Zoho Peopleの差し込み文書テンプレート機能は、高機能オンラインワードプロセッサーであるZoho Writerとの連携により提供されています。 

注意

差し込み文書機能を利用するには、クレジットが必要です。無料のZoho Writerアカウントには、月あたり1,000クレジット（最大1,000件の差し込み処理に対応）が付与されます。より多くの差し込み処理を行いたい場合は、Zoho Writerのプランをアップグレードするか、アドオンで追加クレジットを購入できます。詳細については、自動化クレジットの購入方法のヘルプ記事をご参照ください（クレジットの使用状況の確認方法も同ページに記載されています）。

差し込み文書テンプレートの作成方法に関するヘルプ動画

差し込み文書テンプレートの作成

差し込み文書テンプレートを使用することで、Zoho Peopleシステムや独自フォームのデータを活用し、従業員ごとに個別の情報を反映した文書を作成できます。

差し込み文書テンプレートは、月1,000件まで無料で使用できます。この上限には、自動化、入社手続き、電子署名、フォームで生成される差し込み文書も含まれます。各データに対する差し込み処理は、1件としてカウントされます。詳細については、自動化クレジットの購入方法のヘルプ記事をご参照ください。

従業員フォームを使用して「採用通知書」を作成し、以下の操作を行う手順について説明します。

1. 従業員データからの差し込み文書の作成
   
2. 差し込み文書のメール送信
3. 電子署名用の差し込み文書の送信
4. フォームデータの差し込み文書のダウンロード
   

電子署名フローでは、実行条件に応じて、差し込み文書テンプレートを電子署名用に自動送信できます。

1. ［設定］→対象のサービス（例：従業員情報）→［自動化］→［テンプレート］→［差し込み文書テンプレート］の順に移動します。
   
2. ［テンプレートを追加する］をクリックします。
   
   

   詳細については、メールの差し込み文書のヘルプ記事をご参照ください。
3. 差し込み文書テンプレートを作成するフォームを選択します。この例では、従業員フォームから差し込み項目のデータを取得します。
   
4. テンプレートの名前を入力します（例：採用通知書）。
   
   
   
5. 差し込み文書の名前を入力します。差し込み項目を使用して、フォームから取得した従業員名や従業員番号などの情報をテンプレートに挿入できます。
6. ［保存する］をクリックします。
   Zoho Writerの画面に移動します。こちらで、以下の手順でテンプレートを作成します。
7. テンプレートを最初から作成する場合は、［基本］を選択します。また、既存のテンプレート一覧から選択して自社のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
   
   
   

   Zoho Writerの［人事］タブには、雇用歴証明書、採用任命書、採用通知書、住所証明書、退職証明書などのテンプレートが用意されています。
   
   
   
8. 差し込み文書の内容を入力します。利用可能な書式設定機能を使用して、画像ファイルや差し込み項目を挿入し、必要な情報を追加できます。
1. メインまたはサブフォームの差し込み項目を追加するには、［項目］→［動的項目］→［差し込み項目］の順に移動し、追加する位置にカーソルを合わせて、差し込み項目をクリックします。
   
2. 署名項目を追加するには、［項目］→［動的項目］→［署名項目］の順に移動し、追加する位置にカーソルを合わせて、［項目を挿入する］メニュー内の署名アイコンをクリックします。
   
9. 差し込み文書テンプレートの作成またはカスタマイズが完了したら、［完了する］をクリックして保存します。
   
   
   
10. 作成したテンプレートは、該当フォームの［自動化］セクション内で確認できます。
    

フォームデータの差し込み文書の作成

1. 差し込み項目を使用して文書を作成するには、差し込み文書テンプレート作成のヘルプ記事をご参照ください。
   
2. 上記の手順でフォームデータを確認すると、［従業員情報］サービスで作成した［採用通知書］テンプレートを表示できます。
   
3. 従業員の採用通知書を作成するには、［処理］→［従業員情報］→［従業員］の順に移動します。
   
4. 該当するデータを選択し、［差し込み文書テンプレート］をクリックします。複数の従業員データを同時に選択することで、一括して通知書を作成／送信することが可能です。
   
5. 差し込み文書テンプレートの一覧から、使用するテンプレート（例：採用通知書）を選択します。
   テンプレートは必要に応じて編集することができます。
6. ［差し込む］をクリックすると、
   差し込み文書が開きます。
7. 選択した従業員データを反映した差し込み文書を作成するには、［差し込み文書をプレビューする］をクリックします。
   
   
   
8. 画面右側の従業員名一覧から該当する名前をクリックすると、その従業員向けの差し込み文書を確認できます。
   
   
   
9. 作成された差し込み文書では、以下の操作が可能です。
   
1. 差し込み文書の印刷：すべての差し込み文書を印刷できます。 
   
2. 差し込み文書のダウンロード：生成されたすべての差し込み文書をPDF形式でダウンロードできます。
   
3. データのメール送信：従業員に差し込み文書をメールで送信できます。メール送信の詳細設定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
   
4. 電子署名用の送信：差し込み文書を電子署名用に、送信できます。
   
   文書を電子署名用に送信するには、組織で電子署名サービスとの連携を有効にしておく必要があります。

電子署名用の差し込み文書の送信

文書を電子署名用に送信するには、組織で電子署名サービスとの連携を有効にしておく必要があります。詳細については、電子署名サービスとの連携のヘルプ記事をご参照ください。

1. ［処理］→ 対象のサービス →［データを選択する］→［署名用に送信する］の順にクリックします。
   ［署名用に送信する］は、電子署名サービスとの連携が有効な場合のみ表示されます。
   
   
   
2. 上記の例で「採用通知書」を電子署名用に送信する場合は、［処理］→［従業員情報］→［従業員］の順に移動します。
   
3. 該当するデータを選択し、［署名用に送信する］をクリックします。
   
4. ファイルアップロードセクションで、差し込み文書テンプレートの「採用通知書」を選択します。詳細については、差し込み文書テンプレートを使用した電子署名フォームの送信のヘルプ記事をご参照ください。
   
5. 電子署名用に送信した文書を表示するには、［詳細］アイコンをクリックし、［電子署名の文書］を選択します。または、［処理］→［ファイル］→［電子署名の文書］の順に移動して、電子署名文書を確認することもできます。
   

詳細については、電子署名：文書の取り下げまたは電子署名期限の延長のヘルプ記事をご参照ください。

フォームデータの差し込み文書のダウンロード

1. ［処理］→ 対象のサービス（例：従業員情報） →［フォーム］（従業員）の順に移動し、該当するデータをクリックして開きます。
   
2. データの右上にある［詳細］アイコン→［差し込み文書テンプレートをダウンロードする］をクリックします。
   差し込み文書テンプレートのダウンロード画面が表示されます。
   
3. 一覧から該当するテンプレート（採用通知書）を選択します。
   
4. ダウンロード形式として、［PDF］または［DOCX］のいずれかを選択します。
   
5. 文書名を入力します。文書名には動的項目を入力することも可能です。
   
6. ［ダウンロードする］をクリックします。
   該当するデータの差し込み文書がダウンロードされます。

差し込み文書テンプレートのインポート