Bigin eWidget for Zoho Mail
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メールは法人コミュニケーションに欠かせないツールであり、顧客や見込み客とのやり取りに活用されています。Zoho Mailでやり取りを管理し、BiginをCRMとして利用している場合、このeWidget連携により、Zoho Mail内でBigin連絡先の情報へシームレスにアクセスできます。Bigin連絡先リストに存在しない相手からメールが届いた場合でも、このeWidgetを使えばZoho Mailから直接連絡先を追加することが可能です。このeWidgetでできることは以下の通りです。
- Zoho Mailを離れることなく、メール送信者に関連するBiginのすべての情報（パイプラインデータ、活動、メモなど）をコンテキストに応じて表示できます。
- Zoho Mailから直接、Bigin連絡先として相手を追加できます。
- Biginデータにメモを追加したり、編集したり、Bigin連絡先と活動のスケジュールを設定できます。
- メールをBiginに追加したり、BiginからメールテンプレートをZoho Mailの作成画面に挿入することができます。
Zoho Mail用Bigin eWidgetのインストール
- Zoho Mailアカウントにログインします。
- Bigin eWidgetは初期設定で有効になっています。設定 > Integrations > 拡張機能 > Biginから確認できます。
- Bigin eWidgetへアクセスするには、Toggle eWidget アイコンをクリックします。初期設定では右側のタブにピン留めされていません。Bigin eWidgetをピン留めするには、次の手順に従ってください。
- Toggle eWidgetアイコンをクリックします。
- 「Bigin」と検索します。
- ピンアイコンをクリックします。
- Biginアカウントをお持ちでない場合、eWidgetから直接作成することができます。
- すでにBiginアカウントをお持ちの場合は、送信者・受信者の両方を含む連絡先の詳細をすべて表示できます。
連絡先の追加
まだBiginアカウントに登録されていない見込み客からメールを受信した場合、そのメールから直接連絡先として追加することが可能です。例えば、見込み顧客がメールで問い合わせを送信した場合、すぐにその情報をBiginアカウントに追加し、詳細を効率的に管理・追跡できます。
Biginで新規連絡先を追加する手順：
- メールを開き、Bigin eWidgetアイコンをクリックします。
- 連絡先がすでに存在する場合は、その詳細のクイックプレビューが表示されます。
- 新規連絡先の場合は、直接Biginアカウントに追加できます：
- 連絡先として追加するボタンをクリックします。
- 連絡先に関する必須の詳細を入力します。
- 情報を保存すると、Biginアカウントに新規連絡先として登録されます。
連絡先の表示
メールを開いた際、メールアドレスが連絡先タブ内の既存データと一致すると、その連絡先情報が表示されます。連絡先のクイックプレビューが表示され、詳細の更新も可能です。
連絡先の更新
連絡先の詳細を表示するだけでなく、必要に応じて編集もできます。以下の操作が可能です。
- 情報の編集
- メモの追加
- 活動の作成
- メールの送信
- Biginのメールテンプレートの利用
- パイプラインステージ
- 連絡先の削除
情報の編集
メールで連絡先の詳細が更新された場合、Bigin eWidgetを利用して直接更新できます。変更内容はBiginにもシームレスに反映されます。
メモの追加
重要なポイントが記載されたメールを受信した際は、その詳細を直接メモとして追加できます。これにより、操作商品や締切、所見などの重要情報をZoho Mailから離れることなく記録でき、メモは自動的に対応する連絡先データに同期されます。
メモを追加するには、関連リスト内のメモセクションに移動し、件名を入力し、メモ内容を記入してください。必要に応じて添付ファイルの追加も可能です。
また、メモの編集や削除も可能です。
活動の作成
Zoho Mailでメールを確認している際、クライアントとのイベントをスケジュールするよう促すメッセージを受け取ることがあります。メールから直接、活動を開いて処理を新規作成し、日付・時間・目的を指定できます。また、イベントの前日や当日に連絡先へ通話するタスクも設定可能です。これらの活動は自動的にBiginアカウントと同期され、連絡先のデータに表示されます。このように、Zoho Mailからタスク・処理・通話を直接管理でき、すべてが即座にBiginへ反映されるため、アプリケーション間の切り替えなく整理された状態を維持できます。
メールの送信
連絡先へのメールにフォローアップが必要な場合、BiginのeWidgetに移動し、メールを送信するボタンをクリックします。これによりZoho Mailが開き、メールの作成が可能です。Biginから適切なメールテンプレートを選択できます。テンプレートをプレビューした後、選択して必要な詳細をカスタマイズし、Zoho Mailから直接送信できます。送信したメールは自動的に連絡先の権限に記録されるため、アプリケーション間の切り替えなく追跡やフォローアップが簡単になります。
Biginで連絡先からのメールを表示するには、メール取引先を同期してください。Zoho MailアカウントがすでにIMAP経由でBiginに接続されている場合、連絡先からのメールは自動的にBiginに表示されます。IMAPの設定がまだの場合や他のメールクライアントを利用している場合は、「はい、追加する to Bigin」ボタンをクリックして手動で同期できます。
この方法で、複数の取引先からのメールもBigin内でまとめて管理できます。
取引先をリンクすると、ウィジェットから追加されたメールのみを表示するためのフィルターが利用可能になります。特に、ZohoMailウィジェットに関連付けられているメールは「ウィジェットから追加」フィルターにも含まれます。
パイプラインステージ
BiginのeWidgetを利用して、Zoho Mail内でパイプラインステージを直接更新できます。eWidgetに移動し、パイプラインタブを選択すると、利用可能な商談およびパイプラインの一覧が表示されます。特定の商談をクリックし、パイプライン項目内で直接変更を行うことができます。これらの更新は即座にBiginにも反映されます。
連絡先の削除
Zoho Mailから連絡先を削除することも可能です。例えば、誤って連絡先が追加された場合に、Biginからその連絡先を削除したい場合は、その他アイコンをクリックし、「削除」を選択してください。
メモ
- 連絡先詳細の変更は、必要な権限を持っている場合のみ可能です。
このeWidgetに関するご質問は、サポート@Bigin.comまでご連絡ください。サポート担当者がご対応いたします。
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