Zoho Mailアドオンユーザーの管理

Zoho Mailアドオンユーザーの管理

Zoho Mailアドオンは、Zoho CRMアカウント内のすべての顧客対応を管理するのに役立ちます。これにより、顧客とCRMユーザー間のメールでのコミュニケーションすべてを継続的に追跡できるようになります。さらに、管理者は次の一連の機能を利用して、Zoho Mailアドオンユーザーを管理できます:
  • 無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得 
  • メールアドオン設定のロック
  • メールアドオン設定のロックの解除  

これらの機能は、Zoho Mailアドオンを使用するユーザーがZoho CRMで無効化されている場合に役立ちます。ユーザーが無効化されると、そのユーザーと顧客とのメールのやり取りがすべて失われます。このような問題を回避するために、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得するオプションがあります。バックアップを取得することにより、CRM内のデータに関連付けられたメールが復元され、他のユーザー(営業担当者)が引き継げるようになります。 

メモ 
  • POP3メールアカウントのみ、バックアップを取得できます。IMAPアカウントのバックアップは取得できません。
  • データ単位の共有 すべて共有 の種類でのみ、メールアカウントのバックアップを取得できます。また、管理者はユーザーのメールアドオン設定をロックして、アカウントが無効化される前に、ユーザーがメールアカウントの設定を 非公開のアカウント に変更しないようにすることもできます。
  • バックアップを取得するアカウントのメールアドレスのドメインは、バックアップ取得者のドメインと一致する必要があります。

利用条件 

必要な権限
管理者はこの機能にアクセスできます。


  ユーザーのメールアカウントのバックアップの取得

無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップは、アカウントの種類が データ単位の共有 または すべて共有 の場合にのみ取得できます。バックアップを取得すると、Zoho CRMの該当データに関連付けられたすべてのユーザーのメールが使用可能になります。

データのバックアップを取得するには

  1. [設定] > [ユーザー管理] > [セキュリティ設定] > [Zoho Mailアドオンのユーザー] に移動します。
  2. [Zoho Mailアドオンのユーザー] ページには、Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
    すべてのユーザーの メールボックス アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
  3. [データのバックアップ] をクリックします。
    CRMデータに関連付けられたメールのバックアップが開始されます。バックアップを取得すると、 [ステータス] [完了] になります。

Zoho Mailアドオン設定のロック 

Zoho Mailアドオンの設定はユーザー自身のみが変更できます。他のユーザーのメールアカウントの設定は変更できませんが、管理者として設定をロックすることはできます。ロックされた時点で、ユーザーはアカウントの種類またはメールボックスを含むメールアドオン設定を変更できなくなります。

この機能は、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得する予定がある場合に役立ちます。 データ単位の共有 すべて共有 オプションのアカウントの種類のみ、バックアップを取得できます。その際、ユーザーがアカウントの種類を非公開に変更できないよう制限するため、メールアドオン設定をロックできます。 
メモ  
  • Zoho CRMアカウントに複数の管理者がいる場合 、自分のメールアドオン設定を自分でロックまたはロック解除できません 。ロックできるのは、他の管理者のメールアドオン設定だけです。
  • もし自分がZoho CRMアカウントで唯一の管理者である場合は、自分のメールアドオン設定をロックまたはロック解除できます。
  • アカウントを非公開に設定したユーザーのメールアドオン設定はロックできません。

メールアドオン設定をロックするには 

  1. [設定] > [ユーザー管理] > [セキュリティ設定] > [Zoho Mailアドオンのユーザー] に移動します。
    Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
    すべてのユーザーの メールボックス アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
  2. 対応するユーザーの [設定のロック] をクリックします。

Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

管理者は、いつでもユーザーのメールアドオン設定をロックして設定の変更を制限でき、また、設定のロックを解除することもできます。 

メモ 
  • Zoho CRMアカウントに複数の管理者がいる場合、自分のメールアドオン設定ロックを自分で解除することはできません 。ロックを解除できるのは、他の管理者のメールアドオン設定だけです。
  • 自分がZoho CRMアカウントの唯一の管理者である場合は、自分のメールアドオン設定のロックを解除できます。

メールアドオン設定のロックを解除するには 

  1. [設定] > [ユーザー管理] > [セキュリティ設定] > [Zoho Mailアドオンのユーザー] に移動します。
    Zoho Mailアドオンを使用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
    すべてのユーザーの メールボックス アカウントの種類 の詳細を表示できます。無効化されたユーザーの場合は、 メールバックアップの詳細 も表示されます。
  2. 対応するユーザーの [設定のロックの解除] をクリックします。

最新のバックアップの取得 

ユーザーを無効化する場合、ユーザーのメールアカウントのバックアップを取得できます。また、ユーザーが会社に復職し、このCRMアカウントを使用してメールを送信する場合もあります。ユーザーが再び無効になった場合は、CRMアカウントに関連付けられた最新のメールのバックアップを取得できます。
最新のバックアップオプションを使用できないのは、次の2つの場合です: 
  1. 管理者がユーザーを有効化した時、ユーザーがZoho Mailアドオン設定を保存していない場合。ユーザーは自分のアカウントにログインし、メールのオプション設定を保存する必要があります。
  2. ユーザーが設定を非公開アカウントに変更した場合、管理者はユーザーを再度無効化した後にバックアップを取得できません。

最新のバックアップを取得するには 

  1. [設定] > [ユーザー管理] > [セキュリティ設定] > [Zoho Mailアドオンのユーザー] に移動します。
  2. [Zoho Mailアドオンのユーザー] ページで、無効化されたユーザーに対応するチェックボックスをオンにします。
  3. [最新のバックアップ] をクリックします。


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