IMAPとPOPのメール設定
この機能は現在、一部のアカウントでのみ利用できます。段階的に利用可能になります。
Zoho CRMでは、IMAPとPOPを利用して、さまざまなメールサービスと連携できます。また、GoogleやOutlookのAPIを利用したメール連携も可能です。
IMAPまたはPOP3アカウントの設定
IMAP
IMAPは、「Internet Message Access Protocol」（インターネットメッセージアクセスプロトコル）の略で、メールの受信方法の1つです。サーバー上でメールを管理し、使用するデバイスからメールにアクセスします。デスクトップパソコン、ノートパソコン、携帯電話、タブレットなどの複数のデバイス間でメールを同期しやすい仕組みです。
POP3
POP3は、「Post Office Protocol」（ポストオフィスプロトコル）の略で、メールの受信方法の1つです。メールをサーバーからデバイスにダウンロードし、デバイスごとにメールを管理します。POP3では、サーバー側の保存容量を節約するため、サーバーからデバイスにメールがダウンロードされると、設定によってはサーバーから該当のメールが削除されます。あるデバイスにメールをダウンロードすると、別のデバイスにはダウンロードできなくなります。削除されないようにするには、メールをサーバーに残すように設定する必要があります。
Zoho CRMでは、POP3を通じてメールを連携することもできます。連携の設定が完了すると、メールとZoho CRM内の顧客情報を関連付けて確認できるようになります。
なお、POP3を設定する際にパスワードを変更する必要がある場合、こちらをご参照ください。
IMAPまたはPOP3アカウントを設定するには
- Zoho CRMで［設定］→［チャネル］の欄の［メール］に移動します。
- ［メール設定］タブで、［メール］を選択します。
- ［利用を開始］をクリックして、［人気のメール連携］から連携させたいメールサービスを選択します。
- メールの受信方法（IMAP、POP3など）を選択します。
- 連携先のサービスに応じてログインの処理を行った後、名前、ユーザー名またはメールアドレス、パスワードを入力します。
- ［続ける］をクリックします。
- フィルターのインポートで、［インポート］をクリックします。
この操作は、後からでもできます。 - ［メール共有設定］で、一覧から共有権限を選択します。
- ［その他の差出人メールアドレス］の［標準の差出人アドレス］には手順5で入力したメールアドレスが表示されます。
- 差出人アドレスを追加するには、［+ 追加］をクリックします。
- ［フォルダーの関連付け］では、連携対象のメールボックスで使用しているフォルダーを選択して、Zohoで表示する際に使用するフォルダーと関連付けることができます。この設定は、IMAPユーザーの場合にのみ使用できます。フォルダーの関連付けは、連携先のメールボックスのサーバーに応じて有効になります。
- ［サーバーの詳細］をクリックします。
- IMAP連携を選択した場合、［サーバーの詳細］は自動的に入力されます。
- 必要に応じて、［サーバー内に送信メールを保存する］設定にチェックを入れて有効にします。
なお、この設定は、連携先のメールサービスのSMTPにおいて、送信メールを保存する機能が標準で提供されていない場合にのみ表示されます。この設定は、IMAPを使用する場合にのみ表示されます。 - ［メール共有の権限］で、メール共有の範囲を、［非公開］、［公開］、［カスタム］から選択します。
- ［保存］をクリックします。
メモ
- Office 365、Outlook、Gmailのユーザーは、OAuthを使用してアカウントにログインできます。
- エンタープライズプランとアルティメットプランにおいてIMAP／POP連携を有効にしている場合、SalesInbox（営業情報とメールを関連付けて表示できるZohoのサービス）が有効になります。
-
メール連携を無効にする場合、管理者はフォルダー、フィルター、ラベルを保持するかどうかを選択できます。
Outlook、Gmail、Office 365を使用したZoho CRMアカウントの設定
管理者は、OAuthを使用して、Zoho CRMアカウントとOutlook、Gmail、Office 365を安全に連携できます。
Zoho CRMとOutlook、Gmail、Office 365を連携するには
- Zoho CRMで、［設定］→ ［チャネル］→［メール］→ ［メール設定］の順に移動します。
- ［メール］タブの［メール連携］設定で、［人気のメール連携］の一覧からOutlook、Gmail、Office 365のいずれかを選択します。
- 設定するプロトコルの選択の画面で、［IMAP］または［POP］のいずれかを選択します。
- ［設定する］をクリックします。
Office 365、Gmail、Outlookアカウントへのログインを求められます。 - メールアドレスを使用してアカウントにサインインし、［次へ］をクリックします。
- すでにログインしている場合、サインインするアカウントを選択して、［設定する］をクリックします。
- 設定が完了すると、Zoho CRMのIMAP／POP設定ページが表示されます。しばらくすると、同期が完了します。
Zoho CRMの画面内でのメールの表示
連携するメールアカウントの設定の完了後、見込み客／連絡先とやりとりしたメールの内容は、該当の見込み客／連絡先のデータの詳細ページにおいて、メールの関連リストで確認することができます。メールの関連リストには、見込み客や連絡先のメインのメールアドレスとサブのメールアドレスに送信されたメールが表示されます。
データの関連リストでは、以下のいずれかに応じてメールを抽出することができます。
- Zoho CRMから送信したメール
- IMAP連携でメール共有を有効にしているユーザーのメール
- POP連携でメール共有を有効にしているユーザーのメール
- 特定のユーザー名
- 上記すべて
メモ：メール連携を設定していないユーザーも、Zoho CRMの組織内で他のユーザーによってやりとりされたメールは表示できます。
これは、機密情報保護などの理由で自身のアカウントではメール連携を設定できないユーザーが、Zoho CRMの組織内で他のユーザーによるメールのやりとりを表示する必要がある場合に役立ちます。
この仕様変更は、メール連携に対応しているプランを利用中のすべてのアカウントに、すでに反映されています。
この仕様変更は、メール連携に対応しているプランを利用中のすべてのアカウントに、すでに反映されています。
メールのバックアップ
管理者は、無効なZoho CRMユーザーのメールをバックアップすることができます。なお、バックアップの対象となるのは、POPまたはIMAP連携を設定していて、メールを共有しているユーザーです（メールをすべて共有しているか、データ単位で共有しているユーザー）。無効なユーザーの一覧は、Zoho Mailアドオンのユーザーの設定画面（Zoho CRMの［設定］→［セキュリティ管理］）で確認できます。
管理者は、それぞれのユーザーに対してメールのバックアップを実行することができます。ユーザーのZoho CRMアカウントが無効化され、メールのバックアップも取られていない場合、このユーザーが送受信したメールは関連リストに表示されません。
メモ
管理者は、ユーザーのアカウントを無効にする前に、該当のユーザーのメール設定をロックできます。ロックすると、該当のユーザーはメールの共有設定を［非公開］に変更できなくなります。
メールのフィルターのインポート
ユーザーは、Zoho MailとGmailのフィルターをインポートすることが可能です。
フォルダーの関連付け
下書き、送信トレイ、受信トレイ、迷惑メール、ごみ箱、独自に作成したフォルダーなど、メールサービス側で使用しているフォルダーを、Zoho側で使用するフォルダーに関連付けて分類することができます。
メール容量
Zoho CRMでは、ファイルとデータの容量の他に、メールの容量が提供されています。メールの基本容量は、組織全体で100GB、またはユーザーライセンスごとに5GBのいずれか少ない方です。
追加容量の購入
メール容量の追加購入を希望する場合、Zoho CRM内で購入することができます。
以下の表は、追加容量の月間および年間料金です。
適用開始のタイミング
Zoho CRMでは現在、組織の管理者が、メール容量の使用状況を確認、通知、制限するためのダッシュボードやツールの開発を行っています。これらのツールの準備が整いましたら、適用開始の予定日をお知らせします。
それまでに、メール容量の使用状況を確認し、必要な対応について個別にご連絡いただくか、追加購入やメールサービスの変更をご検討ください。
メールに関するワークフローの設定
受信メールや送信メールをもとに処理を自動化するためのワークフローを設定できます。メールのワークフロー設定については、こちらをご参照ください。
メール用Ziaの設定
ZohoのAIアシスタント「Zia」の機能を通じて、メールから顧客や予定の情報を抽出し、自動で登録することができます。さらに、メールのやりとり全体を読まなくても、メールの意図や目的をZiaが分析して提案してくれます。たとえば、依頼なのか、質問なのか、苦情なのかをすぐに把握できます。
メールに含まれている顧客情報や予定情報、本文の主旨や感情表現などをスムーズに把握してデータとして活用することが可能になります。メール用Ziaの設定についてはこちらをご参照ください。
関連情報：
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「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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