ロールとロール階層の理解

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概要

役割を使用すると、Creator 上で組織の階層構造を再現できます（例: 管理者 > マネージャー > スタッフ）。役割階層を有効にすると、データの表示権限が制御されます。階層で上位にいるユーザーは、自分のデータに加え、自分の部下が追加したデータも表示できます。一方、階層で下位にいるユーザーは、自分が追加したデータのみを表示できます。

Creator では、同じ階層レベルにいるユーザー同士でデータを共有できる「同僚とのデータ共有」にも対応しています。これにより、同じ階層レベルのユーザーが互いのデータにアクセスできます。さらに、厳密な階層構造を超えた柔軟な制御が必要な場合は、どの役割のデータをどの役割と共有するかを定義できるデータ共有ルールを設定できます。

提供状況

役割は、Creator のすべてのプランで利用できます。ただし、新しい役割の追加は有料プランでのみ可能です。
役割を作成および管理できるのは、スーパー管理者、管理者、および開発者のみです。

1. 概要

どのような組織や企業でも、業界で成長するために、さまざまな側面を担当する人が存在します。複数の部署が連携してこの目標を達成します。各部署には、部門長、マネージャー、チームリーダー、シニア、ジュニアなどがいます。データは企業にとって最も重要かつ機密性の高い資産であるため、これらの役割間で慎重に共有する必要があります。この観点から、データの取り扱い経験が浅い部下が、上司が追加したデータにアクセスできないようにすることは、信頼性の高い方法と言えます。

ユーザー権限は、アプリケーションのコンポーネントおよびそこに保存されるデータへのアクセス性を制御する 3 つの要素を内包しています。アプリケーションで権限、役割階層、データ共有ルールの機能を組み合わせることで、標準化され、かつ統制されたデータ管理を実現できます。

Creator の役割機能を使用すると、組織の階層内でのユーザーのポジションに基づいて、さまざまな種類の役割を作成できます。役割を作成した後は、次のことができます。

組織内のユーザーに役割を割り当てる。
ある役割／ユーザーから別の役割／ユーザーへデータを共有できるようにするルールを定義する。
役割階層を有効にする。割り当てられた役割に基づき、ユーザーは自分の部下のデータは表示できますが、上司のデータは表示できません。同僚とのデータ共有オプションを有効にすると、同じ役割に属するユーザー同士でデータにアクセスできるようになります。

［役割］タブの各ステップを通じて、組織の階層構造を作成および管理できます（下図参照）。

1。1 動作イメージ

1。2 ユースケース

たとえば、企業の営業部門に、シニア営業担当とジュニア営業担当がいるとします。シニアは大口の注文を担当し、ジュニアは小規模事業者からの注文を担当します。これらの役割を作成する際に同僚とのデータ共有オプションを有効にしておくと、同じ役割に属するユーザー同士が互いに追加したデータを表示できるようになります。さらに役割階層を有効にすると、シニア営業担当は、階層上位に位置するため、ジュニア営業担当が追加したデータも表示できるようになります。

1。3 ナビゲーションガイド

アプリケーションの編集モードでは、ユーザー権限は設定ページの権限セクション内にあります。［役割］タブをクリックすると、役割の表示、新規追加、および役割階層の管理を行える画面が表示されます。

役割の設定

名前 - 役割の名前を指定できます。
レポート先 - この役割がどの役割の配下に属するかを選択でき、それによって階層内での位置が決まります。
説明 - 役割の目的を説明できます。
同僚とのデータ共有 - 同じ役割が割り当てられている他のユーザーが追加したデータを表示できるようにします。

1。4 役割階層の管理

役割階層が次の状態の場合:

無効 - 役割が割り当てられた各ユーザーは、自分に割り当てられた権限セットに基づき、自分自身のデータのみアクセスできます。

有効 - 役割が割り当てられたユーザーは、自分に割り当てられた権限セットに基づき、自分のデータと自分の部下のデータの両方にアクセスできます。

データ所有者とは、特定のレポートのデータを所有するユーザーのことです。データ所有者には 2 種類あります。

追加したユーザー: アプリケーションの運用モードでデータを追加したユーザーが、そのデータの所有者と見なされます。
フォームにユーザー項目を追加した場合、その項目名がデータ所有者ドロップダウンに表示されます。これを選択すると、データ追加時にその項目で選択されたユーザーが、その行のデータ所有者として扱われます。

2. ユーザー権限によるきめ細かなアクセス制御の実現

どの組織も、自社のデータが組織内でどのように流通するかを管理したいと考えます。アプリケーションのデータに「誰が」「どのように」アクセスできるかを決める体系的な仕組みが整うことで、データ管理とセキュリティの両方を確保できます。これには、権限、役割階層、データ共有ルールを組み合わせて活用します。

上記の各機能を使用すると、アプリケーションのデータに対して、ユーザーごとに異なる種類の詳細なアクセス権を設定できます。これらはそれぞれ異なる方法で機能し、組織が必要とする高度なデータ制御を実現します。

権限と役割階層の違い

次の表は、ユーザーに以下の権限セットを割り当てた場合に、どのデータへアクセスできるかを示しています。

権限セットの操作	役割階層無効	役割階層有効
表示	自分が追加したデータ。	自分が追加したデータ。
編集	自分が追加したデータ。自分の部下が追加したデータ。	自分が追加したデータ。自分の部下が追加したデータ。
すべて表示	すべてのデータ。	すべてのデータ。
すべて変更	すべてのデータ。	すべてのデータ。

データ共有と権限の違い

データ共有ルールを使用すると、あるレポートのデータを、あるユーザー／役割から別のユーザー／役割へ共有できます。ただし、共有されたデータは、受信側ユーザーがそのレポートへアクセスする権限を持っている場合にのみ利用できます。

データ共有と役割階層の違い

データ共有ルールは役割階層より優先され、ユーザー／役割が共有されたデータへアクセスできるようにします。

ユースケース: たとえば、アプリケーションにユーザー Teresa を追加するとします。追加時に、彼女に役割と権限セットを割り当てます。以下では、ユーザー権限をどのように使用して、彼女がアクセスできるデータを定義できるかを、いくつかのシナリオで説明します。

シナリオ 1 - あるレポートで、彼女自身が追加したデータのみを閲覧および削除できるようにするには、表示、編集、削除操作を許可する権限セットを割り当てます。
シナリオ 2 - 彼女が自分のデータと部下のデータの両方にアクセスできるようにするには、役割階層を有効にします。
シナリオ 3 - （デフォルトではアクセス権がない場合に）特定の役割／ユーザーから彼女へのデータ共有方法をカスタマイズするには、データ共有ルールを定義します。
シナリオ 4 - 誰が追加したかに関係なく、あるレポートのすべてのデータを表示できるようにするには、すべて表示／すべて変更操作を許可する権限セットを割り当てます。

3. 注意点

デフォルトでは、すべてのアプリケーションに CEO ロールが既定で用意されています。CEO ロールは、そのアプリケーション内で他のすべてのユーザーが追加したデータにアクセスできます。
ユーザーをアプリケーションに追加する際には、必ずロールを割り当てる必要があります。既定の CEO ロールを選択するか、Roles ページで追加した任意のロールを割り当てることができます。
管理者にはロールを割り当てることはできませんが、アプリケーション内のすべてのデータを表示できます。
開発者にはロールを割り当てることはできません。
ロール階層が有効な場合、上位者は、自身にそのレポートへのアクセス権限がある限り、部下が追加したデータにアクセスできます。
環境が有効な場合、設定したロールやロール階層の変更は、アプリケーションを Production 環境にプッシュしたときにのみ、有効な環境のユーザーに反映されます。
アプリケーションに追加できるロールの数は、ご利用の Creator プランによって異なります。詳細は料金ページをご覧ください。
Roles および ロール階層 機能は、連携フォームには適用されません。つまり、連携フォームのレポートにアクセスできるユーザーは、そのロールに関係なく、すべてのデータにアクセスできます。