Zoho CRMのMiiTel拡張機能

Zoho CRMのMiiTel拡張機能

Info
この拡張機能は、日本(JP)または米国(US)のデータセンターに登録されているアカウントにおいてのみ利用可能です。

概要 

MiiTel拡張機能を使用すると、Zoho CRMに電話機能を統合し、Zoho CRMの画面から電話の発信や応答をスムーズに行うことができるようになります。Zoho CRMの画面右下にはMiiTelウィジェットのボタンが表示されるようになり、そこからすぐに電話機能を利用できます。電話番号が登録されているデータでは、番号の横に表示される通話ボタンをクリックして電話をかけることもできます。また、通話の完了後は、発信、着信のどちらの場合についても、[通話]タブに履歴データが追加され、詳細を確認できます。
           

インストール手順

手順1:Zoho CRMのMiiTel拡張機能をインストールする   

  1. Zoho CRMの画面で、[設定]→[マーケットプレイス]→[すべて]に移動します。
  2. [すべての拡張機能]に移動し、「Zoho CRMのMiiTel拡張機能」を検索して、クリックします。
  3. [インストールする]をクリックします。
  4. インストールの確認画面で、以下の2つのチェックボックスを選択します。
    1. サービス規約の内容の確認と同意
    2. Zoho CRMのMiiTel拡張機能によるデータへのアクセスとデータの処理の許可
  5. [Continue](続ける)をクリックしてください。
  6. [Choose Users/ Profiles](ユーザーまたは権限の選択)の設定で、拡張機能の使用を許可するユーザーまたは権限を選択します。
  7. [Confirm](確定する)をクリックします。設定したユーザーまたは権限に対して、拡張機能がインストールされます。
  8. 拡張機能の設定画面にMiiTelのアクセスキーMiiTelの企業IDを入力します。
  9. [Save](保存する)をクリックします。
  10. ポップアップ画面で、[Authorize](認証する)をクリックします。ここで認証の手順をスキップした場合は、後でZoho CRMの[設定]画面から認証を行うことができます。その場合、[設定]→[マーケットプレイス]→[すべて]の順に移動し、Zoho CRMのMiiTel拡張機能を検索して、[Configure](設定)をクリックします。

手順2:Zoho CRMにMiiTelのキーを設定する 

インストール時に、連携用のMiiTelのアカウントを設定する必要があります。
  1. MiiTelの設定画面で[外部連携][JavaScript ウィジェット]に移動します。
  2. この画面に表示されているMiiTelのアクセスキー(access_key)とMiiTelの企業ID(company_id)をコピーします。
  3. Zoho CRMに移動し、コピーしたアクセスキーと企業IDをMiiTel拡張機能の設定画面に貼り付けます。


手順3:MiiTelにAPIキー(Zapikey)を設定する

  1. 拡張機能のインストール時に、Zoho CRMでAPIキー(Zapikey)が生成されます。このZapikeyをコピーし、MiiTelの以下の設定画面に貼り付けます。これで、MiiTelでの通話の詳細情報が、Zoho CRMの通話データの[メモ]欄に同期されるようになります。
    1. MiiTelの設定画面の[外部連携]に移動します。
    2. [Outgoing Webhook]で、[応対履歴連携設定を追加]をクリックします。
    3. コピーしたZapikeyを[URL]項目に貼り付けて、保存します。 

機能

電話の発信   

電話をかける場合は、以下の2つの方法を使用できます。
  1. 直接発信:データの詳細ページに表示されている電話番号の項目の隣にある発信アイコンをクリックして電話をかけます。
  2. ウィジェット発信:ウィジェットに電話番号を入力して電話をかけます。

電話の着信   

着信時には、以下の処理が行われます。
  1. Zoho CRMの画面上でMiiTelウィジェットが自動的に開きます。
  2. [連絡先]タブまたは[見込み客]タブ内で、通話の発信者に該当するデータが検索されます。該当するデータが見つかった場合は、その名前がMiiTelウィジェットに表示されます。
  3. MiiTelウィジェットに表示された名前をクリックすると、発信者に該当する連絡先または見込み客のページに直接移動できます。
  4. 発信者の検索は、最初に[連絡先]タブ、その後で[見込み客]タブという順番で行われます。
  5. どちらにも該当するデータがない場合は、データが見つからなかった旨のメッセージがウィジェットに表示されます。   
  6. ウィジェットに表示される検索アイコンを使用すると、すべてのタブからデータを検索して検索結果を表示できます。 

Notes
メモ:着信時に発信者の情報がウィジェットに表示されない場合は、拡張機能の認証が完了しているかもご確認ください。

MiiTelでの通話を終了した時の処理    

発信または着信のどちらの場合も、通話の終了時には、以下の処理が行われます。
  1. [通話]タブに新しいデータ(履歴)が作成されます。
  2. このデータは、関連する他のタブ(見込み客や連絡先)のデータにも関連付けられます。
    1. データの詳細ページから直接発信した場合、通話のデータは、その通話を開始したデータに関連付けられます。
    2. ウィジェットから発信した通話の場合、応答があった場合のみデータが作成され、電話番号に該当する連絡先または見込み客に関連付けられます。電話番号に該当する連絡先または見込み客のデータがない場合は、関連付けは行われません。
    3. 着信通話の場合も、連絡先または見込み客との関連付けが行われます。電話番号に該当する連絡先または見込み客のデータがない場合は、関連付けは行われません。
  3. 通話の概要情報が、通話データの[メモ]欄に記録されます。
  4. MiiTelの解析機能で生成された通話記録のURLが、[詳細情報]と[メモ]の両方に追加されます。 
Info
エラー情報   
MiiTel拡張機能に設定したアクセスキーまたは企業IDが間違っていると、次のようなエラーが表示されます。
  1. アクセスキーが無効の場合:アクセスキー 無効
  2. 企業IDが無効の場合:企業 ID 無効
  3. キーが未設定の場合:キーが接続されていません。 設定してください。

アンインストール手順   

  1. [設定]→[マーケットプレイス]→[すべて]→[インストール済み]に移動します。
  2. Zoho CRMのMiiTel拡張機能を検索して、[Uninstall](アンインストールする)をクリックします。
  3. 確認画面で[OK]をクリックして、拡張機能をアンインストールします。

よくある質問    

MiiTel拡張機能のウィンドウを最大化することが推奨されないのはなぜですか?
MiiTel拡張機能のウィンドウを最大化すると、Zoho CRM画面上の操作が難しくなるためです。この点は、今後のアップデートで改善予定です。

通話の発信(架電)の予定をあらかじめ登録しておくことはできますか?
現在のところ、通話の発信(架電)の予定をあらかじめ登録しておくことはできません。MiiTel拡張機能を使用して電話をかける場合は、予定日時になったことを自分で確認してかける必要があります。

すべての担当者が取り込み中であるときに着信した通話は記録されますか?
はい、 すべての担当者が取り込み中であるときに着信した通話は記録されます。

不在着信は記録されますか?
はい、不在着信は着信時に記録されます。

メモのデータが文字数の上限を超える場合は、どうなりますか?
メモのデータが文字数の上限を超える場合、そのデータはZoho Analyticsに同期され、メモの文中にはそのリンクが入力されます。

電話の画面にMiiTelの解析ページが開いた場合は、どうすればよいですか?
電話の画面にMiiTelの解析ページが開いた場合は、ページを更新してください。

メモにはどのような情報が同期されますか?
メモには、以下の情報が同期されます。
  1. 通話の発信日時
  2. 通話の応答日時
  3. 通話の終了日時
  4. 発信者名
  5. 受信者名
  6. タグ
  7. 文字起こしデータ(全文)
  8. 文字起こしデータ(要約)
  9. 音声認識
  10. MiiTelによる通話の概要情報
  11. 発信者の番号
  12. 受信者の番号
  13. 解析結果へのリンク
転送された通話はZoho CRMに同期されますか?
はい、転送された通話は、Zoho CRMに同期されます。

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