カスタム項目の管理

カスタム項目の管理

Zoho CRMでは、要件に応じて、新しい項目を追加できます。これらの項目は、組織のCRMアカウントに追加されたすべてのユーザーが使用できます。
  • 標準項目のカスタマイズ :ほとんどの標準項目は、ユーザーが編集/削除/非表示化できますが、削除/消去/名前変更したり、必須項目の設定を変更できない項目がいくつかありますので注意します。これらは、Zoho CRMで入力必須の標準項目です。(例:[見込み客]の[姓]/[タスク]の[件名]など)。
  • 項目のアクセス権限の設定 :特定の権限を持つユーザーに対して、項目を非表示にしたり、項目を表示のみに設定したりできます。




利用条件

必要な権限
この機能にアクセスできるのは、権限設定で Zoho CRMのカスタマイズ 権限を持つユーザーです。 

メモ 
  • 作成可能な項目数の上限は、利用しているプランによって異なります。同様に、項目の種類ごとに作成可能数の上限があります( 関連項目: 各プランの機能と上限 )。
  • カスタム項目名は変更できますが、カスタム項目の種類(例:一行(テキスト)、複数行(テキスト)、数字、長整数、日付など)は変更できません。
    たとえばテキスト項目を作成した場合、そのカスタム項目を整数項目に変更することはできません。

カスタム項目

作成するほぼすべての項目について、次の情報を入力する必要があります: 

  • ラベル :項目の名前を入力します。
  • 項目のプロパティ :項目のプロパティ(詳細、項目値など)を入力します。

項目の各種類に必要なその他の仕様:


項目の種類
その他の情報
一行(テキスト)
長さ:最大255文字まで入力できます。
整数
長さ:最大9桁まで入力できます。
小数
長さ:最大16桁(小数点以下を含む)まで入力できます。
パーセント
ラベル:項目名を入力します。
通貨
長さ:最大16桁まで入力できます。 丸めオプション :丸めオプションを入力します。 小数点以下の桁数 :小数点以下の桁数を入力します。精度:丸めの精度を入力します。
日付
形式:YYYY/MM/DD。注:日付の形式は、ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます。
日時
形式:YYYY/MM/DD HH:MM。注:日付の形式は、ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます。
メール
有効なメールアドレスを入力します。
電話番号
有効な電話番号を入力します。
選択リスト
選択リストの値:選択リストの値を入力します。
複数選択
選択リストの値:選択リストの値を入力します。
URL
-
複数行(テキスト)
文字数制限の入力:小は2,000文字、大は32,000文字です。
大の複数行(テキスト)は、機能に条件を追加する際は使用できません。
大と小の複数行(テキスト)はどちらも、データの昇順や降順の並べ替えには使用できません。
チェックボックス
-
自動番号
接頭語:自動番号シーケンスの接頭語を入力します。開始番号:シーケンスの先頭の番号を入力します。接尾語:自動番号シーケンスの接尾語を入力します。既存のデータ:このチェックボックスをオンにすると、既存のデータに自動番号が適用されます。
ルックアップ
ルックアップの種類:関連付けたいタブを選択します。関連リストのラベル:データの詳細の下部に作成されるエンティティーに入力する名前です。例:「添付ファイル」、「連絡先の役職」など(Zoho CRMのスタンダードプラン以外の有料プランで利用可能)
長整数
最大18文字まで入力できます(Zoho CRMのスタンダードプラン以外の有料プランで利用可能)。

カスタム項目数の上限

アカウントに作成可能な項目数の合計や、作成可能な項目の種類には上限があります。これは、利用中のZoho CRMのプランによって異なります。項目数の上限については、 各プランの機能と制限 をご参照ください。 

メモ 
  • カスタム項目は、Zoho CRMの無料プランでは利用できません。
  • ルックアップ項目と数式項目は、Zoho CRMのスタンダードプランでは利用できません。

カスタム項目の設定

カスタム項目を追加/編集すると、その項目で多数の処理を実行できるようになります。たとえば、項目の基本プロパティを編集し、必須項目に設定したり、重複を許可しない項目に設定したりできます。Zoho CRMでは、次のようなさまざまなカスタム項目設定を使用できます。

カスタム項目の追加

各タブで項目に関する情報を入力することで、ビジネス要件に応じた独自の重要なデータを取得するカスタム項目を追加できます。

新しいカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. 必要な項目の種類を、左側の [新しい項目]トレイ から、右側の希望するタブセクションにドラッグ&ドロップします。



  5. この項目に名前を付け、必要に応じて 項目のプロパティ を設定します。
  6. [レイアウトの保存] をクリックします。 
メモ 
  • カスタムタブの [[タブ]名] 項目は変更できますが、標準タブの [[タブ]名] 項目は変更できません。
  • カスタムタブの [名前] 項目の場合、ユーザーは項目の種類を [一行(テキスト)] [自動番号] から選択できます。一度選択すると、初期設定の [名前] 項目の種類は変更できません。



    また、カスタムタブの[名前]項目が[自動番号]項目の場合、カスタムタブごとに作成できる[自動番号]項目は1つのみのため、そのタブには他の[自動番号]項目を作成できません。
    既存のカスタムタブでは、初期設定の [名前] 項目に[自動番号]を設定できません。回避策として、新しいカスタムタブを作成し、 [名前] 項目の種類に[自動番号]を選択してから、既存のデータをインポートします。
  • 一度項目を作成すると、その項目の「データの種類」は変更できません。たとえば、[整数(数字)]項目は [通貨]項目 に変更できません。
  • カスタム項目を編集することで、次の種類の項目の長さを変更できます。[通貨]、[一行(テキスト)]、[整数(数字)]、[少数]、[電話番号]、[長整数]、[URL]。
  • [通話の記録] ページにはカスタム項目を追加できません。ただし、ページレイアウトのカスタマイズで、既存の項目をカスタマイズできます。
  • [取引先/連絡先/商談タブにも作成] オプションは、[見込み客]の項目を作成するときにのみ使用できます。



  • [受注書/請求書タブにも作成] オプションは、[見積書]の項目を作成するときにのみ使用できます。
  • 選択リスト項目タイプでは、特定の項目の履歴追跡を有効にするよう選択できます(  関連項目: 選択リストの履歴の記録 )。
  • 選択リスト項目の値が翻訳されている場合は、 [参照値] を使用して、カスタム関数、差し込み項目、数式項目などを設定できます。参照値についての詳細は、 翻訳 をご参照ください。
  • [予定]タブの選択リスト項目では、各選択リスト値に対して色を割り当てることができます。カレンダー、関連リスト、リマインダー、[ホーム]タブ、リストビューなどの予定が色付けされて表示されます。選択リスト項目についての詳細は、 選択リスト項目 をご参照ください。

カスタム項目の編集

カスタム項目を編集するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. 編集する項目に移動し、項目名の変更や、 項目のプロパティ の編集を実行します。



  5. [レイアウトの保存] をクリックします。




項目の権限の設定

項目の作成時、またはその後で、他のユーザーに対して別の項目権限を設定できます。

項目権限を設定するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. 必要な項目に移動し、 [設定]アイコン をクリックして、 [権限の設定] を選択します。



  5. [権限の設定] ポップアップで、各権限を設定します。
  6. [保存] をクリックします。



  7. [レイアウトの保存] をクリックします。



項目を必須項目に設定

項目を必須項目に設定するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. 編集する項目に移動し、 [設定] アイコンをクリックして、 [必須項目に設定] を選択します。


項目を重複を許可しない項目に設定

重複を許可しない項目とは、データ内に一意の値を持つ(データの値の重複を許可しない)項目を指します。メールアドレスは、2人が同じアドレスを持つことはないため、重複を許可しない項目のわかりやすい例です。これはまさに重複を許可しない属性です。その他の例としては、社会保障番号、パスポート番号、商品コードなどがあります。Zoho CRMでは、任意のタブの項目を「値の重複を許可しない項目」に設定できます。「重複を許可しない項目」に設定されると、これらの項目は、手動で作成されたデータや、インポート、API、見込み客/受注書/見積書を変換して作成されたデータなど、さまざまな例でZoho CRMの重複データの管理に重要な役割を果たします。

項目を重複を許可しない項目に設定するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. 重複を許可しない項目に設定する項目の [設定] アイコンをクリックします。
  5. [設定] ドロップダウンリストから [値の重複を許可しない] オプションを選択します。
    このオプションは、重複を許可しない項目に設定する項目が標準項目である場合に適用されます。
    [見込み客]/[連絡先]タブの[メインのメール]項目を重複を許可しない項目に設定すると、選択したタブでメールの重複が確実にチェックされます。



    重複を許可しない項目に設定する項目がカスタム項目の場合、 [設定] ドロップダウンリストから [項目のプロパティ] を選択します。
    [項目のプロパティ] ポップアップで、 [値の重複を許可しない] チェックボックスをオンにします。



  6. [レイアウトの保存] をクリックします。

[項目の一覧] ページの [データの種類] 列に、 [値の重複を許可しない] オプションを選択した項目が「 重複を許可しない 」項目として表示されます。たとえば、 [テキスト(重複を許可しない)] のようになります。

 
メモ  
  • 重複を許可しない項目の機能は、Zoho CRMの有料プランでのみ使用できます。
  • 権限設定で Zoho CRMのカスタマイズ 権限が有効になっているユーザーのみが、項目を重複を許可しない項目に設定できます。
  • Zoho CRMの各タブには、重複を許可しない項目を2つまで含めることができます。次に示すのはこの条件の例外で、重複を許可しない項目を3つ設定できます。
    • [見込み客]/[連絡先]/[カスタム]タブ(メールアドレス+2項目)
    • [商品]タブ(商品コード+2項目)
  • すべてのタブで重複を許可しない項目に設定できる項目は、[一行(テキスト)]、[メール]、[電話番号]、[数字(整数)]、[長整数]、[URL]項目のみです。 [Twitter] 項目は、[見込み客]/[連絡先]タブで重複を許可しない項目に設定できます。
  • 重複を許可しない項目では、大文字と小文字は区別されません。つまり、重複を許可しない項目に入力される値が「ABC」で、既存のデータでは「abc」である場合、Zoho CRMではこれらを同じ値と判断します。
  • 項目を重複を許可しない項目に設定すると、Zoho CRMでデータベースにこの変更のインデックスを作成するのに少し時間がかかります。つまり、項目を重複を許可しない項目に設定した後すぐに、同じ値でタブにデータを作成しても、Zoho CRMはその重複を許可しない項目の値を認識できません。変更がインデックスに反映されていないために、重複が作成される可能性があります。このような場合は、数分経ってからもう一度試します。
  • [活動]タブでは重複を許可しない項目を設定できません。
  • Zoho CRMでは、手動で作成されたデータや、インポート、API、見込み客/見積書/受注書を変換して作成されたデータについて、重複を許可しない項目をサポートしています。
  • CRMの移行、MS OutlookやGoogleとの同期、ごみ箱からの復元によって作成されたデータについては、重複を許可しない項目をサポートしていません。
  • 重複を許可しない項目は、Zoho Sheetビューのデータについてはサポートされません。
  • [見込み客] タブで項目を重複を許可しない項目に設定すると、変換した見込み客についても、重複チェックを有効にするためのオプションが表示されます。
    次のシナリオについて考えてみましょう。田中さんという名前の見込み客をフォローアップして、連絡先に変換したとします。これで、田中さんは[連絡先]タブに登録されました。同じチームの別の営業担当者が、すでにフォローアップ済みであることを知らずに、同じ見込み客(田中さん)を追加します。この場合、田中さんを見込み客として再度追加する必要はありません。追加すれば、重複したエントリーとなるのみです。
    このような場合、変換した見込み客の重複チェックを有効にすれば、同じ見込み客が作成されるのを止めることができます。これを有効にすると、重複するエントリーが[見込み客]に追加されるたびに、CRMは変換済みの見込み客のみでなく、既存の見込み客についても一致するものがないか確認します。

    [変換した見込み客の重複チェック] を有効にするには、項目を重複を許可しない項目に設定するときに表示される [設定の変更] リンクをクリックします。[重複の確認の設定]ポップアップで、 [変換した見込み客の重複も確認する] チェックボックスをオンにして、 [保存] をクリックします。この設定はいつでも変更できます。
    また、 [設定] > [カスタマイズ] > [タブ] > [見込み客] からも、重複チェックを有効にできます。
    [見込み客] > [重複の確認の設定] で、 [詳細] アイコンをクリックします。 


外部項目の設定

一行(テキスト)のカスタム項目を外部項目に設定して、外部アプリケーションからのデータを保存できます。Zoho CRMにアプリケーションを連携した場合、外部IDを使用してAPIを呼び出すことで、データを検索、作成、更新、削除できます。
たとえば、外部データベースに親IDが保存されている場合、外部項目で親IDを使用して、Zoho CRM内の詳細情報を参照、更新、削除できます。
同様に、その他の項目を使用して、 親データを参照 することもできます。

外部項目には、次の2つの種類があります:
  1. ユーザー基準: ユーザーごとに異なる外部IDが生成されます。たとえば、2人のユーザーが連絡先を管理している場合、同じ連絡先に対してユーザーごとに個別の外部IDを持ちます。
  2. 組織基準: 組織内のすべてのユーザーが共通の外部IDを持ちます。
外部項目に設定するには、または外部IDを作成するには
  1. タブの作成画面で、一行(テキスト)項目をドラッグ&ドロップして追加します。
  2. [設定の編集] をクリックして、 [外部項目の設定] を選択します。
  3. [外部項目の種類] で、 [組織] または [ユーザー] のいずれかを選択します。
  4. [項目の表示設定] で、 [表示] または [隠す] のいずれかを選択します。
  5. [完了] をクリックします。 


      
メモ 
  1. 検索と統合の処理を実行時には、マスターデータの外部は保持され、重複データの外部IDが上書きされます。
  2. データの複製時には、新しいデータに外部IDはコピーされません。後で、APIを使用して外部ID項目の値を更新する必要があります。
  3. 見込み客、注文書、見積書などのデータの変換時には、後続のタブに存在する別の外部項目にのみ、外部項目を関連付けることができます。


  4. データのインポート時には、.CSVファイル内のすべての項目をZoho CRM内に存在する外部項目に関連付けることができます。外部ID項目項目の値は、APIを使用してのみ更新できます。

カスタム項目の削除 

作成した項目は、不要な場合は削除できます。カスタム項目を削除すると、その項目は [使用していない項目] セクションに移動します。つまり、項目はレイアウトから削除されただけで、CRM自体からは削除されていません。
項目をCRMから完全に削除するには、 [使用していない項目] セクションから、再度削除する必要があります。 

レイアウトからカスタム項目を削除するには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. [詳細] アイコンをクリックして、 [項目の削除] を選択します。



  5. ポップアップボックスの説明をよく読んでから、 [はい、使用していない項目に移動します] をクリックして、項目を削除します。
    削除した項目が、 [使用していない項目] セクションに移動します。


     
メモ 
  • カスタム項目が [使用していない項目] セクションに移動すると、その項目はタブのレイアウトから削除されただけで、Zoho CRMからは削除されていません。削除した項目が [使用していない項目] セクションにある限り、ドラッグ&ドロップして必要なセクションに戻すだけで、復元できます。
  • [使用していない項目] セクションから項目を復元すると、関連データも復元されます。
  • 削除した項目が [使用していない項目] セクションにあるときは、その項目はまだデータベース内に存在しています。つまり、ご利用のZoho CRMのプランで使用できる項目の合計数には、 [使用していない項目] セクション内の項目も含まれていることになります。
  • カスタム項目をZoho CRMから完全に削除するには、 [使用していない項目] セクションから、再度削除する必要があります。
  • [使用していない項目] セクションから削除すると、カスタム項目に関連付けられたデータを元に戻すことはできません。
  • Zoho CRMで初期設定で提供している標準項目は、 [使用していない項目] セクションに移動することはできますが、完全に削除することはできません。

依存関係項目の関連付け

依存関係項目は、サブフォーム内にある選択リスト項目に対しても利用できます。

一部の項目では、別の項目の値に応じて、その項目の値が決まります。これは親子関係として設定できます。たとえば、[見込み客]タブに、[国]と[都道府県]の2件の項目があるとします。[都道府県]項目の値は、[国]項目で選択した国に応じて決まります。同様に、下位部門項目の値は、選択した部門項目に応じて決まります。このような関係は、依存関係項目を関連付けすることで確立できます。親項目で特定の値が選択されたときに、子項目にどの値を表示するかを設定できます。これは選択リスト項目にのみ適用されます。


メモ:親項目と子項目には、レイアウトとサブフォーム内にあるすべての選択リスト項目が表示されます。

項目の依存関係を関連付けするには

  1. 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
  2. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目] の順に移動します。
    タブとは、[見込み客]、[取引先]、[連絡先]などのタブを指します。
  3. 希望するタブをクリックすると、レイアウトエディターが開きます。
  4. [設定] アイコンをクリックして、 [項目の依存関係の関連付け] を選択します。
  5. 選択したタブの [項目の依存関係の関連付け] ページで、 [新規] をクリックします。
    • ドロップダウンリストから [親項目] を選択します。
    • ドロップダウンリストから [子項目] を選択します。



    • [次へ] をクリックします。 
    • 親項目の各値に対応する値を選択します。
    • たとえば、親項目が [研究の区分] である場合、選択した区分に関連する [コース] を選択します。
    • 必要に応じて、 [前へ] または [次へ] のリンクをクリックして、親項目のすべての値を子項目の値に関連付けします。



  6. [保存] をクリックします。
    これで、タブに新しいデータを作成するときに、親項目で選択した値によって、子項目の値が変わります。





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