スペースを確保する：チームのストレージ管理と最適化方法
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。
Zoho WorkDrive のストレージ容量が不足していませんか？
心配する必要はありません。WorkDrive には、ストレージを簡単に空けたり、未使用のファイルを削除したり、チームのストレージを効率的に管理したりできる、組み込みのツールと設定が用意されています。
このガイドでは、次の実用的な手順を順に説明します。
- データ保持ポリシーでストレージを自動クリーンアップする
- ファイルバージョンの自動削除を有効にする
- チーム全体の大容量ファイルを管理する
- チームメンバーごとの「マイフォルダー」ストレージをカスタム設定する
- チームのストレージ使用状況を監視する
- 必要に応じてストレージを拡張したりサブスクリプションをアップグレードする
- ユーザー自身によるファイル整理を促す
1. データ保持ポリシーでストレージを自動クリーンアップする
WorkDrive でファイルやフォルダーを削除しても、すぐには完全削除されず、該当するマイフォルダーまたはチームフォルダーの「ごみ箱」フォルダーに移動されます。この安全策は便利ですが、ごみ箱内のアイテムもチームのストレージを消費し続けます。
ストレージを最適な状態に保つには、管理者がデータ保持ポリシーを設定できます。このポリシーにより、ごみ箱内に一定日数（例：7 日、15 日、30 日）以上残っているアイテムを自動的に削除できます。
この自動化により、次のことが可能になります。
- 手作業なしでストレージ容量を確保できる
- 編集前の古いファイルや放置されたファイルがたまり続けるのを防げる
- よりクリーンで管理しやすいファイル構成を維持できる
例:保持ポリシーを 30 日に設定した場合、ごみ箱内に 30 日を超えて残っているファイルは自動的に削除され、貴重なストレージ容量が解放されます。
2. ファイルバージョンの自動削除を有効にする
WorkDrive では、変更履歴を追跡しバージョン履歴を維持するために、ファイルの複数バージョンを保存します。ただし、これらの古いバージョンが時間の経過とともに大きな容量を占有する場合があります。
手動での整理を避けるには、バージョン管理を自動化できます。
- ［Admin Console］>［設定］>［Storage］ に移動します。
- 保持するファイルバージョン数の上限を設定します（例：最新 5 バージョンのみ保持）。
- 上限に達すると、古いバージョンは自動的に削除されます。
この設定により、手動で管理することなく、必要なバージョン履歴を維持しつつストレージ使用量を抑えることができます。
3. チーム全体の大容量ファイルを管理する
Feature availability: 法人プランの WorkDrive ユーザーのみ利用可能です。
チームのストレージを効率的に使用するために、WorkDrive には、管理者がチーム内に保存されている大容量ファイル（100 MB を超えるファイル）を特定して管理できる専用セクションがあります。これには、動画、デザインファイル、高解像度画像、プレゼンテーション、その他容量の大きいファイルが含まれます。
大容量ファイル一覧へのアクセス
チーム管理者は、次の手順で大容量ファイルを表示・管理できます。
- Admin Console を開きます。
- Data Administration セクションに移動します。
- Large Files タブをクリックします。
ここには、チーム全体で保存されている大容量ファイルが一覧表示されるため、容量の大きいコンテンツを簡単に把握・管理できます。
メモ:ここには 100 MB を超えるファイルのみが表示されます。
大容量ファイル一覧で確認できる情報
一覧には、各ファイルについて次の重要な情報が表示されます。
- ファイル名: ファイルの名前。
- バージョン数: ファイルのバージョンの合計数。
- ストレージ使用量: すべてのバージョンを含めたファイル全体の使用容量。
このビューを利用することで、どのファイルが最もストレージを消費しているかを簡単に特定し、優先的に管理または削除する対象を判断できます。
大容量ファイルの管理
ファイルを選択すると、次の操作を行うためのオプションが表示されます。
ファイルを「ごみ箱」に移動
- 不要になったファイルは、ごみ箱に移動できます。
- 注意: ごみ箱内のファイルも、完全に削除されるまではストレージを消費します。
- 容量を完全に解放するには、該当するごみ箱フォルダーに移動し、ファイルを完全削除してください。
ファイルバージョンの管理
- ファイル自体は必要だが古いバージョンは不要な場合は、[Manage Versions] オプションを使用します。
- これにより、次のことが可能になります。
- ファイルのバージョン履歴を表示する
- 不要なバージョンを個別または一括で削除する。バージョンの一括削除について詳しくはこちら
- 保持するバージョン数の上限を設定するなど、バージョン管理設定を適用する。バージョン管理設定について詳しくはこちら
Tip: ファイルの実際のサイズよりもストレージ使用量が大きい場合は、古いバージョンの削除を検討してください。実際のファイルサイズを確認するには、ファイルを選択し、右ペインの [詳細] アイコンをクリックします。
4. チームメンバーごとの「マイフォルダー」ストレージをカスタム設定する
Zoho WorkDrive では、組織全体で 1 つの共有ストレージを利用します。つまり、「マイフォルダー」「チームフォルダー」「ユーザー」ごとに個別のストレージがあるわけではありません。
ただし、各メンバーが個人用のマイフォルダーで使用できるストレージ容量を制限したい場合は、WorkDrive でカスタムのストレージ上限を設定できます。
上限は次の 2 つのレベルで設定できます。
- チームレベル: チーム内のすべてのユーザーに対して、マイフォルダーのデフォルトストレージ上限を適用します。
- ユーザーレベル: 特定のユーザーに対して、より多くまたは少ないストレージが必要な場合に、個別の上限を設定します。
カスタム上限を設定することで、一部のユーザーが過度にストレージを占有するのを防ぎ、チーム共有ストレージを公平かつ効率的に利用できます。
設定方法については、チームメンバーのマイフォルダーのストレージ上限を設定する方法をご覧ください。
5. チームのストレージ使用状況を監視する
チームのストレージがどのように使用されているかを把握しておくことは、容量不足を防ぎ、先回りして管理するうえで重要です。
次の手順で、詳細なストレージ統計を確認できます。
［Admin Console］>［ダッシュボード］
ここでは、次の情報を確認できます。
- チーム全体のストレージ使用量の合計
- ユーザー別およびチームフォルダー別の内訳（ワークスペース内でのストレージ分布）
この情報を活用して、どのフォルダーやユーザーが最も容量を使用しているかを特定し、削除・アーカイブ・移動などの対応を検討してください。
6. 必要に応じてストレージを拡張したりサブスクリプションをアップグレードする
ファイルの整理や設定の最適化を行っても、なお追加の容量が必要な場合は、WorkDrive の柔軟なオプションでストレージを拡張できます。
- ストレージアドオンの購入: チームのストレージ容量を簡単に増やすには、ストレージアドオンを購入します。既存データを削除することなく、すぐに追加容量を確保できる最も手軽な方法です。
- 上位プランへのアップグレード: Starter プランや Team プランを利用中で、より多くのストレージや高度な機能が必要な場合は、法人プランへのアップグレードをご検討ください。法人プランでは、より大きなストレージ上限と、より大規模なチームや負荷の高い業務をサポートする追加機能が提供されます。 WorkDrive のプランと料金について詳しくはこちら
- 新規ユーザーライセンスの追加: WorkDrive チームに新しいユーザーを追加するたびに、共有ストレージも自動的に追加されます。チームの拡大に伴い、共同作業を継続するための追加ストレージが必要な場合に有効な方法です。
サブスクリプションの管理やストレージの追加を行うには:
［Admin Console］>［ダッシュボード］ に移動します。
7. ユーザー自身によるファイル整理を促す
管理者がストレージを管理するためにさまざまな対策を講じることもできますが、ユーザー自身にファイル管理の責任を持ってもらうことで、空き容量を確保しやすくなります。
管理者は、チームメンバーに次の点を周知できます。
- 「マイフォルダー」と「チームフォルダー」を定期的に確認する
- 古いファイルや重複ファイル、未使用のファイルを削除する
- ごみ箱を空にしてストレージ容量を確保する
- 大きなファイルや、重複しているファイルなど、もはや使用しないファイルを整理して削除する
これらの習慣を促すことで、チームのストレージを適切に管理し、不必要なファイルの散在を防ぐことができます。
ヒント: 定期的にリマインダーを送信したり、日常的なクリーンアップを促すチームポリシーを設定したりすることを検討してください。