Zoho Recruitにおけるストレージスペースの管理

Zoho Recruitにおけるストレージスペースの管理

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ファイルストレージ

Zoho Recruitのファイルストレージ セクションでは、組織で使用中の合計ストレージ容量が表示されます。これには、タブ(候補者、求人、アプリケーション、メール、メモなど)に保存された添付ファイル、ドキュメント、テンプレートが含まれます。また、作成中のデータやごみ箱内の添付ファイルも使用量に含まれます。

利用可能状況

対象 権限 'ストレージ使用量を表示' 権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。詳細はこちら 
エディション 人材派遣および企業向けHR
プラン 無料、スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ(Zoho OneおよびPeople Plusを含む)

Recruit におけるファイルストレージには、以下が含まれます。
  1. 添付ファイル– データ内の各タブに追加されたファイル。

  2. ドキュメント– ドキュメントライブラリにアップロードされたファイル。

  3. テンプレートストレージは、メールテンプレート・メールマージテンプレート・オファーテンプレート(Corp HR のみ)内で添付ファイル/filesを利用した場合に消費されます。

ストレージ全体と、ストレージがどのように消費されているかの詳細内訳の両方を監視できます。

File Storage を表示するには

  1. 設定 > データ管理 > ストレージに移動します。

  2. ストレージページで、 File Storageタブをクリックします。

  3. ここで以下の操作が可能です。
    1. 合計ストレージ(初期設定+無料分+購入分)を表示できます。
    2. どれだけの容量が使用中か、また利用可能かを確認できます。
    3. 利用状況をタブ別またはユーザー別で表示できます。

ストレージ情報

合計ストレージ容量は、3つのソースから算出されます:
  1. 初期設定 Storage – ご利用中のエディションに付与されている基本ストレージです。
  2. Complimentary Storage –ユーザーライセンスごとに追加で付与されるストレージです(エンタープライズ:1GB、プロフェッショナル:512MB、スタンダード:256MB、無料:対象外)。
  3. Purchased Storage – 追加オプションとして購入したストレージです。


容量を増やす場合は、「追加する Storage」リンクを利用してください。このオプションを利用することで、管理者は追加ストレージの購入や割り当てが可能となり、ファイル、ドキュメント、その他のタブを中断なく使用できます。ストレージ上限を超えた場合、新規添付ファイルの追加はできなくなりますが、既存の添付ファイルには引き続きアクセス可能です。ストレージを拡張することで、このような利用制限を防ぎ、組織の成長やドキュメント管理を円滑にサポートします。

使用状況の詳細

ストレージ使用量は、以下の2つの方法で確認できます。
  1. タブ別 –Recruitタブごとの添付ファイル利用状況を表示します。
    1. 候補者
    2. アプリケーション
    3. 求人
    4. オファー
    5. メール
    6. メモ
    7. カスタムタブ
  2. ユーザー別 –組織内の各ユーザーが使用しているストレージ量を表示します。

Notes
メモ:
ドキュメント、メールマージ、オファーテンプレートからの使用状況は、タブ別内訳表には含まれていません。

データストレージ

データStorageセクションでは、組織で使用中の合計データストレージ容量が表示されます。これは、すべてのタブおよび関連エンティティで作成されたデータを含みます。利用状況には、下書き中のデータやゴミ箱内のデータも含まれます。
  1. データStorageは、Recruitタブ(候補者、求人、メール、メモ、オファー、その他)で作成されたデータの件数を対象としています。
  2. 上限はご利用中のZoho Recruitエディションおよびユーザーライセンスによって異なります。
  3. 各エディションごとの上限は以下の通りです:
    1. 無料:5,000
    2. スタンダード:100,000
    3. プロフェッショナル:500,000
    4. エンタープライズ:無制限(このエディションには上限はありません)

データStorageの表示方法

  1. 設定 > Data Administration > Storage に移動します。

  2. Storageページで、データStorageタブをクリックします。

  3. ここでできること:
    1. 合計データ使用量および利用可能な容量を表示できます。
    2. 各タブごとのデータ件数の分布を確認できます。
    3. ゴミ箱内のデータを確認し、必要に応じて容量を空けることができます。

タブごとのデータ使用状況  

各タブにデータがどのように分散されているかを確認できます。例:
  1. 候補者 – 9.87K
  2. 添付ファイル – 682
  3. メール – 282
どのタブが最も多くのデータを消費しているか特定するのに役立ちます。

ゴミ箱の影響  

ゴミ箱に移動されたデータもストレージ使用量にカウントされます。容量を空けるには、ゴミ箱を空にすることができます。
  1. 例:スクリーンショットでは、約1データがごみ箱から解放可能です。

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