ワークフロールール

ワークフロールール

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Zoho Recruitのワークフローのルールは、指定した条件が満たされたときに実行される一連の処理（通知、タスク、特定項目の更新）です。これらのルールにより、ルールが実行されたときに、メール通知やSMS通知の送信、タスクの割り当て、データ内の特定項目の更新を自動化できます。

ワークフローのルールは、次の要素で構成されます。
  1. 基本情報：ルールを適用するデータの種類に関する詳細を指定します。ルール名と詳細も含まれます。
  2. ルールの実行条件：データに対してルールをいつ、何に基づいて実行するかを指定します。次の2つのオプションがあります。
    1. ［データの処理に基づいて実行］：データが作成、編集、作成／編集、削除されたとき、または特定の項目が更新されたときにルールを実行できます。
    2. ［日付項目の値に基づいて実行］：ルールの条件に一致するすべてのデータについて、選択した日付項目の値に基づき、毎月または毎年ルールが実行されます。
  3. ルールの条件：条件に一致するデータを抽出するための条件を指定します。これらのデータによってワークフローのルールが実行されます。
  4. 処理：設定した条件に一致するデータに対して自動化する処理を指定します。
    1. すぐに実行する処理：ルールの実行時にすぐに実行する通知、SMS通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を追加します。編集と特定項目の更新の処理では、候補者、連絡先、クライアントを変換することもできます。
    2. 時間基準の処理：指定した時刻に予定して実行する通知、SMS通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を追加します。

 

Zoho Recruitでのワークフローのルールの作成

ワークフローのルールを作成する手順は、4つのパートに分かれています。

パート1 - ルールの基本情報の入力

  1. Zoho Sigmaの管理画面にサインインし、［拡張機能］をクリックします。
  2. 修正する拡張機能を選択し、［拡張機能を編集する］をクリックします。
    Zoho Developersの管理画面に移動します。
  3. ［拡張機能の詳細］ページの左側のペインで［自動化］をクリックし、［ワークフロー］をクリックします。
  4. ページ上部の［ルール］タブを選択し、［ルールの作成］をクリックします。
  5. ［新しいルールの作成］ページで、次の操作を行います。
    1. ルールを適用するタブをドロップダウンリストから選択します。
    2. ルール名と詳細を入力します。
  6. ［次へ］をクリックします。
     

パート2 - ルールの実行条件の指定

ルールの条件に一致するデータに対して、ルールを実行する方法には2つのオプションがあります。ワークフローのルールを作成するときに、いずれかのオプションを選択する必要があります。後から変更することはできません。
  1. ［データの処理］：データが作成、編集、作成／編集、削除されたとき、または特定の項目が更新されたときにルールを実行できます。
  2. ［日付項目の値］：ルールの条件に一致するすべてのデータについて、日付項目の値に基づき、毎月または毎年ルールが実行されます。このオプションはエンタープライズプランでのみ利用できます。

データの処理に基づく実行

Zoho Recruitで新しい候補者が作成されたときに、メール、SMS通知、または一定間隔で複数のメールを自動送信したい場合があります。また、これらの新しい候補者に対してタスクを作成したり、データ内の特定の項目が更新されたときにワークフローを実行したりすることもできます。［データの処理に基づいて実行］の実行オプションでは、ワークフローのルールを実行する処理（作成、編集、削除など）を指定できます。
  1. 次のいずれかのオプションを選択します。
    1. ［作成］：データが作成されたときにルールを実行します。
    2. ［編集］：既存データが修正されたときにルールを実行します。
    3. ［作成／編集］：データが作成されたとき、または既存データが修正されたときにルールを実行します。
    4. ［特定項目の更新］：データ内で指定した項目の値が修正されたときにルールを実行します。
    5. ［削除］：特定のデータが削除されたときにルールを実行します。このルールには、ワークフロー通知とWebhookのみ関連付けることができます。
    6. 削除処理には、次の操作が含まれます。
    7. 詳細ページからデータを削除する。
    8. 一覧表示から削除する（1件ずつ、または一括）。
    9. 一括削除機能を使用する。
    10. データの関連リストから削除する。たとえば、アカウントから連絡先を削除する場合です。
  2. ［特定項目の更新］オプションを選択した場合は、次の操作を行います。
    1. ドロップダウンリストから項目名を選択します。
    2. 次のいずれかを選択します。
    3. 選択したすべての項目が更新されたときにルールを実行する。
    4. 選択したいずれかの項目が更新されたときにルールを実行する。
  3. ［次へ］をクリックします。

 

メモ。
［予定］タブに対してワークフローのルールを設定する場合、別のルールの実行条件として［キャンセル］が表示されます。予定がキャンセルされたときにワークフローの処理を設定するには、［キャンセル］の実行条件を選択します。
 

日付項目の値に基づく実行

面接日の1週間前にメールやSMSのリマインダーを受け取りたい場合や、面接日時を候補者に知らせるメールを送信したい場合があります。このような場合、ルールを実行するためにデータを作成または編集する必要はありません。日付項目の値に基づいて実行されます。この実行オプションでは、データ内の日付項目を選択し、ルールを実行する日を定義できます。このオプションを使用する場合、1時間あたり最大3,000件のデータでルールを実行できます。3,000件を超える場合、残りのデータに対しては次の時間にルールが実行されます。このオプションはエンタープライズプランでのみ利用できます。
  1. ドロップダウンリストから日付項目を選択します。
    ルールを作成しているタブ内のすべての日付項目が表示されます。
  2. 実行日を設定するには、ドロップダウンリストから［指定日］、［前］、［後］のいずれかを選択します。
    指定した日付項目の値の90日前から90日後まで、ルールを実行するように設定できます。
  3. 実行時刻を時と分で指定します。
    日時項目の場合、項目値の時刻に基づいてルールを実行するオプションがあります。
  4. 実行間隔として、［一度のみ］、［毎月］、［毎年］のいずれかを選択します。
  5. ［次へ］をクリックします。

メモ。
  1. ロック中のルールは、他のユーザーが編集できません。必要に応じて、ルールを複製し、複製したコピーに変更を加えることができます。
  2. ロック中のルールに関連付けられている通知、特定項目の更新、タスクなどの処理もロックされ、他のユーザーは編集または削除できません。
  3. ［特定項目の更新］オプションを使用してルールを実行するには、ルールの条件と実行条件の両方を満たしている必要があります。
  4. Zoho Recruitのアカウントがダウングレードされた場合、またはサブスクリプションの有効期限が切れた場合、ワークフローのルールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
  5. 実行条件として［削除］オプションを選択した場合、ごみ箱からデータが削除されてもワークフローのルールは実行されません。
  6. 実行条件が［削除］のワークフローのルールには、ワークフロー通知とWebhookのみ設定し、関連付けることができます。
  7. 一括更新やマクロを使用してデータが修正された場合、およびデータの担当者が変更された場合、ワークフローのルールが実行されます。マクロを通じてタスクが作成された場合も、ルールが実行されます。

 

パート3 - ルールの条件の設定

  1. ［ルールの条件］セクションで、ルールの条件の詳細を指定します。
  2. 複数の条件を追加するには、［条件の追加］をクリックします。
  3. ［次へ］をクリックします。

 

条件パターンの編集

カスタムデータ一覧の条件パターンエディターでは、シンプルな論理演算子ANDとORを使用して詳細フィルターを作成できます。

メモ。
一覧表示には最大25件の条件を指定できます。
ルールに変換処理（すぐに実行する処理）を関連付ける場合、条件の指定は必須です。
条件パターンを編集するには、
  1. ［拡張機能の詳細］ページの左側のペインで［自動化］をクリックし、［ワークフロー］をクリックします。ページ上部の［ルール］タブを選択します。
  2. ［ワークフローのルール］ページでワークフローのルールをクリックします。
  3. ［ルールの編集］ページで既存の条件を確認し、［条件パターンの変更］をクリックします。
  4. パターンエディターの欄でフィルターを修正し、［保存する］をクリックします。
  5. 修正したカスタムデータ一覧を保存します。
 
例。
  1. 現在のユーザーが作成し、面接担当者がCharlesまたはPatriciaで、マーケティングアナリスト職に応募しているすべての候補者に対して、ワークフローのルールを実行するとします。
  2. これは、作成者が現在のユーザー、面接担当者がCharles ZillumまたはPatricia Boyle、職種がマーケティングアナリストとして定義できます。
  3. 下記の［条件］オプションを使用して、これらの条件を簡単に作成できます。
  4. 条件パターンは自動的に次のように設定されます。
  5. この条件パターンは要件に一致しないため、次のように編集できます。
  6. 条件パターンエディターでは、次の文字を使用できます。
    1. 丸括弧：( )
    2. AND演算子とOR演算子
    3. 条件の行番号
  7. ワークフローをいつ実行するかを、下記のオプションから選択できます。
     


メモ
  1. ［条件の指定］セクションで条件行を追加または削除できません。
  2. 括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。たとえば、条件を「1 or 2 and 3」と指定した場合、「((1 or 2) and 3)」として扱われます。
  3. 条件行のANDまたはORを変更すると、エディターにも反映されます。
  4. パターン内のANDまたはOR条件を変更すると、行にも反映されます。
  5. 条件「1 and 2」を指定して保存した場合、編集時にはパターンが「(1 and 2)」と表示されます。「(1 and 2) or 3」の場合、パターンは「( (1 and 2) or 3 )」と表示されます。
  6. エディターに行を追加した後、1行ずつ削除すると、パターンに余分な括弧が表示されます。たとえば、4行が追加されていて3行目を削除した場合、条件パターンは「( ( ( (1 and 2) ) ) or 3 )」になります。最初の行を削除した場合は、「( ( ( (1) ) ) or 2)」と表示されます。条件を保存すると、「(1 or 2)」に変更されます。
  7. 次の無効な形式は使用しないでください：()、(and)、(or)。
  8. 括弧が一致していない場合、条件は無効になります。
  9. 行数とパターン内の番号が一致しない場合、またはパターン内に不足している番号がある場合は、エラーメッセージが表示されます。
  10. 最後の括弧が不足している場合、条件パターンエディター内のパターンと表示モードの間に差異が生じます。

エディターでの条件パターン

表示モードでの条件パターン

（1 かつ 2）または（3 かつ 4）

（（1 かつ 2）または（3 かつ 4））

1 かつ 2 かつ 3 かつ 4

（1 かつ 2 かつ 3 かつ 4）

（1 または 2）かつ（3 または 4）

（（1 または 2）かつ（3 または 4））

 

パート4 - すぐに実行する処理と時間基準の処理の関連付け

ワークフローのルールは、通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数のいずれかがルールに関連付けられている場合にのみ意味を持ちます。これらは処理として分類され、すぐに実行する処理または時間基準の処理にできます。処理を作成すると、複数のルールに関連付けることができます。
［処理］セクションで、次の手順を実行します。
  1. 通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を関連付けて、すぐに実行する処理を作成します。
  2. 時間基準の処理を作成し、通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を関連付けます。
    各ルールに作成できる時間基準の処理は最大5件です。
  3. ［保存する］をクリックします。
    すぐに実行する処理または時間基準の処理のいずれかを作成しないと、ルールを保存できません。

メモ
  1. 各処理には、最大5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新を関連付けることができます。
  2. ワークフローのルールごとに、最大6件のカスタム関数（すぐに実行する処理1件、時間基準の処理最大5件）を関連付けることができます。また、ワークフローのルールごとに、最大6件のWebhook（すぐに実行する処理1件、時間基準の処理最大5件）を関連付けることもできます。
  3. 各ルールには、最大5件の時間基準の処理（通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数）を作成できます。
  4. Zoho Recruitのアカウントがダウングレードされた場合、またはサブスクリプションの期限が切れた場合、ワークフローのルールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。


処理のルールへの関連付け

すぐに実行する処理の作成

すぐに実行する処理には、ルールが実行されるとすぐに実行されるメール通知、SMSトリガー、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数が含まれます。これらの処理を関連付ける方法は2つあります。
  1. 通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を作成し、ルールに関連付けます。候補者を変換する処理も作成できます。
  2. 既存の通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を選択し、ルールに関連付けます。
すぐに実行する処理を作成するには：
（ワークフローのルールを作成している場合は、手順4に進んでください。）
  1. Zoho Sigmaの管理画面にサインインし、［拡張機能］をクリックします。
  2. 修正する拡張機能を選択し、［拡張機能を編集する］をクリックします。
    Zoho Developers管理画面に移動します。
  3. ［拡張機能の詳細］ページの左側の欄で［自動化］をクリックし、［ワークフロー］をクリックします。
  4. ページ上部の［ルール］タブを選択します。
  5. ［すぐに実行する処理］セクションで、通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数をルールに関連付けます。
    1. 該当するセクションで追加アイコンをクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
    2. 該当するセクションで関連付けアイコンをクリックし、既存のデータを選択して、ルールに関連付けます。
  6. ［保存する］をクリックします。

メモ
  1. ワークフローのルールでは、すべての処理（通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数）が表示されるわけではありません。候補者用のルールの場合、候補者用に作成された処理のみを関連付けに使用できます。
  2. 通知またはタスクを関連付けた、すぐに実行する処理のセットは1件のみ作成できます。
  3. 各すぐに実行する処理には、最大5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新、1件のカスタム関数、1件のWebhookを関連付けることができます。
 
時間基準の処理の作成
時間基準の処理には、ルールの実行後、指定した時間が経過してから実行される通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数が含まれます。処理は、ルールの実行日、データの作成日時、データの更新日時、またはタブ内のその他の時刻／日付の項目を基準に実行するように予定できます。個々のデータの時間基準の処理の一覧は、［今後の処理］で確認できます。
これらの処理を関連付ける方法は2つあります。
  1. 通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を作成し、ルールに関連付けます。
  2. 既存の通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数を選択し、ルールに関連付けます。
時間基準の処理を作成するには：
（ワークフローのルールを作成している場合は、手順4に進んでください）
  1. Zoho Sigmaの管理画面にサインインし、［拡張機能］をクリックします。
  2. 修正する拡張機能を選択し、［拡張機能を編集する］をクリックします。
    Zoho Developers管理画面に移動します。
  3. ［ワークフローのルール］ページで、処理を作成するルールをクリックします。ルールの設定を修正するには、［編集する］をクリックします。
  4. ［拡張機能の詳細］ページの左側の欄で［自動化］をクリックし、［ワークフロー］をクリックします。
  5. ページ上部の［ルール］タブを選択します。
  6. ［処理］セクションで、［時間基準の処理を追加］をクリックします。
  7. 時間基準の処理の名前を入力してください。
  8. 実行日時を指定します。これは、関連付けられた処理を実行するタイミングです。
  9. ［保存する］をクリックします。
［時間基準の処理］セクションで、通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数をルールに関連付けるには、次の手順を実行します。
  1. 該当するセクションで追加アイコンをクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
  2. 該当するセクションで関連付けアイコンをクリックし、既存のデータを選択して、ルールに関連付けます。
  3. ［保存する］をクリックします。

メモ
  1. ワークフローのルールでは、すべての処理（通知、タスク、特定項目の更新、Webhook、カスタム関数）が表示されるわけではありません。候補者用のルールの場合、候補者用に作成された処理のみを関連付けに使用できます。
  2. 各ワークフローのルールに作成できる時間基準の処理は最大5件です。
  3. 各時間基準の処理には、最大5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新、5件のカスタム関数、5件のWebhookを設定できます。
  4. ［メール対象外］オプションが有効になっている場合、候補者にメールは送信されません。
  5. ワークフローの管理機能では、1日の計算に組織のタイムゾーンが使用されます。タイムゾーンが設定されていない場合は、特権管理者のタイムゾーンが使用されます。
  6. 時間基準の処理は分単位で正確に実行されるわけではありません。時間基準の処理の実行には、数分の遅延が発生する場合があります。
  7. メール通知がその日の上限に達した場合、その日に送信予定の残りのメールは送信されません。
  8. 計算された実行日時が過去の場合、処理はすぐに実行されます。時間基準の処理の実行には、数分の遅延が発生する場合があります。
  9. データの時間基準の処理は、データの詳細ページの［今後の処理］に表示されます。


1日あたりの上限に関するメモ。
  1. ワークフロー通知を使用して1日あたり送信できるメールの上限は、アカウント内のユーザー数×100、または5,000件のいずれか少ない方です。
  2. 1時間あたりに実行される処理は最大300件です。1時間あたり300件を超える処理がある場合、残りの処理は次の時間に実行されます。
  3. その日のワークフローのメール通知の上限を超えた場合、Recruitのアカウントの特権管理者に通知されます。
  4. 1日あたりの上限（例：メールの上限）はPSTを基準に計算されます。
  5. カスタム関数の上限：
    1. 1日あたりの呼び出し数：10,000件／日、または組織内のユーザーライセンスあたり200件のいずれか少ない方
    2. 連携タスク：Delugeを使用したZoho API呼び出し5,000件／日
    3. データの取得：5,000件／日
    4. データの送信：5,000件／日
    5. メールを送信する：500通／日
  6. Webhookの上限：
    1. プロフェッショナルプラン：10,000件／日、またはユーザーライセンスあたり100件のいずれか少ない方
    2. エンタープライズプラン：10,000件／日、またはユーザーライセンスあたり100件のいずれか少ない方
 

時間基準の処理が再設定される場合

  1. ルールの実行するタイミングが、編集する、または作成／編集のいずれかである場合。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
    ユーザーがデータを編集してルールの条件を満たさなくなった場合、前回予定されていた時間基準の処理は削除されます。データが再度編集され、条件を満たした場合、時間基準の処理は再設定されます。
  2. 時間基準の処理の実行日時は、カスタムの日時項目を基準にすることもできます。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
    ユーザーがデータを編集して日時項目の値を変更した場合、新しい日時の値に基づいて時間基準の処理が再設定されます。

時間基準の処理が削除される、または再設定されない場合

  1. ルールの実行するタイミングが、編集する、または作成／編集のいずれかである場合。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
    ユーザーがデータを編集してルールの条件を満たさなくなった場合、時間基準の処理は再度予定されません。
  2. エンタープライズプランから無料プランにダウングレードされた場合、そのデータに対して予定されていた時間基準の処理はすべて削除されます。
  3. データが削除されると、そのデータに対して予定されていた処理もすべて削除されます。削除済みのデータが復元された場合、時間基準の処理は再設定されません。

時間基準の処理が実行されない場合

  1. 予定がキャンセルされると、その予定に対して予定されていた処理は実行されません。
  2. 候補者が変換されると、そのデータに対して予定されていた処理は実行されません。

 

ワークフローのルールの削除

ワークフローのルールは、使用中でない場合に無効化できます。不要なワークフローのルールを削除することもできます。

メモ

ワークフローのルールを削除すると、データに対するすべての予約処理も削除されます。

ワークフローのルールを削除するには、
  1. Zoho Sigma管理画面にサインインし、［拡張機能］をクリックします。
  2. 修正する拡張機能を選択し、［拡張機能の編集］をクリックします。
    Zoho Developers管理画面に移動します。
  3. ［ワークフローのルール］ページで、処理を作成するルールをクリックします。ルールの設定を修正するには、［編集］をクリックします。
  4. ［拡張機能の詳細］ページの左側のペインで［自動化］をクリックし、［ワークフロー］をクリックします。
  5. ページ上部の［ルール］タブを選択します。
  6. ［ワークフローのルール］ページで、削除するルールの［削除］アイコンをクリックします。