Zoho Mailアドオンを利用すると、Zoho CRM内で顧客情報とメールのやりとりを集約できます。Zoho CRMに登録されている顧客データに対して、該当の顧客とやりとりしたメールを関連付けて確認できます。なお、Zoho CRMの管理者は、Zoho Mailアドオンを利用しているユーザーを管理でき、以下の3つの機能を利用できます。
- 無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得
- Zoho Mailアドオン設定のロック
- Zoho Mailアドオン設定のロックの解除
上記3つの機能は、Zoho Mailアドオンを利用していたユーザーをZoho CRMで無効にする場合に役立ちます。ユーザーを無効にすると、そのユーザーと顧客とのメールのやりとりは削除されてしまいます。そこで、メールの内容を残しておきたい場合、たとえばメールのやりとりに重要な情報が含まれる場合などに、無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップを残すことができます。これにより、無効にしたユーザー(担当者)と顧客とのやりとりについても、他のユーザーが確認したり対応を引き継いだりすることが可能です。