Zoho Writerの検索と置換およびセマンティック検索

Zoho Writerの検索と置換およびセマンティック検索

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概要

Zoho Writer の検索と置換機能を使うと、ドキュメント全体の内容をすばやく検索・更新・整理できます。大量の一括編集や書式の乱れの修正、用語の統一、外部ソースからコピーしたコンテンツの構造調整などに特に便利です。

手順

Writer でコンテンツを検索して置換する方法

  1. ドキュメントを開き、Ctrl + F / Cmd + F を押します。もしくは、[編集] > [検索] をクリックします。
  2. 検索したい文字列を入力します。
  3. [置換後の文字列] に、置き換えたい文字列を入力します。
  4. より細かく制御するには、[詳細オプション] をクリックします。
  5. 1 件ずつ置換するか、すべての一致箇所を一括で置換するかを選択します。



スペース、改行、特殊文字を検索する方法

余分なスペースや不自然な改行など、書式に関する問題を扱う場合は、[書式なしテキスト] オプションを使用します。次のようなものを検索できます。
  1. 任意の文字、アルファベット、数字
  2. 手動の改行
  3. 段落区切り
  4. 余分なスペース
  5. ハイフンやダッシュ
実際の利用例
問題: PDF から貼り付けたテキストで、1 文ごとに改行されてしまう。

検索: 手動の改行
置換: 空の段落

結果: 行が分断されず、正しい段落としてテキストが流れるようになります。

複数の段落を 1 つにまとめる方法

問題: コンテンツをコピーしたあと、1 文ごとに別々の段落になってしまう。

検索: ^p
置換: （空欄のまま）

結果: すべての段落が 1 つの連続した段落に結合されます。

正確な語句がわからないときにテキストを検索する方法（ワイルドカード）

ワイルドカードを使うと、部分一致や表記ゆれを検索できます。次のような場合に便利です。
  1. 名前のバリエーションを探すとき
  2. 正しいスペルがわからない単語を探すとき
  3. 完全一致ではなく、一定のパターンで検索したいとき
操作手順:
  1. [詳細オプション] から [ワイルドカード] を選択します。
  2. 正確な単語ではなく、検索したいパターンを入力します。

例
  1. J*y → Joey、Judy、Jessy などに一致
  2. d*g → dg、dog、dog running などに一致

ドキュメント内のメールアドレス、URL、日付を検索する方法

  1. [詳細オプション] から [ワイルドカード] を選択します。
  2. 次のいずれかのプリセットパターンを選択します。
    1. メールアドレス
    2. Web アドレス
    3. 日付
レビューや監査、共有前のデータクリーンアップなどの場面で役立ちます。

ドキュメント内の見出し、表、画像、フィールドを検索する方法

本文テキストではなく、特定の要素だけを探したい場合は、[オブジェクト] を使用します。
手順
  1. [詳細オプション] から [オブジェクト] を選択します。
  2. 検索対象を選択します。
    1. 見出し
    2. ブックマーク
    3. フィールド（自動フィールド、入力可能フィールド、差し込みフィールド）
    4. 表
    5. 画像
    6. 文末脚注または脚注

検索と置換の結果を絞り込む方法

結果が多すぎる、または十分に絞り込めない場合は、[検索オプション] を使用します。
  1. 大文字と小文字を区別: 大文字・小文字を含めて完全一致するテキストのみを検索します。
  2. 単語全体に一致: 単語の一部として含まれる文字列には一致しないようにします。
  3. 接頭辞 / 接尾辞に一致: 単語の先頭または末尾にある文字列だけに一致させます。
  4. ロックされたコンテンツを含める: ロックされたセクション内も検索と置換の対象にします（ドキュメント所有者のみ）。

検索と置換の対象をドキュメント内の特定の範囲に限定する方法

[検索と置換の対象] を使うと、変更を適用する範囲を制御できます。

次の範囲に限定できます。
  1. ドキュメント全体
  2. 現在のセクションのみ
  3. 表のみ
  4. 文末脚注または脚注のみ
大規模なドキュメントや構造化されたドキュメントで、意図しない箇所が変更されるのを防ぐのに役立ちます。



メモ

Zoho Writer のセマンティック検索でコンテンツをレビューする方法

セマンティック検索は、完全一致の語句ではなく「意味」に基づいてコンテンツを特定する機能です。自動編集ではなく、内容の一貫性を確認する用途に適しています。たとえば「payment terms」を検索すると、次のような表現もハイライトされる場合があります。
  1. billing conditions
  2. fee structure
  3. compensation policy
セマンティック検索の前提条件
  1. ドキュメントのページ数が 10 ページ以下であること。
  2. WorkDrive ユーザーのみ利用できます。
  3. Zoho CRM、Zoho Contracts など、WorkDrive 以外のサービス経由で Writer にアクセスしている場合は利用できません。
  4. ドキュメントの言語が日本語、または日本語のバリアント（US、UK、IN など）に設定されている必要があります。
セマンティック検索の使用手順
  1. Ctrl + F / Cmd + F を押します。
  2. セマンティック検索（AI）アイコンをクリックするか、[詳細オプション] > [類似コンテンツを検索] を開きます。
  3. ハイライトされた結果を手動で確認します。



メモ
3 語以上のフレーズで検索した場合は、文全体がハイライトされます。
  1. Zoho Writer の共同編集とレビュー機能
  2. ドキュメントの言語を変更する方法