ワークフロールールによるZoho Cliq、Slack、Microsoft Teams、Google Chatを通じた通知の送信設定
顧客サポート業務において顧客満足度の向上を目指すには、サービスの品質を維持しながら解決時間をできるだけ短縮することが求められます。その手助けとなるのが、チャット通知機能です。
たとえば、顧客から緊急の問い合わせをメールで受信したとします。通常、受信トレイには他の問い合わせのメールが大量にあるため、担当者が該当の問い合わせを確認するまでに時間がかかります。結果として、問い合わせが解決するまでにかかる時間が長くなります。このような場合に、緊急の問い合わせに関する通知をチャットで送信することで、該当の問い合わせに対する対応を優先してすぐに開始できます。
問い合わせの更新情報や緊急の問い合わせに関する通知の受け取り方法として、チャットを選択する企業や組織が増加しています。Zoho Deskでは、各種チャットサービスを通じてチャットでこれらの通知を受け取ることが可能です。このページでは、主要なチャットサービスを通じてチャット通知を受信する方法について説明します。
チャットで通知を受け取るには、独自の処理を含むワークフロールールを設定します。Zoho Cliq、Slack、Microsoft Teams、Google Chatを通じて通知を受け取ることが可能です。
前提条件
ワークフロールールの設定で通知の送信経路としてチャットを選択するには、Zoho Deskと該当のチャットサービスを連携する必要があります。連携しない場合、ワークフロールールの設定時に通知の送信経路としてチャットを選択できませんのでご注意ください。
各チャットサービスとの連携方法に関する詳細については、以下の各ページをご参照ください。
チャット通知の概要
チャット通知には、問い合わせ番号、件名、説明、ステータスなどの設定で指定された内容が表示されます。必要に応じて、チャット通知に差し込み項目を使用することも可能です。
チャット通知に自動で出力される項目（標準タブ）
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問い合わせ
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件名： ${tickets.$subject}
問い合わせ番号： ${tickets.$ticketNumber}
問い合わせの説明： ${tickets.$description}
連絡先の姓： ${tickets.contactId.$lastName}
担当者の姓： ${tickets.assigneeId.$lastName}
ステータス： ${tickets.$status}
期限： ${tickets.$dueDate}
優先度： ${tickets.$priority}
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タスク
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件名：${tickets.$subject}
タスクの担当者のメールアドレス： ${tasks.owner$emailId}
ステータス： ${tasks.$status}
期限：${tickets.$dueDate}
優先度：${tickets.$priority}
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予定
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件名：${tickets.$subject}
連絡先の姓：${tickets.contactId.$lastName}
予定の担当者の姓： ${events.owner.$lastName}
ステータス： ${events.$status}
優先度：${tickets.$priority}
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通話
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件名：${tickets.$subject}
連絡先の姓：${tickets.contactId.$lastName}
通話の担当者の姓： ${calls.owner.$lastName}
通話のステータス： ${calls.$status}
優先度：${tickets.$priority}
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取引先
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取引先名
取引先の担当者の姓
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連絡先
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連絡先の姓
連絡先の担当者の姓
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商品
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商品名
商品の担当者の姓
商品コード
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留意事項
- カスタムタブのデータは、チャット通知に自動で出力されません。すべての項目の値は手動で入力する必要があります。たとえば、「仕入先の申請」というカスタムタブをもとにチャット通知を作成する場合、通知の本文に値は自動で出力されません。通知の本文は手動で入力する必要があります。なお、差し込み項目は使用可能です。
例：新しい仕入先の申請 - 仕入先： ${vendor.$name}
- 日付： ${request.$date}
- 種類： ${request.$type}
- ステータス：${status}
- 申請者：${requested.$by}
- チャット通知は、連携中のチャットサービスの特定の経路またはスペースからのみ送信できます。
- Zoho Cliq、Microsoft Teams、Slackの場合、通知は選択した経路に対して送信されます。
- Google Chatの場合、通知は選択したスペースに対して送信されます。
- テキストと差し込み項目の間に半角スペースがあることを確認してください。例：「問い合わせ： ${tickets.$ticketNumber}」
Zoho Cliq、Slack、Microsoft Teams、Google Chatを通じてチャット通知を送信するには
- ［設定］→［自動化］→［ワークフロー］→［ルール］の順に移動します。
- ［ルールを作成する］をクリックします。
- ［基本情報］の欄で、以下の操作を実行します。
- タブを選択します。
- ルール名と説明を入力します。
- ［有効］のチェックボックスにチェックを入れます。
- ［実行タイミング］の欄で、ルールの実行条件となる処理を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- 条件を設定します（例：優先度／次の値と等しい／高）
- ［次へ］をクリックします。
- ［処理］の欄で、条件が満たされた際に実行する処理を選択します。
- Slackを通じて通知を送信する場合、以下の手順を実行します。
- 対象のSlackのワークスペースを選択します。
- 通知の送信先となるSlackのチャンネルを選択します。
- 通知の見出しを入力するか、通知の見出しに差し込み項目を選択します。例：問い合わせ（番号： ${Ticket Id}、件名： ${Subject}）のステータスが「 ${Status}」に設定されました。この内容は、通知の見出し（ヘッダー）として表示されます。
- 通知のサブの見出しを入力するか、差し込み項目を選択します。この内容は、通知のメッセージの説明として表示されます。
- Zoho Deskの標準タブのデータをもとに、通知の本文が自動で出力されます。なお、メッセージを手動で入力することも可能です。
- Microsoft Teamsを通じて通知を送信する場合、以下の手順を実行します。
- 対象の部門においてMicrosoft Teamsのチャネルが設定されていない場合、Microsoft Teams連携の設定で対象の部門とチャネルを指定する必要があります。設定の完了後、ワークフロールールでMicrosoft Teamsを通じたチャット通知を設定できるようになります。
- 連携設定において対象の部門に関連付けられているMicrosoft Teamsのチャネルが自動で出力されます。
- 通知の見出しを入力するか、差し込み項目を選択します。この内容は、通知の見出し（ヘッダー）として表示されます。
- 通知のサブの見出しを入力するか、差し込み項目を選択します。この内容は、メッセージの説明として表示されます。
- Zoho Deskの標準タブのデータをもとに、通知の本文が自動で出力されます。
- Google Chatを通じて通知を送信する場合、以下の手順を実行します。
- 対象の部門においてGoogle Chatのスペースが設定されていない場合、Microsoft Teams連携の設定で対象の部門とスペースを指定する必要があります。設定の完了後、ワークフロールールでGoogle Chatを通じたチャット通知を設定できるようになります。
- 連携設定において対象の部門に関連付けられているGoogle Chatのスペースが自動で出力されます。
- 通知の見出しを入力するか、通知の見出しに差し込み項目を追加します。この内容は、メッセージの見出しとして表示されます。
- 通知のサブの見出しを入力します。差し込み項目を追加することもできます。この内容は、通知メッセージの説明として表示されます。
- 標準タブの項目とその値をもとに、通知の本文が出力されます。必要に応じて本文を編集することもできます。
- Zoho Cliqを通じて通知を送信する場合、以下の手順を実行します。
- Zoho Cliqを通じた通知の送信設定の画面で、Zoho Cliqのチャンネルを選択します。
- 通知の見出しを入力するか、通知の見出しに差し込み項目を追加します。この内容は、メッセージのキャプション（見出し）として表示されます。
- 通知のサブの見出しを入力します。差し込み項目を追加することもできます。この内容は、通知メッセージの説明として表示されます。
- 標準タブの項目とその値をもとに、通知の本文が出力されます。必要に応じて本文を編集することもできます。
- ［保存する］をクリックします。
- ［保存する］をクリックしてワークフロールールを保存します。