Zoho Writerでのドキュメント共有とアクセス制御の方法

Zoho Writerでのドキュメント共有とアクセス制御の方法

お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要

Zoho Writerは、ドキュメントを個人、グループ、または組織内のすべてのユーザーと共有することができます。プライバシー設定が豊富に用意されており、ドキュメントが閲覧できる相手を細かく指定できるほか、共同編集者がドキュメントに対して行える操作も制御できます。Zoho Writerでは、ドキュメントの共有先として以下の選択肢があります。
  1. 組織内の特定のユーザー
  2. 組織内の誰でも
  3. Zohoアカウントを持たないユーザー(OTPを利用)
  4. インターネット上の誰でも

手順:

            ドキュメントを開き、右上にある共有するボタンをクリックします。

特定ユーザーと共有

      表示される共有ダイアログで:
  1. 共有したいユーザーのメールアドレスを入力してください。
  2. Access Level ドロップダウンをクリックし、希望するドキュメントのアクセス権限を選択してください。
                             
  1. ご希望に合わせて共有方法をカスタマイズできます:

    1. 追加する メッセージ」をクリックし、共有通知に短いメモや指示を含めることができます。

    2. Set Expiration」ボックスをチェックし、特定の期間のみアクセスを許可する場合は、希望する有効期限の日付と時間を選択してください。

「できること」では、既存の external リンクを共有するオプションを利用して、自分の組織に属していないユーザーともドキュメントを共有できます。新規のOTP認証による共有とは異なり、このexternal リンクを共有するオプションでは、リンクを持っているユーザーなら誰でもドキュメントへアクセスでき、設定された権限に応じて表示、編集、コメントの追加が可能です。

  1. 表示される共有ダイアログで:
「新規 external リンクを共有する」をクリックします。
    1. 開いたダイアログで、URLの名前を入力し、希望するアクセスレベルを選択します
    2. 共有したい相手のメールアドレスまたはリンク名を入力します。
    3. 必要に応じてパスワードを設定します。注:コラボレーターにはパスワードを手動で共有する必要があります。
    4. ファイルへのアクセスを特定の日付以降制限したい場合は、「Set expiration が次の後」をオンにして、パスワードの有効期限日を設定します。
    5. 必要に応じてダウンロードや印刷の権限を有効にします。
    6. Request ユーザーデータを有効にし、ドロップダウンから必要なデータ(メール、電話番号、名前)を選択します。これを有効にした場合、リンクを持っている人は、指定されたデータ(メール、名前、電話番号)を入力しないとドキュメントへアクセスできません。
    7. 「作成」をクリックして、新しい external リンクを作成します。



OTPを使った外部共有

Zohoアカウントを持っていないコラボレーターとも、ワンタイムパスワード(OTP)を利用してドキュメントを安全に共有できます。共有相手はZohoアカウントがなくてもドキュメントの閲覧・編集、変更履歴の確認、コメントの追加が可能です。編集やコメントは相手のメールアドレスでハイライト表示されます。

OTPによる共有はセキュリティレベルを高め、アクセス制御を簡素化します。認証済みのコラボレーターのみがドキュメントへアクセスでき、指定された操作のみ実行可能です。

外部ユーザーには、ドキュメント共有時にのみメールで通知が届きます。OTPでメールアドレスを認証した後、共有されたファイルやフォルダへアクセスできます。



新規Externalリンクを作成した後は、TopBandの共有ボタンをクリックしてリンクをコピーしたり、共有を削除したりできます。



トラブルシューティングのヒント

問題 : 1

説明 : 外部の協力者に、サインインせずにコメント表示や変更履歴の確認ができるようにドキュメントを共有するにはどうすればよいですか?

解決策: 以下のいずれかの方法でドキュメントを共有してください。

1.「表示する」権限でExternalリンクを作成して共有します。

2. ダイレクト共有(OTP認証が必要)を利用します。

関連記事/動画

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho Campaigns Resources

                Zoho WorkDrive Resources




                  • Desk Community Learning Series


                  • Digest


                  • Functions


                  • Meetups


                  • Kbase


                  • Resources


                  • Glossary


                  • Desk Marketplace


                  • MVP Corner


                  • Word of the Day


                  • Ask the Experts









                                  • Related Articles

                                  • Zoho WriterのためのGDPR

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Zoho WriterにおけるGDPRポリシーについての詳細は、こちらのリンクをご参照ください。
                                  • Zoho WriterにおけるAI

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Zia は、Zoho Writer の AI 搭載ライティングアシスタントであり、さまざまな種類のドキュメントの作成、コンテンツ品質の向上、ドキュメント内容の整合性保護などの機能を備えています。 Zoho Writer における AI 機能の概要は以下のとおりです。 機能 説明 ...
                                  • Zoho WriterとZoho CRMを接続する方法

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Zoho CRMタブのエントリに対してWriterで新規メールマージドキュメントを作成する Zoho Flowは、クラウドアプリを連携させて業務プロセスを自動化するワークフローを作成できるプラットフォームです。アプリ同士でデータを共有し、自動的に処理が実行されます。 ...
                                  • Zoho WriterによるHIPAA準拠

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 序章 健康保険の可搬性と説明責任に関する法律で、プライバシールール、セキュリティルール、Breach通知ルール、および健康情報技術の経済的および臨床的健康法(総称して「HIPAA」と称します)は、Covered ...
                                  • Zoho Writer拡張機能の管理

                                    お知らせ:当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 Zoho Writerの機能を拡張機能とZoho Marketplaceの差出人で向上させましょう。本ガイドでは、Writerの拡張機能のインストールと管理について説明します。 すべての利用可能なWriter拡張機能はこのページでZoho Marketplace内で閲覧できます。 ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.