Zoho CRMの画面から直接メールを送受信することで、営業活動や商談の情報を参照しながら、顧客とのメールのやりとりが可能です。

Zoho CRMの標準のメール機能を使用すると、見込み客／連絡先／商談タブのデータに関連する宛先に対してメールを送信できます。また、Zoho CRMにメールアカウントを設定すると、メールの送信だけでなく、顧客からのメールの受信も可能になります（メールアカウントの設定には、Zoho Mailとの連携機能が使用されます）。連絡先とのやりとりのために、Zoho CRMの画面からメールサービスやメールソフトの画面に切り替える必要はありません。メールアカウントを設定することで、Zoho CRMで直接メールの送受信が可能です。

Gmailアカウントを使用する場合

なお、メール連携の機能は、Zoho Mailを通じて提供されています。このため、この機能を使用するには、Zoho Mailでの設定が必要です。具体的には、GmailのPOPアカウントに対してZoho Mailでフィルターを設定します。

1. Zoho Mailにログインし、［設定］→［メール］→［フィルター］→［新しいフィルター］の順にクリックします。
   
2. 新しいフィルターの作成画面で、次の手順を実行します。
   
   • フィルター名を入力します。
     
   • メールの条件設定で、送信者に使用中のGmailアカウント(...@gmail.com)を設定します。
     
   • ［移動先のフォルダー］処理の設定で、 ［送信済み］フォルダーを選択します。
     
   • ［保存する］をクリックします。
     
     

メモ：

• 上記の機能は、Zoho CRMとGmailの連携を設定した場合のみ利用できます。
  

不達メール

メールが受信者に届かず、不達になる原因はいくつかあります。その原因に応じて、メールの送信状況は一時的な不達（ソフトバウンス）と恒久的な不達（ハードバウンス）のいずれかに分類されます。一時的な不達は、一時的な原因でメールが受信者に届かない場合です。次のような原因が考えられます。

• 受信者のメールアカウントの容量が上限に達している
  
• メールのサイズが大きすぎる
  
• 受信者のメールサーバーがダウンしている
  
  

恒久的な不達は、恒久的な原因でメールが受信者に届かない場合です。主な原因は、メールアドレスが無効であることです。メールアドレスが有効であるにも関わらず恒久的な不達として分類される場合、次のような原因が考えられます。

• 受信者のメールサーバーによってメールの配信がブロックされている
  
• 受信者がメールの配信登録を解除した
  

Zoho CRMからメールを送信する際、「メールアドレスが存在しません」という主旨のメッセージが表示された場合、恒久的な不達であり、その後は同じメールアドレスにメールを送信できなくなる可能性があります。 

メールの送信予約

メールの送信予約機能は、Zoho CRMのエンタープライズプラン以上のプランで利用できます。

各プランの機能と制限を確認する   

特定の時間にメール対応ができなくなる場合があるとします（例：顧客に連絡したい時間帯に重要な会議がある場合、海外の顧客の営業時間内にメールを送信したいが日本だと早朝や深夜になる場合など）。このような場合、メールの送信予約機能を使用すると、適切なタイミングでメールを自動的に送信するように設定できます。次の3通りのタイミングを設定して、メールを予約できます。

• メールに最適な時間帯（Zoho CRMによって提案される時間帯）
  
• 標準の予約日時（例：今日、明日） 
  
• 任意の日時  
  
  

メールの送信を予約するには

1. 対象のタブに移動します。  
   メールの送信予約は、［見込み客］タブ、［連絡先］タブ、その他のカスタムタブで使用できます。 
2. 一覧から対象のデータを選択し、画面上部の［メールを送信する］をクリックします。
   
3. メールの送信画面で、時計（メールの予約）アイコンをクリックします。
   
   該当のデータのメールに最適な時間帯の提案がある場合、時間が表示されます。時間を選択するだけで、メールの送信を簡単に予約できます。
   
4. 予約時間の設定画面で、次のいずれかを選択できます。
   
   • メールに最適な時間帯：Zoho CRMのAIアシスタント「Zia」によって提案される時間帯です。Zoho CRMでは、該当の顧客とのメールのやりとりの傾向分析に基づいて、顧客がメールを確認する可能性が最も高い時間帯が提案されます。提案された時間帯のいずれかを選択することで、送信したメールがすぐに受信者に確認してもらえるように送信時間を調整できます。
     
   • 標準の予約日時：標準の予約日時から選択できます（［今日の夕方（18:00）］など）。
     
   • 任意の日時：日付、時刻、タイムゾーンを自由に指定できます。
     
5. ［予約する］をクリックします。
   指定した時間にメールの送信予約が設定されます。予約したメールは、該当データの詳細ページの［メール］の関連リストに表示され、ステータスを確認できます（予約中／到達／不達など）。
   
   また、送信予約日時より前であれば、メールの内容を編集できます。［編集する］リンクをクリックすると、メールの作成画面が開きます。こちらで、送信予約の設定を変更できます。予約日時を変更するか、無効化してメールをすぐに送信することが可能です。また、予約したメールを関連リストから削除することで、送信をキャンセルすることもできます。なお、メールを送信する前に、メールを編集または削除できるのは、メールの送信を予約したユーザーのみですのでご注意ください。共有権限を持つユーザーは、メールの表示のみが可能です。
   （関連情報：顧客への連絡に最適な時間帯）

メモ：

• メールに最適な時間帯（Zoho CRMによって提案される時間帯）は、［見込み客］／［連絡先］タブでのみ利用できます。 
  
• メールの送信を予約するには、メールの送信権限が必要です。

ファイルの添付

メールの送信時には、ファイルを添付できます。ファイルは、デスクトップ／［ドキュメント］タブ／データの［添付］関連リスト／Zoho Docs／Zoho WorkDrive／その他のクラウドサービス（Google ドライブ等）のいずれかから添付することが可能です。

ファイルを添付するには

1. 対象のタブをクリックします
   （［見込み客］／［連絡先］／［商談］／［発注書］／［受注書］／［見積書］／［請求書］タブのみ）。
2. データの一覧のページで、対象のデータを選択します。
   
3. データの詳細ページで、［メール］の関連リストに移動し、右上にある［メールを送信する］をクリックします。
   
4. メールの作成画面で、左下にあるクリップ（ファイルを添付する）アイコンをクリックし、一覧からファイルの添付元を選択します。
   

メモ：

• Zoho Docsからのファイルの添付は、Zoho Mail連携を有効にしている場合のみ選択できます。
  
• 無料プランでは、3MBまでファイルを添付できます。
  
• プロフェッショナルプランとエンタープライズプランでは、10MBまでファイルを添付できます。
  
• Zoho Mail連携を利用しているユーザーは、プランに関わらず10MBまでファイルを添付できます。
  
• Zoho Docsからのファイルの添付では、1通のメールに対して最大5件のファイルを添付できます。

メールの添付ファイルの関連リストへの保存

顧客や他のユーザーから受信したメールの添付ファイルを、該当データの関連リストに保存する場合、ワンクリックで簡単に保存できます。添付ファイルを手動でダウンロードしてZoho CRMにアップロードする手間を省けます。 

これにより、組織内でデータへのアクセス権限のあるユーザーは、添付ファイルを簡単に確認できます。過去のメールのやりとりから添付ファイルを探し出す必要はありません。

メールの添付ファイルは、画像や文書の形式に関わらず、データの詳細ページの［添付］関連リストに直接追加できます。 

メールの受信

メールの受信は、Zoho CRMと連携しているZoho Mailの機能を通じて行われます。Zoho Mailを通じて受信したメールを、Zoho CRMの画面で顧客や営業情報と関連付けて確認できます。Zoho CRMの特定のデータに関連する受信メールは、該当データの詳細ページにある［メール］関連リストに表示されます（［見込み客］／［連絡先］／［商談］／［発注書］／［受注書］／［見積書］／［請求書］タブが対象です）。たとえば、ある商談データに関連付けられているメインの連絡先に関連するメールは、［商談］タブ内の該当のデータの詳細ページにある［メール］関連リストに一覧表示されます。

留意事項：

• Zoho Mail連携のメール共有の権限設定で、［個別指定（データごとの共有）］を選択した場合、対象データ（見込み客／連絡先／商談）ごとにメールの共有を有効にする必要があります。
  
• Zoho Mail連携のメール共有の権限設定で［非公開（自分のみ）］を設定した場合でも、他のユーザーから共有されたメールは表示されます。
  
• メールアドレスの項目に値が登録されていないデータの詳細ページでは、［メール］関連リストにメールは表示されません。
  
• メールアドレスの項目の値が更新された場合、更新後のメールアドレスに関連するメールのみが取得されます。更新前のメールアドレスに関連するメールは、Zoho CRMには表示されなくなります。
  
• Zoho CRMに設定したメールアドレスを変更した場合、変更前のメールアドレスで送受信したメールは表示されなくなります。ただし、Zoho Mailでは、該当のメールを引き続き表示できます。
  
• 無効化したユーザーのメールは、該当データの詳細ページの［メール］関連リストには表示されなくなります。ただし、該当のユーザー個人のメールアカウントでは、メールを表示できます。
  
• 特定の連絡先のメールを検索する際、メールアカウントでアーカイブ済みのメールも表示されます。