Zoho Mailアドオンのユーザーの管理

Zoho Mailアドオンのユーザーの管理

Zoho Mailアドオンを利用すると、Zoho CRM内で顧客情報とメールのやりとりを集約できます。Zoho CRMに登録されている顧客データに対して、該当の顧客とやりとりしたメールを関連付けて確認できます。なお、Zoho CRMの管理者は、Zoho Mailアドオンを利用しているユーザーを管理でき、以下の3つの機能を利用できます。

  • 無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得
  • Zoho Mailアドオン設定のロック
  • Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

上記3つの機能は、Zoho Mailアドオンを利用していたユーザーをZoho CRMで無効にする場合に役立ちます。ユーザーを無効にすると、そのユーザーと顧客とのメールのやりとりは削除されてしまいます。そこで、メールの内容を残しておきたい場合、たとえばメールのやりとりに重要な情報が含まれる場合などに、無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップを残すことができます。これにより、無効にしたユーザー(担当者)と顧客とのやりとりについても、他のユーザーが確認したり対応を引き継いだりすることが可能です。


メモ:
  1. バックアップを取得できるのは、メール共有の権限が[個別指定 - データごとの共有]または[公開 - すべて共有]に設定されているメールアカウントのみです。
    また、管理者はユーザーのZoho Mailアドオン設定をロックできます(設定内容を固定し、変更を制限できます)。これにより、ユーザーが無効になる前に自分のメールアカウントの設定を[非公開]に変更するのを防ぐことができます。
  2. バックアップを取得できるのは、管理者(バックアップを取得するユーザー)のメールアドレスとドメインが同じアカウントのみです。
利用条件
必要な権限
管理者権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得

無効にしたユーザーのメールのバックアップを取得できるのは、メールアカウントのメール共有の権限が [個別指定] ( データごとの共有)または [公開] (すべて共有)に設定されている場合のみです。バックアップを取得すると、Zoho CRMのデータに関連付けられているすべてのユーザーのメールを確認できます。

メールのバックアップを取得するには

  1. [設定] [セキュリティ管理] [Zoho Mailアドオンのユーザー] タブの順に移動します。
  2. [Zoho Mailアドオンのユーザーの一覧] ページで、Zoho Mailアドオンを利用している認証済みで有効なユーザーが一覧に表示されます。
    すべてのユーザーについて メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 [メールのバックアップの詳細] も表示されます。
  3. [データのバックアップを取得する] をクリックします。
    Zoho CRM内の顧客データに関連付けられているメールのバックアップが実行されます。バックアップの取得が完了すると、 ステータス 完了 として表示されます。

Zoho Mailアドオン設定のロック

Zoho Mailアドオンの設定を変更できるのは、ユーザー本人のみです。他のユーザーのメールアカウントの設定は変更できませんが、管理者は設定をロックすることができます。ロックすると、ユーザーは自分自身でZoho Mailアドオンの設定を変更できなくなります(メールアカウントの設定やメール共有の権限の変更ができなくなります)。

メールアカウントの設定のロック機能は、無効になったユーザーのメールのバックアップを取得する場合に役に立ちます。バックアップを取得できるのは、メール共有の権限が [個別指定] (データごとの共有)または [公開] (すべて共有)に設定されているメールアカウントのみです。権限が[非公開]に設定されていると、バックアップを取得できなくなってしまいます。このような状況を防止するため、Zoho Mailアドオン設定をロックすることで、権限を不必要に変更できないようにすることが可能です。


メモ:
  1. Zoho CRMアカウント内に複数の管理者がいる場合、管理者は自分のZoho Mailアドオンについて設定をロックしたり、設定のロックを解除したりすることはできません。ロックできるのは、他の管理者のZoho Mailアドオン設定だけです。
  2. Zoho CRMアカウントの管理者が1人のみの場合、管理者は自分のZoho Mailアドオンについて設定をロックしたり、設定のロックを解除したりすることはできません。
  3. ユーザーが自分のメール共有の権限を[非公開]にしている場合、Zoho Mailアドオンの設定をロックできません。

Zoho Mailアドオン設定をロックするには

  1. [設定] [セキュリティ管理] [Zoho Mailアドオンのユーザー] タブの順に移動します。
    Zoho Mailアドオンを利用している、認証済みの有効なユーザーがすべて一覧に表示されます。
    すべてのユーザーの メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 [メールのバックアップの詳細] も表示されます。
  2. 対象のユーザーの [設定をロックする] をクリックします。

  Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

管理者は、必要に応じていつでもユーザーのZoho Mailアドオン設定のロックを解除(設定の変更を許可)できます。


メモ:
  1. Zoho CRMアカウント内に複数の管理者がいる場合、管理者は自分のZoho Mailアドオンについて設定をロックしたり、設定のロックを解除したりすることはできません。ロックできるのは、他の管理者のZoho Mailアドオン設定だけです。
  2. Zoho CRMアカウントの管理者が1人のみの場合、管理者は自分のZoho Mailアドオンについて設定をロックしたり、設定のロックを解除したりすることはできません。

Zoho Mailアドオン設定のロックを解除するには

  1. [設定] [セキュリティ管理] [Zoho Mailアドオンのユーザー] タブの順に移動します。
    Zoho Mailアドオンを利用している、認証済みの有効なユーザーがすべて一覧に表示されます。
    すべてのユーザーの メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 [メールのバックアップの詳細] も表示されます。
  2. 対象のユーザーの [設定のロックを解除する] をクリックします。

最新のバックアップの取得

場合によっては、無効になったユーザーのメールアカウントのバックアップをいったん取得した後、該当のユーザーがあらためて有効になり、同じメールアカウントを使用してメールを送受信することもあります。その後、該当のユーザーが再び無効になった場合に、その時点の最新のバックアップを取得することが可能です。
ただし、以下の2つの場合には、最新のバックアップを取得できませんのでご注意ください。

  1. 管理者がユーザーを有効にした後、ユーザーがZoho Mailアドオン設定を保存しなかった場合。ただし、この場合、ユーザーが自分のアカウントにログインし、Zoho Mailアドオン設定を保存することで取得可能になります。
  2. ユーザーが自分のメールアカウントのメール共有の権限設定を[非公開]に変更した場合。この場合、管理者はメールのバックアップを取得できません。

最新のバックアップを取得するには

  1. [設定] [セキュリティ管理] [Zoho Mailアドオンのユーザー] タブの順に移動します。
  2. Zoho Mailアドオンのユーザーの一覧 ページで、対象の無効なユーザーのチェックボックスを選択します。
  3. [最新のバックアップ] をクリックします。


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