Gmail APIを使用したメールアカウント設定

Gmail APIを使用したメールアカウント設定

Zoho CRMには、さまざまなメール機能が用意されていて、要件に応じて利用できます。Zoho Mailアドオンもその1つです。Zoho Mailアドオンを使用すると、3通りの方法(POP3、IMAP、Gmail API)で、Zoho CRMにメールアカウントを設定できます。各設定方法の詳細は次のとおりです。

IMAP:メールはデバイス(端末)ではなくサーバーに保存されます。デバイスでは、必要な範囲のメールが読み込まれて表示されます。すべてのメールがサーバーで管理されるため、サーバーを経由して複数のデバイス間でメールを同期することが可能です。

POP3:メールはデバイス(端末)にダウンロードされて保存されます。また通常、サーバーからメールは削除されます(一定期間保存する設定も可能ですが、すべてのメールをサーバーに残すことはできません)。この方法では、複数のデバイス間でメールに関する詳細情報を同期できません。たとえば、複数のデバイスでメールアカウントを設定していて、あるデバイスでメールを開封しても、他のデバイスではメールは未読のままになります(フラグ設定や削除も同様です)。また、あるデバイスで作成したフォルダーは、他のデバイスには作成(複製)されません。

Gmail API:GmailのAPIを通じてメールの情報を取得します。メール連携においてGmailアカウントを使用する場合に最適な方法です。Gmail APIを使用すると、Gmail以外のサービスからGmailのデータへのアクセス権限を管理しやすくなります。また、Gmail以外のサービスにはメールが保存されないため、メールのセキュリティーとプライバシーを強化できます。

なお、メール連携においてGmailアカウントを使用する場合、上記のどの方法でも設定が可能です。ただし、POP3とIMAPの場合はメールがZoho CRMのサーバーに保存されますが、Gmail APIの場合は保存されません。Gmail APIを使用する場合、Zoho CRMの画面上でメールを表示する際に、その都度Gmail APIを通じてGmailサーバーから直接メールの情報が取得されて表示されます。

ただし、メールマグネット(メールに関する最新情報を集約して通知する機能)が有効になっている場合には、メッセージID(英数字のID)、送信元アドレス、メール受信日時などの情報が、Zoho CRMに保存されます。

Gmail APIを使用してZoho CRMにGmailアカウントを設定すると、以下の機能を利用できます。

  • Zoho CRMの画面からGmailアカウントを通じてメールを送受信する
  • Gmailアカウントを通じて受信したメールを見込み客/連絡先の詳細ページに表示する
  • Gmailアカウントを通じて受信したメールを他のユーザー(Zoho CRMユーザー)に共有する
  • Gmailアカウントで受信したメールを営業情報に応じて分類する(今月完了予定の商談、未完了の商談、顧客)
利用条件
必要な権限
Zoho Mail連携の権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。

Gmailアカウントの設定

Gmailアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMで[設定][チャネル][メール][メール設定][メール]タブの順に移動します。
  2. [利用を開始する]をクリックして、Gmailアカウントを設定します。
  3. [Gmail][API連携][設定する]の順に選択します。
  4. Googleへのログイン画面が表示されます。Gmailアカウントのメールアドレスを入力して[次へ]をクリックし、パスワードを入力して[次へ]をクリックします。
  5. Zoho CRMによるGmailアカウントへのアクセス権とデータの操作内容を確認し、[許可]をクリックします。
  6. メールの受信時に通知を受け取る場合は、[メールマグネット]機能を有効にします。
  7. 必要に応じて、以下の設定を行います。
     
    [メールにラベルを付ける]設定を有効にします。
    有効にした場合、Gmailアカウントで受信したメールが、商談に関する情報に基づいて、次の3種類のラベルで分類されます。
    • 今月完了予定の商談:今月完了予定の商談が1件以上ある連絡先
    • 未完了の商談:未完了の商談が1件以上ある連絡先(ただし、今月完了予定の商談がある連絡先は含まれません)
    • 顧客:受信した商談が1件以上ある連絡先(ただし、上記の2つのカテゴリーに該当するメールは含まれません)
  8. [メールの共有権限]で、組織内でのメールの共有範囲を選択します(非公開/公開/個別指定)。
    選択内容に応じて、他のユーザーに対してメールの内容が共有されます。
  9. [保存する]をクリックします。

メモ:
  • Gmail APIの設定は、いつでも無効にできます。ただし、メールの内容はZoho CRM内には保存されないため、Gmail API設定を無効にすると、見込み客や連絡先のデータの詳細ページに関連メールが表示されなくなります。
  • Gmailアカウントでのラベルによるメールの分類は、10分間隔で実行されます。
  • メールは、3種類のラベルのいずれかに分類されると、受信トレイからは削除されます。
  • あるラベルから別のラベルにメールを移動すると、元のラベルの下にもメールのコピーが表示されます。
  • 受信メールのラベル付けを有効にできるのは、メールマグネットが有効になっている場合のみです。


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