Vous pouvez créer des projets pour lesComptes, Contacts et Transactions dans Zoho CRM. Les utilisateurs de votre compte CRM peuvent créer ou associer des projets s'ils sont autorisés à le faire.

Remarque

• L'utilisateur doit disposer de l'autorisation Créer un projet dans Zoho Projects pour créer un projet dans CRM.
  
• L'utilisateur doit disposer d'une autorisation Ajouter un utilisateur dans Zoho Projects pour ajouter un ou plusieurs utilisateur(s) au sein d'un projet particulier.
  
• Si vous créez un projet depuis le module Contact, le contact en question doit être associé à une adresse e-mail.
  

Pour créer un nouveau projet à partir d'une page de détails d'un enregistrement dans Zoho CRM

1. Cliquez sur les modules Comptes, Contacts ou Transactions, puis sélectionnez un enregistrement.
   
2. Sur la page [Détails de l'enregistrement], sélectionnez Zoho Projects dans la liste associée.
   
3. Cliquez sur Nouveau projet.
   Vous serez averti si vous n'êtes pas autorisés à créer un projet.
   
   
   
   
4. Dans la section Détails du projet, procédez comme suit :
   
   • Indiquez le nom du projet.
     
   • Dans la liste déroulante, choisissez un modèle déjà créé.
     
   • Dans la liste déroulante, choisissez un propriétaire de projet.
     
   • Saisissez la date de début et la date de fin du projet.
     
   • Sélectionnez le groupe de projet  auquel appartient le projet.
     
   • Saisissez un aperçu de projet pour le projet.
     
     
     
     
   • Pour ajouter d'autres informations liées au projet, cliquez sur Afficher plus de champs et procédez comme suit :
     
     • Choisissez l'état de facturation de votre projet dans la liste déroulante. 
       
     • Sélectionnez la méthode de facturation et le budget du projet (en fonction de la quantité / du nombre d'heures)dans les listes déroulantes respectives.
       Notez que ces deux champs ne s'affichent que si les projets sont intégrés à Zoho Books. Lorsque des champs personnalisés sont ajoutés dans Zoho Projects, vous retrouvez ces mêmes champs lorsque vous cliquez sur Afficher plus de champs.
       Vous pouvez capturer des informations supplémentaires depuis Zoho CRM avec ces champs personnalisés.
       
       
     
     
     
   • Dans la section Utilisateurs du projet, cliquez sur Ajouter un ou plusieurs utilisateurs.
     
   • Sélectionnez les utilisateurs dans la liste. 
     Seuls les utilisateurs de Zoho CRM seront répertoriés. 
   • Pour modifier le rôle et le profil de l'utilisateur, sélectionnez un Rôle et un Profil dans la liste déroulante.
     
     
     
     
5. Dans la section Détails clients, sélectionnez les utilisateurs clients.
   
   Seul l'utilisateur sélectionné aura accès au projet.
   
   • Pour les contacts :le contact auquel vous ajoutez le projet sera l'utilisateur client. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts en tant qu'utilisateurs client, mais aucun contact ne peut être ajouté à deux clients.
     
   • Pour les modules Comptes et Transactions :tous les contacts Zoho CRM associés au compte ou à la transaction seront répertoriés en vue d'être ajoutés comme utilisateurs clients.
     
     
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Associer un projet

Dans Zoho CRM, vous pouvez également associer les projets déjà créés aux modules Comptes, Contacts et Transactions. Pour pouvoir modifier/associer le projet pour ce profil, l'utilisateur doit disposer de l'autorisation de modifier des projets dans Zoho Projects.

Pour associer un projet existant

1. Cliquez sur les modules Comptes, Contacts ou Transactions, puis sélectionnez un enregistrement.
   
2. Sur la page Détails de l'enregistrement des modules Comptes, Contacts ou Transactions, cliquez sur Associer un projet.
   Vous serez averti si vous n'êtes pas autorisé à créer un projet associé.
   
   
   
   
3. Dans la section Associer les projets, procéder comme suit :
   
   • Sélectionnez le projet souhaité dans la liste déroulante Nom du projet.
     
     • Seuls les projets pour lesquels l'utilisateur dispose d'autorisations de modification/d'association sont répertoriés ici. 
       
     • Les projets qui sont déjà associés à l'enregistrement ne seront pas répertoriés. La Description et les Utilisateurs du projet pour le projet sélectionné seront ajoutés.
       
   • Modifiez l'aperçu du projet, si nécessaire.
     
   • Attribuez un propriétaire du projet et un groupe de projets à partir de la liste déroulante.
     
   • Cliquez sur le lien Afficher plus de champs pour ajouter ou modifier les détails relatifs au projet.
     Vous pouvez ajouter ou modifier les champs État de facturation, Méthode de facturation, Budget du projet et les autres champs personnalisés.  
     
     
     
     
   • Cliquez sur le lien Ajouter des utilisateurs et cochez les cases pour ajouter des utilisateurs.
     Seuls les utilisateurs de Zoho CRM sont répertoriés avec leur Rôle et leur Profildans les projets.
     Vous pouvez sélectionner un Rôle et un Profil dans la liste déroulante, si nécessaire.
     
     
     
     
4. Dans la section Détails clients, sélectionnez les utilisateurs clients.
   
   L'utilisateur sélectionné aura accès au projet.
   
   • Pour les contacts :le contact auquel vous ajoutez le projet sera l'utilisateur client. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts en tant qu'utilisateurs client, mais aucun contact ne peut être ajouté à deux clients.
     
   • Pour les modules Comptes et Transactions :tous les contacts Zoho CRM associés au compte ou à la transaction seront répertoriés en vue d'être ajoutés comme utilisateurs clients.
     
     
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Remarque 

Le propriétaire du portail sera automatiquement ajouté en tant qu'utilisateur, à condition que le propriétaire fasse également partie du compte Zoho CRM.

Supprimer des projets associés depuis Zoho CRM

Si un projet est terminé et que vous ne souhaitez pas qu'il soit répertorié dans un enregistrement, vous pouvez le supprimer. Lorsqu'un projet est retiré, il n'est pas supprimé de Zoho Projects. Le projet est seulement retiré de Zoho CRM.

Pour retirer des projets

1. Cliquez sur les modules Comptes, Contacts ou Transactions, puis sélectionnez un enregistrement.
   
2. Sur la page Détails de l'enregistrement des modules Comptes, Contacts ou Transactions, accédez à la liste associée Zoho Projects.
   Les projets associés avec le nom du projet, l'état du projet, la description du projet et les détails d'achèvement du projet seront répertoriés.
3. Cliquez sur le lien Supprimer pour le projet correspondant.
   

Créer des groupes de projet

Un groupe de projets peut être créé lors de la création d'un nouveau projet ou de la modification d'un projet existant. Un groupe de projets est créé dans Zoho CRM à partir de l'onglet Projets.

Pour créer un groupe de projets dans Zoho CRM

1. Cliquez sur l'onglet Projets.
   
2. Cliquez sur Projets dans le volet de gauche.
   
3. Cliquez sur Nouveau projet.
   
4. Dans le champ Nom du groupe, cliquez sur l'icône Ajouter (+).
   Saisissez le nom du nouveau Groupe de projets.
5. Cliquez sur Ajouterun groupe.
   Un nouveau groupe de projets a maintenant été créé. Cela peut être associé à des projets existants comme à de nouveaux projets.
   
   

Créer un projet pour des Contacts

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer des projets pour le module Contacts même si le contact n'est pas associé à un compte. Il n'est donc pas obligatoire que le contact ait un compte associé pour créer un projet. Lors de la création d'un projet pour le contact, il vous sera demandé si vous souhaitez continuer à créer un projet sans un compte. Lors de la création d'un projet, vous devez toutefois noter les points suivants :

• Une fois que le projet est créé, le Contact sera considéré comme le Client  dans Zoho Projects.
  
• Le contact sera créé comme un client fictif sous Zoho Projects et tous les projets seront associés à ce client. Toutefois, aucun compte ne sera créé dans Zoho CRM. Par exemple, si le contact est associé à l'adresse e-mail patricia@zylker.com, un client fictif nommé« Patricia » sera créé dans Zoho Projects. Tous les projets créés pour ce contact seront directement placés sous le client « Patricia ». 
  
• À l'avenir, si le contact est associé à un compte, le compte sera fusionné avec l'entreprise du client dans Zoho Projects et le nom de l'entreprise du client sera mis à jour avec le nom du nouveau compte. Par exemple, si Patricia est associée à un compte au nom de « Zylker », dans les projets, le nom de client « Patricia » sera remplacé par « Zylker ».
  
• Vous ne serez pas autorisé à créer des projets pour le compte qui est associé à plusieurs contacts, puisqu'il y aura divergence lors de la fusion des clients dans des projets. 
  
• Si un compte est déjà une société cliente dans Zoho Projects, et qu'elle est également associée à un contact, une erreur sera signalée lors de la création d'un projet en raison de la divergence lors de la fusion des clients.
  

Pour créer un nouveau projet pour Contacts 

1. Sélectionnez le module Contacts, puis un Enregistrement.
   
2. Dans la liste associée de l'enregistrement, accédez à Zoho Projects > cliquez sur Nouveau projet.
   
3. Cliquez sur Oui, continuer dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. 
   
4. Saisissez les détails du projet dans le formulaire.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.
   
   

Accéder à l'onglet Projets

L'intégration de Zoho Projects à Zoho CRM a pour but de vous aider à créer plus facilement des projets et à les attribuer à vos utilisateurs CRM une fois la transaction conclue. Tous les détails du projet provenant de Zoho Projects sont transférés vers Zoho CRM et présentés sous l'onglet Projets. Les fonctionnalités sont les mêmes que dans Zoho Projects. Dans Zoho CRM, vous pouvez effectuer toutes les tâches et activités que vous effectueriez dans Zoho Projects. Voir également Aide Zoho Projects

• Lorsque vous cliquez sur l'onglet Projets, vous êtes transféré vers une fenêtre iFrame où sont chargés les détails de Zoho Projects. Vous êtes transféré jusqu'à la section Flux du compte Zoho Projects correspondant.
  
  
  
  
• Lorsque vous cliquez sur un projet depuis la page Détails de l'enregistrement des modules Comptes, Contacts ou Transactions, vous êtes transféré vers le Tableau de bord du projet en question.
  

Créer une nouvelle tâche pour un projet depuis Zoho CRM

Vous pouvez créer rapidement une nouvelle tâche pour un projet d'un contact, d'un compte ou d'une transaction. Cette tâche créée dans Zoho CRM peut être synchronisée avec Zoho Projects. Les utilisateurs disposant de l'autorisation Ajouter une tâche dans Zoho Projects peuvent uniquement créer/synchroniser des tâches à partir de CRM.

Pour créer une nouvelle tâche

1. Sur la page Détails des enregistrements du module sélectionné, cliquez sur Nouvelle tâche dans la liste associée des activités ouvertes.
   
2. Saisissez les informations requises et cliquez sur Enregistrer et ajouter à Zoho Projects. 
   
   
   
   Si vous ne voyez pas le bouton Enregistrer et ajouter à Zoho Projects, cela signifie qu'aucun projet n'est répertorié pour l'enregistrement sélectionné.
3. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter à Zoho Projects, sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
   
   Les projets auxquels l'utilisateur appartient seront uniquement répertoriés.
   
   
   
   
   
   Vous pouvez également synchroniser les tâches avec votre compte Zoho Projects ou ajouter directement une tâche à Zoho Projects. Une icône de synchronisation s'affiche avec votre liste d'activités ouvertes. Cela permet de veiller à ce que les tâches créées dans Zoho CRM soient synchronisées avec votre compte Zoho Projects.
   
   
   
4. Les champs de tâches seront mappés et les remarques associées à la tâche seront, elles aussi, synchronisées.
   
   
   Mappage de champs
   
   

   Champs CRM	Champs Zoho Projects
   Objet	Titre de la tâche
   Propriétaire de la tâche	Cessionnaire de la tâche
   Date d'échéance	- Date de début (Date actuelle) - Date de fin (la date de fin ne sera synchronisée qu'avec CRM)
   État - Terminé - Non démarré	Achèvement - Les tâches terminées seront mappées comme étant réalisées à 100 % dans votre Zoho Projects. - Les autres états (Non commencé) seront définis sur 0 % dans Zoho Projects.
   Notes	Commentaire (les remarques contenues dans CRM seront mappées sous forme de commentaires dans votre compte Projects ; le titre Remarques ne sera pas synchronisé)
   Description	Description
   Priorité - Élevée, Maximale - Faible, Minimale - Normale	Priorité - Élevée - Faible - Moyenne

5. Cliquez sur Enregistrer.
   La tâche sera désormais ajoutée dans le projet sélectionné.

Remarque

• Vous ne pouvez pas associer de tâche à un projet lorsque l'enregistrement en question n'est pas lié à un projet.
  
• Lorsque vous commentez dans Zoho Projects une tâche initialement créée dans Zoho CRM, ce commentaire sera ajouté au contact/compte/client potentiel associé dans Zoho CRM.
  
• Si le propriétaire de la tâche affecté dans Zoho Projects n'est pas répertorié parmi les utilisateurs de Zoho CRM, celui qui crée la tâche dans CRM sera automatiquement désigné en tant que propriétaire. Cependant, si le propriétaire de la tâche affecté à partir de CRM ne figure pas parmi les utilisateurs de Zoho Projects, la tâche restera non attribuée dans votre compte Projets.
  
• Les tâches récupérées depuis la corbeille de CRM seront traitées comme de nouvelles tâches dans Zoho Projects, puisque ce dernier ne prend pas en charge la corbeille.
  
• Si l'intégration des projets est désactivée depuis CRM, la synchronisation de toutes les tâches et de toutes les remarques sera également supprimée.
  
• Le champ Date de fin (date de fin de votre tâche dans Zoho CRM) sera synchronisé uniquement avec Zoho CRM.
  
• Le Titre de la remarque ne sera pas synchronisé avec Zoho Projects.
  
• Zoho CRM et Zoho Projects disposant de leurs propres rappels et pièces jointes, les champs de rappels et de pièces jointes ne seront pas synchronisés.
  
• Les tâches récurrentes ne seront pas transférées vers Zoho Projects.
  

Afficher les tâches, les milestones et les bugs

Les tâches, les milestones et les bugs associés à un projet sont transmis de Zoho Projects à Zoho CRM. Zoho CRM vous permet de les visualiser sur la page [Détails des enregistrements] des modules Comptes, Contacts ou Transactions. Vous pouvez également ajouter une tâche et un milestone depuis Zoho CRM.

Pour afficher des tâches, des milestones et des bugs

1. Rendez-vous sur la page [Détails des enregistrements] du module souhaité.
   
2. Dans la section Zoho Projects, cliquez sur la barre d'achèvement sous la Tâche ou le Problème, selon ce que vous souhaitez ajouter au projet.
   
   
   
   
3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, ajoutez une nouvelle tâche ou un bug.
   Consultez également Aide de Zoho Projects
   
   
   
   
   
4. Cliquez sur Réalisation du projet pour afficher les indicateurs importants tels que les tâches planifiées et les tâches réelles, l'état du projet, etc.