Zoho Writerのドキュメント共有とアクセス権管理
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概要
Zoho Writer では、ドキュメントを組織内の個人、グループ、または組織内のすべてのユーザーと共有できます。さまざまなプライバシー設定により、ドキュメントを表示できる相手を制限できるほか、共同編集者がドキュメントに対して実行できる操作も細かく制御できます。Zoho Writer では、次の相手と柔軟にドキュメントを共有できます。
- 組織内の特定ユーザー
- 組織内のすべてのユーザー
- Zoho アカウントを持たないユーザー（ワンタイムパスワードを使用）
- インターネット上のすべてのユーザー
手順
特定ユーザーと共有する方法
- 右上の［Share］をクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- Access Level ドロップダウンをクリックし、目的のドキュメントアクセス権限を選択します。また、次の操作も行えます。
- 共有通知に短いメッセージや指示を追加する場合は、Add Messageをクリックします。
- アクセス期間を制限したい場合は、Set Expirationにチェックを入れます。希望する有効期限の日付と時刻を選択します。
固有の外部共有リンクで共有する方法
既存の外部共有リンクオプションを使用して、組織外のユーザーとドキュメントを共有できます。ワンタイムパスワードベースの共有とは異なり、この外部共有リンクオプションでは、リンクを知っているユーザーであれば誰でも、そのドキュメントに設定された権限に応じて、閲覧、編集、コメントの追加を行うことができます。
- 表示された［Share］ダイアログで、New external share link をクリックします。
表示されたダイアログで、URL の名前を入力し、必要なアクセスレベルを選択します。
ドキュメントを共有したい連絡先のメールアドレスまたはリンク名を入力します。- 必要に応じてパスワードを設定します。パスワードは共同編集者に手動で共有する必要がある点にご注意ください。
- 特定の日付以降に連絡先がファイルへアクセスできないようにする場合は、［Set expiration after］をオンにして、パスワードの有効期限を設定します。
- 必要に応じて、Download と Print の操作を有効にします。
- ［要求 user data］をオンにし、ドロップダウンから必要なデータ（Email、Phone、Name）を選択します。これを有効にすると、リンクを受け取ったユーザーは、要求されたデータ（メールアドレス、氏名、電話番号）を入力した後にのみドキュメントへアクセスできます。
- ［Create］をクリックして、新しい外部リンクを作成します。
ワンタイムパスワードベースのアクセスで共有する方法
ワンタイムパスワードベースの共有は、セキュリティをさらに強化し、アクセス制御を簡素化します。これにより、許可された共同編集者だけがドキュメントへアクセスでき、指定された操作のみを実行できるようになります。
外部ユーザーには、ドキュメントが共有されたときにのみメールで通知されます。ワンタイムパスワードでメールアドレスを認証すると、共有されたファイルやフォルダーにアクセスできるようになります。
共有リンクをコピーまたは共有を削除する方法
- 新しい外部リンクを作成した後、Share ボタンをクリックして、リンクをコピーしたり共有を解除したりできます。
トラブルシューティングのヒント
問題 : 1
説明 : 外部の共同編集者が、サインインを求められることなくコメントや変更履歴を閲覧できるようにするには、どのようにドキュメントを共有すればよいですか？
Solution: 次のいずれかの方法で共有すると実現できます。
- ［view］アクセス権を持つ外部共有リンクを作成する。
- ワンタイムパスワード認証を伴う直接共有を使用する。