Biginでのワークフローは、特定の基準が満たされたときに反復的な処理を自動化することで、あなたの法人プロセスを最適化します。それは自動的にタスクを割り当て、

忙しい勤務日中に見込み客のフォローアップを忘れたり、データの状態を更新するのを忘れてしまうことは簡単です。ワークフローのヘルプを借りて、これらの処理を手動で行わず時間を節約し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

たとえば）、あなたの営業担当者はあなたの商品に関心を持っていた顧客へのフォローアップを忘れてしまうかもしれません。この場合、新規連絡先が作成された際にメール通知を自動的に送信し、担当者に顧客との接続を思い出させるフォローアップメールをスケジュールするルールを作成できます。

反復的なタスクを自動化するだけでなく、ワークフローは通常のメールフォローアップ、タスクの割り当て、データステージの更新などの標準的なプラクティスを実装し、法人プロセスを大幅に改善します。

ワークフローの設定

ワークフローは3つの成分で構成されます：トリガー、条件、および操作。

トリガー

ワークフローがデータに対して実行されるタイミングを指定する必要があります。2つの種類のトリガーが利用可能です：

• データ操作に基づいて実行する：ワークフローは、データが次の場合に実行できます：
  
  

• 作成された時

• 編集された時

• 作成または編集された時

• 日付項目の値に基づいて実行する：ワークフローは特定の日付項目の値に基づいて実行されます。例えば、パイプラインのデータが15日以上無効になっている場合、担当ユーザーがフォローアップするためのタスクを作成できます。
  

条件

ワークフローが適用するデータを指定する必要があります。

• 特定の条件を満たすデータ:ワークフローは、特定の条件を満たすデータにのみ適用します。例えば、郵送国がイギリスであるデータなどです。

• すべてのデータ:ワークフローはタブ内のすべてのデータに適用します。

基準パターンの編集ワークフローに複数の基準がある場合、これらの基準に従ったパターンを指定することができます。

基準パターンは、ANDおよびORを使用したシンプルな論理操作で、基準がデータにどのように適用されるかを決定します。

• すべての追加条件がANDオペレーターを使用し、ワークフロールールをトリガーするためには真である必要があります。

• 基準の一つだけがORオペレーターを使用し、ワークフロールールをトリガーするためには真である必要があります。

• 独自の論理表現を作成するために、ANDとORの両方の条件を組み合わせて使用します。

処理

操作は、ワークフローが対象データに対してどのように動作するかを決定します。以下のタイプの処理のうち少なくとも1つを自動化する必要があります。

• 即時処理:操作は、ワークフローが実行されたときにすぐに実行されます。利用可能な即時処理にはメール通知、タスク生成、項目の更新、接続済みデータの生成、データ生成操作、およびタグの追加または削除が含まれます。

• スケジュール処理:操作は、ワークフローが実行された後に指定された時間間隔で実行されます。利用可能なスケジュール処理にはメール通知、タスク生成、および項目の更新が含まれます。

ワークフローの作成

ワークフローを作成するには4つのステップがあります:

1. 基本的な詳細を入力します。

2. トリガーを指定します。

3. 条件を指定します。

4. 操作を指定します。

基本的な入力詳細

1. 位置：設定 > ワークフローへ移動します。

2. 次に、+新規 ワークフローをクリックします。

3. 次に、新しく作成する ワークフローウィンドウに移動します。

• ワークフロー規則を作成するタブを選択します。

• 次に、ルール名を入力します。

• ワークフロー規則の説明を入力します。

4. クリックする：次へ。

トリガーを指定する

データ操作で：

タブをクリックし：データ操作の中で。

ワークフローをトリガーする設定を一つ選択します:

• 作成

• 編集 (データが編集されるたびにワークフローを繰り返すためのチェックボックスを選択します)

• 作成または編集

オン 日付/時間:

1. タブをクリックします 「日付／時刻」。

2. ルールのトリガーをするタイミングを指定します:

• ワークフローが実行されるかどうかを決定する日付項目を選択します。

• 実行日を選択します（項目日付または、この日付の数日/週/ヵ月後）。

• 実行時間を選択します。

• 「月次」, 「年次」または 「なし」を繰り返しのために選択します。

3. 「次へ」をクリックします。

条件を指定する

1. 以下の設定の中から選択:

• 特定の条件を満たすデータ（必要な基準を追加します）。

• すべてのデータ.

2. 次へをクリックします

処理の指定

1. 選択する Instant 操作またはScheduled 操作。

• Scheduled 操作の場合、ワークフロー実行後の時間、日数、または分数を入力します。

2. 操作を選択します。

メール通知を設定するには

1. + メール通知をクリックします。

2. 詳細を入力し、受信者を選択します。

3. メールテンプレートを選択するか、新規に作成します。

4. 保存をクリックします。

項目を更新するには

1. + 更新する 項目をクリックします。

2. 更新するタブと項目を選択します。

3. 新規の値を入力します。

4. 保存をクリックします。

接続済みデータを作成するには

1. クリック + 作成 接続済み データ をクリックします。

2. 子パイプラインを選択します。

3. 親パイプラインの項目 差出人を子パイプラインにマッピングします。

4. 保存をクリックします。

活動を作成するには

• タスク、イベント、または予定通話を自動的に作成します。

タグを追加または削除するには

1. 「+ Tags」をクリックして、オプション 追加するまたは削除するを選択します。

2. タグを指定します。

3. 「保存」をクリックします。

メモ

• 最大で 3つのインスタント処理 および 5つのスケジュール処理 をワークフローごとに追加することができます。

• 1日あたりのデータ作成の最大数は、Biginのエディションによります。
  

これで、Biginでのワークフローの設定と実行が完了します。

https://www.youtube.com/watch?si=VDcUM0cnMGXZ1PAE&embeds_referring_euri=https%3A%2F%2Fhelp.zoho.com%2F&source_ve_path=MzY4NDIsMjg2NjQsMTY0NTA2&v=QhFkEmYSfyc&feature=youtu.be

接続済みデータの作成
所定のチームパイプラインでデータが所望の段階に達したら、次の一連の企業活動を捕捉した他のチームパイプラインで自動的にデータを作成することができます。詳細はこちら。
クリックする +接続済みデータの作成.
選択しますChild Team Pipeline.
ポップアップウィンドウの作成 接続済み データで、項目 差出人をParent Team PipelineからChild Team Pipelineの項目とマッピングする必要があります。
その他の詳細を指定してください。これは、Child Team Pipelineに関連するもので、担当者が作成するデータ、作成時にデータが割り当てられるステージ、クロージングの日付、その他の関連詳細などです。
保存をクリックします.

データを作成するには
新規連絡先を追加するたびに新規商談を自動的に作成したいとしましょう。これはワークフロー内のデータ作成 機能を使用して達成できます。この機能は、他のタブで更新が発生したときにタブ内にデータを自動的に生成することを可能にし、Bigin内のタスクを簡素化します。この自動化を設定することで、任意のタブでデータを自動的に生成するワークフローを確立できます。この操作を毎回手動で行う必要はありません。

データ操作を作成するには:
データ作成 をクリックし、データを作成したいタブを選択します。
必要な詳細を入力し、保存をクリックします。

メモ
追加できるのは '作成 データ' という操作が一つのワークフローにつき一つだけです。この制限は自動化が集中的に行われ、ワークフロー内で重複や矛盾を作り出さないようにするためのものです。

この操作、作成 データ は、組織, 連絡先, タスク, 処理 のタブで作成されたワークフローにのみ利用可能です。Pipelines タブでは、接続済み データを使用することができます。

ワークフロー毎のデータ作成上限 :

• プレミア エディション: 50,000 データ

• エクスプレス エディション: 10,000 データ

• 無料 エディション: 100 データ

• 試用版: 100 データ
  

試用版を使用するお客様には、毎日の制限が組織ごとに100データとなっています。

活動を作成するには

作成 Event
の操作作成 Eventは、互換性のあるさまざまなタブ、Pipelines、連絡先、組織などと一緒に動作するように設計されました。

通話をスケジュールする
ワークフローの一部として通話をスケジュールする必要がある方向けに、操作スケジュール通話は強力な解決策です。これは特に、連絡先タブ用に設計されており、シンプルかつ効率的に連絡先と自動的に電話番号通話をスケジュールすることを保証します。

メモ: これらの処理は、以下のエディションと互換性があります:Express、Premier、およびZoho One。

タグを追加する

1. 「+Tags」をクリックし、追加するTagsを選択します。

2. ポップアップウィンドウで、データに追加したいタグを入力します。

3. 複数のタグを追加したい場合は、カンマで区切ります。

4. 新規に指定したタグで既存のタグを置き換えたい場合は、チェックボックスを選択します。

5. 最後に「保存」をクリックします。

タグの削除方法

1. 「+ Tags」をクリックし、「削除する Tags」を選択します。

2. ポップアップウィンドウの「削除する tags」で、削除するための既存のタグを選択します。

3. その後 削除するをクリックします。

ワークフロールールにその他の操作を追加するには
操作を追加した後、「+ 新規 操作」をクリックし、必要に応じてさらに操作を追加します。