「ワークフロールール」

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Zoho Recruit のワークフロールルールは、特定の条件が満たされたときに実行される一連のアクション（アラート、タスク、フィールド更新）です。これらのルールは、ルールがトリガーされたときに、メールアラートやSMSアラートの送信、タスクの割り当て、レコードのあるフィールドの更新を自動化するプロセスを実行します。

ワークフロールルールは以下の要素から構成されます：

基本の詳細：ルールが適用されるレコードタイプの詳細を指定します。ルール名と説明も含まれます。
ルールトリガー：レコードに対してルールがトリガーされるタイミングとそれに基づくものを指定します。2つのオプションがあります。

レコードのアクションに基づいて実行：ルールは、レコードが作成、編集、作成または編集、削除されたとき、または特定のフィールドが更新されたときにトリガーされます。
日付フィールドの値に基づいて実行：ルールの基準を満たすすべてのレコードに対して、選択された日付フィールドの値に基づいて、毎月または毎年、ルールがトリガーされます。

ルールの基準：基準をリストして、基準を満たすレコードをフィルタリングします。ワークフロールールは、これらのレコードによってトリガーされます。
アクション：設定した基準を満たすレコードに対して自動化するアクションを指定します。

インスタントアクション：ルールが実行されたときに、アラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数を追加して直ちにトリガーします。編集とフィールド更新アクションの場合、候補者、連絡先、またはクライアントを変換することもできます。
スケジュールアクション：指定された時間にスケジュールされてトリガーされるアラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数を追加します。

Zoho Recruitでワークフロールールを作成する

ワークフロールの作成手順は4つのパートに分けられます。

パート1 - ルールの基本情報を入力します

Zoho Sigmaコンソールにログインし、「拡張機能」をクリックします。
変更したい拡張機能を選択し、「編集」をクリックします。
Zoho開発者コンソールに移動します。
拡張機能詳細ページの左パネルから「自動化」をクリックし、「ワークフロー」をクリックします。
ページの上部にある「ルール」タブをクリックし、「ルールの作成」をクリックします。
「新しいルールの作成」ページで次のことを行います。

ドロップダウンリストから、ルールが適用されるモジュールを選択します。
ルール名と説明を入力します。

「次へ」をクリックします。

パート2 - ルールトリガーを指定する

2つのオプションがあります。ルールがレコードに一致した場合にトリガーされる方法です。ワークフロールルールを作成するときに、これらのいずれかを選択する必要があります。後で変更することはできません。

レコード操作: レコードが作成、編集、作成または編集、削除されたとき、または特定のフィールドが更新されたときにルールがトリガーされます。
日付フィールドの値: ルールの基準を満たすすべてのレコードについて、ルールは日付フィールドの値に基づいて毎月または毎年トリガーされます。このオプションはEnterprise Editionでのみ利用可能です。

レコードアクションに基づいて実行

新しい候補者がZoho Recruitに作成されたとき、自動的に電子メール、SMSアラート、または一連の電子メールを一定の間隔で送信したい場合があります。また、これらの新しい候補者にタスクを作成したり、レコード内の特定のフィールドが更新されたときにワークフローをトリガーする必要がある場合もあります。「レコードアクションに基づいて実行」実行オプションを使用すると、ワークフロー規則をトリガーするアクション（作成、編集、削除など）を指定できます。

以下のいずれかを選択してください：

作成：レコードが作成されたときにルールを実行します。
編集：既存のレコードが変更されたときにルールを実行します。
作成または編集：レコードが作成されたり、既存のレコードが変更されたときにルールを実行します。
フィールド更新：指定されたフィールドの値がレコード内で変更されたときにルールを実行します。
削除：特定のレコードが削除されたときにルールを実行します。このルールにはワークフローアラートとウェブフックのみが関連付けられます。
削除アクションは次のとおりです：
詳細ページからレコードを削除する。
リストビューから（一つずつまたはバルクで）削除する。
一括削除機能を使用する。
レコードの関連リストから削除する。例えば、アカウントからコンタクトを削除する。

フィールド更新オプションを選択した場合は、次の手順を実行してください：

ドロップダウンリストからフィールド名を選択してください。
以下のいずれかを選択してください：
選択されたすべてのフィールドが更新されたときにルールを実行します。
選択されたいずれかのフィールドが更新されたときにルールを実行します。

「次へ」をクリックしてください。

注：

イベントモジュールのワークフロールルールを構成する際、別のルールトリガー、キャンセルが表示されます。イベントがキャンセルされたときにワークフローアクションを構成する場合は、キャンセルトリガーを選択してください。

日付フィールドの値に基づいて実行

インタビュー日の前週にメールまたはSMSでリマインダーを受け取りたい場合や、候補者にインタビューの日時をリマインダーするメールを送信する場合など、ルールをトリガーするためにレコードを作成または編集する必要はありません。日付フィールドの値に基づいてトリガーされます。この実行オプションでは、レコードから日付フィールドを選択し、ルールをトリガーする日を定義できます。このオプションを使用すると、1時間あたり最大3,000レコードをトリガーすることができます。3,000レコードを超える場合、残りのレコードは翌時間に実行されます。このオプションはEnterprise Editionでのみ使用できます。

ドロップダウンリストから日付フィールドを選択します。
ルールが作成されるモジュール内のすべての日付フィールドがリスト表示されます。
ドロップダウンリストから「On」「Before」「After」を選択して実行日を設定します。
ルールは指定された日付フィールドの値から90日前後に設定することができます。
時間と分を指定して実行時間を指定します。
日時フィールドの場合、フィールド値の時間に基づいてルールをトリガーするオプションがあります。
実行サイクルを「Once」「Every Month」「Every Year」から選択します。
「Next」をクリックします。

注意：

他のユーザーによってロックされたルールは編集できません。必要な場合は、ルールをクローンしてクローンのコピーを変更することができます。
ロックされたルールに関連付けられたアクション（アラート、フィールド更新、タスクなど）もロックされており、他のユーザーによって編集または削除することはできません。
ルールをフィールド更新オプションを使用してトリガーするには、ルール条件と実行条件の両方が真である必要があります。
Zoho Recruitのアカウントがダウングレードされたり、サブスクリプションの期限が切れた場合、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを再購入する場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
実行条件として削除オプションが選択された場合、レコードがゴミ箱から削除されたときにワークフロールールがトリガーされません。
削除を実行条件として選択したワークフロールールに対して、ワークフローアラートとウェブフックを設定および関連付けることができます。
ワークフロールールは、マス更新またはマクロを使用してレコードを変更したとき、レコードの所有権が変更されたとき、マクロを使用してタスクが作成されたときにトリガーされます。

パート3 - ルールの基準を設定

ルールの基準詳細を「ルールの基準」セクションに指定します。
複数の基準を追加するには「基準を追加」をクリックします。
「次へ」をクリックします。

編集基準パターン

クライテリアパターンエディターはカスタムリストビューにあり、簡単な論理演算子ANDとORを使って高度なフィルターを開発するのに役立ちます。

注意：

リストビューについて、最大25個の条件を指定できます。

ルールにインスタントアクション（コンバートアクション）を関連付ける場合は、条件を指定する必要があります。

条件パターンを編集するには、

左側の「拡張機能詳細」ページの「オートメーション」をクリックし、「ワークフロー」をクリックします。画面上部の「ルール」タブを選択します。
「ワークフロー・ルール」ページでワークフロー・ルールをクリックします。
「編集ルール」ページで既存の条件を確認し、「パターン変更」をクリックします。
「パターン・エディタ」ボックス内のフィルタを変更し、「保存」をクリックします。
変更後のカスタム・ビューを保存します。

日本語への翻訳例：

現在のユーザーによって作成され、インタビューの所有者がCharlesまたはPatriciaで、マーケティングアナリストのポジションに応募している候補者すべてにワークフロールルールをトリガーしたいと思います。
これは、作成者が現在のユーザーであり、インタビューの所有者がCharles ZillumまたはPatricia Boyleであり、ポジションがマーケティングアナリストであると定義できます。
以下のCriteriaオプションを使用すると、これらの基準を簡単に定義できます。
基準パターンは自動的に次のように設定されます。
要件を満たしていないため、次のように編集する必要があります。
基準パターンエディターで次の文字を使用できます。

丸括弧：（）
ANDおよびOR演算子
基準行番号

以下のオプションからワークフローを実行するときを選択できます。

注意

変更パターンボックスを使用してパターンを編集している間は、特定の基準セクションに基準行を追加または削除できません。
括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。たとえば、基準を1または2と3として指定すると、((1または2)と3)として考えられます。
基準行内のANDまたはORを変更すると、エディター内でも更新されます。
パターン内のANDまたはOR条件を変更すると、行内でも更新されます。
基準1と2を指定して保存すると、編集するときにパターンが(1と2)と表示されます。(1と2)または3の場合はパターンが((1と2)または3)と表示されます。
エディターに行を追加してから1つずつ削除すると、パターンに追加のかっこが表示されます。たとえば、4行を追加して3行を削除すると、基準パターンは((((1と2))または3))と表示されます。最初の行を削除すると、((((1))または2))と表示されます。基準を保存すると、(1または2)に変更されます。
次のいずれかを使用しないようにしてください：(), (and), (or)。
括弧が一致しない場合、基準は無効となります。
行数とパターン内の数字が一致しない場合、またはパターンから数字が欠落している場合は、エラーメッセージが表示されます。
最後の括弧が欠落している場合、基準パターンエディターとその表示モードとの間に違いがあります。

エディター内のクライテリアパターン	ビューモード内のクライテリアパターン
（1 と 2）または（3 と 4）	（（1 と 2）または（3 と 4））
1 と 2 と 3 と 4	（1 と 2 と 3 と 4）
( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 )	(( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 ))

パート4 - 即時アクションとスケジュールアクションを関連付ける

ワークフロールルールは、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数がルールに関連付けられている場合にのみ意味を持ちます。それらはアクションとして分類され、インスタントアクションまたはスケジュールドアクションのいずれかになります。アクションが作成されると、複数のルールに関連付けることができます。

アクションセクションで次の操作を行ってください：

インスタントアクションを作成し、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けます。
スケジュールアクションを作成し、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けます。
各ルールには最大5つのスケジュールアクションを作成できます。
[保存]をクリックします。
インスタントまたはスケジュールアクションを作成しない場合は、ルールを保存できません。

注意

アクションごとに最大5つのアラート、5つのタスク、3つのフィールド更新を関連付けることができます。
ワークフロールルールごとに最大6つのカスタム関数（1つの即時アクションと最大5つの時間ベースアクション）を関連付けることができます。また、ワークフロールルールごとに最大6つのWebhookを関連付けることができます（1つの即時アクションと最大5つの時間ベースアクション）。
ルールごとに最大5つのスケジュールアクション（アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数）を作成できます。
Zoho Recruitアカウントがダウングレードされた場合やサブスクリプションの期限が切れた場合、ワークフロールルールが無効になります。再度サブスクリプションを更新する場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。

ルールにアクションを関連付ける

インスタントアクションの作成

即時動作には、ルールが実行されたときに即座にトリガーされる、メールアラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、ウェブフック、カスタム機能が含まれます。これらの動作を関連付けるには2つの方法があります：

ルールに関連付けるアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を作成し、候補者を変換するアクションも作成できます。
ルールに関連付ける既存のアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を選択します。

瞬時のアクションを作成するには：
（ワークフロールールを作成している場合は、ステップ4に直接進みます）

Zoho Sigmaコンソールにログインし、「拡張機能」をクリックします。
変更したい拡張機能を選択し、「編集」をクリックします。Zoho Developersコンソールに移動します。
拡張機能の詳細ページの左側にある「オートメーション」をクリックし、「ワークフロー」をクリックします。
ページの上部にある「ルール」タブを選択します。
インスタントアクションセクションで、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数をルールに関連付けます：

対応するセクションで、「追加」アイコンをクリックし、レコードを作成し、ルールに関連付けます。
対応するセクションで、「関連付け」アイコンをクリックし、既存のレコードを選択し、ルールに関連付けます。

「保存」をクリックします。

注意

ワークフロールルールには、すべてのアクション（アラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、カスタム関数）がリストアップされているとは限りません。候補者の場合は、候補者用に作成されたアクションのみが関連付け可能です。
インスタントアクションには、アラートまたはタスクに関連付けられた1つのセットのみ作成できます。
インスタントアクションには、最大5つのアラート、5つのタスク、3つのフィールド更新、1つのカスタム関数、1つのウェブフックを関連付けることができます。

スケジュールされたアクションを作成する

スケジュールされたアクションには、ルールが実行された後に指定された時間内にトリガーされるアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、およびカスタム機能が含まれます。ルールトリガー日、レコード作成時間、レコード変更時間、またはモジュール内の他の時間または日付フィールドに基づいてアクションをトリガーすることができます。個々のレコードのスケジュールされたアクションのリストは、Upcoming Actionsの下で確認できます。

2つのオプションを使用してこれらのアクションを関連付けることができます：

ルールに関連付けるアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を作成します。
ルールに関連付ける既存のアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を選択します。

スケジュールされたアクションを作成するには：
（ワークフロールールを作成している場合は、ステップ4に直接進んでください）

Zoho Sigmaコンソールにログインし、「拡張機能」をクリックします。
変更したい拡張機能を選択し、「編集」をクリックします。 Zoho Developersコンソールに移動します。
ワークフロールルールページで、アクションを作成したいルールをクリックし、「編集」をクリックしてルール設定を変更します。
拡張機能の詳細ページの左側にある「自動化」をクリックし、「ワークフロー」をクリックします。
ページの上部にある「ルール」タブを選択します。
アクションセクションで、「スケジュールアクションを追加」をクリックします。
スケジュールアクションに名前を入力します。
「実行時間」を指定します。これは関連するアクションがトリガーされる時間です。
「保存」をクリックします。

以下の手順に従って、ルールにアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けます：

対応するセクションで、追加アイコンをクリックし、レコードを作成し、それをルールに関連付ける詳細を指定します。
対応するセクションで、関連付けアイコンをクリックし、既存のレコードを選択し、それをルールに関連付けます。
「保存」をクリックします。

注意

ワークフロールールには、すべてのアクション（警告、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数）がリストされているとは限りません。もしルールが候補者のためならば、候補者用に作成されたアクションのみが関連付けられます。
ワークフロールールに対して、最大5つのスケジュールアクションを作成できます。
それぞれのスケジュールアクションには最大5つの警告、5つのタスク、3つのフィールド更新、5つのカスタム関数、5つのWebhookを関連付けることができます。
Email Opt Outオプションが有効になっている場合、候補者にメールは送信されません。
ワークフローマネジメント機能において、日付の計算には組織の時間帯が使用されます。時間帯が定義されていない場合は、スーパー管理者の時間帯が使用されます。
スケジュールアクションは分単位で正確ではありません。スケジュールアクションがトリガーされるまでに数分間の遅延が発生する可能性があります。
当日のメールの上限に達した場合、当日にスケジュールされていた残りのメールは送信されません。
計算された実行時間が過去の場合、アクションはすぐにトリガーされます。スケジュールアクションがトリガーされるまでに数分間の遅延が発生する可能性があります。
レコードのスケジュールアクションは、レコード詳細ページのUpcoming Actionsの下にリストされます。

日毎の制限に関する注意事項：

ワークフローアラートを使用して送信されるメールの日毎の制限は、アカウント内のユーザー数の100倍または5,000倍（小さい方）です。
1時間あたりの最大300のアクションがトリガーされます。 1時間あたり300以上のアクションがある場合、残りのアクションは次の時間に実行されます。
Recruitアカウントのスーパー管理者には、日毎のワークフロー電子メールアラートの制限を超えた場合に通知されます。
日毎の制限（電子メール制限など）は、PSTを基準に計算されます。
カスタム関数の制限：

1日あたりの呼び出し：組織内のユーザーライセンスあたり10,000回の呼び出し/日または200回の呼び出し（小さい方）
統合タスク：Delugeを使用して5,000回のZoho API呼び出し/日
データの取得：1日あたり5,000回の呼び出し
データの投稿：1日あたり5,000回の呼び出し
電子メールの送信：1日あたり500通のメール

Webhooksの制限：

プロフェッショナルエディション：1日あたり10,000回の呼び出しまたはユーザーライセンスあたり100回の呼び出し（小さい方）
エンタープライズエディション：1日あたり10,000回の呼び出しまたはユーザーライセンスあたり100回の呼び出し（小さい方）

スケジュール済みアクションが再スケジュールされる場合

ルールの執行基準は、編集または作成または編集のいずれかです。ルールの基準がレコードに満たされると、インスタントアクションがトリガーされ、レコードにスケジュールアクションがスケジュールされます。
ユーザーがレコードを編集して、ルールの基準が満たされなくなった場合、以前にスケジュールされたアクションは削除されます。レコードが再び編集されて基準が満たされた場合、スケジュールされたアクションは再スケジュールされます。
スケジュールアクションの実行時間は、カスタム日時フィールドに基づいて設定することもできます。ルールの基準がレコードに満たされると、インスタントアクションがトリガーされ、レコードにスケジュールアクションがスケジュールされます。
ユーザーが日時フィールドの値を変更するためにレコードを編集した場合、スケジュールアクションは新しい日時の値に基づいて再スケジュールされます。

スケジュールされたアクションが削除されるか、再スケジュールされない場合の状況

ルールの実行基準は、編集または作成または編集のいずれかです。ルールの基準がレコードに満たされると、インスタントアクションがトリガーされ、レコードにスケジュールされたアクションがスケジュールされます。
ユーザーがレコードを編集して、ルールの基準がもはや満たされない場合、スケジュールされたアクションは再度スケジュールされません。
エンタープライズエディションがフリーエディションにダウングレードされると、レコードにスケジュールされたすべてのアクションが削除されます。
レコードが削除されると、そのレコードのためにスケジュールされたすべてのアクションも削除されます。削除されたレコードが復元された場合、スケジュールされたアクションは再スケジュールされません。

スケジュールされたアクションが実行されない場合

イベントがキャンセルされた場合、イベントの予定されたアクションは実行されません。
候補者が変換された場合、レコードの予定されたアクションは実行されません。

ワークフロールールの削除

ワークフロールールは使用していないときは無効化することができます。不要なワークフロールールも削除することができます。

注意

ワークフロールールを削除すると、該当レコードのすべてのスケジュールアクションも削除されます。

ワークフロールールを削除するには、

Zoho Sigmaコンソールにログインし、「拡張機能」をクリックします。
変更したい拡張機能を選択し、「拡張機能を編集」をクリックします。Zoho Developersコンソールに移動します。
ワークフロールールのページで、アクションを作成したいルールをクリックし、「編集」をクリックしてルール設定を変更します。
「拡張機能の詳細」ページの左側の「自動化」をクリックし、「ワークフロー」をクリックします。
ページの上部にある「ルール」タブを選択します。
「ワークフロールール」ページで、削除したいルールの「削除」アイコンをクリックします。