Zoho Writerでドキュメントの以前のバージョンを取得または復元する方法
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概要
Zoho Writer のドキュメント改訂機能により、ドキュメントに加えられた変更を簡単に追跡・管理できます。全文のバージョン履歴を表示したり、過去のバージョンをダウンロードまたは復元したり、重要なマイルストーンをブックマークしたり、複数のレビュアーによる改訂をひとつにまとめたりすることが可能です。これにより、共同作業がよりスムーズになり、ドキュメントの管理も簡単になります。
前提条件
ドキュメントの担当者であることをご確認ください。
ドキュメントはZoho Writer形式（.zdoc）である必要があります。
改訂の結合は、10MBまでの.docおよび.docxファイルのみ対応しています。
ドキュメント改訂の使用方法
1. バージョン履歴の表示
- バージョン履歴を使用すると、ドキュメントがどのように変化してきたかを確認できます。
-
ドキュメント名の横にあるダイナミックアイコンをクリックします。最終編集日が表示されます。
- 「変更点を確認」を選択します。
- 期間を選択します：今日、今週、今月から編集内容を表示できます。
-
カスタム日付範囲を設定して、特定の編集を絞り込むことも可能です。
これにより、ドキュメントの進化や編集者を素早く把握できます。
2. ラベル付きバージョンの作成
バージョンにラベルを付けることで、ドキュメントの重要な節目を記録しやすくなります。
ラベル付きバージョンを作成するには：
- ［ファイル］>［バージョン作成］に移動します。
- 簡単な説明を追加し、［作成］をクリックします。
-
過去のバージョンを開く場合は、［ファイル］>［ドキュメント履歴］に移動します。保存されたすべてのバージョンが画面右側に表示されます。
特定の更新や最終稿を記録したい場合は、ラベル付きバージョンをご活用ください。
3. 最終閲覧以降の変更を表示
最後にドキュメントを開いてからの変更点をすぐに確認できます。
最近の変更を表示するには：
- ドキュメントを開きます。
-
作成方法の近くにある「前回の訪問以降の変更を表示」をクリックします。
-
各共同編集者の変更は色分けされて表示されるため、誰がどこを変更したかが簡単に確認できます。
この機能により時間を節約でき、チームメンバーの編集内容を常に最新の状態で把握できます。
4. 以前のバージョンを復元する
必要に応じて、ドキュメント担当者はドキュメントを前のバージョンに戻すことができます。
バージョンを復元する手順:
- ドキュメント名の横にあるダイナミックアイコンをクリックします。
- リストから復元したいバージョンを選択します。
-
「このバージョンを復元」をクリックすると、そのバージョンが現在のドキュメントとして設定されます。
いつでも元に戻すことができ、最新のバージョンも保存されたままです。
5. 修正前のバージョンを印刷またはダウンロードする
過去のバージョンをデータやオフラインアクセス用に保存しておくことができます。
過去バージョンを印刷またはダウンロードする手順:
- ドキュメント名の横にあるダイナミックアイコンをクリックします。
- リストからバージョンを選択します。
-
その横にある三点アイコン（⋮）をクリックし、「印刷」または「ダウンロード」を選択します。
6. バージョンの比較
バージョンを比較すると、2つのドキュメント間の違いを確認できます。
バージョンを比較する手順:
- ドキュメント名の横にあるダイナミックアイコンをクリックします。
- 右側のパネルから「Compare Versions」を選択します。
-
いずれか2つのバージョンを選択し、「Compare」をクリックします。これにより、変更点の確認や、必要に応じてより良いバージョンへ戻す作業が容易になります。
7. 複数のレビュアーからのリビジョンを結合する
異なる人からレビュー済みのドキュメントを複数受け取った場合、各変更を個別に追加するのではなく、すべてのリビジョンを1つのファイルにまとめて統合できます。
リビジョンを結合する手順:
- 「その他」>「ツール」タブをクリックします。
- 「確認」セクションで「Combine Revisions」を選択します。
- 「ドキュメントを選択」をクリックし、修正済みの .doc または .docx ファイルをアップロードします。
- 新規ドキュメントに結合するか、現在のドキュメントに統合するかを選択します。
- レビュアーの名前（任意）を入力し、誰が変更したかを特定できるようにします。
-
「Combine」をクリックします。
すべての編集内容やコメントは「値上げ表示」に表示され、ドキュメントを最終化する前に各変更を承認または却下できます。
追加メモ
バージョン番号をページ上に表示することで、共同編集者が常に最新のドキュメントで作業していることを即座に把握できます。これにより混乱を防ぎ、確認および承認プロセスを効率的に管理できます。
- ヘッダーまたはフッター領域をダブルクリックしてアクティブにします。
- 左側のパネルで「挿入」タブを開きます。
- 「Autofields」セクションから「ドキュメントバージョン」を選択すると、現在のバージョン番号が自動的に表示されます。
よくある質問
1. 各変更の作成者を確認できますか？
はい。バージョン履歴で、各共同編集者の名前とその変更内容を確認できます。
はい。バージョン履歴で、各共同編集者の名前とその変更内容を確認できます。
2. 古いバージョンを復元すると、新しいバージョンは失われますか？
いいえ。復元は古いバージョンを有効にするだけで、新しいバージョンも履歴に保存されたままです。
いいえ。復元は古いバージョンを有効にするだけで、新しいバージョンも履歴に保存されたままです。
3. .docや.docx以外のファイルも結合できますか？
いいえ。「Combine Revisions」ツールは最大10MBまでの.docおよび.docxファイルのみ対応しています。
いいえ。「Combine Revisions」ツールは最大10MBまでの.docおよび.docxファイルのみ対応しています。
4. バージョン履歴とラベル付きバージョンの違いは何ですか？
バージョン履歴はすべての変更を自動で記録します。ラベル付きバージョンは、説明付きで手動作成するチェックポイントです。
バージョン履歴はすべての変更を自動で記録します。ラベル付きバージョンは、説明付きで手動作成するチェックポイントです。
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