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Zoho People のメールマージテンプレートは、Zoho Writerというオンラインワードプロセッシングアプリケーションを利用して作成されます。これにより、標準レターの作成に適した高度な編集設定が提供されます。

メールマージテンプレートの作成

Zoho People システム内のデータやカスタムフォーム用にメールマージテンプレートを作成し、パーソナライズされたドキュメントの生成が可能です。

メールマージテンプレートの利用上限は、組織ごとに月あたり1,000件まで無料です。この件数には、自動化、オンボーディング、E-Sign、フォームで作成されたマージも含まれます。各データのマージが1件としてカウントされます。マージ上限の拡張についてはこちらをクリックしてご確認ください。

従業員フォームで確認レターを作成し、以下の操作を行う方法を見ていきましょう。

1. 従業員データのメールマージドキュメントを生成する
   
2. メールでメールマージドキュメントを送信する
3. メールマージドキュメントをE-署名用に送信する
4. Zoho Peopleのフォームデータのメールマージドキュメントをダウンロードする
   

E-Sign Flowでメールマージテンプレートを使用すると、トリガー処理により自動的にテンプレートをE-署名用として送信できます。

1. 設定 > サービスを選択（例：従業員情報）> 自動化 > テンプレート > メールマージテンプレートへ移動します。
   
   
   
2. テンプレートを追加をクリックします。
   
   

   メールマージテンプレートをインポートする場合は、テンプレートのインポートをご参照ください。
3. メールマージテンプレートを作成したいフォームを選択します。この例では、従業員フォームを選択しており、マージ項目はこのフォームから取得されます。
   
4. テンプレート名を入力します。（例：Confirmation Letter）
   
   
   
   
5. メールマージドキュメント名を入力します。ドキュメント名には、従業員名やIDなどの詳細情報をプレースホルダーで挿入し、フォーム項目の値を含めることができます。
6. 保存をクリックします。
   Zoho Writerのページに移動し、以下のようにテンプレートを作成できます。
7. 基本を選択して新規作成するか、利用可能なリストから定義済みテンプレートを選び、組織の要件に合わせて編集します。
   
   
   

   「Human Resources」タブでは、組織内でよく使用されるテンプレート（例：Experience Letter、Appointment Order、Confirmation Letter、住所証明書、退職証明書など）を見つけることができます。
   
   
8. メールマージドキュメントの内容を入力します。利用可能なテキスト書式設定、画像ファイルの挿入、必要なプレースホルダーや追加情報の追加が可能です。
1. MainまたはSubformのマージ項目を追加するには、項目 > Dynamic項目 > Merge項目に進み、ドキュメント内の必要な位置にカーソルを置いて、項目名をクリックします。
   
   
2. 署名項目を追加するには、項目 > Dynamic項目 > Merge項目 > Signer項目に進み、ドキュメント内の必要な位置にカーソルを置いて、挿入項目メニュー内の署名アイコンをクリックします。
   
   
   
9. 希望の内容でメールマージテンプレートを作成したら、完了をクリックしてフォーム用のメールマージドキュメントを保存します。
   
   
10. フォーム用に作成されたメールマージテンプレートを表示できます。
    
    

フォームデータのメールマージドキュメントを生成

1. 必要な内容や差し込み項目を含むフォーム用メールマージテンプレートを作成します。詳細はメールマージテンプレートの作成をご参照ください。
   
2. フォームデータに移動します。上記の使用例では、従業員情報サービス内の従業員フォーム用にConfirmation Letterメールマージテンプレートを作成しました。
   
3. 従業員のConfirmation Letterを生成するには、オペレーション > 従業員情報 > 従業員に移動します。
   
4. データを選択し、メールマージテンプレートをクリックします。複数のデータを一度に選択して、複数の従業員へレターをまとめて生成・送信することも可能です。
   
   
5. フォーム用に作成された利用可能なメールマージテンプレート一覧から、必要なテンプレート（Confirmation Letter）を選択します。必要に応じてメールマージテンプレートを編集できます。
6. Mergeをクリックします。
   メールマージドキュメントが開きます。
7. メールマージドキュメント内で、確認する Mergeをクリックして、選択した従業員データに対するマージ済みドキュメントを生成します。
   
   
   
8. 右側で、必要な従業員名をクリックすると、メールマージドキュメントが表示されます。
   
   
   
   
9. 作成済みのメールマージドキュメントで次の操作が可能です:
   
1. 印刷する: すべてのマージ済みドキュメントを印刷して、ハードコピーを取得できます。
   
2. ダウンロードする: 作成済みのマージドキュメントをすべてPDF形式でダウンロードできます。
   
3. メールで送信: マージドキュメントを従業員宛てにメールで送信します。メール設定についてはこちらをクリックしてください。
   
4. 電子署名用に送信: マージドキュメントをe-署名用に送信します。
   
   少なくとも1つのeサイン連携が組織で有効になっている必要があります。

メールマージドキュメントをE-署名用に送信

メールマージドキュメントをe-署名用に送信するには、組織で少なくとも1つのeサイン連携が有効になっている必要があります。詳しくはE-Signアプリケーション連携をご参照ください。

1. Operations > サービスを選択 > データを選択へ移動し、送信する for 署名をクリックします。
   送信する for 署名オプションは、E-Signアプリケーション連携時のみ利用可能です。
   
   
2. 上記の使用ケースに従い、E-署名用の確認書を送信するには、Operations > 従業員情報 > 従業員タブに移動します。
   
3. データを選択し、送信する for 署名をクリックします。
   
4. ファイルアップロードセクションで、メールマージテンプレートから確認書を選択します。詳細については、メールマージテンプレートを使用したE-Signドキュメントの送信を参照してください。
   
5. フォームからe-署名用に送信済みのドキュメントを表示するには、三点リーダーアイコンをクリックし、E-Signドキュメントを選択します。または、Operations > ファイル > E-SignドキュメントタブからE-Signドキュメントを表示できます。
   

e-signドキュメントの期限をリコールまたは延長する場合は、E-Sign - ドキュメントのリコールまたはE-署名期限の延長を参照してください。

フォームデータ用メールマージドキュメントのダウンロード

1. Operations > サービスを選択（従業員情報）> Form（従業員）に移動し、データをクリックして開きます。
   
2. データの右上で、三点リーダーアイコン > メールマージテンプレートをダウンロードをクリックします。
   メールマージテンプレートのダウンロードウィンドウが表示されます。
   
   
3. リストから必要なテンプレート（確認書）を選択します。
   
4. ダウンロード形式をPdfまたはDOCXから選択します。
   
   
5. ドキュメント名を入力します。ドキュメント名に動的項目値を入力することも可能です。
   
6. ダウンロードするをクリックします。
   データ用のマージ済みドキュメントがダウンロードされます。

メールマージテンプレートのインポート