Zoho Writerで入力可能なテンプレートのフィールドを設定する方法

Zoho Writerで入力可能なテンプレートのフィールドを設定する方法

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概要

Zoho Writer の fillable テンプレートは、ユーザーがドキュメント内で直接データを入力、編集、送信できるように設計されたインタラクティブなフォーム項目付きのドキュメントです。デジタルフォームのように利用でき、20種類の項目タイプがあり、ラベルの追加や初期設定値、表示設定などを簡単にカスタマイズできます。

手順

シンプル Fillable 項目の設定

すべての Fillable 項目を表示するには、「項目」タブ > 「Fillable 項目」をクリックします。


シンプル 項目タイプ

項目
説明

シンプル 項目

シングル 折れ線グラフ テキスト
名前、住所などのテキストを入力
マルチ折れ線グラフ テキスト 地域
1行を超えるテキストの入力が可能です。
例:住所1、住所折れ線グラフ2 など
番号
数値を入力
メール
メールアドレスを追加
電話番号
連絡先番号を追加
日付
任意の形式で日付を追加
パーセント
パーセンテージで値を追加
通貨
任意の通貨で値を追加
ラジオボタン
任意の設定項目から一つを選択できるセットを挿入可能
ドロップダウン
ユーザーがリストから任意のオプションを選択できるドロップダウンリストを作成可能
 
画像
画像を挿入
チェックボックス - シングル
必要な場所にチェックボックスを挿入できます。
チェックボックス - グループ
複数のチェックボックスを一度に追加でき、いずれかまたは他のボックスを選択することが可能です。グループ化したチェックボックスの詳細は、追加メモセクションをご参照ください。
ファイルアップロード
受信者が設定された種類やサイズのファイルをアップロードできます。

署名 & イニシャル
署名とイニシャル項目を挿入します。

動的またはリレーショナル項目

Lookup
Lookup項目は、関連データ元から自動的にデータを取得し入力します。
サブフォームテーブル
ユーザーが1つのセクション内で関連情報を複数行入力できる、特別な種類のフォーム項目です。フォーム入力時に行を動的に追加・削除できるプラス(+)やマイナス(–)ボタンが組み込まれています。詳細はこちら
注目
注目項目は、他のLookup項目の変更に基づき自動的に値が更新される、特別な種類の従属項目です。
詳細項目

条件
条件を利用すると、ユーザーが特定の項目に入力した値に応じて異なるコンテンツを表示できます。
フォーミュラ
フォーミュラ項目を使うと、他の項目への入力内容に基づき自動的に値を計算できます。スプレッドシートの数式と同様です。
 

記入可能項目の挿入

  1. ドキュメントを開き、カーソルを配置し、Automateタブに移動します。
  2. ドキュメント内に挿入したい項目をクリックします。

1. シンプル項目とプロパティの設定

 

項目ラベルの割り当て

  1. 挿入した項目をクリックして、プロパティパネルを開きます。
  2. 希望するラベル名を入力し、必要に応じて項目の文字数制限を設定します。

項目表示設定

  1. 表示 : 回答者は項目を表示および操作できます。
  2. 非表示 : 回答者には見えませんが、フォーム処理に必要なデータを保存します。
  3. 表示だが印刷不可 : 項目は回答者に表示されますが、印刷バージョンには含まれません。フォーム入力時の案内や追加情報の提供に適した設定で、印刷データには不要な内容にご利用ください。
  4. 非表示だが印刷可 : データ管理のために画面上には表示せず、印刷時のみ表示したい項目に使用します。例:取引IDや確認コードなど、印刷データに有用だが、フォーム入力時の画面では表示不要な場合に適しています。

項目を必須に設定

  1. 必須項目は、ユーザーがフォームを送信する前に入力が求められます。重要な情報の取得を確実にします。
  2. 任意項目は空欄でも問題なく、補足的な情報入力に適しています。

表示専用を有効にする

表示専用項目は、ユーザーに表示されますが編集できません。主にIDや日付、案内など、入力者が変更する必要のない事前入力済みや参照用の情報表示に利用されます。

タブ順を設定

ユーザーがタブキーを押した際に、どの順番で項目を移動するかを決定します。フォームの所有者は、ユーザーが入力する順番を指定することで、意図した流れでフォーム入力を進められるように制御できます。
  1.  左パネルから:「タブ順」内のカスタムタブ順をクリックして設定します。
 
  1. ナビゲーションパネルから:ナビゲーションパネル(画面右)の項目をドラッグ&ドロップして順番を設定することもできます。項目ナビゲーションパネルを開き、ドロップダウンリストから入力可能項目を選択します。


  1. パネル内で項目をドラッグして順番を変更したり、タブ順ドロップダウンからプリセットを選択して設定できます。画像のように操作し、設定を選択してください。
メモ: PDF入力可能テンプレートでは、入力可能項目のタブ順がドキュメントをPDFフォームとしてエクスポートした際にも保持されます。

ツールチップを割り当てる

tooltipsを使用して、どのような情報が求められているかや項目の背景を説明できます。このテキストやヒントは、受信者が項目にカーソルを合わせたときに表示されます。

項目のリンク 

リンクされた項目では、2つ以上の項目を動的に接続でき、一方の項目に入力された値が別の項目にも自動的に反映されます。項目をリンクするには、同じラベル名をリンクしたい項目に割り当ててください。

2. 動的・リレーショナル項目の設定

Lookup項目は、リンクされたデータ元からデータを自動的に取得して入力します。これはFillableテンプレートでのみ利用可能です。

Lookup項目の設定

  1. Automateタブからデータ元をリンクします。
  2. Lookup項目を挿入
  3. Lookup項目の種類を選択し、参照先とする項目を設定します(下図参照)。


注目項目(依存) の設定

依存項目は、lookup項目の値が変更されると自動的に更新されます。lookup項目の設定が完了した後、関連情報を取得・表示するために、すべての依存項目を注目として設定する必要があります。

  1. Lookup項目の設定後、自動入力を行いたい各依存項目に移動します。
  1. 左側のペインで、項目プロパティ内から「注目する項目」のオプションを探します。

  1. ドロップダウンリストから、この項目が依存するLookup項目を選択します。

3. 詳細項目の設定

条件付き項目の挿入

条件を用いることで、特定の項目でユーザーが入力した値に応じて異なる内容を表示できます。条件を挿入するには、
  1. 「詳細項目」内の「条件」をクリックします。
  2. 条件を設定したい項目をドロップダウンリストから選択します。
  3. ドロップダウンリストから条件を選択します。
  4. ここで条件を指定し、「挿入」をクリックします。

計算式項目の挿入

Zoho WriterのFillableテンプレートでは、計算式項目を利用すると、他の項目に入力された値をもとに自動的に値を計算できます。これはスプレッドシートの数式と同様です。主な用途は次のとおりです:
  1. 合計の計算(例:数量 × 価格)
  2. 日付の自動入力(例:期限 = 開始日 + 30日)

 
 手順
  1. 数式を追加したい場所にカーソルをfillableテンプレート内で配置します。
  2. ハンバーガーアイコンをクリックし、項目タブに移動 > Dynamic項目 > Formulaを選択します。
  3. 表示される新規Formulaダイアログで、項目参照、演算子、関数を使用して式を定義し、「Insert」をクリックします。
 

追加メモ

メモ 1 : Checkboxグループの作成

  1. fillableテンプレートに挿入した複数のcheckbox項目を選択します。
  2. 画像のように、受注データを[パッケージ]データに変換するだけで、checkboxグループとしてまとめることができます。

メモ 2 : Bulk Populate ドロップダウン 項目

多数の設定(例:国名一覧、商品名、部署名など)をドロップダウン項目に追加する場合、各オプションを手動で入力する代わりに、CSVまたはJSONファイルから一括でインポートできます。
  1. ドキュメントにドロップダウン項目を挿入し、クリックしてプロパティパネルを表示します。
  2. パネル内のドロップダウン設定でSERIESを選択し、設定をカンマ区切りの値で入力するか、CSVファイルまたはJSONをインポートしてドロップダウンを設定します。




トラブルシューティングのヒント/操作方法

トピック : 1

説明 : 入力可能項目をドキュメント内の複数箇所に配置し、自動的に更新することはできますか?
回避策: 入力可能項目は必要な箇所すべてにコピー&ペーストできます。これにより、ドキュメント内の複数箇所で同じ入力可能項目を再利用でき、一箇所を更新するとすべてに反映されます。

トピック : 2
説明 : このドキュメントをWriterにアップロードしましたが、動的な「今日の日付」項目を挿入した際、フォントスタイルや色、サイズを変更できません。
解決方法 : テキストボックスを挿入し、その中に日付項目を配置してください。項目が選択された状態で「設定」をクリックし、項目の書式を変更できます。



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