テンプレート

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Zoho Sign では、営業契約書、採用関連書類、ソーシャルメディアポリシーなど、よく使用する文書用のテンプレートを作成し、必要に応じて再利用できます。手動で削除しない限り、保存したテンプレートはアカウントに恒久的に保持されます。
メモ:この機能は、プロフェッショナル版およびエンタープライズ版でのみ利用できます。



テンプレートを使用すると、次の操作を行えます:
  1. テンプレートを作成する
  2. テンプレートを使用する
  3. テンプレートの操作

テンプレートを作成する

テンプレートの作成手順は、署名用に文書を送信する手順と同じです。
メモ:テンプレートの作成は、組織の管理者のみが行えます。

テンプレートを作成するには:
  1. ダッシュボード左側のナビゲーションパネルで[テンプレート]をクリックし、テンプレートページを開きます。
  2. 右上にある[テンプレートを作成]をクリックします。



  3. テンプレートの作成に使用する文書をアップロードまたはインポートします。
  4. テンプレート名、受信者の詳細を入力し、役割を割り当てます。
メモ:受信者を定義するには、「役割」フィールドまたは「メール」フィールドのいずれかの入力が必須です。両方のフィールドを同時に空欄のままにすることはできません。

  1. スライダーアイコン を使用して、希望する署名順に受信者を並べ替えるか、スライダーアイコンの横にある数値フィールドに各受信者の署名順を入力します。
メモ:同じ署名順を 2 人以上の受信者に設定した場合、その文書はそれらの受信者に対して並行して送信されます。署名順でその後に続く受信者は、前のすべての署名者が署名を完了した後にのみ文書を受信します。
[その他の設定] をクリックして、有効期限、合意の有効期限、文書タイプ、フォルダー、自動リマインダーの間隔、説明の追加などの追加設定を構成します。

メモ: 文書を追加するフォルダーを選択すると、そのテンプレートを使用して作成されるすべての文書は、既定で選択したフォルダーに追加されます。

  1. すべての受信者の詳細と関連付けられた項目の入力が完了したら、[続ける]をクリックして文書ビューアに進みます。後で使用するために文書を保存したい場合は、代わりに[保存 & 閉じる]をクリックします。
  2. 文書ビューア画面右上の受信者ペインで該当する受信者を選択し、フォームフィールドを追加します。
メモ:受信者ペインで あなたが事前入力 を選択すると、送信前に送信者として文書上のテキストを事前入力できます。
  1. 追加したい署名者フィールドが、すでに保存済みのフィールドテンプレートに含まれている場合は、それらをインポートして文書上に直接再配置できます。その場合は、操作メニューに移動し、[フィールドテンプレートを適用]を選択します。

  1. 保存済みテンプレートの一覧から該当するテンプレートを選択し、[はい]をクリックして署名者フィールドを文書にインポートします。


  2. テンプレートを作成するには、［保存］をクリックします。

テンプレートを使用する

アカウントに保存したテンプレートは、必要なときにいつでも利用できます。テンプレートを選択し、受信者情報、役割、操作を入力して、[送信]をクリックするだけです。

作成済みテンプレートを使用する手順:
  1. ダッシュボード左側のナビゲーションパネルで[テンプレート]をクリックし、テンプレートページを開いて、使用するテンプレートを選択します。


  2. または、ダッシュボードページ下部のプラスアイコン をクリックし、ドロップダウンメニューから [テンプレートを使用] を選択して、テンプレートダイアログボックスから使用するテンプレートを選択することもできます。




  3. テンプレートの詳細（文書フィールド、受信者の詳細、役割と操作）を[署名用に送信]ダイアログボックスに入力します。
  4. [続ける]をクリックして「文書の詳細を編集」ページに進み、文書の追加、文書詳細の編集、署名用の送信を行います。文書の詳細を変更せずに送信する場合は、[クイック送信]をクリックして、そのまま受信者に文書を送信できます。

テンプレートの操作

作成したテンプレートに対して、さまざまな操作を実行できます。操作メニューを開くには、テンプレートページ右上の省略記号アイコン をクリックします。
  1. テンプレートを編集
  2. テンプレートを表示
  3. 新規として編集
  4. 所有者を変更
  5. テンプレートを削除
  6. SignForm を作成
  7. テンプレートを共有
テンプレートを編集
すでに作成済みのテンプレートは、いつでも編集できます。操作メニュードロップダウンから[編集]をクリックすると、「テンプレート詳細の編集」ページが開き、文書の詳細、設定、受信者の詳細を編集できます。


テンプレートを編集する際は、操作メニューから文書部分を管理できます。各文書の横にある省略記号アイコンをクリックして操作メニュードロップダウンを開き、実行する操作を選択します。
  1. 文書を削除
  2. 文書を置き換え 
文書を削除
不要になった文書は、テンプレートから削除できます。
削除アイコンをクリックして「ファイルを削除」ダイアログボックスを開き、
[はい、ファイルを削除] をクリックします。


文書を置き換え

テンプレート内の古いドキュメントを、同じフォーム項目を持つ新しいコピーに置き換えることができます。
置き換えアイコンをクリックして新しいドキュメントをアップロードし、既存のコピーを置き換えます。

メモ:テンプレート内のドキュメントを置き換える際に項目の入れ替えが行われるのは、新しいドキュメントのページ数が既存ドキュメントのページ数以上の場合のみです。新しいドキュメントのページ数が既存ドキュメントより少ない場合、保存済みのフォーム項目はすべて失われ、ドキュメントビューアーを使用して再入力する必要があります。
新しいドキュメントのページ数が既存ドキュメントより少ない場合は、そのままドキュメントをアップロードし、置き換えファイルダイアログボックスで[はい、ファイルを置き換えます]をクリックします。

テンプレートを表示する
テンプレートページの項目は、いつでも表示および編集できます。
操作メニューのドロップダウンから[テンプレートを表示]をクリックして、テンプレートページのプレビューを開きます。
必要なフォーム項目をテンプレートに追加し、[保存]をクリックします。


新規として編集
既存のテンプレートの元の内容や形式を失わずに変更したい場合は、そのテンプレートを複製して新しいテンプレートとして編集します。
操作メニューのドロップダウンから[新規として編集]をクリックして、ドキュメントの編集を開始します。ドキュメントの詳細や受信者の詳細を編集し、フォーム項目を追加できます。

所有者を変更
テンプレートの所有者を、組織内の別のユーザーに割り当てて変更できます。
操作メニューのドロップダウンから[所有者を変更]を選択して、所有者変更ダイアログボックスを開きます。所有者を移譲したいユーザーのメールアドレスを入力し、[変更]をクリックします。
メモ:テンプレートの作成は組織の管理者のみが実行できるため、テンプレート所有者の移譲も、組織の管理者ユーザーのみが実行できます。


テンプレートを削除する
不要になったテンプレートは削除できます。
操作メニューのドロップダウンから[削除]をクリックして［ゴミ箱に移動］ダイアログボックスを開き、[はい]をクリックします。
メモ:削除されたテンプレートはゴミ箱フォルダーに移動されます。ゴミ箱からいつでも復元できます。


SignForm を作成
テンプレートを SignForm に変換することで、コーディング不要で、安全なURLを通じたセルフサービス型の電子署名プロセスを作成できます。
操作メニューのドロップダウンから[SignForm]をクリックして、リンクの作成を開始します。SignForm の詳細についてはこちらを参照してください。
メモ:テンプレートから SignForm を作成できるのは、組織の管理者のみです。

テンプレートを共有する
組織内の特定のユーザーと、特定のテンプレートを共有できます。
操作メニューのドロップダウンから[共有]を選択して、テンプレート共有ポップアップを開きます。[ユーザー]タブの一覧から特定のユーザーを、または[チーム]タブのグループから選択し、[共有]をクリックしてテンプレートの共有を完了します。
メモ : 管理者は、初期設定で Zoho Sign 組織内のすべてのテンプレートにアクセスできます。