Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles

Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles


Auparavant, l'automatisation dans les modèles de fusion de Writer se limitait à des actions simples comme « fusionner et stocker », « fusionner et envoyer par e-mail » ou « fusionner et envoyer pour signature ». En revanche, il était jusqu’à présent impossible de combiner plusieurs modèles dans un seul document, de choisir un modèle selon des critères précis, ou encore d’envoyer plusieurs fichiers en pièce jointe d’un même e-mail.Le nouveau concepteur de flux d'automatisation change la donne. Grâce à son approche intuitive et sans code, il permet de gérer facilement des scénarios complexes.
Vous pouvez désormais réaliser des actions avancées, telles que marquer un document comme final, le fusionner avec un autre, ou le convertir en PDF ou en feuille de calcul — tout en préservant les paramètres du modèle.Il est aussi possible de déplacer les documents dans des dossiers spécifiques, de mettre en pause une collaboration, de résoudre les commentaires, etc.

Comment utiliser le concepteur de workflows d'automatisation

Il propose une interface intuitive en glisser-déposer permettant d’organiser des cartes d’action, de définir la logique du flux via des connexions, et de configurer chaque action selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez utiliser des cartes pour sélectionner des modèles et définir des règles afin de diriger automatiquement le flux selon différents scénarios.
Il vous suffit de faire glisser les cartes souhaitées sur le canvas, de les organiser en groupes, et de créer ainsi des flux de travail complets et cohérents, sans effort.

Découvrons maintenant quelques cas d’usage concrets en entreprise pour mieux comprendre les avantages de ce concepteur de flux.

1. Adapter le mode de distribution en fonction des conditions

Contexte : une fondation doit envoyer des reçus de dons à ses donateurs.
Problème : certains donateurs ont une adresse e-mail, d’autres non.
Solution : les reçus sont envoyés par e-mail aux donateurs qui disposent d’une adresse électronique. Les autres doivent venir retirer leur reçu imprimé au bureau.
Fonctionnement avec le concepteur de flux d’automatisation
  • Déclenchement : l’automatisation démarre dès que les reçus sont prêts.
  • Création des reçus : un reçu personnalisé est généré pour chaque donateur.
  • Filtrage : la carte "Filtrer les données" sépare les donateurs en deux groupes, selon la présence d’une adresse e-mail :
    • Port 1 : avec adresse e-mail
    • Port par défaut : sans adresse e-mail
  • Distribution :
    • Les reçus des donateurs avec adresse e-mail sont envoyés automatiquement par mail.
    • Pour les autres, un webhook prévient l’équipe chargée d’imprimer et de conserver les reçus pour remise en main propre.


2. Choix automatisé du modèle de document selon le filtrage des données

Contexte : un cabinet d’avocats propose trois services : conseil, contentieux et consultation, et doit générer le contrat correspondant à chaque service.
Problème : différents modèles existent, et il faut automatiquement utiliser le bon modèle selon le service sélectionné par le client.
Solution : grâce aux cartes de filtrage du concepteur d’automatisation, vous pouvez définir des règles pour choisir automatiquement le modèle adéquat.
Fonctionnement : l’automatisation démarre dès que le client choisit un service et valide le formulaire.
La carte Filtrer les données examine le type de service choisi et génère le contrat à partir du modèle correspondant :
  • Consultation → modèle Consultation
  • Conseil → modèle Services de conseil
  • Contentieux → modèle Engagement contentieux
Le contrat généré est ensuite envoyé par e-mail au client.

3. Générer automatiquement plusieurs contrats selon les services sélectionnés

Contexte : le cabinet d’avocats permet désormais à ses clients de sélectionner plusieurs services juridiques simultanément (ex. : conseil, contentieux, consultation). Il faut donc générer un contrat pour chaque service sélectionné.
Problème : lorsque les clients ne pouvaient choisir qu’un seul service, il suffisait de filtrer les données et d’utiliser un modèle unique. Avec des choix multiples, le nombre de combinaisons possibles rend les flux complexes à configurer et à maintenir. Par ailleurs, l’ajout de nouveaux services nécessite de modifier les conditions existantes.
Solution : grâce à la carte de routage, chaque service est traité indépendamment. Le système détecte automatiquement tous les services sélectionnés et génère les contrats correspondants via des chemins distincts.
Fonctionnement :
  • Le flux est déclenché à la soumission du formulaire par le client.
  • La carte de routage vérifie les services sélectionnés.
  • Le système génère tous les contrats correspondants (1, 2 ou 3 modèles selon le cas).
Tous les contrats générés sont envoyés par e-mail au client.

Gérer vos workflows devient plus simple avec le nouveau concepteur :
  • Vous disposez d'une vision globale pour mieux comprendre et maîtriser chaque étape du flux.
  • Vous pouvez insérer de nouvelles actions ou ajuster des conditions à tout moment, sans devoir reconstruire l’ensemble, ce qui rend l’évolution du workflow fluide et flexible.

Prêt à dynamiser vos workflows d’automatisation ?

Découvrez les fonctionnalités avancées de fusion de documents proposées par Zoho Writer.
N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, et consultez notre guide complet pour une prise en main détaillée.

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                                    I'm considering Zoho Vertical and would love to hear from some devs who've been using it. The Zoho ecosystem is pretty solid, so I assume the experience has been pretty good, but sometimes Zoho has its quirks. Overall, has your experience been positive?
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                                    Hi, When you use the Sub-Form, and for example you have a Date Field on the Main Page, then Option 1 and Option 2 fields on the Subform, when you export this to CSV the Date column will only have the Date in 1 row, the first row, it would be nice to pad
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                                    Hi, I would like for example to be able to have a Date Field and Formula Fields, and then in the Formula Fields I would like to grab just the Month of the above Date Field or the Week Number of the above Date Field. So more "Functions" than the current
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                                    I am designing a contact form in Zoho Creator with File upload facility. I am not sure where and how to set the following properties for the same: Allowed File Types Maximum Size of the Attachment Number of Attachments
                                  • Composite Services and Account Tracking

                                    I am looking to garner support/request the ability to make composite services. A quick search in the forums brings up multiple requests for this feature. I fail to see why an item is mandatory while services are optional. I also would like to see the
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                                    Dear Support Team, Please refer attached screenshot. All operation codes getting not applied in work order. Request you to please check and update ASAP.
                                  • Exclude Segment from Campaign Recipients

                                    I've created two Segments in order to separate Non-Marketing Contacts from Marketing Contacts. I'd like to send an Eblast to all Marketing contacts in my lists, but when I go to select Recipients, I have two options: 1. To Choose Lists to Send to; 2.
                                  • Reschedule Multiple/Mass Calls at Once

                                    When we go into a Call record, we have the option to "Reschedule Call." How can we select multiple Calls at once from the Activities tab and Reschedule them? The big use case for us: We have many leads that our reps are supposed to call on a daily basis.
                                  • Option to Empty Entire Mailbox or Folder in Zoho Mail

                                    Hello Zoho Mail Team, How are you? We would like to request an enhancement to Zoho Mail that would allow administrators and users to quickly clear out entire folders or mailboxes, including shared mailboxes. Current Limitation: At present, Zoho Mail only
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                                    hello everyone I want to know if the zoho projects app can add automatically the END DATE of the project I added the duration, start after dates of each tasks in the project template & the starting date of the project itself and the end date of it doesn't
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                                    Hi, I would like to be able to move fields from the Main Page to a Sub-Form or from a Sub-Form to either the Main Page or another Sub-Form. Today if you change the design you have to delete and recreate every field, not just move them. Would be nice to
                                  • Deluge Tips & Tricks: Mastering dates and times

                                    Hello everyone! We're bringing back our Deluge Tips & Tricks series, where we show you how to make the most of Deluge for achieving a wide range of use cases. Working with dates and times is a fundamental part of almost any business application. Whether
                                  • Adding a Button in a Form in Zoho Creator App

                                    Hi I want to know how can I add a Button in Zoho Creator form. I have options that I select from a multiselect options and I want the button to add those selected options in a Subform. I do not want to add on a Page Builder I want it inside a specific
                                  • Internal Exception for Creator function

                                    I have been running a script successfully for several days using the scheduler in my application. Now today it suddenly creates and Internal Exception error. Nothing has changed about the script. The data is still retrievable from the web service it is using. Why would this suddenly be happening for no apparent reason? Also noticed that my usage logs are not up to date. Is something changing behind the scenes?
                                  • How to Set Up a Custom Domain and Customize Homepage

                                    Hello, I am experimenting with Zoho Creator to build applications for my own use case and have encountered a couple of issues: 1. Custom Domain Access: Is it possible to access my Zoho Creator application through a domain that I own? If so, how does the
                                  • Announcing new features in Trident for Mac (1.26.0)

                                    Hello everyone! Trident for macOS (v1.26.0) is here with new updates to securely manage your passwords, locally save your emails, and protect against emails with suspicious URLs. Let's take a quick look at them. Manage passwords with Zoho Vault eWidget.
                                  • Default Value on a Number

                                    Hi, I would be nice to also be able to set the Default Value for a Number Field, not just the Initial Value shown, so if not on the screen so not enetred it can have a value of 0 for example. Thanks Dan
                                  • Having trouble fetching contents of Zoho Connect Feeds using the API, requesting alternative API documentation.

                                    I'm trying to retrieve feed/post data from Zoho Connect using the API but facing challenges with the current documentation. What I've tried: OAuth authentication is working correctly (getting 200 OK responses) Tested multiple endpoints: /pulse/nativeapi/v2/feeds,
                                  • Tip#45: Custom Tags and Cluster Tags

                                    Tagging your work items helps categorize and label work items within your Zoho Sprints workspace. Now, this feature is expanded across multiple modules, along with the introduction of cluster tags that offer an advanced tagging mechanism. Manage Tags
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                                    Hello Everyone! We welcome you all to the upcoming free webinar on the Creator Tech Connect Series. The Creator Tech Connect series is a free monthly webinar that runs for around 45 minutes. It comprises technical sessions in which we delve deep into
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                                  • Don't understand INVALID_REQUEST_METHOD when I try to post up an attachment

                                    When I make the POST request (using python requests.post() for files): https://www.zohoapis.com/crm/v8/Calls/***************01/Attachments I get this response: r:{ "code": "INVALID_REQUEST_METHOD", "details": {}, "message": "The http request method type
                                  • Next Page