Zoho Writerで文書の以前のバージョンの取得または復元

Zoho Writerで文書の以前のバージョンの取得または復元

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概要

Zoho Writerの文書の変更履歴を使用すると、文書に加えられたすべての変更を簡単に追跡、管理できます。バージョンの履歴全体の表示、旧バージョンのダウンロードや復元、重要な時点のブックマーク、複数の校閲者による変更内容の統合を1か所で行えます。これにより、共同編集や文書管理がよりスムーズになります。

前提条件

  1. 自分が文書の所有者であることを確認します。
  2. 文書はZoho Writer形式（.zdoc）である必要があります。
  3. 変更内容を統合できるのは、最大10MBの.docファイルと.docxファイルのみです。

文書の変更履歴を使用する方法

1. バージョン履歴の表示

  1. バージョンの履歴では、文書がこれまでどのように変更されたかを確認できます。
  2. 文書名の横にある動的アイコンをクリックします。このアイコンには、最後に編集された日時が表示されます。



  3. ［変更内容を確認］を選択します。
  4. 編集内容を表示する期間として、［今日］、［今週］、［今月］のいずれかを選択します。
  5. カスタムの日付範囲を設定して、指定した編集内容を絞り込むこともできます。

これにより、文書がどのように更新され、誰が変更したかをすばやく把握できます。

2. ラベル付きバージョンの作成

バージョンにラベルを付けると、文書の重要な時点を把握しやすくなります。
ラベル付きバージョンを作成するには。
  1. ［ファイル］→［文書のバージョン］→［バージョンの作成］に移動します。
  2. 簡単な説明を追加し、［作成］をクリックします。
  3. 旧バージョンを開くには、［ファイル］→［文書のバージョン］→［バージョンの履歴］に移動します。保存済みのすべてのバージョンが画面の右側に表示されます。


指定した更新内容や最終稿を記録する場合は、ラベル付きバージョンを使用します。

3. 最後の表示以降の変更の表示

文書を最後に開いてからの変更内容をすぐに確認できます。
最近の変更箇所を表示するには。
  1. 文書を開きます。
  2. 作成モードの近くにある［最後の表示以降の変更を表示する］をクリックします。
  3. 各共同編集者の変更が色分けされ、誰がどの箇所を変更したかを簡単に確認できます。

この機能により、時間を節約しながらチームの編集内容を常に把握できます。

4. 前のバージョンへの復元

必要に応じて、自分（文書の所有者）が文書を前のバージョンに戻すことができます。
バージョンを復元するには。
  1. 文書名の横にある動的アイコンをクリックします。
  2. 一覧から目的のバージョンを選択します。
  3. ［このバージョンに戻す］をクリックして、現在の文書に設定します。


後から元に戻すこともできます。新しいバージョンは引き続き保存されます。

5. 旧バージョンの印刷またはダウンロード

記録やオフラインでの利用のために、前のバージョンのコピーを保存できます。
旧バージョンを印刷またはダウンロードするには。
  1. 文書名の横にある動的アイコンをクリックします。
  2. 一覧からバージョンを選択します。
  3. その横にある3点アイコン（⋮）をクリックし、［印刷］または［ダウンロード］を選択します。

6. バージョンの比較

バージョンを比較すると、文書の2つの状態の違いを確認できます。
バージョンを比較するには。
  1. 文書名の横にある動的アイコンをクリックします。
  2. 右側のパネルから［バージョンを比較］を選択します。
  3. 任意の2つのバージョンを選択し、［比較］をクリックします。これにより、変更内容を校閲し、必要に応じて適切なバージョンに戻しやすくなります。

7. 複数の校閲者による変更内容の統合

複数のユーザーから校閲済みの文書を受け取った場合、変更を1つずつ手動で追加する代わりに、すべての変更内容を1つのファイルに統合できます。
変更内容を統合するには。
  1. ［校閲］に移動し、［変更内容を統合］を選択します。
  2. ［文書の選択］をクリックし、変更済みの.docファイルまたは.docxファイルをアップロードします。
  3. ［新しい文書に統合］するか、［現在の文書に統合］するかを選択します。
  4. 変更したユーザーを識別できるように、校閲者の名前を入力します（任意）。
  5. ［統合］をクリックします。

すべての編集内容とコメントが変更履歴表示に表示されます。文書を確定する前に、各変更を承認または却下できます。

補足

すべてのページにバージョン番号を表示すると、共同編集者は最新の文書で作業していることをすぐに確認できます。これにより混乱を減らし、校閲と承認のプロセスを整理できます。
  1. ヘッダーまたはフッターの領域をダブルクリックして有効にします。
  2. ［項目］タブに移動し、［文書のバージョン］を選択すると、現在のバージョン番号が自動的に表示されます。

よくある質問

1. 各変更を誰が行ったか確認できますか？
はい。バージョンの履歴には、各共同編集者の名前と変更内容が表示されます。

2. 旧バージョンに戻すと、新しいバージョンは失われますか？
いいえ。復元すると旧バージョンが有効になるだけです。新しいバージョンはすべて履歴に保存されたままになります。

3. .docまたは.docx以外のファイルも統合できますか？
いいえ。変更内容の統合ツールで使用できるのは、最大10MBの.docファイルと.docxファイルのみです。

4. バージョンの履歴とラベル付きバージョンの違いは何ですか？
バージョンの履歴では、すべての変更が自動的に追跡されます。ラベル付きバージョンは、説明を付けて手動で作成するチェックポイントです。

  1. 動画：Zoho Writerで変更を追跡する
  2. Writerで文書を共有する方法