Zoho Mailアドオンを利用すると、Zoho CRM内で顧客情報とメールのやりとりを集約できます。Zoho CRMに登録されている顧客データに対して、該当の顧客とやりとりしたメールを関連付けて確認できます。なお、Zoho CRMの管理者は、Zoho Mailアドオンを利用しているユーザーを管理でき、以下の3つの機能を利用できます。

• 無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得
• Zoho Mailアドオン設定のロック
• Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

上記3つの機能は、Zoho Mailアドオンを利用していたユーザーをZoho CRMで無効にする場合に役立ちます。ユーザーを無効にすると、そのユーザーと顧客とのメールのやりとりは削除されてしまいます。そこで、メールの内容を残しておきたい場合、たとえばメールのやりとりに重要な情報が含まれる場合などに、無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップを残すことができます。これにより、無効にしたユーザー（担当者）と顧客とのやりとりについても、他のユーザーが確認したり対応を引き継いだりすることが可能です。

無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得

無効にしたユーザーのメールのバックアップを取得できるのは、メールアカウントのメール共有の権限が ［個別指定］ （ データごとの共有）または ［公開］ （すべて共有）に設定されている場合のみです。バックアップを取得すると、Zoho CRMのデータに関連付けられているすべてのユーザーのメールを確認できます。

メールのバックアップを取得するには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］→ ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ タブの順に移動します。
2. ［Zoho Mailアドオンのユーザーの一覧］ ページで、Zoho Mailアドオンを利用している認証済みで有効なユーザーが一覧に表示されます。
   すべてのユーザーについて メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 ［メールのバックアップの詳細］ も表示されます。
3. ［データのバックアップを取得する］ をクリックします。
   Zoho CRM内の顧客データに関連付けられているメールのバックアップが実行されます。バックアップの取得が完了すると、 ステータス が 完了 として表示されます。

Zoho Mailアドオン設定のロック

Zoho Mailアドオンの設定を変更できるのは、ユーザー本人のみです。他のユーザーのメールアカウントの設定は変更できませんが、管理者は設定をロックすることができます。ロックすると、ユーザーは自分自身でZoho Mailアドオンの設定を変更できなくなります（メールアカウントの設定やメール共有の権限の変更ができなくなります）。

メールアカウントの設定のロック機能は、無効になったユーザーのメールのバックアップを取得する場合に役に立ちます。バックアップを取得できるのは、メール共有の権限が ［個別指定］ （データごとの共有）または ［公開］ （すべて共有）に設定されているメールアカウントのみです。権限が［非公開］に設定されていると、バックアップを取得できなくなってしまいます。このような状況を防止するため、Zoho Mailアドオン設定をロックすることで、権限を不必要に変更できないようにすることが可能です。

Zoho Mailアドオン設定をロックするには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ タブの順に移動します。
   Zoho Mailアドオンを利用している、認証済みの有効なユーザーがすべて一覧に表示されます。
   すべてのユーザーの メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 ［メールのバックアップの詳細］ も表示されます。
2. 対象のユーザーの ［設定をロックする］ をクリックします。

  Zoho Mailアドオン設定のロックの解除

管理者は、必要に応じていつでもユーザーのZoho Mailアドオン設定のロックを解除（設定の変更を許可）できます。

Zoho Mailアドオン設定のロックを解除するには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ タブの順に移動します。
   Zoho Mailアドオンを利用している、認証済みの有効なユーザーがすべて一覧に表示されます。
   すべてのユーザーの メールアカウント、メール共有の権限 の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、 ［メールのバックアップの詳細］ も表示されます。
2. 対象のユーザーの ［設定のロックを解除する］ をクリックします。

最新のバックアップの取得

場合によっては、無効になったユーザーのメールアカウントのバックアップをいったん取得した後、該当のユーザーがあらためて有効になり、同じメールアカウントを使用してメールを送受信することもあります。その後、該当のユーザーが再び無効になった場合に、その時点の最新のバックアップを取得することが可能です。
ただし、以下の2つの場合には、最新のバックアップを取得できませんのでご注意ください。

1. 管理者がユーザーを有効にした後、ユーザーがZoho Mailアドオン設定を保存しなかった場合。ただし、この場合、ユーザーが自分のアカウントにログインし、Zoho Mailアドオン設定を保存することで取得可能になります。
2. ユーザーが自分のメールアカウントのメール共有の権限設定を［非公開］に変更した場合。この場合、管理者はメールのバックアップを取得できません。

最新のバックアップを取得するには

1. ［設定］ → ［セキュリティ管理］ → ［Zoho Mailアドオンのユーザー］ タブの順に移動します。
2. Zoho Mailアドオンのユーザーの一覧 ページで、対象の無効なユーザーのチェックボックスを選択します。
3. ［最新のバックアップ］ をクリックします。