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1. データ保持ポリシーでストレージを自動クリーンアップする
2. ファイルバージョンの自動削除を有効にする
   
3. チーム全体の大容量ファイルを管理する
4. チームメンバーごとの「マイフォルダー」ストレージをカスタム設定する
5. チームのストレージ使用状況を監視する
6. 必要に応じてストレージを拡張したりサブスクリプションをアップグレードする
7. ユーザー自身によるファイル整理を促す

1. データ保持ポリシーでストレージを自動クリーンアップする

ストレージを最適な状態に保つには、管理者がデータ保持ポリシーを設定できます。このポリシーにより、ごみ箱内に一定日数（例：7 日、15 日、30 日）以上残っているアイテムを自動的に削除できます。

1. 手作業なしでストレージ容量を確保できる
2. 編集前の古いファイルや放置されたファイルがたまり続けるのを防げる
3. よりクリーンで管理しやすいファイル構成を維持できる

2. ファイルバージョンの自動削除を有効にする

WorkDrive では、変更履歴を追跡しバージョン履歴を維持するために、ファイルの複数バージョンを保存します。ただし、これらの古いバージョンが時間の経過とともに大きな容量を占有する場合があります。

1. ［Admin Console］>［設定］>［Storage］ に移動します。
2. 保持するファイルバージョン数の上限を設定します（例：最新 5 バージョンのみ保持）。
3. 上限に達すると、古いバージョンは自動的に削除されます。

3. チーム全体の大容量ファイルを管理する

Feature availability: 法人プランの WorkDrive ユーザーのみ利用可能です。

1. Admin Console を開きます。
2. Data Administration セクションに移動します。
3. Large Files タブをクリックします。
   
   
   

メモ:ここには 100 MB を超えるファイルのみが表示されます。

1. ファイル名: ファイルの名前。
2. バージョン数: ファイルのバージョンの合計数。
3. ストレージ使用量: すべてのバージョンを含めたファイル全体の使用容量。

1. 不要になったファイルは、ごみ箱に移動できます。
2. 注意: ごみ箱内のファイルも、完全に削除されるまではストレージを消費します。
3. 容量を完全に解放するには、該当するごみ箱フォルダーに移動し、ファイルを完全削除してください。
   

1. ファイル自体は必要だが古いバージョンは不要な場合は、[Manage Versions] オプションを使用します。
2. これにより、次のことが可能になります。
1. ファイルのバージョン履歴を表示する
2. 不要なバージョンを個別または一括で削除する。バージョンの一括削除について詳しくはこちら
3. 保持するバージョン数の上限を設定するなど、バージョン管理設定を適用する。バージョン管理設定について詳しくはこちら

4. チームメンバーごとの「マイフォルダー」ストレージをカスタム設定する

ただし、各メンバーが個人用のマイフォルダーで使用できるストレージ容量を制限したい場合は、WorkDrive でカスタムのストレージ上限を設定できます。

1. チームレベル: チーム内のすべてのユーザーに対して、マイフォルダーのデフォルトストレージ上限を適用します。
2. ユーザーレベル: 特定のユーザーに対して、より多くまたは少ないストレージが必要な場合に、個別の上限を設定します。

5. チームのストレージ使用状況を監視する

［Admin Console］>［ダッシュボード］

1. チーム全体のストレージ使用量の合計
2. ユーザー別およびチームフォルダー別の内訳（ワークスペース内でのストレージ分布）

6. 必要に応じてストレージを拡張したりサブスクリプションをアップグレードする

1. ストレージアドオンの購入: チームのストレージ容量を簡単に増やすには、ストレージアドオンを購入します。既存データを削除することなく、すぐに追加容量を確保できる最も手軽な方法です。
   
   
2. 上位プランへのアップグレード: Starter プランや Team プランを利用中で、より多くのストレージや高度な機能が必要な場合は、法人プランへのアップグレードをご検討ください。法人プランでは、より大きなストレージ上限と、より大規模なチームや負荷の高い業務をサポートする追加機能が提供されます。 WorkDrive のプランと料金について詳しくはこちら
   
   
3. 新規ユーザーライセンスの追加: WorkDrive チームに新しいユーザーを追加するたびに、共有ストレージも自動的に追加されます。チームの拡大に伴い、共同作業を継続するための追加ストレージが必要な場合に有効な方法です。

7. ユーザー自身によるファイル整理を促す

1. 「マイフォルダー」と「チームフォルダー」を定期的に確認する
2. 古いファイルや重複ファイル、未使用のファイルを削除する
3. ごみ箱を空にしてストレージ容量を確保する
4. 大きなファイルや、重複しているファイルなど、もはや使用しないファイルを整理して削除する

ヒント: 定期的にリマインダーを送信したり、日常的なクリーンアップを促すチームポリシーを設定したりすることを検討してください。