Zoho CRMのデータのエクスポート

Zoho CRMのデータのエクスポート

Zoho CRMでは、組織の要件に合わせてZoho CRMに保存されているデータをエクスポートできます。データの共有や分析、バックアップの管理などを行う際に役立ちます。

エクスポート方法

Zoho CRMに保存されているデータをエクスポートするにあたって、以下の3種類の方法が用意されています。
  1. タブごとのデータのエクスポート
  2. すべてのデータのバックアップの取得
  3. レポートのエクスポート

各エクスポート方法の概要

  1. タブごとのデータのエクスポート:設定画面の[データ管理]のセクションから、個別のタブのデータを簡単にエクスポートできます。
  2. すべてのデータのバックアップの取得:すべてのタブ、添付ファイル、Zoho CRMの設定情報など、Zoho CRMに保存されているすべてのデータのバックアップを作成し、エクスポートできます。
  3. レポートのエクスポート:特定のタブの項目や特定の期間のデータを抽出して作成したレポートを、個別にエクスポートできます。エクスポートするデータを指定したい場合に役立ちます。
以下では、主にタブごとのデータのエクスポート方法について説明します。

タブごとのデータのエクスポート

各タブにおいて、一度に最大200,000件のデータをエクスポートできます。タブに保存されているデータが200,000件を超える場合、フィルターを適用してデータを複数に分けてエクスポートすることが可能です。データは、圧縮されたCSV形式のファイルとしてエクスポートされます。エクスポートの完了後、ファイルのダウンロード用のリンクが作成されます。リンクの有効期限は7日間です。
Notes
1日にエクスポート可能な回数は、Zoho CRMのプランによって異なります。
1.無料プラン:10回
2.スタンダードプラン:100回
3.プロフェッショナルプラン:250回
4.エンタープライズプラン:500回
5.アルティメットプラン:1,000回
Idea
タブに保存されているデータが200,000件を超える場合:
  1. データの 作成日時 に基づくフィルター条件を設定し、複数に分けてデータをエクスポートできます。
  2. データのバックアップ機能を利用することで、該当のタブのすべてのデータをエクスポートできます。

利用条件

エクスポート機能を利用できるのは、 タブのエクスポート 権限を持つユーザーのみです。

データをエクスポートするには

  1. 画面右上にある [設定] )をクリックします。
  2. [データ管理] [エクスポート] の順に移動します。
  3. データのエクスポート 画面で、 [エクスポートを開始する] をクリックします。
  4. 表示された画面で、以下の操作を実行します。
    1. [タブ] のドロップダウンから、対象のタブを選択します。
    2. [(タブ名)データ一覧] のドロップダウンから、対象のデータ一覧を選択します。 すべてのデータの一覧 、または 特定のデータを抽出した一覧 を選択できます。また、新しい フィルター条件を指定 して対象のデータを抽出することも可能です。
      以下の画像は、フィルター条件を指定してデータを抽出する例です。
    3. [項目]の選択欄から、対象の項目を選択します。[データ一覧内の項目]、[すべての項目]、[選択した項目]のいずれかを選択できます。

          - データ一覧の選択欄で[条件基準]を選択した場合、[データ一覧内の項目]を選択することはできません。

         - [すべての項目]を選択すると、すべてのデータがエクスポートされます。ただし、特定の項目のデータを除外することもできます。
           除外するには、[項目を除外する]のチェックボックスにチェックを入れ、除外する項目を選択します。

                                            
        
                           メモ:エクスポートから除外する項目を選択するにあたって、選択可能な項目の上限は20件です。
      - [選択した項目]を選択する場合、該当のタブ(または関連付けられているタブ)の項目を選択する必要があります。
                          
                                       

    4. [エクスポートする] をクリックします。
    5. エクスポートの概要が、[エクスポート履歴]のセクションに表示されます。エクスポートが完了するまで、ステータスは[進行中]と表示されます。
  5. エクスポートが完了すると、ステータスが [完了] に変更されます。データをダウンロードするには、該当のエクスポート履歴にカーソルを合わせて ダウンロードする] をクリックします。 

カスタムビューのデータをエクスポートするには

任意のタブのデータの一覧ページから、カスタムビューのデータをすばやくエクスポートできます。エクスポートするには、以下の手順を実施します。
  1. タブのデータの一覧ページで、ドロップダウンから対象の カスタムビュー を選択します。
  2. 画面右上の [処理] ボタンをクリックし、 [エクスポート(タブ名)] を選択します。
  3. データのエクスポート 画面が開きます。対象となるカスタムビューに応じて、 [タブ] [(タブ名)データ一覧] [項目] のドロップダウンの内容が自動で選択されます。
  4. [エクスポートする] をクリックします。

データのエクスポート画面での操作

エクスポートの権限を持つユーザーは、 データのエクスポート 画面からさまざまな操作を行うことができます。データのエクスポート画面を開くには、 [設定])→[データ管理]→[エクスポート] の順に移動します。
こちらの画面で行える操作や確認できる内容は、以下のとおりです。
  1. エクスポートの開始 :[エクスポートを開始する]ボタンをクリックし、対象のタブのデータをエクスポートできます。
  2. エクスポート履歴の確認 :過去60日間に実行されたエクスポート履歴の一覧を確認できます。こちらの一覧で確認できる内容は、以下のとおりです。
    1. エクスポート対象のタブ
    2. エクスポート処理を実行したユーザー
    3. エクスポートの開始日時
    4. エクスポート対象のデータ数
    5. エクスポートのステータス( 実行中 完了 実行中にエラーが発生しました
  3. フィルターの適用 :エクスポート履歴の一覧の右上にあるフィルター機能を使用すると、フィルター条件を指定してエクスポート履歴を抽出できます。組織でデータのエクスポート処理を行う機会が多い場合に、特定のエクスポート履歴をすばやく見つけることが可能です。フィルター条件の基準として使用できる項目は、以下のとおりです。
    1. ユーザー
    2. タブ
    3. 日付
  4. エクスポート履歴の詳細の確認 :一覧からいずれかのエクスポート履歴をクリックすると、 エクスポート の詳細画面が開きます。
    こちらでは、 エクスポート履歴の詳細情報 を確認できます。[エクスポート履歴]の一覧画面で確認できる概要情報に加えて、以下の内容を確認することも可能です。
    1. エクスポート時に選択されたデータの一覧、または指定された条件
    2. 選択された項目
  5. ダウンロード用リンク : 一覧からいずれかのエクスポート履歴の [ ダウンロードする]リンクにカーソルを合わせると、ダウンロード用のリンクURLが表示されます。リンクをクリックすると、データを自身のデバイスにダウンロードできます。ダウンロード用リンクの有効期限は、7日間です。
  6. データのバックアップの申請 :こちらのリンクをクリックすると、Zoho CRMに保存されているすべてのデータのエクスポート処理を申請できます。
Notes
管理者は、すべてのユーザーのエクスポート履歴を確認できます。管理者以外のユーザーは、自身のエクスポート履歴のみを確認することが可能です。

メモ

  1. データのエクスポートが完了し、ダウンロードできるようになると、通知が送信されます。
  2. 1回のエクスポートにおいて設定可能な条件の上限は、25件です。この上限には、[(タブ名)データ一覧]と[項目]の両方で指定した条件が含まれます。
  3. 1回のエクスポートにおいて設定可能な項目の上限は、200件です。
  4. 参照関係が設定されているタブから項目を選択するにあたって、指定可能なタブの上限は5件です。
  5. 管理者は、他のユーザーがエクスポートしたデータをダウンロードできます。
  6. エクスポートするデータにタグを含めることができます
  7. エラーが発生した場合は、エクスポートの手順をもう一度お試しください。
  8. Zoho CRMからエクスポートするファイルに、有害な情報やデータが含まれることはありません。ただし、未知のセキュリティ脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートしたファイルをMS Excelで開く際に、何らかの処理が実行される旨の警告がないかどうかを確認することをお勧めします。警告の内容を確認し、問題があると考えられる場合は、ファイルの処理をそのまま続けないようにしてください。
  9. GDPRやHIPAAの設定が有効になっている場合のデータのエクスポートについては、以下のページをご参照ください。
    1. 個人情報に関するデータのエクスポートを制限する(GDPR)
    2. Zoho CRMでの医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律(HIPAA)への準拠


    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • データのバックアップ

                                    データのバックアップ機能を使用すると、Zoho CRM内のデータのコピーを取得できます。データの破損や消失に備えることが可能です。また、何らかの理由でZoho CRMにアクセスできなくなった場合でもデータを参照し続けられるようにするのにも役立ちます。 利用条件 必要な権限 管理者権限を持つユーザーが、データのバックアップ機能を利用できます。 アルティメットプランを利用中のユーザーは、バックアップを4回まで無料で取得できます。 機能の利用条件と制限事項を確認する メモ: ...
                                  • インポートに関するよくある質問(FAQ)

                                    データをインポートして組織内の他のユーザーに割り当てるには? データをインポートして組織内の他のユーザーに割り当てるには、以下の3通りの方法があります。 ユーザー:1人のユーザーを選択して、そのユーザーにすべての見込み客を割り当てることができます。 見込み客の割り当てルール:データを割り当てるための条件を作成できます。条件に一致した見込み客は、指定された担当者に割り当てられます。たとえば、国がアメリカであることを条件にすると、アメリカからの見込み客を特定のユーザーに割り当てることができます。 ...
                                  • Zoho Projects連携

                                    「Zoho Projects」(ゾーホー・プロジェクト)は、プロジェクト管理に関するさまざまな機能を備えたサービスです。プロジェクトに関するタスクやマイルストーンの計画と実績の管理、課題や工数の管理、担当者や関係者とのコミュニケーションや情報共有に役立ちます。 Zoho ProjectsをZoho CRMに連携することで、プロジェクトと顧客に関する情報を関連付けて管理できます。たとえば、新しい商談を作成した際に、Zoho CRMの商談や顧客に関連付けてプロジェクトを作成して管理できます。 ...
                                  • Zoho Cliq連携

                                    「Zoho Cliq」(ゾーホー・クリック)は、グループチャットや音声/ビデオ通話、ファイル共有、画面共有、チャットボット、コマンドによる処理など、豊富な機能を備えたビジネスチャットツールです。さまざまなZohoサービスの画面上で利用できます。 Zoho Cliq連携により、次のことが可能になります。 Zoho Cliqのユーザーやチャンネル(グループ)に、Zoho CRMのデータを共有してチャットを開始する Zoho CliqのチャットでZoho ...
                                  • Zoho Backstage連携

                                    「Zoho Backstage」(ゾーホー・バックステージ)は、イベント管理ツールです。展示会や商談会、講演会やセミナー、交流会など、さまざまなイベントの開催を管理するのに役立ちます。 Zoho Backstage連携を利用すると、Zoho CRMから直接、Zoho Backstageのイベントを作成、管理できます。Zoho ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.