概要
Zoho CRMのワークフロールール機能は、さまざまな業務プロセスを自動化するのに役立ちます。具体的には、次のような機能があります。
- ワークフロールール：処理の実行タイミング（条件）や内容を指定するための設定
- メール通知の送信：ワークフロールールの条件が満たされたときに通知メールを自動送信する処理
- タスクの割り当て：ワークフロールールの条件が満たされたときにタスクをユーザーに割り当てる処理
- 項目の更新：ワークフロールールの条件が満たされたときに指定した項目の値を自動更新する処理
- 関数：ワークフロールールの条件が満たされたときに、関数を実行する処理（処理内容はスクリプトを用いて柔軟に設定でき、他サービスとの連携も可能です）
ワークフロールールの作成時に、次の詳細を設定します。
- 基本情報：ワークフロールール名、対象データの種類（タブ）、詳細情報
- 実行タイミング：処理を実行するタイミング（例：データの作成時、更新時、作成／更新時、特定の項目の更新時など）
- 条件：ワークフロールールを適用するデータの条件
- すぐに実行する処理：ワークフロールールの条件にデータが一致した場合に、すぐに実行する処理の内容（メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新など）
- 時間基準の処理：ワークフロールールの条件にデータが一致した場合に、予約した日時に実行する処理の内容（メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新など）
- ワークフロールールで実行できる処理の種類には、メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新などがあります。なお、データの種類（タブ）によって、実行できる処理の内容が異なります。
ワークフロールールの処理は、実行するタイミングによって次の2種類に分かれます。
- すぐに実行する処理：ワークフロールールの条件にデータが一致した場合に、すぐに実行する処理の内容（メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新など）
- 時間基準の処理：ワークフロールールの条件にデータが一致した場合に、予約した日時に実行する処理の内容（メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新など）
メール通知の処理では、次の宛先に通知メールを送信できます。
- 顧客：対象データのメールアドレス（見込み客や連絡先などのメールアドレスの項目に登録されている値）
- Zoho CRMの組織内のユーザー：選択したグループや役職に該当するユーザーのメールアドレス
- データの担当者／作成者：対象データの担当者／作成者に該当するユーザーのメールアドレス
- その他：［追加の受信者］欄に直接入力したメールアドレス
- タスクの割り当ての処理では、組織内のユーザーにタスクを自動で割り当てることができます。［リマインダーの送信］設定を有効にすると、データの担当者にメールやポップアップでタスクについて通知できます。
- 項目の更新の処理では、対データ内項目の値を自動で更新できます。
チェックリスト
ワークフロールールを使用する前に、次のチェックリストをご確認ください。
全般的な注意事項：
- ワークフロールールの設定時に選択できる処理は、適用対象のタブに対して設定した処理のみです。たとえば、見込み客タブに対するワークフロールールを設定する場合、見込み客に対して設定した処理のみを関連付けることができます（見込み客データをもとにしたメール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新など）。
- ワークフロールールごとに、時間基準の処理を5件まで作成できます。
- 処理内容や実行タイミングによっては、処理が実行されるまでに、最大10分の遅延が発生する場合もあります（すぐに実行する処理と時間基準の処理の両方とも）。
- ワークフロールールごとに、通知は5件、タスクは5件、項目の更新は3件まで関連付けることができます。
- メール対象外（オプトアウト）の設定が有効になっている（メール送信対象から除外されている）場合、該当の顧客にメールは送信されません。
- ワークフロールールの実行数などの上限に関して、1日の上限の集計対象期間は、組織のタイムゾーンに基づきます。タイムゾーンが設定されていない場合は、特権管理者のタイムゾーンが適用されます。
- 時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。
- メール通知の送信数が1日の上限に達すると、その日に送信予定であった残りのメールは送信されません。
- 実行時刻として設定されたタイミングが過去の時刻である場合、設定後すぐに処理が実行されます。時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。
- 自動化の管理権限を持つZoho CRMユーザーは、すべてのタブに対してワークフロールールの作成と編集が可能です（役職に基づくアクセス権限がないタブや項目でも可能です）。
1日の上限に関する注意事項：
- メール通知の送信数の上限は、ユーザー数×100通、または、5,000通のいずれか小さい方の値が適用されます（例：ユーザー数が40人の場合、上限は4,000通です。100人の場合、5,000通です）。
- 時間基準の処理の実行回数の上限は、ユーザー数×50回、または、1,000回のいずれか小さい方の値が適用されます（例：ユーザー数が10人の場合、上限は500回です。100人の場合、1,000回です）。
- 1時間に実行可能な処理の件数は、最大300件です。1時間あたりの処理の件数が300件を超える場合、その時間に実行予定であった残りの処理は次の1時間で実行されます。
- メール通知の送信数が1日の上限を超えた場合、Zoho CRMアカウントの特権管理者に通知されます。
- 1日の上限（例：メールの送信数の上限など）の集計対象期間は、太平洋標準時間（PST）に基づきます。
時間基準の処理の実行予定が再登録される例（実行予定が変更される例）：
- ワークフロールールの実行タイミングが、データの［編集］、または、［作成／編集］の場合、ワークフロールールの条件にデータが一致すると、データに対してすぐに実行する処理が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
しかし、その後に該当のデータが更新され、ワークフロールールの条件を満たさなくなった場合、予約済みの時間基準の処理は削除されます。データを再編集することで再び条件に一致した場合、時間基準の処理の実行予定が再登録されます。 - 時間基準の処理における実行日時が、日時のカスタム項目に基づいて設定されている場合。ワークフロールールの条件にデータが一致すると、データに対してすぐに実行する処理が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
該当のデータの日時項目の値が更新された場合、新しい日時の値に基づいて時間基準の処理の実行予定が更新されます。
時間基準の処理の実行予定が再登録されない例（実行予定が削除される例）：
- ワークフロールールの実行タイミングが、データの［編集］、または、［作成／編集］の場合、ワークフロールールの条件にデータが一致すると、データに対してすぐに実行する処理が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
しかし、その後に該当のデータが更新され、ワークフロールールの条件を満たさなくなった場合、時間基準の処理の実行予定は再登録されません。 - 見込み客データが変換されると、該当のデータに対して実行が予定されていた時間基準の処理は削除されます。
- 利用中のプランが、エンタープライズプランから無料プランにダウングレードすると、データに対して実行が予定されていた時間基準の処理はすべて削除されます。
- データを削除した場合、該当のデータに対して予定されていた時間基準の処理はすべて削除されます。削除したデータを復元しても、一度削除された時間基準の処理の実行予定は再登録されません。
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