フォームワークフローのデータアクセスアクションの設定

フォームワークフローのデータアクセスアクションの設定

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このページの内容

Zoho Creatorのフォームワークフローでデータアクセス処理を設定し、アプリケーション内の任意のフォームで新しいデータを追加、既存のデータを変更、または削除する方法について説明します。先に進む前に、フォームワークフローの概要とその作成方法を十分に理解していることを確認してください。

利用条件 

  1. Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. フォームワークフローのデータアクセス処理

Zoho Creatorのフォームワークフローにおけるデータアクセス処理を使用すると、ユーザーの操作に応じて、データの作成、変更、削除を自動化できます。これらの処理は、対応するデータイベントやフォームイベントを使用して設定したフォームワークフローによって実行されるため、アプリケーション内のどのフォームでも効率的にデータを管理できます。

対象フォームの項目に事前定義値または動的な値を関連付けて新しいデータを追加したり、同じ方法で指定した条件に基づいて既存のデータを更新したり、条件に基づいてデータを削除したりできます。

追加または更新処理を実行する際には、フォーム項目、システム項目、Zoho変数を使用して、項目の値を動的に入力できます。次の表は、フォーム項目に動的な値を割り当てる際に使用できるZoho変数とシステム項目の一覧です。

変数 置き換えられる値
${zoho.adminuserid} アプリケーション管理者のメールアドレス
${zoho.loginuserid} ログイン中のユーザーのメールアドレス
${Added_Time} データの追加日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられた一意の番号
${Modified_Time} データの更新日時
${Modified_User} データを変更したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを変更したユーザーのIPアドレス


上記の項目に加えて、フォーム項目の値を「${<fieldLinkName>}」形式で指定することもできます。たとえば、フォームに「［従業員名］」という項目がある場合、本文に変数「${Employee_name}」を指定すると、ユーザーが実際に入力したデータに自動的に置き換えられます。

Notesメモ：データアクセス処理では、次の種類の項目に値を設定できません。
  1. 基本項目：複数選択、チェックボックス。
  2. 詳細項目：判断チェックボックス、画像、音声、動画、ファイルアップロード、QRコード／バーコード、自動番号、数式、署名、サブフォーム。
  3. 特殊項目：メモの追加、ユーザー、連携、AR。
  4. AI項目：予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。

フォームワークフローでは、次のデータアクセス処理を設定できます。

  1. データの追加：事前定義値または動的な値を使用して、指定したフォームに新しいデータを作成します。
  2. データの更新：事前定義値または動的な値を使用して、指定した条件を満たす既存のデータの値を変更します。
  3. データの削除：指定した条件に基づいて、フォーム内の1件以上のデータを削除します。

1.1. データの追加

データの追加処理を使用すると、コードを記述せずに、アプリケーション内の任意のフォームに新しいデータを作成できます。スクリプトの記述が必要なDelugeのデータの追加タスクとは異なり、この処理では、対象フォームを選択し、その項目に事前定義値または動的な値（対応するシステム項目、Zoho変数、またはワークフローを実行するフォームの項目）を関連付けることで、画面から直接設定できます。データ入力の自動化、ユーザーの活動の記録、追加リクエストの送信、取引ログの管理などに役立ちます。

この処理は、条件を指定して実行するようにも、指定せずに実行するようにも設定できます。条件を指定した場合、定義した条件を満たす場合にのみデータが追加されます。データを正常に作成するには、対象フォームのすべての必須項目を関連付ける必要があります。

使用例：施設管理アプリケーションで、施設要求フォームからメンテナンス要求が送信されると、データ追加処理によって「メンテナンス予定」フォームに対応するデータが自動的に作成されます。資産ID、要求の種類、優先度などの項目に適切な値が割り当てられるため、運用チームは点検予定を効率的に設定し、保留中のメンテナンス作業を追跡できます。

1.1.1. データ追加処理の設定

  1. データ追加処理を設定するためのフォームワークフローを作成するには、サポートされているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］ウィンドウが右側から表示されます。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または基準を定義します。詳しくは、ワークフローでの条件設定をご確認ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択します。
  5. ［データを追加］処理を選択します。
  6. データの追加先となるフォームを選択します。
  7. ［項目を選択］ドロップダウンでフォームの項目を選択し、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、事前定義値または動的な値を割り当てます。データを正常に作成するには、すべての必須項目に値を入力する必要があります。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン（+）をクリックし、選択した項目を削除するには、その横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. データの更新

データ更新処理を使用すると、コードを記述せずに、アプリケーション内の任意のフォームにある既存データを変更できます。スクリプトの作成が必要なDelugeのデータ更新タスクとは異なり、この定義済み処理は画面上で直接設定できます。

この処理を設定するには、対象のフォームを選択し、更新するデータを特定する条件を定義して、項目に事前定義値または動的な値（システム項目、Zoho変数、またはワークフローをトリガーするフォームの項目）を割り当てます。

この処理は、あるフォームでデータを追加または更新した際に、別のフォームにある関連データも自動的に更新する必要がある場合に特に便利です。設定時に値を割り当てた項目のみが更新され、その他の項目は変更されません。

使用例：商品在庫管理アプリケーションで、商品の在庫数量が10未満になると、データ更新処理によって「在庫管理」フォーム内の対応するデータの「在庫状況」項目が「在庫切れ」に更新されます。これにより、手動で追跡しなくても在庫情報がリアルタイムに更新されます。

1.2.1. データ更新処理の設定

  1. データ更新処理を設定するためのフォームワークフローを作成するには、サポートされているデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］ウィンドウが右側から表示されます。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または基準を定義します。詳しくは、ワークフローでの条件設定をご確認ください。
  4. 処理の種類として［データアクセス］を選択します。
  5. ［データを更新］処理を選択します。
  6. データを更新するフォームを選択します。
  7. 更新するデータを抽出するための条件を設定します。
  8. ［項目を選択］ドロップダウンでフォームの項目を選択し、サポートされているZoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、事前定義値または動的な値を割り当てます。
Notesメモ：エラーを防ぐため、指定する値が項目の最大桁数または文字数の上限を超えないようにしてください。

  1. 項目を追加するには追加アイコン［+］をクリックし、削除するには選択した項目の横にある削除アイコン（）をクリックします。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. データの削除

データの削除アクションを使用すると、コードを記述せずに、アプリケーション内の任意のフォームからデータを自動的に削除できます。スクリプトの作成が必要なDelugeのデータの削除タスクとは異なり、この定義済みアクションはUIから直接設定できます。

このアクションは、プロセスの完了、取り消し、終了時など、フォームワークフローの自動処理の一環としてデータを削除する必要がある場合に役立ちます。データの削除アクションでは、対象フォームから削除するデータを特定するための条件を設定する必要があります。

このアクションを設定するには、対象フォームを選択し、削除するデータを決定する条件を定義します。これにより、目的のデータのみが削除されます。

使用例：販売管理アプリケーションで、［仕入先契約解除］フォームから契約解除要求が送信され、その［承認ステータス］が［承認済み］に更新されると、データの削除アクションにより、該当する仕入先のデータが［仕入先の詳細］フォームから自動的に削除されます。削除は、［仕入先ID］の一致など、定義された条件に基づいて実行されるため、契約解除された仕入先に関連するデータのみが削除されます。

1.3.1 データの削除アクションの設定

  1. データの削除アクションを設定するには、フォームワークフローを作成する際に、対応するデータイベントとフォームイベントを選択します。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションを追加画面が右側から表示されます。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常時］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を定義します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［データアクセス］を選択します。
  5. ［データの削除］アクションを選択します。
  6. データを削除するフォームを選択します。
  7. 削除するデータを特定するための条件を定義します。
  8. ［保存］をクリックします。
  9. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. フォームワークフローのアクション
  2. フォームワークフローの項目ルールの設定
  3. フォームワークフローの連携の設定
  4. フォームワークフローのDelugeスクリプトの設定
  5. フォームワークフローの通知アクションの設定

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フォームワークフローでデータアクセスアクションを設定する前に、フォームワークフローの仕組みと設定方法を理解しておいてください。