Collecter les fichiers

Collecter les fichiers



Toute tâche implique, à un moment ou à un autre, la collecte de données ou de documents. Qu'il s'agisse de rapports de projet d'employés, de rapports médicaux de clients ou de devoirs d'étudiants, WorkDrive vous permet de collecter et de gérer des fichiers en toute sécurité grâce à cette fonctionnalité. Une fois que les utilisateurs ont téléchargé leurs fichiers, vous serez en mesure de voir leurs soumissions et de gérer les dits fichiers en toute simplicité.
 
Choisissez un dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés, fixez des délais pour les soumissions et définissez des limites de téléchargement pour la taille et le nombre de fichiers. Cette fonctionnalité vous permet de créer des liens de collecte séparés pour les utilisateurs internes et externes avec des paramètres de lien personnalisés, tels que la date d'expiration, la limite du nombre de fichiers et la limite de la taille des fichiers.

Activer "Collecter les fichiers"

Cette fonctionnalité doit d'abord être activée au niveau de l'équipe à partir de la console d'administration, et en fonction des autorisations, soit les administrateurs uniquement, soit tout le monde dans l'équipe pourront créer et gérer des collections.
  • La console d'administration >> Paramètres >> Partage
  • Activez l'option "Activer les collections" pour permettre à vos coéquipiers de créer des collections.
  • Choisissez qui a le droit de créer des collections dans WorkDrive :
    • Toute personne de l'équipe
    • Uniquement les administrateurs de l'équipe

D'un autre côté, il est parfois préférable de désactiver la collecte de fichiers pour des raisons diverses.

Bon à savoir

Une fois que les collections ont été désactivées pour une équipe :
  • Les liens de collections existants cesseront de fonctionner. Les utilisateurs externes ne seront pas en mesure d'accéder aux liens de collecte pour télécharger des fichiers.
  • Les nouveaux liens de collection ne peuvent pas être créés.
  • Les propriétaires de collections pourront toujours accéder aux collections qu'ils ont créées et aux fichiers collectés. Cependant, ils ne pourront plus modifier les paramètres de la collection.

Sélectionnez un nom d'affichage dans la vue des liens

Pour faciliter l'identification, il est possible de basculer entre le nom du créateur de la collection et le nom de l'équipe. Cette option est utile par exemple dans les cas où vous souhaitez qu'une partie externe reconnaisse l'organisation que vous représentez. De même, il serait plus facile d'utiliser votre nom pour la communication interne.

Choisir un nom d'affichage

  • La console d'administration >> Paramètres >> Partage
  • Sous la section "Activer les collections", choisissez le nom que vous voulez afficher pour les utilisateurs externes dans la vue du lien de la collection.
  • Sélectionnez le nom à afficher lorsque vous liez la collection à des utilisateurs externes :
    • Nom du créateur de la collection : affiche le nom de la collection et de son créateur.
    • Nom de l'équipe : affiche le nom de la collection et de l'équipe à laquelle elle appartient.


Créer la collection

  • Sélectionnez l'onglet "Collecter des fichiers" dans le panneau de gauche. 
  • Sélectionnez " Créer la collection".
  • Saisissez les informations demandées.
  • Sélectionnez un emplacement de dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés par les utilisateurs. Vous pouvez choisir un dossier soit dans "Mes dossiers", soit dans un dossier d'équipe où vous avez au moins un rôle d'organisateur.
  • Pour créer un dossier distinct pour chaque utilisateur, cochez la case correspondante.
  • Le nom de l'expéditeur sera le nom de dossier par défaut.
  • Pour fixer une limite à la taille des fichiers téléchargés, sélectionnez la case correspondante et sélectionnez la limite requise.
  • Les limites de taille de téléchargement disponibles sont : 1 Mo, 10 Mo, 100 Mo, 1 Go, 5 Go, 10 Go, 25 Go et 50 Go.
  • Définissez une date d'expiration, si nécessaire.
  • Les notifications vous aident à avoir la main lorsqu'un utilisateur ajoute des fichiers. 
  • Pour partager le lien, copiez-le et ajoutez-le au canal de communication de votre équipe ou, pour l'envoyer par e-mail, ajoutez des adresses e-mail et un message sous "Lien de collecte par e-mail" et envoyez.

  • Cliquez sur "Paramètres du lien" pour modifier les paramètres du lien de collecte. 

Bon à savoir

  • En fonction des paramètres de collecte de l'équipe, le nom de l'équipe ou le nom du créateur de la collection s'affiche dans la vue du lien de collecte pour faciliter l'identification.
  • Avant de partager le lien de la collection avec les utilisateurs prévus, copiez et collez le lien de la collection dans un nouvel onglet, testez et vérifiez.

Consulter et gérer vos collections

  • Accéder à l'onglet "Collecte de fichiers" dans votre WorkDrive pour gérer tous les fichiers partagés.
  • Vous avez l'accès aux liens actifs et inactifs.
  • Pour modifier les paramètres d'un lien particulier ou pour des actions ultérieures, allez sur l'icône des paramètres et les options suivantes seront disponibles :
    • Copier le lien
    • Afficher les soumissions
    • Envoyer le lien par e-mail
    • Modifier les paramètres
    • Désactiver la collection

 

Télécharger des fichiers via un lien de collecte

  • Lorsque vous partagez un lien de collecte avec des utilisateurs, cliquez sur le lien partagé et téléchargez un document existant. Dans l'écran de téléchargement, vous pouvez voir les limitations, y compris la taille du fichier à télécharger et le nombre maximum de fichiers à télécharger.
  • Pour les collections externes, les utilisateurs doivent saisir les données utilisateur requises, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique, afin de pouvoir télécharger des fichiers.

 
N'hésitez pas à partager vos questions en commentaire
 
L'équipe Zoho France

      Zoho Campaigns Resources


        • Desk Community Learning Series


        • Digest


        • Functions


        • Meetups


        • Kbase


        • Resources


        • Glossary


        • Desk Marketplace


        • MVP Corner


        • Word of the Day


        • Ask the Experts


          • Sticky Posts

          • Collaboration sans faille avec Zoho One

            Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

          Zoho CRM Plus Resources

            Zoho Books Resources


              Zoho Subscriptions Resources

                Zoho Projects Resources


                  Zoho Sprints Resources


                    Zoho Orchestly Resources


                      Zoho Creator Resources


                        Zoho WorkDrive Resources



                          Zoho CRM Resources

                          • CRM Community Learning Series

                            CRM Community Learning Series


                          • Tips

                            Tips

                          • Functions

                            Functions

                          • Meetups

                            Meetups

                          • Kbase

                            Kbase

                          • Resources

                            Resources

                          • Digest

                            Digest

                          • CRM Marketplace

                            CRM Marketplace

                          • MVP Corner

                            MVP Corner




                            Zoho Writer Writer

                            Get Started. Write Away!

                            Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                              Zoho CRM コンテンツ








                                ご検討中の方

                                  • Recent Topics

                                  • Zoho Projects app update: Voice notes for Tasks and Bugs module

                                    Hello everyone! In the latest version(v3.9.37) of the Zoho Projects Android app update, we have introduced voice notes for the Tasks and Bugs module. The voice notes can be added as an attachment or can be transcribed into text. Recording and attaching
                                  • zurl URL shortener Not working in Zoho social

                                    zurl URL shortener Not working in while creating a post in Zoho social
                                  • In the Zoho CRM Module I have TRN Field I should contain 15 digit Number , If it Contain less than 15 digit Then show Alert message on save of the button , If it not contain any number not want to sh

                                    Hi In the Zoho CRM Module I have TRN Field I should contain 15 digit Number , If it Contain less than 15 digit Then show Alert message on save of the button , If it not contain any number not want to show alert. How We can achive in Zoho CRm Using custom
                                  • Power of Automation::Streamline log hours to work hours upon task completion.

                                    Hello Everyone, A Custom Function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as to when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:-
                                  • Zoho Bookings know-how: A hands-on workshop series

                                    Hello! We’re conducting a hands-on workshop series to help simplify appointment scheduling for your business with Zoho Bookings. We’ll be covering various functionalities and showing how you can leverage them for your business across five different sessions.
                                  • Custom report

                                    Hello Everyone I hope everything is fine. I've tried to To change the layout of the reports, especially the summary page report, and I want to divide summary of each section in the survey but I can't For example: I have a survey containing five different
                                  • Zoho Journey - ZOHO MARKETING AUTOMATION

                                    I’ve encountered an issue while working with a journey in Zoho Marketing Automation. After creating the journey, I wanted to edit the "Match Criteria" settings. Unfortunately: The criteria section appears to be locked and not editable. I’m also unable
                                  • Custom Fields in PDF outputs

                                    I created a couple of custom fields. e.g Country of Origin and HS Tariff Code. I need these to appear on a clone of a sales order PDF template but on on the standard PDF template. When I select "appear on PDFs' it appears on both but when I don't select
                                  • How to create a Service Agreement with Quarterly Estimate

                                    Hello, I'm not sure if this has been asked before so please don't get mad at me for asking. We're an NDIS provider in Australia so we need to draft a Service Agreement for our client. With the recent changes in the NDIS we're now required to also include
                                  • Change Currency symbol

                                    I would like to change the way our currency displays when printed on quotes, invoices and purchase orders. Currently, we have Australian Dollars AUD as our Home Currency. The only two symbol choices available for this currency are "AU $" or "AUD". I would
                                  • Python - code studio

                                    Hi, I see the code studio is "coming soon". We have some files that will require some more complex transformation, is this feature far off? It appears to have been released in Zoho Analytics already
                                  • Zoho Social - Post Footer Templates

                                    As a content creator I often want to include some information at the end of most posts. It would be great if there was an option to add pre-written footers, similar to the Hashtag Groups at the end of posts. For example, if there is an offer I'm running
                                  • Seriously - Create multiple contacts for leads, (With Company as lead) Zoho CRM

                                    In Zoho CRM, considering a comapny as a lead, you need us to allow addition of more than one contact. Currently the Lead Section is missing "Add contact" feature which is available in "Accounts". When you know that a particular lead can have multiple
                                  • The Social Wall: August 2025

                                    Hello everyone, As summer ends, Zoho Social is gearing up for some exciting, bigger updates lined up for the months ahead. While those are in the works, we rolled out a few handy feature updates in August to keep your social media management running smoothly.
                                  • Ugh! - Text Box (Single Line) Not Enough - Text Box (Multi-line) Unavailable in PDF!

                                    I provide services, I do not sell items. In each estimate I send I provide a customized job description. A two or three sentence summary of the job to be performed. I need to be able to include this job description on each estimate I send as it's a critical
                                  • Allow to pick color for project groups in Zoho Projects

                                    Hi Zoho Team, It would be really helpful if users could assign colors to project groups. This would make it easier to visually distinguish groups, improve navigation, and give a clearer overview when managing multiple projects. Thanks for considering
                                  • Zoho Books - Quotes to Sales Order Automation

                                    Hi Books team, In the Quote settings there is an option to convert a Quote to an Invoice upon acceptance, but there is not feature to convert a Quote to a Sales Order (see screenshot below) For users selling products through Zoho Inventory, the workflow
                                  • Can't find imported leads

                                    Hi There I have imported leads into the CRM via a .xls document, and the import is showing up as having been successful, however - when I try and locate the leads in the CRM system, I cannot find them.  1. There are no filters applied  2. They are not
                                  • Custom Button Disappearing in mobile view | Zoho CRM Canvas

                                    I'm working in Zoho CRM Canvas to create a custom view for our sales team. One of the features I'm adding is a custom button that opens the leads address in another tab. I've had no issue with this in the desktop view, but in the mobile view the button
                                  • The connected workflow is a great idea just needs Projects Integrations

                                    I just discovered the connected workflows in CRM and its a Great Idea i wish it was integrated with Zoho Projects I will explain our use case I am already trying to do something like connected workflow with zoho flow Our requirement was to Create a Task
                                  • Zoho Projects MCP Feedback

                                    I've started using the MCP connector with Zoho Projects, and the features that exist really do work quite well - I feel this is going to be a major update to the Zoho Ecosystem. In projects a major missing feature is the ability to manage, (especially
                                  • Function #10: Update item prices automatically based on the last transaction created

                                    In businesses, item prices are not always fixed and can fluctuate due to various factors. If you find yourself manually adjusting the item rates every time they change, we have the ideal time-saving solution for you. In today's post, we bring you custom
                                  • email template

                                    How do I create and save an email template
                                  • Enhancements in Portal User Group creation flow

                                    Hello everyone, Before introducing new Portal features, here are some changes to the UI of Portals page to improve the user experience. Some tabs and options have been repositioned so that users can better access the functionalities of the feature. From
                                  • Archiving Contacts

                                    How do I archive a list of contacts, or individual contacts?
                                  • How do I filter contacts by account parameters?

                                    Need to filter a contact view according to account parameter, eg account type. Without this filter users are overwhelmed with irrelevant contacts. Workaround is to create a custom 'Contact Type' field but this unbearable duplicity as the information already
                                  • Can I add Conditional merge tags on my Templates?

                                    Hi I was wondering if I can use Conditional Mail Merge tags inside my Email templates/Quotes etc within the CRM? In spanish and in our business we use gender and academic degree salutations , ie: Dr., Dra., Sr., Srta., so the beginning of an email / letter
                                  • Zoho CRM button to download images from image upload field

                                    Hello, I am trying to create a button in Zoho CRM that I can place in my record details view for each record and use it to download all images in the image upload fields. I tried deluge, client scripts and even with a widget, but feel lost, could not
                                  • Unveiling Cadences: Redefining CRM interactions with automated sequential follow-ups

                                    Last modified on 01/04/2024: Cadences is now available for all Zoho CRM users in all data centres (DCs). Note that it was previously an early access feature, available only upon request, and was also known as Cadences Studio. As of April 1, 2024, it's
                                  • email moderation issue when email is sent in the name of a mail group

                                    Symptom: an email that is sent by a mail group moderator in the name of a moderated mail group is held back for approval. Reproduction: Create a moderated mail group with members and moderators. Allow that mails can be sent in the name of the group (extended settings). Send an email to the group as a group moderator, but in the name of the group. This mail is held back for moderation which is unexpected. Expected: A mail sent by group moderator to a moderated group are not held back for moderation
                                  • blank page after login

                                    blank page after logging into my email account Thanks you
                                  • Introducing the revamped What's New page

                                    Hello everyone! We're happy to announce that Zoho Campaigns' What's New page has undergone a complete revamp. We've bid the old page adieu after a long time and have introduced a new, sleeker-looking page. Without further ado, let's dive into the main
                                  • Always display images from this sender – Is this feature available?

                                    In Zoho mail, I had my "Load external images" setting set to "Ask me", and that's fine. That's the setting I prefer. What's not fine though is I always need to tick "Display now" for each email I get, regardless if I've done that multiple times from several
                                  • Function #9: Copy attachments of Sales Order to Purchase Order on conversion

                                    This week, we have written a custom function that automatically copies the attachments uploaded for a sales order to the corresponding purchase order after you convert it. Here's how to configure it in your Zoho Books organization. Custom Function: Hit
                                  • Free webinar: Security that works: Building resilience for the AI-powered workforce

                                    Hello there, Did you know that more than 51% of organizations worldwide have experienced one or more security breaches, each costing over $1 million in losses or incident response? In today’s threat landscape, simply playing defense is no longer enough.
                                  • "Subject" or "Narration"in Customer Statement

                                    Dear Sir, While creating invoice, we are giving in "Subject" the purpose of invoice. For Example - "GST for the month of Aug 23", IT return FY 22-23", "Consultancy", Internal Audit for May 23". But this subject is not coming in Customer Statement. Only
                                  • Zoho Books Sandbox environment

                                    Hello. Is there a free sandbox environment for the developers using Zoho Books API? I am working on the Zoho Books add-on and currently not ready to buy a premium service - maybe later when my add-on will start to bring money. Right now I just need a
                                  • Apply Vendor Credit Automatically

                                    Hello!!! Is there a way where in we can apply vendor credits automatically on the FIRST OUTSTANDING BILL of the vendor?? We have lots of VENDOR CREDITS ISSUES mostly!!! Applying it manually is a pain for us. Would be great if we have a way to apply the
                                  • Cliq iOS can't see shared screen

                                    Hello, I had this morning a video call with a colleague. She is using Cliq Desktop MacOS and wanted to share her screen with me. I'm on iPad. I noticed, while she shared her screen, I could only see her video, but not the shared screen... Does Cliq iOS is able to display shared screen, or is it somewhere else to be found ? Regards
                                  • Retainer Invoice.

                                    Why ZOHO not have facilities to deduct partially advance payment from an invoice.
                                  • Next Page