承認または却下への処理の関連付け

承認または却下への処理の関連付け

承認プロセスごとに、タスクの追加、項目の更新、メール通知の送信、Web通知の呼び出しなど、データの承認または却下時に実行される処理を関連付けることができます。データの承認に、複数のユーザーが関わる複数の承認段階を設定した場合、それぞれの承認後にタスクの割り当てや項目の更新を実行できます。ただしメール通知、Web通知、カスタム関数は、最終承認後に実行されるようにしか追加できません。

却下時の処理に、上記5種類の処理は含まれません。却下にタスクを関連付けることはできません。 [タスクの割り当て] オプションでは、次にデータを承認する必要のあるユーザーに、タスクを設定します。最適なのは、承認待ちのデータをチェックするタスクです。データが却下された場合、タスクを割り当てる必要はありません。

タスクの割り当て

  1. 承認プロセスの作成時に、 [承認時の処理] [タスクの 割り当て] セクションをクリックします。
    作成済みのタスクがある場合は表示されます。関連付けるタスクを1つ選択し、手順4に進みます。
  2. [新しいタスク] をクリックします。
    既存タスクから1件を選択して、関連付けることもできます。
  3. [タスクの割り当て] ポップアップで、次の手順を実行します: 
    • タスクの [件名] を入力します。
    • ドロップダウンリストから日数を選択して、タスクの [期限] を設定します。
    • それぞれのドロップダウンリストから、タスクの [ステータス] [優先度] を選択します。
    • 必要に応じて、[担当者に通知]チェックボックスをオンにします。
    • タスクについて知らせる通知メールが、有効かつ認証済みのユーザーのみに送信されます。
    • タスクの [詳細情報] を入力します。 
  4. [保存して関連付け] をクリックします。



項目の更新

  1. 承認プロセスの作成時に、 [承認/却下時の処理] [項目の更新] セクションをクリックします。
  2. [項目の更新] ポップアップで、次の手順を実行します: 
    • ドロップダウンリストから、 更新する項目を選択 します。
    • 承認時に各レベルで更新する を指定します。
       
  3. [完了] をクリックします。

メール通知の送信

  1. 承認プロセスの作成時に、 [承認/却下時の処理] [通知の送信] セクションをクリックします。
    作成済みのメール通知がある場合は表示されます。関連付けるタスクを1つ選択し、手順4に進みます。
  2. [新しい通知] をクリックします。
  3. [通知の送信] ポップアップで、次の手順を実行します: 
    • メール通知の [名前] を入力します。
    • ドロップダウンリストから、通知メールの [受信者] を選択します。 
      データに関連付けられているユーザー ユーザー 役職 役職

      部下 グループ を選択できます。 
    • テキストボックスに、メール通知の [その他の受信者] を指定します。
      複数のメールアドレスを区切るには、コンマを使用します。 
    • メール通知に使用する [メールのテンプレート] を選択するか、テンプレートを作成します。
      テンプレートを選択した場合、 [差出人] [返信先] にメールアドレスを入力する必要があります。ここでは次の項目を選択できます:
      • 自分のメールアドレス 
      • 組織のメールアドレス
      • 現在のユーザーのメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 他のユーザーのメールアドレス
    • 却下する場合 :メールテンプレートは、 first.name@address.com からの通知として自動送信されます。 
  4. [保存して関連付け] をクリックします。
    これらのメール通知は、 [設定] > [自動化] > [ワークフロー] > [通知] にも表示されます。

Web通知の呼び出し

  1. 承認プロセスの作成時に、 [承認/却下時の処理] [Web通知の呼び出し] セクションをクリックします。
    作成済みのWeb通知がある場合は表示されます。関連付けるタスクを1つ選択し、手順4に進みます。
  2. 新しい [Web通知] をクリックします。
  3. [Web通知の呼び出し] ポップアップで、次の手順を実行します: 関連項目: Webhook(Web通知)の作成 
    • Web通知の [名前] [詳細情報] を入力します。 
    • [通知先のURL] テキストボックスで、外部アプリケーションのREST API URLを指定します。
    • APIの [メソッド] のタイプとして、POSTまたはGETを選択します。 
    • [URLのパラメーター - タブのパラメーターの追加] で、次の手順を実行します: 
      • 標準形式のパラメーター の場合、 [パラメーター名] と対応する [パラメーターの値] を指定します。
        これは、外部アプリケーションにWeb通知通知を実行するときに送信されるリクエストパラメーターです。 
      • ユーザー定義形式のパラメーター の場合、 [パラメーター名] と、対応する [値の詳細] を指定します。 
    • [URLのパラメーター - 独自のパラメーターの追加] で、次の手順を実行します: 
      • [パラメーター名] と、対応する [パラメーターの値] を指定します。  
      • [URLの
        プレビュー] を確認します。  
  4. [保存して関連付け] をクリックします。
              これらのWeb通知は、 [設定] > [自動化] > [ワークフロー] > [Web通知] にも表示されます。

カスタム関数の呼び出し

  1. 承認プロセスの作成時に、 [承認/却下時の処理] [カスタム関数の実行] セクションをクリックします。
    作成済みのカスタム関数がある場合は表示されます。既存のカスタム関数から、1件を選択して関連付けることもできます。
  2. カスタム関数を作成して承認プロセスに関連付ける場合は、 カスタム関数の作成 をご参照ください
    これらのカスタム関数は、 [設定] > [自動化] > [ワークフロー] > [カスタム関数] にも表示されます。 
メモ 
  • データが承認のために送信されると、データを承認する必要のあるユーザーに、システムが生成した通知メールが送信されます。
  • データの承認時に、データの担当者(承認のためにデータを送信したユーザー)は、承認プロセスのメール通知設定に基づいて、メールを受信します。データの担当者へのメール通知が設定されていない場合は、システムが生成したデータの承認に関するメールが、データの担当者に送信されます。
  • 複数の承認段階がある場合、それぞれの承認後にタスクを割り当てたり、項目を更新したりできます。
  • メール通知、Web通知、カスタム関数は、それぞれ1件ずつ関連付けることができます。複数の承認段階がある場合は、最終承認を得なければ実行されません。 
  • メール通知、Web通知、カスタム関数の追加時には、ワークフロールール用に作成されたものも表示され、その逆も同様に表示されます。これらは承認プロセスに関連付けることができます。

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