• 無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得 
  
• メールアドオン設定のロック
  
• メールアドオン設定のロックの解除  
  

これらの機能は、Zoho Mailアドオンを使用するユーザーがZoho CRMで無効化されている場合に役立ちます。ユーザーが無効化されると、そのユーザーと顧客とのメールのやり取りがすべて失われます。このような問題を回避するために、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得するオプションがあります。バックアップを取得することにより、CRM内のデータに関連付けられたメールが復元され、他のユーザー（営業担当者）が引き継げるようになります。 

メモ 

• POP3メールアカウントのみ、バックアップを取得できます。IMAPアカウントのバックアップは取得できません。
  
• データ単位の共有 と すべて共有 の種類でのみ、メールアカウントのバックアップを取得できます。また、管理者はユーザーのメールアドオン設定をロックして、アカウントが無効化される前に、ユーザーがメールアカウントの設定を 非公開のアカウント に変更しないようにすることもできます。
  
• バックアップを取得するアカウントのメールアドレスのドメインは、バックアップ取得者のドメインと一致する必要があります。
  

利用条件 

  ユーザーのメールアカウントのバックアップの取得

無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップは、アカウントの種類が データ単位の共有 または すべて共有 の場合にのみ取得できます。バックアップを取得すると、Zoho CRMの該当データに関連付けられたすべてのユーザーのメールが使用可能になります。

データのバックアップを取得するには

1. ［設定］ > ［ユーザー管理］ > ［セキュリティ設定］ > ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ に移動します。
   
2. ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ ページには、Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
   
   すべてのユーザーの メールボックス や アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
   
3. ［データのバックアップ］ をクリックします。
   
   CRMデータに関連付けられたメールのバックアップが開始されます。バックアップを取得すると、 ［ステータス］ は ［完了］ になります。
   

Zoho Mailアドオン設定のロック 

メモ  

• Zoho CRMアカウントに複数の管理者がいる場合 、自分のメールアドオン設定を自分でロックまたはロック解除できません 。ロックできるのは、他の管理者のメールアドオン設定だけです。
  
• もし自分がZoho CRMアカウントで唯一の管理者である場合は、自分のメールアドオン設定をロックまたはロック解除できます。
  
• アカウントを非公開に設定したユーザーのメールアドオン設定はロックできません。
  

メールアドオン設定をロックするには 

1. ［設定］ > ［ユーザー管理］ > ［セキュリティ設定］ > ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ に移動します。
   
   Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
   
   すべてのユーザーの メールボックス や アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
   
2. 対応するユーザーの ［設定のロック］ をクリックします。
   

Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

管理者は、いつでもユーザーのメールアドオン設定をロックして設定の変更を制限でき、また、設定のロックを解除することもできます。 

メモ 

• Zoho CRMアカウントに複数の管理者がいる場合、自分のメールアドオン設定ロックを自分で解除することはできません 。ロックを解除できるのは、他の管理者のメールアドオン設定だけです。
  
• 自分がZoho CRMアカウントの唯一の管理者である場合は、自分のメールアドオン設定のロックを解除できます。
  

メールアドオン設定のロックを解除するには 

1. ［設定］ > ［ユーザー管理］ > ［セキュリティ設定］ > ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ に移動します。
   
   Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
   
   すべてのユーザーの メールボックス や アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
   
2. 対応するユーザーの ［設定のロックの解除］ をクリックします。
   

最新のバックアップの取得 

1. 管理者がユーザーを有効化した時、ユーザーがZoho Mailアドオン設定を保存していない場合。ユーザーは自分のアカウントにログインし、メールのオプション設定を保存する必要があります。
   
2. ユーザーが設定を非公開アカウントに変更した場合、管理者はユーザーを再度無効化した後にバックアップを取得できません。
   

最新のバックアップを取得するには 

1. ［設定］ > ［ユーザー管理］ > ［セキュリティ設定］ > ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ に移動します。
   
2. ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ ページで、無効化されたユーザーに対応するチェックボックスをオンにします。
   
3. ［最新のバックアップ］ をクリックします。