「テンプレートの使い方」

「テンプレートの使い方」

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Zoho Signで、販売契約、採用書類、ソーシャルメディアポリシーなど、一般的に使用される書類用のテンプレートを作成することができます。テンプレートを手動で削除しない限り、保存されたテンプレートはアカウント内に永続的に残ります。
注意:この機能は、Professional および Enterprise エディションでのみ利用可能です。

  テンプレートを使用すると、次のタスクを実行できます:
  1. テンプレートの作成
  2. テンプレートの使用
  3. テンプレートの操作

テンプレートの作成

テンプレートを作成するプロセスは、ドキュメントを署名するために送信するプロセスと同じです。
注意:テンプレートの作成は、組織の管理者によってのみ行うことができます。

テンプレートを作成するには:

  1. ダッシュボードの左側のナビゲーションパネルからテンプレートをクリックして、テンプレートページを開きます。
  2. 右上のテンプレートを作成をクリックします。



  3. テンプレートを作成するために使用するドキュメントをアップロードまたはインポートします。
  4. テンプレート名、受信者の詳細、そして役割を割り当てます。
注意: ロールフィールドまたはEメールフィールドのいずれかが必須であり、両方を空欄にすることはできません。

  1. 手順順序を指定するためにスライダーアイコンを使用するか、スライダーアイコンの横の数字フィールドに受信者の予定位置を入力してください。
注意:もし、同じ順番でサインする複数の受信者が入力された場合、その文書は並列して彼らに送信されます。その順番でリストされた受信者は、以前のサイナーがすべてサインした後に文書を受け取ります。
「詳細設定」をクリックすると、有効期間、契約有効性、文書タイプ、フォルダ、自動リマインダー間隔などの追加設定を構成できます。また、説明を追加することもできます。 

注意:フォルダーを選択してドキュメントを追加すると、そのテンプレートを使用して作成されたすべてのドキュメントが、デフォルトで選択したフォルダーに追加されます。

  1. すべての受信者の詳細情報と関連するアイテムを入力したら、続行をクリックしてドキュメントビューアーへ進むか、後で使用するためにドキュメントを保存する場合は保存して閉じるをクリックします。
  2. ドキュメントビューアー画面の右上のRecipient'sパネルから対応する受信者を選択してフォームフィールドを追加します。
注意:受信者のペインで、あなたが設定を選択すると、ドキュメントを送信する前に所有者としてテキストをプリフィルすることができます。
  1. 以前に保存されたテンプレートにドキュメントに追加したいサインャーフィールドがすでに存在する場合は、アクションメニューからフィールドテンプレートを適用して、ドキュメントに直接インポートして再配置することができます。

  1. 保存されたテンプレートのリストから、対応するテンプレートを選択し、サイン欄をドキュメントにインポートするにははいをクリックします。


  2. テンプレートを作成するには、保存をクリックします。

テンプレートの使用

アカウントに保存しているテンプレートをいつでも利用できます。すべてを行う必要があるのは、テンプレートを選択し、受信者の情報、役割、アクションを記入し、送信を押すだけです。

既に作成されたテンプレートの使用方法:
  1. ダッシュボードの左側のナビゲーションパネルから「テンプレート」をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。


  2. 代わりに、ダッシュボードページの下部のプラスアイコンをクリックして ドロップダウンメニューから、「テンプレートを使用」を選択し、テンプレートダイアログボックスから使用したいテンプレートを選択します。





  3. 「送信用の署名」ダイアログボックス内に、テンプレート - 文書フィールド、受信者の詳細、役割とアクションを入力します。
  4. 「続ける」をクリックすると、ドキュメントの詳細を編集するページに進み、ドキュメントを追加したり、ドキュメントの詳細を編集したり、署名を送信したりできます。また、「クイック送信」をクリックすると、ドキュメントの詳細を変更せずに受信者に送信することもできます。

テンプレート操作

テンプレートを作成した後、さまざまなアクションを実行できます。アクションメニューを開くには、テンプレートページの右上隅にある省略記号アイコンをクリックしてください。
  1. テンプレートを編集する
  2. テンプレートを表示する
  3. 新規に編集する
  4. 所有権を変更する
  5. テンプレートを削除する
  6. SignFormを作成する
  7. テンプレートを共有する
テンプレートを編集する
既に作成したテンプレートを編集できます。アクションメニュードロップダウンから編集をクリックして編集テンプレート詳細ページを開き、文書の詳細、設定、受信者の詳細を編集できます。 


テンプレートの編集時には、アクションメニューから各文書に対してアクションを実行して文書の一部を管理できます。各文書の横にある省略記号アイコンをクリックしてアクションメニュードロップダウンを展開し、実行したいアクションを選択します。
  1. 文書を削除
  2. 文書を置き換える  
文書を削除する 
不要になった文書をテンプレートから削除します。
削除アイコンをクリックして削除ファイルダイアログボックスを開き、
はい、ファイルを削除します。


ドキュメントを置き換える

古いドキュメントをテンプレート内で新しいコピーに置き換えることができます。そのフォームフィールドが古いドキュメントと同じです。
新しいドキュメントをアップロードして、既存のコピーを置き換えるには、置き換えアイコンをクリックしてください。

注意:フィールドの交換は、既存のドキュメントをテンプレート内で置き換える場合、新しいドキュメントのページ数が既存のドキュメントのページ数以上の場合にのみ行われます。新しいドキュメントのページ数が既存のドキュメントのページ数よりも少ない場合、すべての保存されたフォームフィールドが失われ、ドキュメントビューアを使用して再入力する必要があります。   
新しいドキュメントが既存のドキュメントよりもページ数が少ない場合、ドキュメントをアップロードした後、「はい、ファイルを置き換える」という置き換えファイルダイアログボックスをクリックしてください。

テンプレートを表示
テンプレートページのフィールドをいつでも表示して編集できます。
アクションメニュードロップダウンから「テンプレートを表示」をクリックして、テンプレートページのプレビューを開きます。
必要なフォームフィールドをテンプレートに追加して、保存をクリックします。


新しく編集する
テンプレートを既存のものを変更しながら、その元のフォーマットを失わずに作成したいですか?新しいテンプレートを生成するには、単純にそれを複製またはクローンしてください。
「アクションメニュードロップダウンから新規編集をクリックして、ドキュメントの編集を開始します。ドキュメントの詳細と受信者の詳細を編集し、フォームフィールドを追加することができます。」

所有権の変更
テンプレートの所有者を変更するには、組織内の他のユーザーに割り当てます。
アクションメニュードロップダウンから所有権の変更を選択して、所有権変更ダイアログボックスを開きます。所有権を移譲したいユーザーのメールアドレスを入力して、変更をクリックします。
注意:テンプレートの作成は組織の管理者のみが行うことができるため、テンプレートの所有権の移転も組織の管理者内でのみ行うことができます。


テンプレートの削除
テンプレートが不要になったら、削除してください。
アクションメニュードロップダウンから削除をクリックしてゴミ箱ダイアログボックスを開き、はいをクリックします。
注意:削除されたテンプレートはごみ箱に送られます。いつでもごみ箱から回復することができます。


SignFormを作成する
コーディングなしで、テンプレートをSignFormに変換することで、セキュアなURLを介して自動サインプロセスを作成することができます。
SignFormをクリックしてリンクの作成を開始します。SignFormsについて詳しくはこちらをクリックしてください。
注意:テンプレートを使用したSignFormsの作成は、組織の管理者によってのみ行うことができます。

テンプレートを共有する
組織内の特定のユーザーとテンプレートを共有することができます。
アクションメニュードロップダウンからShare を選択して、テンプレート共有ポップアップを開きます。ユーザータブのリストから特定のユーザーを選択したり、チームタブのグループで選択して、共有をクリックして、テンプレートを共有を完了します。
注:管理者はデフォルトでZoho Signの組織内のすべてのテンプレートにアクセスできます。
          
                         

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