Zoho CRMには、さまざまなメール機能が用意されていて、要件に応じて利用できます。Zoho Mailアドオンもその1つです。Zoho Mailアドオンを使用すると、3通りの方法(POP3、IMAP、Gmail API)で、Zoho CRMにメールアカウントを設定できます。各設定方法の詳細は次のとおりです。
IMAP:メールはデバイス(端末)ではなくサーバーに保存されます。デバイスでは、必要な範囲のメールが読み込まれて表示されます。すべてのメールがサーバーで管理されるため、サーバーを経由して複数のデバイス間でメールを同期することが可能です。
POP3:メールはデバイス(端末)にダウンロードされて保存されます。また通常、サーバーからメールは削除されます(一定期間保存する設定も可能ですが、すべてのメールをサーバーに残すことはできません)。この方法では、複数のデバイス間でメールに関する詳細情報を同期できません。たとえば、複数のデバイスでメールアカウントを設定していて、あるデバイスでメールを開封しても、他のデバイスではメールは未読のままになります(フラグ設定や削除も同様です)。また、あるデバイスで作成したフォルダーは、他のデバイスには作成(複製)されません。
Gmail API:GmailのAPIを通じてメールの情報を取得します。メール連携においてGmailアカウントを使用する場合に最適な方法です。Gmail APIを使用すると、Gmail以外のサービスからGmailのデータへのアクセス権限を管理しやすくなります。また、Gmail以外のサービスにはメールが保存されないため、メールのセキュリティーとプライバシーを強化できます。
なお、メール連携においてGmailアカウントを使用する場合、上記のどの方法でも設定が可能です。ただし、POP3とIMAPの場合はメールがZoho CRMのサーバーに保存されますが、Gmail APIの場合は保存されません。Gmail APIを使用する場合、Zoho CRMの画面上でメールを表示する際に、その都度Gmail APIを通じてGmailサーバーから直接メールの情報が取得されて表示されます。
ただし、メールマグネット(メールに関する最新情報を集約して通知する機能)が有効になっている場合には、メッセージID(英数字のID)、送信元アドレス、メール受信日時などの情報が、Zoho CRMに保存されます。
Gmail APIを使用してZoho CRMにGmailアカウントを設定すると、以下の機能を利用できます。
Gmailアカウントを設定するには
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