他のサービスからZoho Deskへのデータ移行（Zwitch）
「Zwitch」 とは、他のサービスからZoho Deskへのデータ移行をZoho Deskの移行担当チームに依頼するための機能です。「Zwitch」という言葉自体は「Zoho」と「Switch」（スイッチ、移行）の2語を組み合わせた造語です。
一般に、顧客サポート用のシステム（ソフトウェア、ツール）を入れ替える場合、問い合わせ、顧客、ナレッジベース（商品やサービスに関するヘルプやよくある質問）、ユーザー情報などのデータを、必要な形でスムーズに移行できるかどうかは重要です。
Zoho Deskでは、他のサービスからデータを移行する場合に、Zwitchを利用して専門のチームに依頼することで、スムーズにデータを移行することが可能です。
Zwitch機能を利用すると、以下のサービスからのデータ移行を申請できます。
必要な権限データの移行を開始できるのは、組織の［メインの連絡先］であるユーザーまたはシステム管理者のみです。
各プランの機能と制限を確認する
移行元のサービスからのデータのエクスポート（出力）
データ移行にあたっては、まず移行元のサービスから以下の形式でデータをエクスポート（出力）する必要があります。その後、エクスポートしたファイルと、必要な情報を担当チームに共有する必要があります。詳細は以下のとおりです。
サービス | ファイル形式 | 必要な情報 |
Freshdesk | XML／JSON |
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Zendesk | JSON |
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Salesforce | CSV |
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Kayako | SQL |
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Intercom | CSV |
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HappyFox |
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Helpscout | API経由で移行可能 |
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その他 |
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必要条件
- 移行元のサービスのAPIキーを担当チームに共有する場合、移行作業の間、APIキーが有効（利用可能）な状態になっている必要があります。
- Zoho CRM連携やSalesforce連携が有効になっている場合、移行中は連携機能を無効にする必要があります（Zoho Desk内で連絡先や取引先の重複を防止するためです）。
問い合わせと担当者の関連付け
- Zoho Deskにインポートした問い合わせが担当者に適切に関連付けられるようにするには、インポートするファイル内に担当者の名前、メールアドレス、部門が記載されている必要があります。
- ファイル内には、担当者のメールアドレスが正しく記載されている必要があります。問い合わせと担当者は、担当者のメールアドレスに基づいて関連付けられます。
- 問い合わせの担当者や、問い合わせにコメントしたユーザーの情報が適切に反映されるようにするには、移行時にZoho Desk内で該当の担当者が有効になっている必要があります。また、該当の担当者のメールアドレスが、ファイル内のメールアドレスと一致している必要があります。Zoho Deskでのユーザー（担当者）の追加／管理についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。
- 担当者が有効になっていない場合や、担当者のメールアドレスが一致しない場合、インポートした問い合わせは、組織のシステム管理者（メインの連絡先）に自動で割り当てられます。
注意事項
- 利用可能なプラン：Zwitchによる移行は、すべての有料プランで可能です。試用版では、データを2GBまでのみ移行できます。
- 移行できないケース：データ容量の不足やデータの構造の違いにより、データを移行できない場合があります（失敗率の目安：3%～5%）。移行できなかったデータは、CSV形式のファイルとしてバックアップされます。
- 移行スケジュール：データ移行にかかる時間は、移行されるデータの量によって異なります。また、移行は、担当チームで順番に処理されます。移行の完了予定日は、担当チームでのデータの確認が完了して、移行処理が開始してから共有されます。
- ファイルサイズ：移行の申請時には、最大10GBのファイルをアップロードできます。ファイルのサイズの合計が10GBを超える場合、サポート窓口（support@zohodesk.com）にお問い合わせください。
- 移行のキャンセル：移行は、ステータスが［送信待ち］の場合にのみキャンセルできます。
移行処理の全体の流れ
移行処理は、Zoho Deskの担当チームによって2回に分けて実施されます。
推奨事項
- 1回目の移行を開始する前に、少量のサンプルデータを使用して移行処理の流れを確認することをお勧めします。
- 1回目の移行が完了してから、2週間ほど経過してから2回目の移行が実行されます。2回目の移行では、1回目の移行時に移行されなかったデータに対して移行処理が実行されます。2回目の移行が完了してから追加の依頼を行っても受理されません。
1回目の移行
最初に、移行元のアカウントから移行先のZoho Deskアカウントにすべてのデータを移行します。問い合わせ、連絡先、取引先などのタブのデータは、タブごとに一括で移行されます。移行が開始されると、Zohoのサポート窓口で問い合わせが作成されます。作成された問い合わせやメールを通じて、移行の詳細情報が共有されます。
移行が完了すると、移行したデータについての情報が記載されたCSV形式のファイルが生成されます。このファイルはZIP形式に圧縮され、申請者（メインの連絡先）宛てにメールで送信されます。このZIP形式のファイルの詳細は以下のとおりです。
- ZIP形式のファイルには、タブごとに移行の詳細を記したCSVファイルが含まれています。
- 各CSVファイルには、移行時に発生したエラーの詳細が記載されています。申請者は、依頼事項がある場合、ファイルを受信してから2週間以内にメールに返信する必要があります。2週間を経過してからの依頼内容は、受理されません。
1回目の移行が完了すると、Zoho Deskアカウントにアクセスできるようになります。
2回目の移行
2回目の移行は、1回目の移行が完了してから約2週間後に開始され、移行の全体の流れの中で、最終段階にあたります。1回目の移行で移行されなかったデータに対して、移行処理が実行されます（例：1回目の移行が完了してから2回目の移行が開始するまでの間に移行元のシステムで作成された新しい問い合わせなど）。
移行処理は、1回目の移行でエラーが記録されたデータに対しても実行されます。必須項目に値が入力されていない、形式が適切でない、データを適切に関連付けるための条件が満たされていない場合などには、一部のファイルやデータを移行できないことがあります。
移行の申請手順
データの移行を申請するには、以下を行う必要があります。
基本情報の入力
移行元のサービスの名前、アカウントの認証情報、サービスURLを入力します。サービスURLとは、移行元のサービスの組織アカウントにアクセスするためのURLです（例：https://portalname.freshdesk.com）。
ファイルのアップロード
移行データのファイルをアップロードします。ファイルサイズの上限は、1ファイルあたり2GB、全体で10GBです。最大5件のファイルをアップロードできます。ファイルのサイズの合計が10GBを超える場合、サポート窓口にお問い合わせください。担当者が確認後、対応します。また、移行処理を適切に行うため、CSVファイルはタブごとに作成してください。
データを移行するタブ／機能の選択
Zoho Deskの移行先のタブ／機能を選択します。移行先として選択可能なタブ／機能は以下のとおりです。
- 担当者（ユーザー）
- 取引先
- 連絡先
- 商品
- 問い合わせ
- 問い合わせのメッセージのやりとり（スレッド）
- 問い合わせのコメント
- 添付ファイル
- ナレッジベースの記事（添付ファイルは移行されません）
メモ：［問い合わせ］タブを選択すると、［問い合わせ］タブに関連する子タブ（問い合わせのコメント、問い合わせのスレッド、添付ファイル）も自動で選択されます。
データの移行処理は、上記の順番で実行されます。最初に担当者（ユーザー）、次に取引先、その次に連絡先と、順番に移行されます。移行がスムーズに行われるようにするには、上記の順番でファイルをアップロードすることが重要です。
追加情報（備考）の入力
移行担当者に伝えたいことがあれば、こちらに記入します。完了したら、データを送信して、認証手続きへと進みます。
認証
Zoho Deskへのアクセスを許可します。なお、ポータルの選択画面が表示された場合は、どのポータルにデータを移行（インポート）するかを指定します。ポータルの選択画面は、申請者（メインの連絡先）がZoho Deskで複数のポータルを利用している場合にのみ表示されます。
移行の開始
申請の送信が完了すると、申請者（メインの連絡先）のメールアドレス宛てに確認メールが送信されます。移行は、担当チームによる確認や事前準備が完了し次第、開始されます。
移行完了までに要する時間は、他の依頼の発生状況や対象のデータの量によって異なります。なお、移行が完了すると、申請者（メインの連絡先）にメールで通知されます。
データを移行するには：
- ［データ管理］の欄にある［Zwitch］をクリックし、［新しく移行］をクリックします。
- 移行の設定画面で以下の手順を実行します。
- 移行フォームの［基本情報］の欄で、移行元のサービスを選択し、サービスURL、メールアドレス、パスワード、APIキーなどを入力します。
- 移行フォームに表示される項目は、移行元のサービスによって異なります。詳細については、こちらの表をご参照ください。
- ［データのインポート元］の欄で移行対象のデータが保存されているファイルをアップロードします。
- ［データの移行先のタブ］の欄で、Zoho Deskのどのタブや機能にデータを移行（インポート）するかを指定します。
- ［追加情報］の欄で、移行の担当チームに共有したい情報を入力します。
- ［送信して認証する］をクリックします。
認証画面が表示されます。 - Zoho Deskのポータルの選択画面が表示された場合は、どのポータルにデータを移行（インポート）するかを指定します。
- ［送信する］をクリックします。
- アクセス許可に関する確認ページで［承認する］をクリックします。
- なお、移行をキャンセルする場合は、［辞退する］をクリックします。
メモ：ステータスが［送信済み］である間は、申請をいつでもキャンセルできます。移行処理が進行中である場合、申請をキャンセルすることはできません。
移行を再開するには：
- 画面右上の設定アイコンをクリックし、［データ管理］の欄にある［Zwitch］をクリックします。
- Zwitchの申請履歴のページで、認証待ちのデータの欄に移動し、編集アイコンをクリックします。移行の再開は、移行のステータスが［認証待ち］である場合にのみ可能です。通常、［認証待ち］のステータスは、データが送信された後、認証が完了していない場合に設定されます。たとえば、上記のデータの移行手順の手順5でデータを送信した後、認証画面で［承諾する］をクリックしなかった場合などです。
- ［送信して認証する］をクリックします。
移行の履歴の表示
移行履歴のページでは、過去の申請が時系列で表示されます。移行データのファイル名や申請のステータスなどを確認できます。各ステータスの詳細は以下のとおりです。
- 認証待ち：未認証の状態（Zoho Deskへのアクセスを許可していない状態）です。
- 送信済み：申請の送信が完了し、処理待ちの状態です。申請は送信された順番で処理されます。
- 完了：すべてのデータに対して移行処理が実行され、処理の実行が完了した状態です。
- キャンセル：申請者（メインの連絡先）が移行をキャンセルしたか、システムによって移行がキャンセルされた状態です。このステータスが設定されたデータに対しては、その後の処理は実行されません。
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