Zoho Recruitでの面接スケジュール設定

Zoho Recruitでの面接スケジュール設定

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採用の現場では、面接の調整はしばしば複雑で精緻な交響曲のようなものです。スケジュールの調整、候補者や面接官との連絡、各面接の進捗管理などは、熟練した指揮者なしに複雑な楽曲を指揮するようなものと言えます。そこで指揮者の役割を果たすのが、Zoho Recruit の Interviews タブです。採用プロセスに秩序と正確さ、そして一貫性をもたらします。

Zoho Recruit の Interviews タブは、採用担当者が採用プロセスを効率化・改善するための強力なツールです。面接の管理・スケジューリング、チームメンバーとのコラボレーション、候補者の進捗やフィードバックの追跡を、1 つの画面で行うことができます。Zoho Recruit を使えば、電話面接、対面面接、ビデオ面接を簡単に実施できるうえ、候補者評価プロセスに関する有用なインサイトも得られます。

本ガイドでは、Zoho Recruit の Interviews タブに用意されている各種機能について、面接管理をシンプルかつ効率的に行うための概要を説明します。

Interviews タブへのアクセス

Zoho Recruit で Interviews タブにアクセスするには、画面上部のナビゲーションメニューから Interviews タブをクリックします。
 

Interviews タブの概要ページが表示され、すべての予定されている面接の一覧と、そのステータスや関連情報を確認できます。

面接の作成

面接スケジューラーにアクセスするには、Interviews タブをクリックし、［Create interviews］ボタンをクリックします。



Zoho Recruit では、次の 3 種類の面接タイプをサポートしています。
  1. Formal Interview（通常面接）
  2. Video Interview（ビデオ面接）
  3. Log an Interview（面接の記録）

  Formal Interview

Formal Interview は、候補者のスキルや経験、ポジションとの適合度を評価する際に一般的に使用される面接タイプです。候補者、面接官、採用担当者、取引先担当者との面接をスケジュールし、実施できます。
Formal Interview を作成するには:
  1. Interviews タブに移動し、Create Interview アイコンをクリックします。
  2. Formal Interview をクリックし、次の詳細を入力します。
    1. Interview Name（面接名）
    2. Candidate（候補者）
    3. Interviewer（面接官）
    4. Date and Time（日付と時刻）
    5. Location（場所）
    6. Status（ステータス：Scheduled、In Progress、Completed など）
  3. Save ボタンをクリックします。その後、候補者と面接官に RSVP を依頼することができます。

Idea
Zoho Recruit で Formal Interview を作成する際の追加のヒント:
  1. わかりやすい面接名を付ける: Zoho Recruit の面接一覧の中から、目的の面接をすぐに識別できるようになります。
  2. 適切な面接官を選択する: 面接官が指定した日時に参加可能であることを確認してください。
  3. 明確で簡潔な場所情報を入力する: リモートで面接を行う場合は、候補者にビデオ会議のリンクを案内してください。
  4. 現実的な面接時間を設定する: Formal Interview は通常 30～60 分程度を想定します。
  5. 候補者に面接案内メールを送信する: メールには、日付、時刻、場所、面接官名など、面接に関する重要な情報をすべて含めてください。
  6. 面接後に候補者へフォローアップする: 時間を割いて参加してくれたことへのお礼や、フィードバックを伝える良い機会になります。

Video Interview

Video Interview は、遠隔地にいる候補者や、スケジュール調整が難しい候補者との面接に便利な方法です。録画形式またはライブ形式で実施でき、候補者、採用担当者、面接官との面接をスケジュール・実施できます。

ビデオ面接の詳細については、次の記事をご覧ください: Scheduling Video Interviews

  Log an Interview

Log an Interview は、すでに実施済みの面接（たとえば合同説明会での突発的な面接など）の情報を記録するための機能です。候補者、面接官、採用担当者、関係者など、その面接に関わった人物を紐付けて記録できます。

面接を記録するには:
  1. Interviews タブに移動し、 Create Interviews アイコンをクリックします。
  2. 面接タイプとして［Log an Interview］を選択し、記録したい面接に応じて適切な評価項目を選びます。
  3. ［Log Interview］ポップアップに必要な情報を入力します。

  4. Interview scorecard（面接スコアカード）に入力して、記録を完了します。
  5. ［Submit］をクリックします。
面接を記録した後は、いつでも Interviews タブから対象の面接レコードをクリックして、内容を表示・編集できます。
Notes
メモ:
  1. Interview scorecard は、面接中に候補者を評価・採点できる Zoho Recruit の機能です。スコアカードはカスタマイズ可能で、面接するポジションに応じて質問項目を追加・削除できます。
  2. Interview scorecard は、候補者の評価や採用判断に役立つツールです。また、面接プロセス全体を通じた候補者の進捗管理にも利用できます。

面接評価


面接ステータスのカスタマイズ

Zoho Recruit で面接レビューを送信する際、候補者を不採用またはキャンセルとする理由として、あらかじめ用意された既定の理由を選択できます。既定の選択肢が適切でない場合は、不採用理由やキャンセル理由、ステータスを独自に追加することも可能です。追加したカスタム項目は、既定の選択肢とあわせて一覧表示され、以後簡単に選択できるようになります。
  1. カスタム理由を追加するには、Setup > Customization > タブ に移動します。
  2. List of タブ で Interviews を選択し、［Layout］をクリックしてレイアウトエディターを開きます。


  1. Evaluation Information セクション内に、Interview Status、Reason for Rejection、Cancellation Reason が表示されます。
  2. Edit Properties をクリックし、目的の項目（この例では「Interview Status」）の設定を編集します。

  1. カスタム理由を追加するには、+ アイコンをクリックします。

  1. ［Done］をクリックして、追加したカスタム理由を保存します。
  2. また、面接をキャンセルしたり評価を送信したりする際に、Overall Recommendation リスト内の + Add New Values をクリックして、その場でカスタム理由を追加することもできます。

Interviewsタブの主な機能

Interview Kit（クイックビュー）

Interview Kit は、候補者のプロフィールと面接の詳細を1クリックで確認できる、要点をまとめたビューです。初期評価に必要な重要情報をすばやく把握できます。



Interview Kit にアクセスするには、Interviewsタブに移動し、対象の面接レコードのQuick Viewアイコンをクリックします。Quick Viewパネルが表示され、関連情報をすぐに確認できます。
  1. 情報の一元化:Quick View では、候補者の履歴書のハイライト、面接スコア、評価サマリーなどの主要情報を1画面にまとめて表示します。タブや画面を切り替える必要がなくなり、時間を節約できます。
  2. アクションの実行性: Quick View から主要な操作に直接アクセスできます。数クリックで、面接の再スケジュール／キャンセル、面接評価の送信、候補者の採用／不採用およびロックを行えます。
  3. 視認性の向上: Quick View の直感的な操作画面により、各候補者の重要な情報が見やすく簡潔に表示され、必要なポイントを素早く把握できます。

コンポーネント

Interview Kit を利用すると、必要な情報にすぐアクセスでき、面接体験を向上できます。ここでは主なコンポーネントについて説明します。


1. 面接の詳細

  1. 面接官:面接を担当するメンバーと、各参加者の RSVP ステータスを確認できます。
  2. スケジュールコメント:面接開始前に、採用担当者がスケジュール設定時に追加したコメントを参照できます。
  3. 招待リンク:Quick View から、ライブビデオ面接の開始リンクと参加リンクにすばやくアクセスできます。
  4. 面接フィールド:面接レコードのすべてのフィールドを簡単に参照できます。
2. 候補者の詳細
  1. 候補者フィールド:タブを切り替えるだけで、候補者情報をすぐに確認できます。
  2. 履歴書:関連付けられている候補者の履歴書をすばやく表示でき、確認作業の時間を短縮できます。

3. 面接評価

  1. 評価:候補者の総合面接スコアに加え、各回答ごとのスコアも記録でき、パフォーマンスを総合的に把握できます。
  2. 総合推奨:候補者を次のステージへ進める（承認、次ステージのスケジュール）、保留にする、不採用にするなどの判断を、わかりやすいボタンからすばやく行えます。
  3. 総合コメント:面接評価時に、面接官からのフィードバックの要約を確認できます。強み、改善点、面接全体の印象などが簡潔にまとめられます。

Interview Timeline

特定の候補者の面接タイムラインを表示するには、Interviewsタブに移動し、表示したい面接を選択します。



Interview Timeline では、次のことができます:
  1. 日付、時間、候補者名、面接官名、その他の条件とあわせて、スケジュール済みの面接を一覧で確認できます。
  2. 面接官や採用担当者によるメモ付きの面接評価ステータスを確認でき、特定の候補者の選考プロセス全体を俯瞰できます。

ビデオ会議ツールとの連携

Zoho Recruit は、Microsoft Teams や Google Meet などの一般的なビデオ会議ツールとシームレスに連携します。ビデオ会議ツールとの連携の詳細については、Enabling Microsoft Teams and Google Meet を参照してください。


この連携により、次のようなメリットがあります。
  1. 仮想会議室への直接リンクが提供されるため、ビデオ面接の設定が簡素化されます。
  2. 面接官と候補者の双方にとって、リモート面接の体験が向上します。

カスタマイズ可能な面接ワークフロー

カスタム面接ワークフローを作成するには、次の操作を行います。
  1. ［Set up］>［Automation］>［ワークフロー rules］に移動します。
  2. ［Create Rule］をクリックします。
カスタマイズ可能な面接ワークフローでは、次のことが可能です。
  1. 特定の面接ステージ（例: Phone Screening、Technical Interview、Final Interview）を定義する
  2. 候補者がこれらのカスタムステージを進む状況を追跡し、自社の採用プロセスに合わせて管理できます。

モバイルアクセス

Zoho Recruit モバイルアプリを使用して、外出先からでも Interviewsタブにアクセスできます。

モバイルアクセスにより、次のことができます。
  1. モバイル端末から面接を管理し、候補者プロフィールを確認できます。
  2. デスクトップから離れているときでも、チームと連携して作業できます。

レポートと分析

レポートと分析にアクセスするには、次の操作を行います。
  1. ［Analytics］>［Reports］>［Interview Reports］に移動します。
  2. あらかじめ用意されたレポートを利用して、面接プロセスに関する有益な分析情報を得ることができます。
  3. ［Create Reports］を選択し、さまざまな指標に基づくレポートを作成して、データドリブンな意思決定に役立てます。


レポートと分析では、次のようなさまざまな指標に関するレポートを作成できます。
  1. 採用までの期間（Time-to-hire）
  2. 内定承諾率（Offer acceptance rate）
  3. 面接ステージごとの離脱率（Interview stage drop-off rates）
  4. 面接官のパフォーマンス（Interviewer performance）
  5. 候補者のパフォーマンス（Candidate performance）
また、自社のニーズに合わせたカスタムレポートを作成することもできます。  

再スケジュール

面接を再スケジュールするには、次の操作を行います。
  1. Interviewsタブをクリックし、再スケジュールしたい面接を選択します。
  2. ［Reschedule］ボタンをクリックし、新しい面接日時と所要時間を選択します。
     
  3. 参加者がすでにその面接に RSVP 済みの場合、Zoho Recruit から更新された招待状が再送信されます。

面接ノート

面接中にノートを取るには、次の操作を行います。
  1. Interviewsタブをクリックし、実施中の面接を選択します。
  2. ［Notes］タブをクリックし、ノートを入力します。