スペースを解放する：チームのストレージを管理し最適化する方法

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Zoho WorkDriveのストレージ容量が少なくなっていませんか？

ご心配なく！WorkDriveには、ストレージの空き容量を簡単に増やしたり、未使用ファイルを削除したり、チームのストレージを効果的に管理できる組み込みツールや設定が用意されています。

このガイドでは、次の実用的な手順をご案内します：

1. データ保持規定によるストレージの自動クリーンアップ

WorkDriveでファイルやフォルダーが削除されると、すぐには完全に削除されず、該当するMyフォルダーまたはTeamフォルダーのごみ箱フォルダーに移動されます。この安全対策は便利ですが、ごみ箱内のアイテムもチームのストレージ容量を消費します。

ストレージを最適化するために、管理者はデータ保持規定を設定できます。この規定により、ごみ箱内のアイテムが一定日数（例：7日、15日、30日）経過後に自動的に削除されるようになります。

この自動化により、次のようなメリットがあります：

例：保持規定を30日に設定した場合、ごみ箱に30日以上残っているファイルは自動的に削除され、貴重なストレージ容量を確保できます。

WorkDrive は、ファイルの複数バージョンを保存して変更履歴やバージョン履歴を管理できます。ですが、古いバージョンは時間が経つと多くのストレージ容量を消費する場合があります。

手動でのクリーンアップを避けるため、バージョン管理を自動化できます：

この設定により、手動で管理することなく必要なバージョン履歴を保持しつつ、ストレージの利用を最適化できます。

Zoho WorkDrive では、組織全体で共有されるストレージが提供されます。つまり、Myフォルダー、チームフォルダー、ユーザーごとに個別のストレージはありません。

ただし、各チームメンバーがMyフォルダーで使用できるストレージ容量を制限したい場合は、WorkDriveでカスタムのストレージ上限を設定できます。

2つのレベルで上限を設定できます：

カスタム上限を設定することで、個人ユーザーによる過度な容量占有を防ぎ、チーム全体のストレージを公平かつ効率的に利用できます。

チームのストレージ利用状況を把握しておくことで、予期せぬ容量不足を防ぎ、積極的な管理につなげることができます。

詳細なストレージ統計は、以下の手順で確認できます：

Admin Console > ダッシュボード

ここでは、次の情報が表示されます。

このinsightを活用して、どのフォルダーやユーザーが最も容量を使用しているかを特定し、整理・アーカイブ・移動すべき内容について適切に判断できます。

ファイルの整理や設定の最適化を行っても、さらに容量が必要な場合は、WorkDriveの柔軟な設定でストレージを拡張できます。

ストレージ追加オプションを購入:追加オプションの購入により、チームのストレージ容量を簡単に増やせます。既存データを削除せず、素早く容量を拡張できる最適な方法です。
より上位のプランへアップグレード:現在StarterまたはTeamプランをご利用で、さらにストレージや多機能が必要な場合は、法人プランへのアップグレードをご検討ください。法人プランは、より多くの容量と追加機能を備え、大規模なチームや負荷の高い業務もサポートします。WorkDriveプランと料金の詳細はこちら
新規ユーザーライセンスを追加:WorkDriveチームに新しいユーザーを追加するたびに、共有ストレージも自動的に増加します。チームの拡大や継続的な共同作業に伴うストレージ拡張に最適な方法です。