プロジェクトの作成

プロジェクトの作成

プロジェクトは新しく作成することも、既存のプロジェクトのテンプレートから作成することもできます。また、グループを作成してプロジェクトを分類したり、プロジェクトを公開または非公開にして他のプロジェクトユーザーのアクセスを制限したりすることができます。 

プロジェクトをはじめから作成

  1. 左パネルの [プロジェクト] タブに移動します。
  2. 画面右上にある  [新しいプロジェクト] をクリックします。
  3. [プロジェクト名] を入力します。
  4. 必要に応じて、 [テンプレート] [担当者] を選択し、 [開始日] [終了日] を入力して、 [プロジェクトの概要] を作成します。 



  5. プロジェクトの [グループ] [予算] [タスクのレイアウト] 、その他の条件を設定します。
    • [初期設定の請求ステータス] は、プロジェクトの作成時に変更できます。 [ポータルの設定] で選択内容が上書きされます 。 
    • [タスクのレイアウト] のドロップダウンから、プロジェクトに関連するタスクのレイアウトを関連付けます。ポータルで使用可能なタスクのレイアウトの一覧を表示するには、 > [カスタマイズ] > [レイアウトと項目] > [タスク] > [タスクのレイアウト] に移動します。 
  6. [請求方法]  を選択します( 注: このオプションは、 Zoho Projects  と  Zoho Invoice  または  Zoho Books を連携している場合に表示されます。また、無料プランでは利用できません )。 
    • スタッフの工数基準: ユーザーには異なる単価が割り当てられます。プロジェクトの請求金額は、プロジェクトで作業しているチームメンバーのユーザー単価に基づいて算出されます。  [ユーザーの追加]  ページで、ユーザー単価を設定できます。 
    • プロジェクトの工数基準: すべてのユーザーに標準単価が割り当てられます。プロジェクトの請求金額は、プロジェクト全体で記録した工数に基づいて算出されます。 
  7. 必要に応じて、このプロジェクト用にタブをカスタマイズします。このオプションにより、プロジェクト内の他のユーザーに対するタブの表示設定を管理できます。
  8. [追加] をクリックします。       
  • ポータル内のすべてのプロジェクトが、初期設定では、標準レイアウトに関連付けられます。レイアウトの編集画面にアクセスして、カスタム項目を変更するには、フォームの上部にある [標準レイアウト] をクリックします。
  • 標準レイアウトでプロジェクトのカスタム項目に対して行った変更内容は、ポータル内にあるすべてのプロジェクトに反映されます。
  • タスクと課題には、自動生成された固有の接頭語付きのIDが設定されます。 タスクと課題の接頭語 の編集方法についての 詳細はこちらをご参照ください。 

プロジェクト作成または編集時のタスクレイアウトの関連付け

プロジェクトの作成または編集時に、ビジネス要件に応じて、プロジェクトにタスクのレイアウトを関連付けたり、現在の関連付けを上書きしたりすることができます。

  1. プロジェクトの作成または編集時に、 [タスクのレイアウト] のドロップダウンまで下にスクロールします。


  2. 要件に合うレイアウトを選択します。
    • ポータルで使用可能なタスクの一覧を表示するには、[設定] > [カスタマイズ] > [タスク] > [レイアウト] に移動して、[新しいプロジェクト]フォームに戻り、ドロップダウンから選択します。
    • ドロップダウンをクリックした時に表示される検索バーで、レイアウトを検索することもできます。 
  3. 必要に応じて、その他の情報を入力して、適宜プロジェクトの作成または更新を行います。

既存のプロジェクトに関連付けられているレイアウトを変更すると、タスクのカスタムステータスは、現在のレイアウトから新しく選択したレイアウトにコピーされます。

プロジェクトテンプレートを使用したプロジェクトの作成

新しいプロジェクトをはじめから作成するか、既存の プロジェクトテンプレート を利用してプロジェクトを作成できます。

  1. 左パネルの [プロジェクト] タブに移動します。
  2. 画面右上にある  [新しいプロジェクト] をクリックします。
  3. [プロジェクト名] を入力します(必須入力)。
  4. ドロップダウンで表示されるプロジェクトテンプレートの一覧から、対象の テンプレートを選択 します。 
    • テンプレートを選択 すると、 選択したプロジェクトのテンプレートから新しく作成したプロジェクトに、すべてのマイルストーン、タスクリスト、タスク、その他の情報がコピーされます。
    • [プロジェクト]タブ(マイルストーン、タスクリスト、タスク)の開始日時は、 新しいプロジェクトの [プロジェクトの開始日] に基づいて更新されます。 
  5. [担当者] を選択して、 [開始日] [終了日] を入力して、 [プロジェクトの概要] を作成します。
  6. [請求方法] を選択して、プロジェクトの [グループ] [予算] を設定し、その他の情報を入力します。
  7. [追加] をクリックします。 
  • 既存のプロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成する場合、 [プロジェクトの開始日] オプションが有効になります。
  • たとえば、プロジェクトテンプレート「X」では、タスク「A」の [期間] が「5日間」で、 [次の後に開始] が「2日間」であるとします。
    • このテンプレート「X」を選択して、新しい [プロジェクトの開始日] を「2016年1月15日」に設定すると、タスク「A」の [開始日] が「2016年1月17日」に変更され、 [終了日] が「2016年1月22日」になります。
    • 新しく選択した [プロジェクトの開始日] で、選択したプロジェクトテンプレート内で、自動的にすべてのマイルストーン、タスク、サブタスク、フォーラム、ドキュメントが更新されます。 

期間固定プロジェクトの作成(プレミアムプラン、エンタープライズプラン) 

期間固定プロジェクトには、固定の期間が設定されています。予定期間内で、すべてのプロジェクトの活動を予定することが好ましいです。期間固定プロジェクトでは、予定したプロジェクト期間を超えてタブを設定できないため、より成果を出しやすくなります。

  • 期間固定プロジェクトでは、開始日と終了日の入力が必須です。
  • [このプロジェクトを期間固定プロジェクトにする] を選択した場合、予定したプロジェクトの [開始日] [終了日] の期間内で、マイルストーンやタスクなどのプロジェクトタブでのそれぞれの[開始日]、[終了日]を設定しなくてはなりません。
  • この機能は、 プレミアム プランと エンタープライズ プランのみで利用できます。

     
     

また、どのプロジェクトタブも、予定したプロジェクト期間を超えて、開始したり、開始日や終了日を延長したりすることはできません。つまり、 マイルストーンはプロジェクト期間内に予定され、タスクはマイルストーンの期間内に予定されます。

  • プロジェクトを期間固定にしない場合、[プロジェクト]タブを日付制限なしで予定できます。つまり、期間固定プロジェクトでない場合、 [開始日] [終了日] の設定は必須ではありません。
  • プロジェクトの開始日と終了日を、同日に設定することはできません。

期間固定プロジェクトは、 [プロジェクト] のリストビューでは、期間固定プロジェクトであることを示す アイコンが表示され、他の公開/非公開プロジェクトとは区別されます。 期間固定プロジェクトでは、どの日付選択オプションでも、プロジェクトの予定期間を超えた日付を選択できません。プロジェクトタブに有効な期間を選択しないと、エラーメッセージが表示されます。  

期間固定プロジェクトについての詳細

  • プロジェクトの終了日後も、タイマーは自動で停止しません。
  • タスクと課題の両方に、異なるマイルストーン日数を関連付けることができます。
  • ミーティングや工数の期間は、予定したプロジェクト期間による制約は受けません。
  • 課題のSLAは、プロジェクトの終了日の予定には従いません。 
  • プロジェクトの終了日以降も、日数の費用を追加できます。
  • タスクや予定の繰り返しは、プロジェクトの日数に応じて自動調整されます。
  • タスクや課題のインポート時に、日数が、予定したプロジェクトの期間を超える可能性があります。
  • マイルストーンに関連付けられている課題は、 [リリースマイルストーン] の日数のみ、自動的に考慮します。
  • リアルタイムのプロジェクトで既存のタスクテンプレートを関連付ける際、タスクの日数は予定したプロジェクトの日数に応じて、自動調整されます。 

公開または非公開プロジェクトの作成

プロジェクトを公開するか、非公開にするかを選択できます。非公開プロジェクトは、プロジェクトユーザーのみアクセスできます。一方、公開プロジェクトは、すべてのポータルユーザーが表示、フォローできます。公開プロジェクトでは、ユーザーには表示、フォロー、コメントの追加が可能な、読み取りアクセス権があります。ただし、 管理者 である場合、公開プロジェクトでもすべてのアクセス権限を持ちます。

  • 左パネルの [プロジェクト] タブに移動します。
  •   [新しいプロジェクト]  ボタンをクリックします。 
  • [新しいプロジェクト] フォームに、プロジェクトの詳細を入力し、下にスクロールします。 
  • プロジェクトの要件に応じて、 [非公開] または [公開] のいずれかを選択します。


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