自動化の概要と利用例

自動化の概要と利用例

自動化とは

この機能を使用すると、人事プロセスの合理化/手作業の削減/効率の向上が可能になります。ワークフロー/メール通知/チェックリスト/独自の関数の自動化によって、無駄を省き、データの正確性を保ちます。さらに、一度設定するだけで人の手をかけずにタスクが完了します。リマインダーの送信のようなデータベースに基づくかんたんな処理から、従業員の問い合わせ管理用の多段階で複雑なワークフローまで、さまざまな処理に対応できます。 


Zoho Peopleにおける自動化可能な処理

  1. ワークフロー
    手作業による管理作業のほとんどを削減し、人事プロセスを自動化できます。ワークフローの処理を事前に設定してカスタマイズできます。
    詳細は、こちらをご参照ください。
  1. 業務フロー
    Zoho Peopleでデジタル作成された、人事プロセスの体系的な業務フローを自動化できます。業務フローは、オフラインで実施される人事プロセスのあらゆる段階を網羅しています。
    詳細は、こちらをご参照ください。
  1. 操作
    1. メール通知
      自動メール通知を使用してワークフローを改善し、常に最新の状況を把握できます。申請/ステータスの更新/編集/承認などの特定の操作が実行されると、通知が送信されます。詳細はこちらをご参照ください
    2. チェックリストとタスク
      必要なすべての操作が効率的かつ時間どおりに完了します。チェックリストを使用すると、ユーザーはタスクや対応事項を表示/管理して、達成すべきことを把握できます。タスクは、特定の担当者に割り当てられた個々の対応事項で、責任と進捗状況をかんたんに追跡できます。タスクを作成し、担当者に割り当てることで、組織はワークフローの管理を合理化し、完了した活動の記録を保持し、全体的な生産性と効率を向上させることが可能です。詳細は、チェックリストタスクの自動化をご参照ください。
    3. 項目の更新
      ワークフロー/業務フロー/独自の処理の一環として、関連する操作を通じてフォームの項目を自動的に更新するために使用されます。フォームで特定のルックアップ値を選択/入力すると、関連するフォームの項目が自動的に更新されます。この機能は、関連するフォームに手動で値を入力する手間を省き、業務の省力化に役立ちます。詳細はこちらをご参照ください。
    4. Webhook
      ユーザーがZoho Peopleアカウントで操作を行うたびに、外部アプリに対して通知を送信できます。Webhookは、便利で、柔軟性があり、カスタマイズ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
    5. 独自の関数
      Zoho People内のどこでも再使用可能な独自の関数を作成できます。独自の関数は管理/編集可能で、スクリプトは一元管理されます。これらの関数は主に、データの操作/外部サービスや社内アプリとの連携/Zoho Peopleでのレスポンスの更新を目的として作成されます。詳細はこちらをご参照ください。
    6. 電子署名フロー
      複数の受信者による、文書への電子署名のフローを設定できます。この機能を使用するには、Zoho Signとの連携が必要です。詳細はこちらをご参照ください。
    7. Zoho Connectへの投稿
      Zoho People/People Plusのワークフローを使用して、Zoho Connectで自動投稿を予約し、投稿できます。 この機能を使用するには、People PlusまたはZoho Connectとの連携が必要です。これにより、Zoho Connect内のウォールや公開グループに定期的なお知らせやリマインダー、通知などのメッセージを自動的に投稿できるようになります。  詳細はこちらをご参照ください。
  1. スケジュール処理
    1. 欠勤データのスケジュール処理(出退勤管理でのみ利用可能)
      スケジュール処理を設定することで、出勤の処理をし忘れた従業員に対して通知を自動で送信したり、欠勤として記録したりできます。
    2. 振替休日のスケジュール処理(休暇管理でのみ利用可能)
      従業員が週末や休日に行った作業を自動的に記録します。
    3. 工数表のスケジュール処理(工数管理でのみ利用可能)
      工数表のスケジュール処理を追加し、工数の記録をまとめて工数表を作成し、承認用に自動で送信できます。
  1. テンプレート
    1. メールテンプレート
      ワークフロー、業務フロー、独自の処理などの自動化機能で使用できるメール通知の処理に使用できます。
    2. 書類テンプレート
      特定の目的のために標準化された公的書類を作成するために使用され、公的文書の作成を効率化します。
    3. 差し込み文書テンプレート
      契約書や合意書などの人事業務に関する書類を、複数の従業員に対して一括で送信できます。
  1. リマインダー(工数表管理でのみ利用可能)
    従業員に対して工数の記録や工数表の送信についての通知を送信できます。
  2. 標準出勤(出退勤管理でのみ利用可能)
    選択した従業員を出勤として自動的に記録します。
  3. シフトのローテーション(シフト管理でのみ利用可能)
    指定した頻度で従業員のシフトの割り当てを自動的に変更します。
  4. 通知(評価管理/入社手続き/お問い合わせ/オフィスの利用可否/従業員満足度でのみ利用可能)
    標準の通知を有効/無効にして、カスタマイズします(該当する場合)。
Alert
「サービス」によって、一部対応していない自動化機能があります。任意のサービスを選択して、[自動化]タブに移動すると、サポートされている自動化機能の一覧が表示されます。一部の「サービス」には、編集可能な自動化機能があらかじめ設定されている場合があります。

利用例

利用例1)チームに対する従業員の休暇の通知(休暇管理)

  1. [設定][休暇管理][自動化][ワークフロー]の順に移動して、[ワークフローを追加する]をクリックします。
  2. 基本情報を入力します。[Action Based Events](操作に応じて実行)内のラジオボタンを使用して、New or existing record is approved](新規または既存のデータが更新されたとき)を選択します。

  3. [操作]に移動して、[メール通知]を選択します。[開始]には[この操作を実行する人]、[終了]には[この操作を実行する人のチーム用メールアドレス]を選択します。設定するには、[](一覧)アイコンをクリックしてください。



  4. 標準の項目を使用すると、[件名]の入力も自動化が可能になります。



  5. メール通知の本文は、独自のテキストを挿入し、[利用可能な差し込み項目]/[項目を選択する]を使用して作成されます。使用される最終的なテキストは、以下のとおりです。
    チーム各位、
    ${Employee_ID.FullName}さんの休暇の情報
    従業員の情報:
    従業員番号:${Employee ID.EmployeelD}
    休暇の種類:${Leavetype}
    開始:${From}
    終了:${To}
    休暇の理由: ${Reasonforleave}




  6. 最後に、[追加する]をクリックします。
  7. ワークフローが追加され、従業員が休暇を取ると自動的にチームメンバーに通知されます。

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