ストレージスペースの管理

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Zoho Recruitは、クラウドベースの応募者管理システム（ATS）であり、候補者の権限、コミュニケーションデータ、添付ファイルなど、すべての採用データを安全にストアします。これにより、優秀な候補者を見つけたり、クライアントとの関係を構築したりするのに役立ちます。現代の急速に変化する採用業界では、データや添付ファイルが効果的な人材管理に不可欠であり、十分なストレージ容量の確保が重要です。採用活動が拡大し、さらに多くのデータを蓄積し始めると、ストレージ容量の増加が必要になる場合があります。本ガイドでは、Zoho Recruitアカウントに追加ストレージを導入する手順をご案内します。

ストレージと追加ストレージが重要な理由

Zoho Recruitで利用できるストレージ容量は、ご利用中のエディションやユーザー数によって異なります。組織が成長し、より多くの候補者やクライアントとやり取りするようになると、追加のストレージ容量が必要となります。これは単なる利便性の問題ではなく、基本的な要件です。

もし数百名の候補者を管理する小規模な組織であれば、Zoho Recruitに標準で付属する基本ストレージプランで十分かもしれません。しかし、数千名の候補者を管理する大規模な組織や大量のデータを保存する場合は、追加のストレージ購入が必要になるでしょう。

Zoho Recruitでストレージや追加ストレージが重要となる主な理由は以下の通りです：

データの保存拡張: 履歴書や職務経歴書、カバーレター、その他のドキュメントなど、より多くの候補者やクライアントデータを保存できます。
パフォーマンス向上: アプリケーションのパフォーマンスを向上させ、必要な情報をより簡単に見つけられるようにします。
規制遵守: 業界のデータ保存規制に適切に対応できます。
今後の採用活動に備える: 法人の成長に合わせて、さらに多くのデータを保存できるようになり、採用プロセスの将来性を確保します。

追加ストレージの購入

必要なストレージ容量は、組織の規模、採用する候補者数、保存するデータ量によって異なります。利用できるストレージ容量は、ご利用中のエディションや購入したライセンス数に応じて決まります。

以下の表は、各エディションごとのストレージ容量とデータ数の概要です。

エディション	ストレージ容量（1ユーザーあたり）	データの件数
無料	256MB	5,000
スタンダード	1GB＋256MB/ユーザーライセンス	100,000
プロフェッショナル	2GB＋512MB/ユーザーライセンス	500,000
エンタープライズ	3GB＋1GB/ユーザーライセンス	無制限

メモ:ストレージ容量には、メール添付ファイル、メールテンプレート、およびデータ内の添付ファイルによる使用分が含まれます。関連情報: 添付ファイルの上限

最適なストレージプランの選び方

Zoho Recruitで追加ストレージの購入を検討している場合、考慮すべきポイントがいくつかあります。

必要なストレージ容量:今後必要となるストレージ容量を見積もる必要があります。これは、組織の規模、採用する候補者数、保存するデータ量によって異なります。
追加ストレージの費用:Zoho Recruitでは追加ストレージに対して料金が発生するため、予算にこの費用を含める必要があります。

追加ストレージの購入方法

組織はZoho Recruitで追加ストレージを購入できます。購入可能な最大ストレージ容量は200GBです。また、最大100GBの追加ストレージも購入可能です。

ストレージ容量	価格（月額）
最大200GBまで	5GBごとに$3
追加ストレージ最大100GBまで	5GBごとに$3

追加データを購入するには：

移動先権限> サブスクリプション管理 をクリックし、Recruiterをアップグレード／追加オプションを追加を選択します。
Zoho Recruitサブスクリプションを管理し、サブスクリプション注文を確定します。

データストレージを表示する

現在使用中のストレージ容量と利用可能な容量を確認するには、設定 > データ管理 > ストレージに移動します。

メモ: Zoho Recruit では、ファイルのサイズ制限は添付ファイルをアップロードする場所によって異なります。参照: 制限事項

データストレージの構成要素

Zoho Recruit では、データを保存するための特定の容量が提供されます。ご利用の組織全体や各ユーザーごとに使用中のストレージ容量を確認でき、容量切れを防ぐことが可能です。

メモ: 使用中容量の合計には、ごみ箱内の添付ファイルも含まれます。

Zoho Recruit のデータストレージは、「ストレージ」と「使用状況」の詳細に分類されています。

ストレージ詳細では、次の内容が確認できます：

許可されているストレージ容量
総使用容量
残りの無料容量

使用状況の詳細では、各タブ（そのタブ内のすべてのデータを含む）、ファイルの種類、およびユーザーごとに使用中のストレージ容量の合計が確認できます。

メモ:

Recycle Bin には、アカウントから削除されたデータがすべて保存されます。

これらのデータは60日間保存され、その後は完全に削除されます。
管理者権限を持つユーザーのみが、Recycle Bin からデータを削除できます。
一般ユーザーは、自分のデータをRecycle Binから復元できます。また、権限に応じて他のユーザーのデータも復元できる場合があります。

ストレージスペースを節約する方法

Zoho Recruitでストレージスペースを節約するには、以下の方法があります：

不要になった古いデータを定期的に削除する：これには、履歴書、CV、カバーレター、面接メモ、オファーレター、契約書などが含まれます。添付ファイル（成績証明書、リファレンスチェック、その他のドキュメントなど）も削除できます。
ファイルをZoho Recruitにアップロードする前に圧縮する：圧縮することで、使用する容量を減らすことができます。WinRARや7-Zipなどの圧縮ツールを利用してください。
大容量ファイルはクラウドストレージサービスを利用して保存する：多数の大きなファイルを保存する必要がある場合は、Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージサービスの利用をおすすめします。
Zoho Recruitの組み込み機能を使用してストレージスペースを管理する：Zoho Recruit には、古いデータの削除、ファイルの圧縮、ストレージ制限の設定など、ストレージ管理を支援する様々な機能があります。
ドキュメントタブを使ってストレージスペースを節約する：Zoho Recruitでデータにファイルを添付する際は、コンピュータからアップロードする方法と、Zoho文書やGoogle文書に保存されたファイルへのリンクを利用する方法があります。同じファイルを複数のデータにアップロードした場合、その分だけ追加のストレージスペースを消費します。例えば、10MBのファイルを5つのデータにアップロードすると、合計で50MB（10MB×5）のストレージが必要となります。ストレージスペースを節約するには、ドキュメントタブを活用してください。ドキュメントタブにファイルを追加すると、一度のアップロードで済み、複数のデータに関連付けることができます。ファイルは複数のデータに関連付けられても、消費するストレージは10MBのままです。