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外部共有

1. メールによる直接共有: チームメンバーが、外部ユーザーのメールアドレスを使用してファイルやフォルダーを共有できるかどうかを許可または制限します。
   
   
2. 外部共有リンク: チームメンバーが外部共有リンクを使用してファイルやフォルダーを共有できるかどうかを許可または制限します。
   
   
3. ダウンロードリンク: チームメンバーがファイルやフォルダーのダウンロードリンクを作成できるかどうかを許可または制限します。
   
   
4. パーマリンク設定と埋め込みコード: チームメンバーがパーマリンクや埋め込みコードを使用してファイルやフォルダーを共有できるかどうかを許可または制限します。

外部共有の権限を設定する

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。
   Admin Console ページが新しいタブで開き、初期設定では ダッシュボード タブが選択されています。
   
   
2. 左側のペインで 設定 をクリックします。初期設定では 権限設定 が表示されます。
   
   
3. Sharing を選択します。
   
   
   
   
4. Allow files and フォルダー to be shared outside this team のトグルをオン／オフに切り替えます。

メモ:

1. 外部共有が有効な場合:
   
1. チームメンバーは、メールアドレス、ダウンロードリンク、埋め込みコード、外部共有リンクを使用してファイルやフォルダーを共有できます。
   
2. チームフォルダーの管理者は、自分のチームフォルダー内で外部共有設定を有効または無効にできます。
   
   
2. 外部共有が無効な場合、メールアドレス、ダウンロードリンク、埋め込みコード、外部共有リンクを通じて以前に共有されたファイルやフォルダーは、外部ユーザーからはアクセスできなくなります。

マイフォルダーでの外部共有を管理する

1. Allow files and フォルダー to be shared outside this team 設定の下にある Allow external sharing in My フォルダー チェックボックスをオンにすると、すべてのチームメンバーが自分のマイフォルダーからファイルやフォルダーを外部共有できるようになります。
   
   
2. Allow external sharing in My フォルダー チェックボックスをオフにすると、チームメンバーが自分のマイフォルダーからファイルやフォルダーを外部共有することを制限できます。

メモ: マイフォルダーでの外部共有は、個々のチームメンバーやクライアントユーザーごとに個別に制限することもできます。

外部共有設定を管理する

メールアドレスによる直接共有を許可する

この設定を有効にすると、チームメンバーは外部ユーザーのメールアドレスを使用して、ファイルやフォルダーを直接共有できるようになります。追加のセキュリティレイヤーとして、外部ユーザーが共有されたファイルやフォルダーにアクセスするには、ワンタイムパスワード（OTP）認証で自分のメールアドレスを認証する必要があります。

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。
   Admin Console ページが新しいタブで開き、初期設定では ダッシュボード タブが選択されています。
   
   
2. 左側のペインで 設定 をクリックします。
   初期設定では 権限設定 が表示されます。
   
   
3. Sharing を選択します。
   
   
4. Allow files and フォルダー to be shared outside this team トグルは初期設定でオンになっています。オフの場合はオンに切り替えます。有効にすると、外部共有の制御項目が一覧表示されます。
   
   
5. Allow direct sharing via メール addresses オプションのトグルをオンにします。これにより、外部ユーザーのメールアドレスを使用した直接共有が有効になります。
   この設定をオフにすると、ユーザーによるメールアドレスを使ったファイルやフォルダーの共有を制限できます。
   
   
6. 有効にすると、次のいずれかを選択できます。
1. 任意の外部ユーザー: チームメンバーは、任意の外部ユーザーとファイルやフォルダーを共有できます。
2. 特定のドメインと外部ユーザーのみ: チームメンバーは、指定したドメインおよび外部ユーザーとだけファイルやフォルダーを共有できます。特定のドメインまたは外部ユーザーを追加するには、次の手順に従います。

特定のドメインまたは外部ユーザーをホワイトリストに登録する

1. Only specific domains and external ユーザー オプションの下にある 管理 list リンクをクリックします。
   
   
2. ドメイン名またはメールアドレスを入力します。
   
   
   
   
3. 追加する をクリックします。ドメインまたはメールがリストに追加されます。
   
   メモ: ホワイトリストに登録できるドメインおよび外部ユーザーは最大 500 件です。
   
   
4. ドメインまたはユーザーを削除するには、管理リストダイアログボックス内で、対象のドメイン名またはメールアドレスの横にある X アイコンをクリックします。
   
   
5. 特定のユーザーに共有されているアイテムを管理するには、表示する shared 商品 ボタンをクリックします。これにより Data Administration ウィンドウが開き、そのユーザーに共有されているアイテムを 削除または管理 できます。
   
   
6. すべての共有アイテムを管理するには、下部にある 表示する すべて Shared 商品 ハイパーリンクをクリックします。 Data Administration ウィンドウが開き、すべての共有アイテムを一元的に削除または管理できます。

外部共有リンクによる共有を許可する

この設定を有効にすると、チームメンバーは外部共有リンクを使用してファイルやフォルダーを共有できるようになります。これらのリンクでは、パスワード、期限、ダウンロード制限の設定や、アクセス時のユーザー情報の入力要求などのオプションを利用でき、外部への安全なコンテンツ共有を実現します。これらの対策により、共有データの安全性を確保できます。

外部共有リンクへのパスワード適用を必須にする

1. 「外部共有リンクでの共有を許可」 設定をオンに切り替えます。
   
   
2. 「パスワードを必須にする」 チェックボックスを設定します。これにより、外部共有リンクを作成する際は必ずパスワード保護が必要になります。
   
   
3. パスワードを必須にした後、リンクをさらに安全にするために、強力なパスワードポリシーを設定できます。
   
   パスワードポリシーには、次の設定が含まれます。
1. パスワードの最小文字数
2. 最小特殊文字数
3. 最小数字数
4. 大文字と小文字の両方を含める必須
   
   必要なパスワード設定にチェックを入れ、それぞれの値を選択します。

メモ:

1. この設定は、チームで新たに作成される外部共有リンクにのみ適用されます。
2. 既存の外部共有リンクのリンク設定を変更する場合、変更を保存するにはパスワードの設定を求められます。
3. 外部共有リンクのデフォルトのパスワードポリシーは次のとおりです。
1. 最小 3 文字
2. 特殊文字は必須ではありません
3. 数字は必須ではありません
4. 大文字と小文字の両方は必須ではありません
   

外部共有リンクのデフォルト有効期限

1. 「外部共有リンクでの共有を許可」 / 「ダウンロードリンクでの共有を許可」 設定をオンに切り替えます。
   
   
2. 「デフォルトの有効期限を設定」 チェックボックスを設定します。デフォルトでは、有効期限は 30 日に設定されています。
   
   
3. 必要に応じて、次の設定から有効期限を変更します。
1. 7 日後
2. 15 日後
3. 30 日後（デフォルト）
4. 6 か月後
5. 1 年後
6. カスタム有効期限を設定（1～365 日の範囲でカスタムの有効期限日を選択）

メモ: ユーザーは、新しい外部共有リンク／ダウンロードリンクを作成する際に、デフォルトの有効期限を変更または削除できます。

外部共有リンクでのユーザー情報収集を有効にする  

チーム管理者は、外部共有リンク経由で誰かがファイルにアクセスする前に、ユーザー情報を収集するかどうかを選択できます。これにより、セキュリティが強化され、共有コンテンツへのアクセス履歴を保持できます。

この設定を有効にすると、外部ユーザーは、外部共有リンクを通じて共有されたファイルやフォルダーにアクセスする前に、次のいずれかまたは複数の情報の入力を求められます。

• 名前
• メール
• 電話番号

メモ: デフォルトでは、この設定は有効化後に作成されるすべての外部共有リンクに適用されます。ただし、チームメンバーは、各外部共有リンクを作成する際に、この要件をニーズに応じてカスタマイズまたは無効にできます。

ユーザー情報収集を有効にする方法  

​

1. WorkDrive ダッシュボードの左下にある Admin Console をクリックします。
   Admin Console が新しいタブで開き、ダッシュボード がデフォルトで選択されます。
2. 左側のメニューから 設定 に移動します。
   権限設定 セクションがデフォルトで読み込まれます。
3. 設定メニューの Sharing タブをクリックします。
   共有に関するすべてのコントロールと権限が表示されます。
4. 「外部共有リンクでの共有を許可」 がオンになっていることを確認します。
   ユーザー情報を収集するには、この設定を有効にしておく必要があります。
5. 「外部共有リンクのユーザー情報を設定」 をオンに切り替えます。
6. 収集する項目として 名前、メール、および／または 電話番号 を選択します。
   外部ユーザーは、共有コンテンツにアクセスする前に、選択された情報の入力が必須となります。

これで、チームメンバーが外部共有リンクを作成する際にこの設定をカスタマイズしない限り、デフォルトで、ユーザーが選択された情報を提供しないと外部共有リンクにアクセスできなくなります。

ダウンロードリンクでの共有を許可する

ダウンロードリンクを使ってファイルやフォルダーを共有すると、外部ユーザーが共有された項目にすばやくアクセスし、自分の端末にダウンロードできるようになります。そのため、これらのリンクは信頼できる連絡先とだけ共有することをおすすめします。共有リンクのセキュリティを強化するために、WorkDrive ではダウンロード数の上限や有効期限を設定する機能を提供しています。

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。
   Admin Console ページが新しいタブで開き、初期設定では ダッシュボード タブが選択されています。
   
   
2. 左側のペインで 設定 をクリックします。
   初期設定では、権限設定 が表示されます。
   
   
3. Sharing を選択します。
   
   
4. Allow files and フォルダー to be shared outside this team トグルは、初期設定でオンになっています。オフの場合はオンに切り替えます。有効にすると、外部共有に関する設定項目の一覧が表示されます。
   
   
5. Allow sharing via ダウンロードする links トグルをオンにします。これで、チームメンバーはダウンロードリンクを作成してファイルやフォルダーを共有できるようになります。
   この設定をオフにすると、チームメンバーによるダウンロードリンクの作成を制限できます。
   
   
6. 必要に応じて、次の手順に従って、チーム全体で新しく作成されるダウンロードリンクに対する初期設定の有効期限を設定することもできます。
   

ダウンロードリンクの初期設定の有効期限

チーム管理者は、すべての外部共有リンクおよびダウンロードリンクに対して、初期設定の有効期限を設定できます。設定すると、有効期限は自動的に適用されますが、ユーザーは必要に応じて有効期限の日付を手動で変更または無効にすることができます。

1. Allow sharing via ダウンロードする links 設定をオンにします。
   
   
2. Set a 初期設定 expiration period チェックボックスをオンにします。初期設定では、有効期限は 30 日に設定されています。
   
   
3. 必要に応じて、次の設定から有効期限を変更します。
1. 7 日後
2. 15 日後
3. 30 日後（初期設定）
4. 6 か月後
5. 1 年後
6. カスタムの有効期限を設定（1～365 日の範囲でカスタムの日付を選択）
   

メモ: ユーザーは、新しいダウンロードリンクを作成する際に、初期設定の有効期限を変更または削除できます。

パーマリンク設定と埋め込みコードによる共有を許可する

この設定を有効にすると、チームメンバーはパーマリンク設定を使用してインターネット上の誰とでもファイルやフォルダーを共有できるようになり、さらに埋め込みコードを作成して、ブログや Web サイト上でファイルやフォルダーを表示できます。

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。
   Admin Console ページが新しいタブで開き、初期設定では ダッシュボード タブが選択されています。
   
   
2. 左側のペインで 設定 をクリックします。
   初期設定では、権限設定 が表示されます。
   
   
3. Sharing を選択します。
   
   
4. Allow files and フォルダー to be shared outside this team トグルは、初期設定でオンになっています。オフの場合はオンに切り替えます。
   有効にすると、外部共有に関する設定項目の一覧が表示されます。
   
   
5. Allow sharing via permalink 設定 and embed codes トグルをオンにします。これにより、チームメンバーはインターネット上の誰とでも、また埋め込みコードを通じても、ファイルやフォルダーを共有できるようになります。
   
   この設定をオフにすると、ユーザーによるパーマリンク設定および埋め込みコードを使ったファイルやフォルダーの共有を制限できます。

ダウンロードと印刷の権限を設定する

1. Allow sharing via permalink 設定 and embed codes 設定をオンにします。
   
   
2. Allow ダウンロードする and 印刷する for embedded files and フォルダー チェックボックスをオンにして、インターネット上の誰でも埋め込まれたファイルやフォルダーをダウンロードおよび印刷できるようにします。
   このチェックボックスをオフにすると、埋め込まれたファイルやフォルダーに対するダウンロードおよび印刷の権限を制限できます。