Zoho CRMの画面から直接メールを送受信することで、営業活動や商談の情報を参照しながら、顧客とのメールのやりとりが可能です。
Zoho CRMの標準のメール機能を使用すると、見込み客/連絡先/商談タブのデータに関連する宛先に対してメールを送信できます。また、Zoho CRMにメールアカウントを設定すると、メールの送信だけでなく、顧客からのメールの受信も可能になります(メールアカウントの設定には、Zoho Mailとの連携機能が使用されます)。連絡先とのやりとりのために、Zoho CRMの画面からメールサービスやメールソフトの画面に切り替える必要はありません。メールアカウントを設定することで、Zoho CRMで直接メールの送受信が可能です。
なお、メール連携の機能は、Zoho Mailを通じて提供されています。このため、この機能を使用するには、Zoho Mailでの設定が必要です。具体的には、GmailのPOPアカウントに対してZoho Mailでフィルターを設定します。
メールが受信者に届かず、不達になる原因はいくつかあります。その原因に応じて、メールの送信状況は一時的な不達(ソフトバウンス)と恒久的な不達(ハードバウンス)のいずれかに分類されます。一時的な不達は、一時的な原因でメールが受信者に届かない場合です。次のような原因が考えられます。
恒久的な不達は、恒久的な原因でメールが受信者に届かない場合です。主な原因は、メールアドレスが無効であることです。メールアドレスが有効であるにも関わらず恒久的な不達として分類される場合、次のような原因が考えられます。
Zoho CRMからメールを送信する際、「メールアドレスが存在しません」という主旨のメッセージが表示された場合、恒久的な不達であり、その後は同じメールアドレスにメールを送信できなくなる可能性があります。
特定の時間にメール対応ができなくなる場合があるとします(例:顧客に連絡したい時間帯に重要な会議がある場合、海外の顧客の営業時間内にメールを送信したいが日本だと早朝や深夜になる場合など)。このような場合、メールの送信予約機能を使用すると、適切なタイミングでメールを自動的に送信するように設定できます。次の3通りのタイミングを設定して、メールを予約できます。
メールの送信を予約するには
メールの送信時には、ファイルを添付できます。ファイルは、デスクトップ/[ドキュメント]タブ/データの[添付]関連リスト/Zoho Docs/Zoho WorkDrive/その他のクラウドサービス(Google ドライブ等)のいずれかから添付することが可能です。
ファイルを添付するには
顧客や他のユーザーから受信したメールの添付ファイルを、該当データの関連リストに保存する場合、ワンクリックで簡単に保存できます。添付ファイルを手動でダウンロードしてZoho CRMにアップロードする手間を省けます。
これにより、組織内でデータへのアクセス権限のあるユーザーは、添付ファイルを簡単に確認できます。過去のメールのやりとりから添付ファイルを探し出す必要はありません。
メールの受信は、Zoho CRMと連携しているZoho Mailの機能を通じて行われます。Zoho Mailを通じて受信したメールを、Zoho CRMの画面で顧客や営業情報と関連付けて確認できます。Zoho CRMの特定のデータに関連する受信メールは、該当データの詳細ページにある[メール]関連リストに表示されます([見込み客]/[連絡先]/[商談]/[発注書]/[受注書]/[見積書]/[請求書]タブが対象です)。たとえば、ある商談データに関連付けられているメインの連絡先に関連するメールは、[商談]タブ内の該当のデータの詳細ページにある[メール]関連リストに一覧表示されます。
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