Zoho Inventory - Les premiers pas de la configuration

Zoho Inventory - Les premiers pas de la configuration



Le contrôle des stocks permet une visibilité de tous les produits qu'une entreprise possède à un moment donné. Le contrôle des stocks comprend la gestion des nouveaux stocks et ceux vendus. Lorsqu'une entreprise a une vue d'ensemble plus détaillée, elle est en mesure de répondre à la demande des clients plus efficacement et de réduire les coûts associés à la détention de stocks. C'est à dire le contrôle des stocks, la gestion des commandes, des chaînes de distribution et la valeur des stocks.
Dans cet article, nous allons découvrir quelques-unes des configurations de base de Zoho Inventory qui vous permettront de gérer le stock de votre entreprise depuis n'importe où.

Tableau de bord

Le tableau de bord vous donne une image précise des ventes et du rapport de stock de votre entreprise, notamment les commandes que vous avez générées, les articles les plus vendus, le stock acheté auprès de votre fournisseur pour la période sélectionnée et plus encore.


Astuces - Lorsque vous avez intégré Zoho Inventory avec Zoho Books, le tableau de bord de Zoho Inventory inclura également les données de Zoho Books.

Profil de l'organisation

Les informations sur l'organisation sont automatiquement enregistrées lorsque vous faites partie de l'écosystème Zoho One. Néanmoins, pour toute modification ou ajout, vous pouvez le faire depuis l'onglet "Profil de l'organisation" sous l'onglet "Paramètres".

Utilisateurs et rôles

Les utilisateurs peuvent accéder aux modules en fonction de leur rôle. Par défaut, Zoho Inventory vous propose le rôle d'administrateur. Les autres rôles peuvent être créés en définissant les niveaux d'accès et les permissions dans Zoho Inventory.

Créer des rôles d'utilisateur personnalisés

  • Paramètres >> Utilisateurs et Rôles >> Rôles >> Nouveau rôle
  • Saisisez le nom du rôle, configurez les permissions et enregistrez

Ajouter les utilisateurs

  • Paramètres >> Utilisateurs et Rôles >> Tous les utilisateurs >> Inviter un utilisateur
  • Saisissez les détails demandés, enregistrez.

Une invitation est envoyée par e-mail et lorsque l'utilisateur clique sur le lien "Join Account", il peut accéder au portail Zoho Inventory de votre organisation.

Devises

Traitez-vous avec des clients et des fournisseurs de plusieurs pays ? Il est désormais facile de gérer toutes les devises. Il vous suffit de les ajouter ainsi queet les taux de change à votre compte Zoho Inventory.

Devise de base

Il s'agit de votre devise de fonctionnement par rapport à laquelle les taux de change sont proposés dans un pays donné. C'est vous qui la définissez lorsque vous créez votre organisation. La devise de base sera appliquée aux prix de vos articles, à vos transactions (pour autant que le contact ait la même devise) et à vos rapports.
Bon à savoir 
Vous ne pouvez pas supprimer votre devise de base à tout moment. Cependant, vous pouvez la changer s'il n'y a pas de transactions dans votre compte Zoho Inventory. Dès que vous commencez à effectuer des transactions, la devise de base est appliquée de façon permanente à votre organisation.

Ajouter une nouvelle devise

  • Zoho Inventory >> Paramètres >> Devises >> + Nouvelle devise
  • Choisissez la devise, saisissez la symbole, le nom, décimales et enregistrez.

Associer des devises à un contact

Lorsque vous ajoutez un client ou un fournisseur à vos contacts, vous disposez d'un champ de devise dans lequel vous pouvez associer le contact à une devise spécifique. Dans le cas d'un client ou d'un vendeur du même pays que vous, la devise qui lui est associée sera votre devise de base. Par contre, si le client ou le vendeur est d'un autre pays, vous pouvez associer leur devise respective. Elle sera appliquée aux transactions que vous effectuez avec eux.

Activer le taux de change automatique

  • Paramètres >> Devises >> Activer les taux de change
  • Une fenêtre pop-up s'affichera, cliquez sur "OK" et vous avez activé les champs de taux de change.


Ajouter les taux de change de façon manuelle

Pour ajouter le taux de change,
  • Passez sur la devise pour laquelle vous souhaitez ajouter le taux de change.
  • A droite, cliquez sur "afficher les taux de change"
  • Sélectionnez "Ajouter un taux de change"
  • Saisissez les détails demandés, enregistrez


  • Cela peut donner un bon aperçu des fluctuations des taux de change. Vous pouvez également supprimer un taux existant à partir de cette page.

Entrepôts

Zoho Inventory vous permet d'ajouter plusieurs entrepôts. Lors de la création de commandes, vous pouvez choisir l'entrepôt de/vers lequel vous voulez expédier (ventes) ou recevoir (achat) le stock. Vous pouvez également transférer des stocks entre vos différents entrepôts.

Gérer les multi-entrepôts

  • Zoho Inventory >> Paramètres >> Entrepôts >>Activer l'entrepôt multiple
  • Cette section, vous permet d'ajouter les nouveaux entrepôts, de modifier les informations attribuer sous chaque entrepôts, de supprimer celui qui est inactif et de modifier son statut (actif ou inactif).



Limitations des entrepôts

Lorsque vous activez la gestion multi-entrepôts dans Zoho Inventory, tous les entrepôts seront initialement accessibles aux utilisateurs. Pour limiter leurs droits d'accès, vous pouvez mettre en place des limitations et associer les utilisateurs à des entrepôts spécifiques, afin qu'ils ne puissent voir que les détails de ces entrepôts.

Activer les droits d'accès

  • Paramètres >> Entrepôts >> Activer l'entrepôt multiple >> Activer les limites. Seuls les utilisateurs avec l'accès administrateur peuvent activer cette fonction.
  • A partir de la fenêtre pop-up qui s'affiche, choisissez si les utilisateurs peuvent émettre des ordres de transfert vers tous les entrepôts ou seulement vers ceux qui sont autorisés.

  • Allez sur "Configurer les autorisations" depuis l'onglet "Paramètres" à partir d'entrepôt particulier.
  • Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez l'option "Seulement les utilisateurs sélectionnés" et depuis la liste déroulante attribuez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès à cet entrepôt précis.

  • Vous pouvez également attribuer les entrepôts depuis la section de "Utilisateurs et Rôles".

Lorsque vous avez configuré les autorisations, les changements ci-dessous sont effectifs :
  • Le tableau de bord et les rapports restent non modifiés pour les utilisateurs ayant accès à tous les entrepôts, tandis que, les utilisateurs restreints peuvent uniquement voir les informations sur les ventes et les achats dans le tableau de bord et les rapports des entrepôts autorisés.
  • Les utilisateurs peuvent visualiser les transactions dans la page de liste si celle-ci inclut au moins un entrepôt autorisé. Cependant, ils ne peuvent pas ouvrir une transaction s'ils n'ont pas accès à tous les entrepôts de la liste.
  • Les utilisateurs à accès limité ne peuvent pas voir les détails du stock global dans la page de la liste des articles.
  • Les organisations qui ont des limitations d'entrepôt activées sont indiquées par une icône de verrou à côté de leur nom d'organisation.
  • Les utilisateurs non admins ayant les droits de créer/modifier des entrepôts peuvent :
    • Créer des entrepôts et y attribuer des utilisateurs autorisés.
    • Modifier la liste des utilisateurs autorisés pour les entrepôts auxquels ils ont accès.

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                                  • FSM - Timesheet entires for Internal Work

                                    Hi FSM Team, Several of my clients have asked how they can manage internal timesheets within Zoho FSM. Since their technicians already spend most of their day working in FSM, it would be ideal if they could log all working hours directly in the FSM app.
                                  • Add a way of clearing fields values in Flow actions

                                    It would be great if there was an option to set a field as Null when creating flows. I had an instance today where I just wanted to clear a long integer field in the CRM based on an action in Projects but I had to write a custom function. It would be
                                  • Role Management

                                    I am creating an analytics dashboard for a company that will be utilized by its various departments such as Finance, Marketing, and HR. My goal is to design the dashboard with separate tabs for each department. Additionally, I plan to implement role-based
                                  • Highlight a candidate who is "off limits"

                                    Hello: Is there a way to highlight a candidate who is "off limits"?  I would like to have the ability to make certain candidate and / or Client records highlighted in RED or something like that.   This would be used for example when we may have placed a candidate somewhere and we want everyone in our company to quickly and easily see that they are off limits.  The same would apply when we want to put a client or former client off limits so no one recruits out of there. How can this be done? Cheers,
                                  • Announcing new features in Trident for Windows (v.1.37.5.0)

                                    Hello Community! Trident for Windows just received a major update, with a range of capabilities that strengthen email security and enhance communication. This update focuses on making your mailbox safer and your overall email experience more reliable.
                                  • Early Payment Discount customize Text

                                    Hi, I’m currently using Zoho Books and am trying to customize the standard “Early Payment Discount” message that appears in the PDF invoice template. I’ve reviewed the documentation here: https://www.zoho.com/books/help/invoice/early-payment-discount.html
                                  • Deprecation of SMS-based multi-factor authentication (MFA) mode

                                    Overview of SMS-based OTP MFA mode The SMS-based OTP MFA method involves the delivery of a one-time password to a user's mobile phone via SMS. The user receives the OTP on their mobile phone and enters it to sign into their account. SMS-based OTPs offer
                                  • Zoho Sheet - Desktop App or Offline

                                    Since Zoho Docs is now available as a desktop app and offline, when is a realistic ETA for Sheet to have the same functionality?I am surprised this was not laucned at the same time as Docs.
                                  • DKIM Now Mandatory - Changes to Zoho Forms Email Policies

                                    Hello Zoho Forms Users, This post is to inform you about an important update regarding the authentication of all email domains in your Zoho Forms account. This year, we are doubling down on our commitment to deliver a secure, seamless, and empowering
                                  • Call description in notes

                                    When completing a call, we type in the result of the call in the description. However, that does not show up under the notes history on the contact. We want to be able to see all the calls that have taken place for a contact wihtout having to go into
                                  • Email Address for Contact not Populating

                                    When I click "Send Mail" from a Contact's page, their email address does not auto populate the "To" field. How do I make this happen?
                                  • New in CRM: Dynamic filters for lookup fields

                                    Last modified on Oct 28, 2024: This feature was initially available only through Early Access upon request. It is now available to all users across all data centers, except for the IN DC. Users in the IN DC can temporarily request access using this form
                                  • Why hybrid project management might be the best fit for you?

                                    Project management techniques are designed to equip teams with proven methods for easy and efficient project execution. While management teams may have apprehensions about adopting the hybrid method of project management, we’ve compiled the top reasons
                                  • Allow all Company Users to view all projects, but only owner/admins can change projects

                                    I was wondering if there was a permission setting I could adjust to allow all our company users to see all projects created. Then, only the project owners and admins with the change permission. Thanks
                                  • Fail to send Email by deluge

                                    Hi, today I gonna update some email include details in deluge, while this msg pops up and restrict me to save but my rules has run for one year. can you tell me how to use one of our admin account or super admin account to send the email? I tried to update
                                  • Seeking help to be able to search on all custom functions that are defined

                                    Hello I have a lot of custom functions defined (around 200) and i would like to search some specific strings in the content of those. Is there a way to accomplish that? If not, is there a way to download all existing custom functions in some files locally
                                  • Totals for Sales Tax Report

                                    On the sales tax report, the column totals aren't shown for any column other than Total Tax. I can't think of a good reason that they shouldn't be included for the other columns, as well. It would help me with my returns, for sure. It seems ludicrous
                                  • Add Bulk Section / Grid Layout Duplicate Feature in Zoho Forms Builder

                                    Currently in Zoho Forms, users can only duplicate individual fields. There is no option to duplicate an entire section or two-column/grid layout with all internal fields. This becomes inefficient when building structured forms such as Family Details,
                                  • Leistungsdatum in Rechnungen (Zoho Books)

                                    Hallo, ist es irgendwie möglich den Leistungszeitraum in der Rechnung aufzuführen? Beste Grüße Aleks
                                  • Zoho Trident Windows - Streams Not Visible

                                    Namaste We’re having an issue with Streams not being visible in Trident (Windows), which is important for us as we share many emails internally. It appears that the feature to show Streams above the Inbox folder, as seen in the default mailbox view, is
                                  • Sales IQ Chat Widget is Only Displaying Last Name

                                    Can anyone suggest why the widget is only displaying "last name"?! We have the latest version of the wordpress plugin installed. Thanks Thanks!
                                  • Shopify - Item sync from Zoho Inventory

                                    Hi team, We’ve connected Shopify with Zoho Inventory. We want that when an item is created in Zoho Inventory, it must create a product in Shopify. But currently, new items created in Zoho Inventory are not getting created in Shopify even after clicking
                                  • Bulk upload image option in Zoho Commerce

                                    I dont know if I am not looking into it properly but is there no option to bulk upload images along with the products? Like after you upload the products, I will have to upload images one by one again? Can someone help me out here? And what should I enter
                                  • Is it possible to setup bin locations WITHOUT mandating batch tracking?

                                    Hi fellow zoho users, I'm wondering if anyone else has a similar issue to me? I only have some products batch tracked (items with shelf life expiry dates) but I am trying to setup bin locations for my entire inventory so we can do stock counting easier.
                                  • Kill zoho meeting

                                    Saying the quiet part out loud. Can zoho please just give up on the idea that they can make a meeting platform and just make our workplace licenses cheaper when you remove it so people can switch to zoom or teams. Tired of the excuses, you guys cant make
                                  • Utilisation de Zoho en conformité avec l’article 286 du Code général des impôts (CGI)

                                    Cher(e) client(e), Conformément à l’article 286 du Code général des impôts (CGI) impose aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser des systèmes de caisse ou de gestion commerciale certifiés lorsqu’elles enregistrent des ventes à des particuliers.
                                  • Unable to Create Task as a Support Administrator

                                    Hello! I want to ask for help regarding creating tasks within the tickets. I am by default the Support Admin. I should be able to create tasks or activities right? But there's a prompt that I need to contact the Administrator. See photos for reference.
                                  • Introducing Forms in Zoho Sheet

                                    We hereby bring you the power of ​forms in Zoho Sheet. ​Now, build and create your own customized forms using Zoho Sheet. Be it compiling a questionnaire or rolling out a survey, Zoho Sheet can do it all for you. Forms is an excellent feature that helps you collect information in the simplest of ways and having it in Zoho Sheet takes it a notch higher. Build Simple yet Powerful forms Building forms using Zoho Sheet is fairly simple. The exclusive 'Form' tab lets you create one quickly. Whether you
                                  • Layout one survey question in a time & redirect next Page based on previous response

                                    I have doubt while, I am scripting survey on the Zoho where I redirecting to next page based on my previous response but didn’t get success on this. Please help me on this and tell me how I layout one survey questions in a time when I submit response
                                  • Zoho Bookings form pre-filled with Zoho Forms in

                                    Hi, I've got a contact page on my website and I'd like to have the option to book an appointment (redirected to zoho bookings page) after an option is submitted on the contact form. how would I go about doing this? thanks
                                  • Support “Other” Option with Free Text in Dropdown Fields

                                    Hello Zoho Bookings Team, Greetings, We would like to request an enhancement to the registration form fields in Zoho Bookings, specifically for dropdown fields. Current Limitation: At the moment, dropdown fields do not support an “Other” option that allows
                                  • Sending automated messages that appear in the ticket's conversation thread

                                    Good morning, esteemed Zoho Desk community, warm greetings Today I am here to raise the following problem, seeking a solution that I can implement: I need to implement an automation that allows me to send reminder messages to customers when I am waiting
                                  • Introducing parent-child ticketing in Zoho Desk [Early access]

                                    Hello Zoho Desk users! We have introduced the parent-child ticketing system to help customer service teams ensure efficient resolution of issues involving multiple, related tickets. You can now combine repetitive and interconnected tickets into parent-child
                                  • Please verify my account

                                    Hi, We have just launched our website and received media coverage in our country. Hundreds of users are signing up for our platform every day. We would like to send them a welcome email, but we are unable to do so because our ZeptoMail account has not
                                  • Payment Card or Identity form-fill from Vault?

                                    Hello! I'm working on replacing Bitwarden with Vault and one issue I've run into is that I can't find any option to fill address and payment forms from Payment Card or Identity info that has been saved in Vault. Is there a way to do this? Is it a planned
                                  • Ability to add VAT to Retainer Invoices

                                    Hello, I've had a telephone conversation a month ago with Dinesh on this topic and my request to allow for the addition of VAT on Retainer Invoices.  It's currently not possible to add VAT to Retainer Invoices and it was mutually agreed that there is absolutely no reason why there shouldn't be, especially as TAX LAW makes VAT mandatory on each invoice in Europe!   So basically, what i'm saying is that if you don't allow us to add VAT to Retainer Invoices, than the whole Retainer Invoices becomes
                                  • Time Log Reminder

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