールは削除されます(一定期間保存する設定も可能ですが、すべてのメールをサーバーに残すことはできません)。このため、複数のデバイス間でメールを同期することはできません。いずれかのデバイスでメールを既読にしても、別のデバイスでは未読のままになります。どのメールを開封、削除、フラグ設定したかも表示されません。また、あるデバイスでフォルダーを作成しても、他のデバイスには複製されません。

メールマグネット

メールマグネットは、顧客からのメールを受信したことを、Zoho CRMの画面内ですぐに確認できる機能です。Zoho CRMに登録されている顧客(見込み客/連絡先)からメールを受信すると、画面内に通知が表示されます。なお、この機能の利用には、Zoho Mail連携の設定が必要です(関連情報:メールマグネット


Microsoft Outlook用Zoho CRMアドイン

Microsoft Outlookでメールを送受信する場合、Zoho CRMアドインを使用して、Office365アカウントにZoho CRMアカウントを関連付けることが可能です(関連情報:Microsoft Outlook用Zoho CRMアドイン


BCCメール取り込み

複数のメールアカウントやメールソフトを使用している場合、メールの管理が煩雑になりますが、BCCメール取り込み機能を利用すると、この問題を解決できます。Zoho CRM以外から送信したメールも、Zoho CRMに取り込んで集約し、顧客情報と関連付けて確認することが可能です。BCCメール取り込み機能では、送信メールをZoho CRMに取り込むための専用のメールアドレスが発行されます。顧客宛てのメールでこのメールアドレスをBCCに設定すると、送信されたメールをZoho CRMに取り込むことが可能です(関連情報:BCCメール取り込み



関連情報


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