ワークフロー管理の実装チェックリスト

ワークフロー管理の実装チェックリスト

概要

  • ワークフローの管理は、営業、マーケティング、サポートのプロセスを自動化するために使用できます。次の機能が含まれます: 
  • ワークフロールールの作成時に、次の詳細を指定します:
    • 基本情報: ルールが適用されるデータの種類、ルール名、詳細、ルールを有効にするオプションの詳細。 
    • 実行条件: ルールを実行するデータの種類を指定する条件。これは、作成、変更、作成と変更がされたデータ、または特定の項目が更新されたデータです。 
    • ルール条件: ルールを実行するためにデータが満たす必要のある条件。 
    • すぐに実行する処理 :ルールの実行と同時に実行される、メール通知、タスク、項目の更新。 
    • 時間基準の処理 :定義された時間に基づき実行される、メール通知、タスク、項目の更新。 
  • ワークフロールールの 処理 には、見込み客、連絡先、商談などの特定のデータの種類に対するワークフローのメール通知、ワークフローのタスク、ワークフローの項目の更新をすべて含めることができます。
  • ワークフロールールには、次の2種類の処理があります: 
    • すぐに実行する処理 :ルールの実行と同時に実行される、メール通知、タスク、項目の更新。 
    • 時間基準の処理 :定義された実行時刻に基づいて実行される、メール通知、タスク、項目の更新。 
  • ワークフローのメール通知は、次の宛先に送信できます:
    • 顧客 :タブのメール項目を使用して、送信できます 
    • CRMアカウント内のユーザー :グループ、役職、役職と部下を選択することで、送信できます 
    • データの担当者とデータの作成者 :それぞれのチェックボックスをオンにすることで、送信できます 
    • その他の受信者: [その他の受信者]ボックスにメールアドレスを指定することで、送信できます 
  • ワークフローのタスクは、組織内のユーザーに割り当てることができます。[リマインダーの送信]を使用して、データの担当者に(メールまたはポップアップで)タスクを通知できます。
  • ワークフローの項目の更新は、関連付けられたワークフローが実行されたときに、データ内の特定項目の値を更新する場合に使用できます。

チェックリスト

ワークフロールールを使用する前に、次のチェックリストをご確認ください:

重要事項:

  • ワークフロールールを使用する場合、必ずすべてのメール通知とタスクが表示されるわけではありません。見込み客のルールの場合、見込み客に対して作成された項目の更新、タスク、メール通知のみを関連付けることができます。
  • ワークフロールールごとに、時間基準の処理を最大5件まで、作成できます。
  • すぐに実行する処理とスケジュール処理では、実行待ちのために、実行に遅延が発生する場合があります。処理が実行されるまでに、最大10分かかる場合があります。
  • 時間基準の処理ごとに、 メール通知を最大5件 タスクを最大5件 項目の更新を最大3件 まで設定できます。
  • [メール対象外(オプトアウト)] オプションが有効になっていると、顧客にメールは送信されません。
  • ワークフローの管理機能では、1日の計算に組織のタイムゾーンが反映されます。タイムゾーンが定義されていない場合は、特権管理者のタイムゾーンが反映されます。
  • 時間基準の処理は、分を基準にしていません。時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。
  • メール通知が一日の上限に達すると、その日に送信が予定されていた残りのメールは送信されません。
  • 実行時刻の計算結果が過去の時間である場合、ただちに処理が実行されます。時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。
  • ワークフロールールを設定する際、CRMの管理者はレイアウト内のすべての項目を確認できます。組織内の特定のユーザーのみに制限されている項目も表示されます。管理者がこのような項目を使用してワークフロールールを設定した場合、該当項目へのアクセス権を持つユーザーのみがワークフロー内で項目を確認できるようになります。

1日あたりの制限に関する注意事項:

  • (ユーザー数×100)または5,000のいずれか少ない方が、ワークフローのメール通知を使用して送信するメール数の、1日あたりの上限となります。
  • (ユーザー数×50)または1,000のいずれか少ない方が、時間基準の処理(メール通知、タスク、項目の更新を含む)を実行する場合の、1日あたりの上限となります。
  • 1時間に、 最大 300件までの処理 が実行されます。1時間あたりの処理数が300件を超える場合、残りの処理は次の1時間で実行されます。
  • ワークフローのメール通知数がその日の上限を超えた場合、CRMアカウントの特権管理者に通知されます。
  • 1日あたりの上限(メール制限など)は、太平洋標準時間(PST)に基づいて計算されます。

時間基準の処理のスケジュールが変更される例:

  • ルールの実行条件は、 編集 または 作成/編集 のいずれかです。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データの時間基準の処理がスケジュールされます。
    ユーザーがデータを編集したことでルール条件を満たさなくなると、以前にスケジュールされた時間基準の処理は削除されます。データを再編集することで条件が満たされると、時間基準の処理のスケジュールが変更されます。
  • 時間基準の処理では、カスタムの日時項目に基づく 実行時刻 も使用できます。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データの時間基準の処理がスケジュールされます。
    ユーザーがデータを編集して日時項目の値を変更すると、新しい日時の値に合わせて時間基準の処理のスケジュールが変更されます。

時間基準の処理のスケジュールが変更されない例:

  1. ルールの実行条件は、 編集 または 作成/編集 のいずれかです。データのルール条件が満たされると、すぐに実行する処理が実行され、データの時間基準の処理がスケジュールされます。
    ユーザーがデータを編集してもルール条件が満たされない場合、時間基準の処理が再度スケジュールされることはありません。
  2. 見込み客が変換されると、そのデータに対してスケジュールされた時間基準の処理もすべて削除されます。
  3. エンタープライズプランが無料プランにダウングレードされると、データに対してスケジュールされた時間基準の処理がすべて削除されます。
  4. データを削除すると、そのデータに対してスケジュールされた時間基準の処理もすべて削除されます。削除したデータを復元しても、時間基準の処理が再スケジュールされることはありません。
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